Check-in online e serrature smart: guida pratica

Il check-in online con serratura smart permette agli ospiti di entrare nel tuo appartamento turistico senza incontrare nessuno: inseriscono i loro dati e firmano sul telefono prima di arrivare e, il giorno dell'arrivo, ricevono un codice che apre la porta solo per la durata del soggiorno. Per i proprietari che vivono fuori dalla Spagna, spesso è la differenza tra dipendere da un vicino con una copia della chiave e gestire l'appartamento da qualsiasi luogo.

Questa guida spiega come funziona l'intero sistema, quali tipi di serratura esistono, perché ogni prenotazione dovrebbe avere un codice proprio, cosa richiede la legge spagnola sull'identificazione degli ospiti e quali abitudini di sicurezza adottare.

Come funziona il check-in online con serratura smart

Il flusso abituale ha quattro passaggi:

1. Arriva una prenotazione da Airbnb, Booking.com, VRBO o dal tuo sito web.
2. L'ospite fa il check-in online: riceve un link, inserisce i dati di tutte le persone che soggiornano (o scansiona il passaporto) e tutti quelli di almeno 14 anni firmano la scheda di registrazione.
3. Riceve le istruzioni di accesso: indirizzo, come entrare nell'edificio e il codice della porta.
4. Entra ed esce con il codice, che smette di funzionare alla fine del soggiorno.

La chiave è collegare i passaggi 2 e 3: il codice viene sbloccato solo quando il check-in è completo. Così nessuno è dentro il tuo appartamento senza che tu abbia i suoi dati e puoi inviare in tempo la comunicazione obbligatoria degli ospiti alla polizia spagnola (vedi la nostra guida alla registrazione degli ospiti in SES.HOSPEDAJES).

Perché è adatto a un affitto turistico

• Arrivi a qualsiasi ora, senza nessuno di guardia.
• Meno costi e meno coordinamento: nessuno deve aspettare alla porta a ogni check-in, cosa importante se gestisci da un altro paese.
• Niente copie delle chiavi che si perdono o finiscono nella tasca di un ospite sul volo di ritorno.
• Un codice per prenotazione: se un ospite condivide il suo, smette di funzionare alla fine del soggiorno.
• Dati completi degli ospiti prima dell'arrivo, perché il codice dipende dal check-in.

Ci sono anche degli svantaggi: dipendi dalle batterie e, con alcuni modelli, da una connessione internet; alcuni ospiti preferiscono un'accoglienza di persona; e non tutte le porte accettano qualsiasi serratura.

Tipi di serratura e di accesso

Cassette portachiavi

L'opzione più economica, senza installare nulla sulla porta. Lo svantaggio è che il codice di solito resta lo stesso per tutti finché qualcuno non lo cambia a mano, e la chiave potrebbe non tornare nella cassetta. Funzionano bene come riserva, ma richiedono disciplina: cambia il codice tra un soggiorno e l'altro e controlla che la chiave ci sia.

Serrature smart con tastierino

Si montano sul cilindro della porta o sostituiscono la serratura e si aprono con un tastierino, un'app o entrambi. I modelli gestiti via internet ti permettono di creare codici con data e ora di inizio e di fine, esattamente ciò che serve a un affitto turistico. Due ecosistemi molto diffusi sono:

• Nuki: serrature montate all'interno della porta, sul cilindro, con un tastierino esterno (Keypad). Per gestirle a distanza la serratura deve essere online: tramite Wi-Fi integrato (modelli Ultra, Pro e Go, secondo Nuki), Remote Access via Thread o un Bridge nei modelli senza Wi-Fi.
• TTLock: una piattaforma e un'app usate da serrature con tastierino di molti produttori. Per cambiare o annullare i codici a distanza la serratura ha bisogno di un gateway connesso a internet.

Sui prezzi: variano molto a seconda del modello, del fatto che serva un tastierino o un gateway e della porta. Non li riportiamo qui perché cambiano spesso; controlla il sito del produttore prima di comprare.

Codici per prenotazione

Un unico codice per tutti è comodo ma rischioso: qualsiasi ospite precedente potrebbe rientrare. L'approccio migliore è un codice diverso per ogni prenotazione, che:

• si attiva all'ora del check-in il giorno dell'arrivo,
• scade all'ora del check-out,
• si aggiorna se cambiano le date della prenotazione,
• e viene eliminato se la prenotazione viene annullata.

Puoi farlo a mano nell'app della serratura, ma con diverse prenotazioni a settimana è facile dimenticarsene o sbagliare. È meglio lasciarlo al tuo software di gestione, guidato dalle prenotazioni.

E l'identificazione degli ospiti?

