Migliori software per registrare ospiti in SES.Hospedajes

Se affitti una casa vacanze in Spagna, devi registrare ogni ospite e inviarne i dati al Ministero dell'Interno spagnolo tramite SES.Hospedajes entro 24 ore. Puoi farlo a mano sul sito del Ministero, ma la maggior parte dei proprietari, e quasi tutti quelli che vivono all'estero, usa un software per la registrazione degli ospiti che raccoglie i dati dell'ospite prima dell'arrivo, legge il passaporto e invia la comunicazione automaticamente.

Questa guida confronta gli strumenti più usati in Spagna per SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway e Apartop): cosa fa ciascuno, se invia automaticamente, se raccoglie le firme e quali prezzi pubblica. Informazioni verificate sul sito ufficiale di ogni azienda a ottobre 2026.

Cosa ti chiede la legge

Il Real Decreto 933/2021 spagnolo obbliga chiunque offra alloggio a:

• Raccogliere i dati di ogni ospite: nome completo, tipo e numero di documento (il passaporto per la maggior parte dei visitatori stranieri), data di nascita, nazionalità, sesso, indirizzo di residenza completo, telefono o email e, per i minori, il rapporto di parentela con l'adulto.
• Far firmare la scheda di registrazione (parte de entrada) a ogni ospite di almeno 14 anni, su carta o in digitale (articolo 4).
• Inviare i dati immediatamente e al più tardi entro 24 ore dalla prenotazione (o dalla sua cancellazione) e dall'arrivo dell'ospite (articolo 6.3).
• Conservare le comunicazioni per 3 anni dalla fine del soggiorno (articolo 5.3). Chi affitta in forma non professionale è esentato dal tenere il registro, ma deve comunque comunicare (articolo 5.4).

In Catalogna e nei Paesi Baschi non si usa SES.Hospedajes: i dati vanno alle polizie regionali (Mossos d'Esquadra ed Ertzaintza).

Vale che tu viva in Spagna o no. Se sei un proprietario non residente, non puoi accogliere ogni ospite di persona, quindi uno strumento che fa il check-in online e invia per te è il modo pratico per restare in regola. Per inviare tramite software devi iscriverti a SES.Hospedajes (ti servirà un certificato digitale spagnolo o un rappresentante che ne abbia uno) e spuntare l'opzione web service, che ti dà un utente separato "WS". La nostra guida passo passo a SES.Hospedajes spiega come fare.

Cosa deve fare un buon software

• Check-in online: un link che l'ospite compila sul telefono prima di arrivare, senza installare app.
• Scanner di documenti: legge il passaporto o la carta d'identità con la fotocamera, così nessuno deve digitare.
• Convalida dei campi ufficiali: se un campo manca o è sbagliato, SES respinge la comunicazione.
• Firma dell'ospite per ogni adulto.
• Invio automatico tramite il web service di SES.Hospedajes, verificando che il Ministero lo accetti, o almeno un file pronto da caricare.
• Conservazione delle comunicazioni per 3 anni, poi cancellazione.

Tabella di confronto

Chekin

Chekin è probabilmente lo strumento di check-in più conosciuto tra i gestori di affitti turistici in Spagna. Secondo il suo sito:

• Check-in online tramite un link per l'ospite e uno scanner OCR per carte d'identità spagnole, permessi di soggiorno e passaporti.
• Invio automatico all'autorità competente (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza) entro 24 ore dal check-in.
• Firma digitale del contratto come parte del check-in, con clausole personalizzabili (secondo il suo blog).
• Verifica biometrica dell'identità con selfie o video, come funzione premium.
• Inoltre pagamenti online, cauzioni e protezione dai danni, tasse di soggiorno, chiavi virtuali, guida digitale e fatturazione elettronica a seconda del piano.
• Integrazioni: dichiara oltre 35 PMS e autorità integrati, tra cui Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify e Avantio.

Prezzi (per immobile al mese, IVA esclusa): Basic da 3,95 €, Premium da 5,95 € (una funzione premium a scelta) ed Enterprise da 7,95 € (tutte). Pagamenti, cauzioni e protezione dai danni hanno commissioni a parte. La pagina menziona numeri minimi di unità diversi (3, 10 o 20) senza chiarire quale si applichi, quindi verifica prima di iscriverti. La sua pagina per la Spagna pubblicizza una prova gratuita di 14 giorni.

Punti di forza: molto completo, copre tutta la Spagna comprese Catalogna e Paesi Baschi e probabilmente si integra con il tuo PMS se ne usi già uno.

Partee

Partee è uno strumento spagnolo di registrazione degli ospiti per ogni tipo di alloggio, dagli hotel agli appartamenti. Il suo sito mette in evidenza:

• Check-in online sul telefono dell'ospite e check-in di persona che legge carte d'identità e passaporti, con l'ospite che firma sullo schermo.
• Invio automatico a SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra ed Ertzaintza.
• Schede degli ospiti numerate e, facoltativamente, un contratto o un documento di ammissione firmato.
• Prenotazioni tramite calendari iCal, API o un link universale di check-in online; esportazione in CSV ed Excel, un'API JSON e serrature elettroniche.
• Check-in, utenti e dispositivi illimitati, senza costi di attivazione.

Prezzo: "da 1,69 €/mese"; il prezzo finale dipende da camere e posti letto e si richiede un preventivo sul suo sito. Prova gratuita di un mese, senza carta.

Punti di forza: un prezzo di ingresso molto basso e una buona scelta se accogli anche gli ospiti di persona.

Check-in Scan

Check-in Scan è uno strumento sviluppato a Mijas (Malaga), secondo il suo sito. Ciò che dichiara:

• Check-in online in cui l'ospite scansiona la MRZ (le righe leggibili a macchina in fondo al passaporto o alla carta d'identità) e firma con il dito.
• Collegamento con le autorità: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra ed Ertzaintza, più il registro degli ospiti e il libro registro. I dati sono conservati cifrati nel cloud.
• Check-in di persona, calcolo della tassa di soggiorno e integrazioni con i PMS (piano Plus), e contratti personalizzati per prenotazione, riscossione della tassa di soggiorno e serrature (piano Ultimate).

Prezzo (per immobile al mese, IVA esclusa): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € e Ultimate 13,95 €, con impegno di un anno; la fatturazione mensile è disponibile da 10 unità. Prova di 14 giorni, senza carta.

Punti di forza: la lettura della MRZ è rapida, quindi gli ospiti non devono digitare i propri dati.

Hostaway (se cerchi un PMS completo)

Hostaway non è uno strumento di check-in ma una piattaforma di gestione con channel manager via API. Lo includiamo perché pubblicizza un'integrazione nativa con SES.Hospedajes: l'ospite compila il modulo di check-in di Hostaway e i dati vanno al Ministero; facoltativamente, il modulo può includere la firma del contratto di affitto. Il suo centro assistenza dice che non copre ancora Catalogna e Paesi Baschi. Hostaway non pubblica i prezzi. Se sei indeciso tra una grande piattaforma e qualcosa di più semplice, leggi Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop è un software di gestione di affitti turistici sviluppato in Andalusia e la registrazione degli ospiti è integrata, non un componente aggiuntivo:

• Check-in online con firma sul telefono dell'ospite: ogni ospite compila un modulo che convalida i campi ufficiali di SES (adulto o minore, carta d'identità spagnola, permesso di soggiorno o passaporto, numero di supporto del documento, paese, telefono o email) e ricava il codice del comune spagnolo dal codice postale.
• Scanner di carte d'identità e passaporti: legge il documento con la fotocamera e la foto non lascia mai il telefono dell'ospite.
• Piano Gratis: la comunicazione degli ospiti nel formato XML ufficiale, pronta da scaricare e caricare sul sito di SES.Hospedajes, con un promemoria del termine di 24 ore.
• Piano Pro: invio automatico a SES.Hospedajes tramite il web service del Ministero non appena l'ospite completa il check-in. Apartop controlla il lotto finché SES non lo elabora, salva il codice della comunicazione, ti mostra il motivo se viene respinta e riprova fino a 10 volte se SES non risponde. C'è anche un pulsante "Invia a SES ora" in ogni prenotazione.
• In Andalusia, il documento di ingresso firmato richiesto dalla normativa regionale e il tuo numero di registro turistico su ogni appartamento.
• Dati degli ospiti cifrati in Europa e cancellati quando la legge lo consente.

Essendo un software di gestione, il check-in si collega a tutto il resto: calendari di Airbnb, Booking e VRBO sincronizzati tramite iCal, pulizie automatiche, messaggi agli ospiti, guida digitale, tassa di soggiorno e serrature smart Nuki e TTLock. È utile quando gestisci dall'estero: chi pulisce e chi tiene le chiavi vede ogni arrivo nell'app gratuita Apartop Cleaning & Keys.

Prezzo: gratis per sempre fino a 2 appartamenti. Pro: 9 € per appartamento al mese + IVA, appartamenti illimitati e invio automatico a SES incluso. I nuovi account hanno 30 giorni di Pro. Vedi i prezzi.

Limiti: Apartop non invia ai Mossos d'Esquadra né all'Ertzaintza, quindi in Catalogna e nei Paesi Baschi non gestirà l'invio automatico. Non offre nemmeno la verifica biometrica con selfie.

Altre opzioni

• Il sito stesso di SES.Hospedajes: gratuito. Puoi inserire ogni comunicazione a mano o caricare un file XML. Funziona, ma con diverse prenotazioni a settimana, e da un altro fuso orario, è facile mancare la scadenza.
• Civitfun è una soluzione di check-in online per hotel, catene alberghiere e appartamenti turistici, con un prodotto di registrazione degli ospiti. Il suo sito non pubblica prezzi né dettagli sull'invio a SES (verificato l'11 ott 2026), quindi non è nella tabella.
• Il tuo PMS o il gestore locale: molti PMS si integrano con Chekin o hanno un proprio invio. Se un'agenzia locale gestisce il tuo appartamento, chiedi chi è responsabile della comunicazione degli ospiti: come proprietario devi sapere che viene fatta.

Come scegliere

• Ti serve solo la comunicazione degli ospiti e usi già un PMS: Chekin o Partee, collegati al tuo PMS.
• Hai immobili in Catalogna o nei Paesi Baschi: scegline uno che invii ai Mossos o all'Ertzaintza (Chekin, Partee o Check-in Scan, secondo i loro siti).
• Accogli gli ospiti di persona: Partee offre il check-in di persona con firma sullo schermo.
• Hai 1 o 2 appartamenti e vuoi spendere il meno possibile: Apartop Gratis ti dà check-in con scanner, firme e un file della comunicazione pronto da caricare, senza costi.
• Vuoi che la comunicazione venga inviata automaticamente e avere calendario, pulizie e conti in un unico posto: Apartop Pro, o una grande piattaforma come Hostaway se ti serve un channel manager via API.

Per provarlo, puoi iniziare gratis con Apartop e attivare il check-in del tuo primo appartamento in pochi minuti.

Fonti

• Real Decreto 933/2021 del 26 ottobre (BOE, testo consolidato): articoli 4, 5 e 6 (consultato l'11 ott 2026)
• Ministero dell'Interno: obblighi di registrazione degli ospiti (consultato l'11 ott 2026)
• SES.Hospedajes, Ministero dell'Interno
• Generalitat de Catalunya: registro degli ospiti delle strutture ricettive (Mossos d'Esquadra) (consultato l'11 ott 2026)
• Governo basco: servizio di comunicazione del registro alberghiero (Ertzaintza) (consultato l'11 ott 2026)
• Chekin, prezzi (consultato l'11 ott 2026)
• Chekin, registrazione degli ospiti in Spagna: invio a SES, Mossos ed Ertzaintza, OCR, MiDNI, verifica biometrica e prova di 14 giorni (consultato l'11 ott 2026)
• Chekin, check-in online per ville e appartamenti: firma del contratto (consultato l'11 ott 2026)
• Chekin, integrazioni (consultato l'11 ott 2026)
• Partee (consultato l'11 ott 2026)
• Check-in Scan, check-in online (consultato l'11 ott 2026)
• Check-in Scan, prezzi: piani Essential, Plus e Ultimate (consultato l'11 ott 2026)
• Hostaway, integrazione nativa con SES.Hospedajes (consultato l'11 ott 2026)
• Civitfun (consultato l'11 ott 2026)
• Apartop: prezzi