Il team di Apartop
In questo articolo
Se affitti un appartamento turistico in Spagna, devi registrare ogni ospite e inviarne i dati al Ministero dell'Interno spagnolo tramite SES.HOSPEDAJES. Vale sia che tu viva in Spagna sia all'estero, sia che tu abbia un solo appartamento o venti. L'obbligo deriva dal Real Decreto 933/2021 e il termine è stretto: la comunicazione va inviata immediatamente e al massimo entro 24 ore.
Questa guida ti accompagna con il testo ufficiale alla mano: chi è obbligato, cosa chiedere a ogni ospite, come iscriversi, i modi di invio, per quanto tempo conservare i dati, le sanzioni e gli errori che vediamo più spesso. Alla fine spieghiamo come lo gestisce Apartop.
Cos'è SES.HOSPEDAJES
SES.HOSPEDAJES è la piattaforma online della Segreteria di Stato per la Sicurezza spagnola, che dipende dal Ministero dell'Interno. Chi offre alloggio la usa per comunicare i propri ospiti e le prenotazioni. È la versione digitale della vecchia "registrazione presso la polizia" degli ospiti degli alberghi che esiste in molti paesi.
La base giuridica è il Real Decreto 933/2021 (pubblicato nel BOE, la gazzetta ufficiale spagnola), che sviluppa la Legge Organica 4/2015 sulla sicurezza dei cittadini. Gli obblighi di comunicazione sono in vigore dal 2 gennaio 2023 (terza disposizione finale del decreto), ma il periodo transitorio della piattaforma si è chiuso il 2 dicembre 2024: secondo il comunicato delle associazioni imprenditoriali del turismo dopo la riunione con il Ministero del 4 ottobre 2024, non ci sarebbero state ulteriori proroghe. Solo la polizia può trattare i dati, con accesso per i giudici e il pubblico ministero (art. 7).
Finché non vengono emanate le norme di attuazione, resta in vigore l'Orden INT/1922/2003 sui registri e le schede degli ospiti, in quanto non contrasti con il decreto (disposizione abrogativa unica). Nel 2024 il Ministero si è impegnato a emanare un decreto ministeriale di attuazione e ha messo in consultazione una bozza, ma all'11 ottobre 2026 non è stato pubblicato nel BOE: è annunciato, in attesa di pubblicazione nel BOE.
Un'eccezione: in Catalogna e nei Paesi Baschi le comunicazioni non si inviano tramite SES.HOSPEDAJES ma tramite i sistemi delle polizie regionali (Mossos d'Esquadra ed Ertzaintza); segui le loro istruzioni.
Chi deve registrare gli ospiti
Il decreto riguarda qualsiasi persona o impresa che offra alloggio a pagamento, in forma professionale o non professionale, oltre agli intermediari come le piattaforme di prenotazione (art. 2). Gli appartamenti turistici sono inclusi espressamente, quindi anche un solo appartamento affittato qualche settimana all'anno rientra nell'obbligo. Vivere fuori dalla Spagna non cambia nulla.
Il decreto distingue due profili:
| Professionale | Non professionale | |
|---|---|---|
| Comunicare prenotazioni e ospiti (art. 6) | ✅ | ✅ |
| Tenere un registro elettronico per 3 anni (art. 5) | ✅ | ❌ |
| Obbligo di comunicazione elettronica | ✅ | Può usare altri mezzi |
Se sei un privato che affitta in forma non professionale, il decreto si applica comunque: sei esentato dall'obbligo di registro e di conservazione (art. 5.4), ma non dagli obblighi di comunicazione dell'articolo 6, che puoi assolvere con mezzi non elettronici (art. 6.4). Quale profilo ti corrisponde dipende da come gestisci l'appartamento (per esempio, tramite una società o come attività d'impresa). Il tuo gestor può dirtelo.
Cosa chiedere a ogni ospite
La scheda di registrazione deve essere firmata da ogni ospite di almeno 14 anni. Per i minori di 14 anni fornisce i dati l'adulto che li accompagna (art. 4). Devi inoltre verificare che i dati corrispondano al documento d'identità dell'ospite.
Secondo l'Allegato I del decreto e le istruzioni tecniche del Ministero, per ogni persona ti servono:
- Nome, primo cognome e secondo cognome (il secondo è obbligatorio per le carte d'identità spagnole, comune nei nomi spagnoli).
- Tipo di documento (DNI spagnolo, NIE per stranieri, passaporto o altro) e numero, obbligatori per gli adulti.
- "Numero di supporto" del documento, obbligatorio per DNI e NIE spagnoli.
- Data di nascita, nazionalità e sesso.
- Indirizzo di residenza completo.
- Almeno un numero di telefono o un indirizzo email.
- Rapporto di parentela con l'adulto, per i minori.
E per il soggiorno: riferimento e data della prenotazione, data e ora di arrivo e di partenza, numero di ospiti e dati di pagamento (tipo di pagamento: piattaforma, carta, bonifico, contanti e così via).
Termini: la regola delle 24 ore
L'articolo 6.3 stabilisce che i dati vanno comunicati quando si conclude una prenotazione o un contratto, quando si annulla e quando inizia il soggiorno, "immediatamente" e al più tardi entro 24 ore da ciascun evento.
Per un appartamento turistico questo significa due tipi di comunicazione:
- Comunicazione della prenotazione (RH in spagnolo): quando si effettua o si annulla una prenotazione. Come si applica alle prenotazioni ricevute tramite piattaforme a loro volta obbligate (Airbnb, Booking.com e così via) va verificato sul portale SES.HOSPEDAJES o con il tuo consulente.
- Comunicazione degli ospiti (PV, parte de viajeros): quando inizia il soggiorno, con i dati di tutti gli ospiti. Le 24 ore decorrono dal check-in.
Professionale o meno, devi anche comunicare i tuoi dati e ogni immobile prima di iniziare: entro dieci giorni dal completamento delle pratiche amministrative per l'attività e, in ogni caso, prima del primo soggiorno (art. 6.1 e 6.2).
Come iscriversi
L'iscrizione si fa una sola volta sul portale online di SES.HOSPEDAJES, con un'identificazione elettronica spagnola:
- Vai alla sezione del portale per l'iscrizione degli esercizi.
- Indica se la tua attività è professionale o meno e inserisci i tuoi dati come locatore (arrendador).
- Aggiungi ogni appartamento come esercizio, con l'indirizzo completo.
- Se userai un software che invia le comunicazioni al posto tuo, spunta invio delle comunicazioni tramite web service (puoi attivarlo anche più tardi dai tuoi dati registrati).
Riceverai un codice locatore (código de arrendador), un codice esercizio per ogni appartamento e, se hai richiesto il web service, un utente web service (che termina con "WS") con una password. Conservali bene: qualsiasi software di check-in te li chiederà.
Se vivi all'estero: il portale si basa sull'identificazione elettronica spagnola, che molti proprietari non residenti non hanno. In pratica, molti chiedono al proprio gestor o al gestore dell'immobile di completare l'iscrizione per loro. Tieni presente anche che questa procedura è distinta dalla licenza turistica regionale e dal Registro Unico degli affitti (NRUA) nazionale. La licenza regionale resta obbligatoria, mentre il Registro Unico è stato annullato dal Tribunale Supremo nel 2026 (quell'articolo spiega cosa ne resta).
Caricamento manuale o web service
Ci sono tre modi per inviare le comunicazioni:
| Metodo | Come funziona | Ideale per |
|---|---|---|
| Modulo web | Inserisci ogni ospite nel portale | Un appartamento, poche prenotazioni |
| File XML ("caricamento massivo") | Carichi un file con una o più comunicazioni dello stesso tipo | Quando il tuo software genera il file |
| Web service | Il tuo software invia la comunicazione automaticamente | Proprietari che non vogliono rincorrere le scadenze |
Il file deve essere XML secondo il modello ufficiale (niente fogli di calcolo né CSV). Se alcune comunicazioni contengono errori, il sistema salva quelle valide e puoi correggere le altre in "Consulta y gestión de mis comunicaciones" (consulta e gestione delle mie comunicazioni).
Il web service è asincrono: SES riceve l'invio, gli assegna un numero di lotto e lo elabora in seguito. Una comunicazione conta solo quando il lotto è stato elaborato senza errori, quindi il tuo software dovrebbe controllare il lotto e riprovare se qualcosa non va.
Conservazione dei dati
I professionisti devono conservare i dati in un registro elettronico per 3 anni dalla fine del soggiorno (art. 5.3). I non professionisti sono esentati dall'obbligo di registro e di conservazione (art. 5.4), anche se devono comunque comunicare.
Si tratta di dati personali, quindi si applica il GDPR: conservali in modo sicuro e cancellali quando non sei più obbligato a tenerli.
Se il tuo appartamento è in Andalusia, devi inoltre consegnare agli ospiti il documento di ingresso previsto dal Decreto 28/2016 e conservarlo per un anno. Consulta la nostra pagina sul documento di ingresso dell'Andalusia.
Sanzioni
L'articolo 8 del decreto rinvia al regime sanzionatorio della Legge Organica 4/2015:
| Infrazione | Categoria | Sanzione (art. 39, LO 4/2015) |
|---|---|---|
| Nessun registro, o comunicazioni obbligatorie non inviate | Grave (art. 36.20) | Da 601 € a 30.000 € |
| Errori nel registro, o comunicazioni inviate in ritardo | Lieve (art. 37.9) | Da 100 € a 600 € |
Le sanzioni gravi sono divise in tre fasce (la più bassa arriva fino a 10.400 €) e, di regola, si applicano nella fascia minima salvo circostanze aggravanti.
Errori frequenti
- Raccogliere i dati il giorno dell'arrivo. Se gli ospiti arrivano a mezzanotte senza aver compilato nulla, le 24 ore volano. Chiedi i dati prima.
- Dimenticare il numero di supporto di DNI o NIE spagnoli, o il secondo cognome.
- Né telefono né email. Gli adulti devono averne almeno uno.
- Comune non riconoscibile per gli ospiti residenti in Spagna: il sistema deve identificare il comune.
- Lasciare fuori qualcuno: ogni ospite conta, compresi i bambini (con i dati forniti dall'adulto).
- Dare per scontato che una comunicazione sia andata a buon fine senza verificare che il lotto sia stato accettato.
- Confondere le procedure: SES.HOSPEDAJES non sostituisce la licenza turistica regionale né l'NRUA.
Come lo fa Apartop
In Apartop la registrazione degli ospiti è integrata nel check-in online:
- Ogni prenotazione ha il suo link di check-in, che gli ospiti completano sul telefono prima di arrivare. Il modulo chiede tutti i campi richiesti da SES e li convalida: adulto o minore, tipo di documento e numero di supporto, paese, telefono o email e parentela dei minori.
- Gli ospiti possono scansionare il passaporto o la carta d'identità con la fotocamera invece di digitare; la foto non lascia mai il telefono (scanner del passaporto).
- Ogni adulto firma con il dito sullo schermo.
- Per gli ospiti residenti in Spagna, Apartop ricava il codice ufficiale del comune dal codice postale e dalla località e ti avvisa se non riesce ad abbinarlo.
- Un pannello ospiti mostra lo stato di ogni comunicazione e il termine di 24 ore dall'ora del check-in.
- I dati d'identità degli ospiti vengono cancellati dopo 3 anni dal check-out.
Con il piano Gratis (fino a 2 appartamenti) scarichi la comunicazione nel formato XML ufficiale e la carichi tu. Con Pro (9 € per appartamento al mese + IVA) Apartop la invia automaticamente tramite web service non appena l'ospite completa il check-in, controlla il lotto e riprova in caso di errore. Oggi Apartop invia la comunicazione degli ospiti (PV); non invia le comunicazioni delle prenotazioni (RH). Tutti i dettagli nella nostra pagina dei prezzi.
Per confrontare gli strumenti, leggi la nostra panoramica dei software per la registrazione degli ospiti. Oppure inizia gratis: i nuovi account hanno 30 giorni di Pro.
Domande frequenti
Devo registrare gli ospiti anche se affitto l'appartamento solo occasionalmente?
Sì. Il Real Decreto 933/2021 riguarda chiunque offra alloggio, in forma professionale o meno. Come privato i tuoi obblighi sono quelli di comunicazione dell'articolo 6; se non sei un professionista, sei esentato dal registro elettronico e dall'obbligo di conservazione di 3 anni.
Vivo fuori dalla Spagna. Vale anche per me?
Sì. L'obbligo dipende da dove si trova l'appartamento, non da dove vivi tu. Se non hai un'identificazione elettronica spagnola, di solito un gestor o il gestore dell'immobile può occuparsi dell'iscrizione con te.
Quanto tempo ho per inviare la comunicazione degli ospiti?
Va inviata immediatamente e, al più tardi, entro 24 ore dall'inizio del soggiorno. Prenotazioni e cancellazioni hanno lo stesso limite di 24 ore dal momento in cui avvengono.
I bambini devono firmare?
No. Firmano tutti gli ospiti di almeno 14 anni. Per i minori di 14 anni fornisce i dati l'adulto che li accompagna e devi indicare il rapporto di parentela.
Posso caricare un foglio di calcolo in SES.HOSPEDAJES?
No. Il caricamento di file accetta solo XML secondo il modello del Ministero. Un software come Apartop può generarlo per te.
Cosa succede se comunico in ritardo?
Le comunicazioni tardive o errate sono un'infrazione lieve ai sensi della Legge Organica 4/2015, con sanzioni da 100 € a 600 €. Non comunicare affatto è un'infrazione grave, con sanzioni da 601 € a 30.000 €.
SES.HOSPEDAJES si applica in Catalogna e nei Paesi Baschi?
No. Lì le comunicazioni si inviano ai Mossos d'Esquadra e all'Ertzaintza tramite i loro sistemi.
Fonti
- BOE: Real Decreto 933/2021 del 26 ottobre, testo consolidato (artt. da 2 a 8, disposizione abrogativa, terza disposizione finale e Allegato I), in spagnolo; consultato l'11 ott 2026
- BOE: Legge Organica 4/2015 sulla sicurezza dei cittadini (artt. 33, 36.20, 37.9 e 39), in spagnolo; consultato l'11 ott 2026
- BOE: Orden INT/1922/2003 del 3 luglio sui registri e le schede degli ospiti, in spagnolo; consultato l'11 ott 2026
- Portale SES.HOSPEDAJES (Ministero dell'Interno); consultato l'11 ott 2026
- Ministero dell'Interno: istruzioni per il caricamento massivo, versione 1.1.0 (PDF, in spagnolo); consultato l'11 ott 2026
- CEHAT: comunicato del 4 ottobre 2024 sulla fine del periodo transitorio (PDF, in spagnolo, fonte di settore); consultato l'11 ott 2026
Prova Apartop gratis
Gratis per sempre fino a 2 appartamenti, senza carta. Con Pro, 9 € per appartamento al mese.