Il self check-in non ti esonera dalle norme spagnole sulla registrazione degli ospiti. Il Real Decreto 933/2021 ti obbliga a raccogliere i dati di ogni ospite, a far firmare la scheda di registrazione a chiunque abbia almeno 14 anni, a verificare che i dati corrispondano al documento d'identità e a comunicarli entro 24 ore alla piattaforma SES.HOSPEDAJES del Ministero dell'Interno (in Catalogna ai Mossos d'Esquadra; nei Paesi Baschi all'Ertzaintza). Vale che tu viva in Spagna o no.

Il check-in online se ne occupa prima dell'arrivo:

• Gli ospiti digitano i loro dati o scansionano il passaporto o la carta d'identità con la fotocamera, riducendo gli errori di battitura.
• Ogni adulto firma sul telefono.
• Il codice della porta compare solo quando il check-in è completo.

Se vuoi anche verificare visivamente che chi arriva sia davvero chi dice di essere (per esempio con una videochiamata o una foto), ricorda che si applica il GDPR: raccogli solo ciò che ti serve, informa l'ospite e non conservarlo più del necessario. La foto di un documento d'identità o un selfie con riconoscimento facciale sono dati particolarmente sensibili.

Buone pratiche e sicurezza

• Non usare mai lo stesso codice per tutti, né codici ovvi (123456, 111111, un anno di nascita).
• Controlla le batterie a ogni pulizia e tieni dei ricambi nell'appartamento. Molte serrature avvisano nell'app quando si stanno esaurendo.
• Tieni una chiave fisica di emergenza in un posto sicuro (un'altra cassetta portachiavi, un vicino di fiducia, chi fa le pulizie).
• Controlla la connessione: se la serratura è offline, non puoi cambiare né annullare i codici a distanza.
• Consulta il registro degli accessi se qualcosa va storto.
• Invia il codice solo tramite il canale dell'ospite (la sua pagina del soggiorno o la messaggistica della piattaforma), mai in un annuncio pubblico.
• L'ingresso dell'edificio è un'altra porta: se il tuo palazzo ha un portone comune, pensa a come entreranno gli ospiti. Installare qualcosa nelle parti comuni è una questione della comunità dei proprietari (comunidad de propietarios); vedi la nostra guida su la Legge sulla proprietà orizzontale e gli affitti turistici.
• Spiega chiaramente come funziona: un breve testo e una foto del tastierino evitano molte chiamate a mezzanotte.

Come lo fa Apartop con Nuki e TTLock

Apartop integra le serrature Nuki e TTLock sia nel piano Gratis sia nel Pro. Colleghi una volta il tuo account del marchio, scegli la serratura di ogni appartamento e da quel momento Apartop gestisce i codici da solo:

• Un codice casuale di 6 cifre diverso per ogni prenotazione, creato sulla serratura 3 giorni prima dell'arrivo (o quando arriva la prenotazione, se è più tardi).
• Valido dall'ora del check-in del giorno di arrivo fino all'ora del check-out, nell'ora locale dell'appartamento.
• Riporta il nome dell'ospite e le date, così puoi riconoscerlo nell'app della serratura.
• Se le date cambiano, viene aggiornato; se la prenotazione viene annullata o cambi serratura, viene eliminato. Dopo il check-out viene rimosso dalla serratura entro 12 ore.
• Gli ospiti lo vedono nella loro pagina del soggiorno solo quando il check-in è completo e dal giorno dell'arrivo.
• Se il fornitore della serratura non risponde, Apartop riprova con pause crescenti e hai un pulsante per generare subito il codice.
• I token di connessione sono salvati cifrati e non lasciano mai il server.

Cosa ti serve per ogni marchio:

• Nuki: un Nuki Keypad associato alla serratura e un token API di Nuki Web.
• TTLock: un'applicazione sviluppatore gratuita sulla piattaforma aperta di TTLock e le credenziali della tua app TTLock. Con un gateway, il codice ha orari esatti e può essere cambiato o annullato a distanza. Senza gateway, la serratura genera un codice periodico offline: funziona a ore intere, va usato per la prima volta entro 24 ore dall'inizio e non può essere annullato a distanza (semplicemente scade alla fine).

Se il tuo appartamento non ha una serratura smart, Apartop ti permette di indicare come entrano gli ospiti: consegna delle chiavi di persona, reception dell'edificio, cassetta portachiavi o serratura con tastierino, con le tue istruzioni e foto.

Tutto questo funziona insieme al check-in online con firma e allo scanner di passaporti e carte d'identità. Guarda i piani nella nostra pagina dei prezzi o inizia gratis, con fino a 2 appartamenti senza costi.

Fonti

• Real Decreto 933/2021 del 26 ottobre (BOE, in spagnolo): articoli 4 e 6 (consultato l'11 ott 2026)
• Nuki: sito ufficiale (consultato l'11 ott 2026)
• Assistenza Nuki: accesso remoto e Remote Access via Thread (consultato l'11 ott 2026)
• API di Nuki Web: documentazione per sviluppatori (consultato l'11 ott 2026)
• TTLock Open Platform (consultato l'11 ott 2026)
• Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD)