Registro de hóspedes no SES.HOSPEDAJES: guia passo a passo

Se você aluga um apartamento de temporada na Espanha, precisa registrar cada hóspede e enviar os dados dele ao Ministério do Interior espanhol pelo SES.HOSPEDAJES. Isso vale quer você more na Espanha, quer no exterior, e quer tenha um apartamento, quer vinte. A regra vem do Real Decreto 933/2021, e o prazo é curto: a comunicação deve ser feita imediatamente e, no máximo, em até 24 horas.

Este guia percorre o procedimento com o texto oficial em mãos: quem está obrigado, o que pedir a cada hóspede, como se cadastrar, as formas de enviar as fichas, por quanto tempo guardar os dados, as multas e os erros que mais vemos. No fim, explicamos como o Apartop resolve isso.

O que é o SES.HOSPEDAJES

O SES.HOSPEDAJES é a plataforma on-line da Secretaria de Estado de Segurança da Espanha, ligada ao Ministério do Interior. Quem oferece hospedagem a usa para comunicar os hóspedes e as reservas. Pense nela como a versão digital da antiga ficha policial de hóspedes de hotel que muitos países têm.

A base legal é o Real Decreto 933/2021 (publicado no BOE, o diário oficial espanhol), que regulamenta a Lei Orgânica 4/2015 de segurança pública. As obrigações de comunicação passaram a valer em 2 de janeiro de 2023 (terceira disposição final do decreto), mas o período de adaptação à plataforma terminou em 2 de dezembro de 2024: segundo a nota das entidades patronais do turismo após a reunião com o Ministério em 4 de outubro de 2024, não haveria mais prorrogações. Só a polícia pode tratar os dados, com acesso dos tribunais e do Ministério Público (art. 7).

Enquanto não forem editadas normas de regulamentação, continua em vigor a Orden INT/1922/2003 sobre livros de registro e fichas de entrada de hóspedes, no que não contrariar o decreto (disposição derrogatória única). O Ministério se comprometeu em 2024 a aprovar uma portaria ministerial de regulamentação e submeteu um projeto a consulta, mas em 11 de outubro de 2026 ela não foi publicada no BOE: está anunciada, pendente de publicação no BOE.

Uma exceção: na Catalunha e no País Basco, as fichas não são enviadas pelo SES.HOSPEDAJES, e sim pelos sistemas das polícias regionais (Mossos d'Esquadra e Ertzaintza); siga as instruções delas.

Quem precisa registrar hóspedes

O decreto abrange qualquer pessoa ou empresa que ofereça hospedagem mediante pagamento, de forma profissional ou não, além de intermediários como as plataformas de reservas (art. 2). Os apartamentos turísticos estão incluídos expressamente, então até um único apartamento alugado algumas semanas por ano entra na regra. Morar fora da Espanha não muda isso.

O decreto distingue dois perfis:

Se você é pessoa física e aluga de forma não profissional, o decreto continua se aplicando: você está dispensado do registro e da guarda (art. 5.4), mas não das comunicações do artigo 6, que pode fazer por meios não eletrônicos (art. 6.4). O perfil que se aplica a você depende de como administra o apartamento (por exemplo, por meio de uma empresa ou como atividade econômica). O seu gestor pode dizer.

O que pedir a cada hóspede

A ficha de entrada precisa ser assinada por todos os hóspedes com 14 anos ou mais. No caso de crianças menores de 14, o adulto acompanhante fornece os dados (art. 4). Você também precisa garantir que os dados batem com o documento de identidade do hóspede.

Segundo o Anexo I do decreto e as instruções técnicas do Ministério, você precisa, para cada pessoa:

• Nome, primeiro sobrenome e segundo sobrenome (o segundo é obrigatório com documento de identidade espanhol, já que os nomes espanhóis costumam ter dois sobrenomes).
• Tipo de documento (DNI espanhol, NIE de estrangeiro, passaporte ou outro) e número, obrigatórios para adultos.
• «Número de suporte» do documento, obrigatório para DNI e NIE espanhóis.
• Data de nascimento, nacionalidade e sexo.
• Endereço residencial completo.
• Pelo menos um telefone ou um e-mail.
• Parentesco com o adulto, no caso de menores.

E sobre a estadia: referência e data da reserva, data e hora de entrada e de saída, número de hóspedes e dados do pagamento (tipo de pagamento: plataforma, cartão, transferência bancária, dinheiro etc.).

Prazos: a regra das 24 horas

O artigo 6.3 diz que os dados devem ser comunicados quando uma reserva ou contrato é feito, quando é cancelado e quando a estadia começa, «imediatamente» e no máximo 24 horas depois de cada fato.

Para um apartamento de temporada, isso significa dois tipos de comunicação:

1. Comunicação de reserva (RH, em espanhol): quando uma reserva é feita ou cancelada. Como isso se aplica às reservas feitas por plataformas que também são obrigadas (Airbnb, Booking.com etc.) é algo que vale conferir no portal do SES.HOSPEDAJES ou com o seu assessor.
2. Ficha de hóspedes (PV, parte de viajeros): quando a estadia começa, com os dados de todos os hóspedes. As 24 horas contam a partir do check-in.

Sendo profissional ou não, você também precisa comunicar os seus dados e os de cada imóvel antes de começar: em até dez dias depois de concluir os trâmites administrativos da atividade e, de qualquer forma, antes da primeira estadia (art. 6.1 e 6.2).

Como se cadastrar

O cadastro é feito uma única vez, no portal on-line do SES.HOSPEDAJES, com identificação eletrônica espanhola:

1. Entre na seção de cadastro de estabelecimentos do portal.
2. Informe se a sua atividade é profissional ou não e preencha os seus dados como locador (arrendador).
3. Adicione cada apartamento como estabelecimento, com o endereço completo.
4. Se for usar um software que envie as fichas por você, marque envio de comunicações por serviço web (também dá para ativar depois, nos seus dados cadastrados).

Você vai receber um código de locador (código de arrendador), um código de estabelecimento para cada apartamento e, se pediu o serviço web, um usuário de serviço web (terminado em «WS») com senha. Guarde-os bem: qualquer software de check-in vai pedi-los.

Se você mora fora: o portal depende de identificação eletrônica espanhola, que muitos proprietários não residentes não têm. Na prática, muitos pedem ao seu gestor ou administrador que faça o cadastro por eles. Observe também que isso é diferente da licença turística regional e do Registro Único de Aluguéis (NRUA) nacional. A licença regional continua obrigatória, enquanto o Registro Único foi anulado pelo Tribunal Supremo em 2026 (aquele artigo explica o que resta dele).

Envio manual ou por serviço web

Há três formas de enviar as fichas:

O arquivo precisa ser XML no modelo oficial (planilhas ou CSV não servem). Se algumas fichas tiverem erros, o sistema guarda as válidas e você pode corrigir o resto em «Consulta y gestión de mis comunicaciones» (consulta e gestão das minhas comunicações).

O serviço web é assíncrono: o SES recebe o envio, atribui um número de lote e o processa depois. Uma ficha só conta quando o lote é processado sem erros, então o seu software deve consultar o lote e tentar de novo se algo falhar.

Guarda dos dados

Os profissionais precisam guardar os dados em um registro eletrônico por 3 anos após o fim da estadia (art. 5.3). Os não profissionais estão dispensados dessa obrigação de registro e guarda (art. 5.4), embora continuem obrigados a comunicar.

São dados pessoais, então se aplica o RGPD da União Europeia: guarde-os com segurança e apague-os quando já não for obrigado a mantê-los.

Se o seu apartamento fica na Andaluzia, você também precisa entregar aos hóspedes o documento de entrada exigido pelo Decreto 28/2016 e guardá-lo por um ano. Veja a nossa página sobre o documento de entrada da Andaluzia.

Multas

O artigo 8 do decreto remete ao regime de sanções da Lei Orgânica 4/2015:

As multas graves são divididas em três faixas (a mais baixa vai até € 10.400) e, como regra, são aplicadas na faixa mais baixa, salvo se houver agravantes.

Erros comuns

• Pedir os dados no dia da chegada. Se os hóspedes chegam à meia-noite sem ter preenchido nada, as 24 horas passam voando. Peça antes.
• Esquecer o número de suporte do DNI ou NIE espanhol, ou o segundo sobrenome.
• Sem telefone e sem e-mail. Os adultos precisam de pelo menos um dos dois.
• Município irreconhecível para hóspedes que moram na Espanha: o sistema precisa identificar o município.
• Deixar pessoas de fora: todos os hóspedes contam, incluindo as crianças (com os dados fornecidos pelo adulto).
• Dar uma ficha como enviada sem conferir se o lote foi aceito.
• Confundir procedimentos: o SES.HOSPEDAJES não substitui a licença turística regional nem o NRUA.

Como o Apartop faz

No Apartop, o registro de hóspedes está integrado ao check-in on-line:

• Cada reserva tem o seu link de check-in, que os hóspedes preenchem no celular antes de chegar. O formulário pede todos os campos que o SES exige e os valida: adulto ou menor, tipo de documento e número de suporte, país, telefone ou e-mail e parentesco dos menores.
• Os hóspedes podem escanear o passaporte ou o documento de identidade com a câmera em vez de digitar; a foto nunca sai do celular (leitor de passaporte).
• Cada adulto assina com o dedo na tela.
• Para hóspedes que moram na Espanha, o Apartop calcula o código oficial do município a partir do código postal e da cidade, e avisa se não conseguir identificá-lo.
• Um painel de hóspedes mostra o status de cada ficha e o prazo de 24 horas a partir do horário de check-in.
• Os dados de identidade dos hóspedes são apagados 3 anos depois do check-out.

No plano Grátis (até 2 apartamentos), você baixa a ficha no XML oficial e a envia você mesmo. No Pro (€ 9 por apartamento por mês + IVA), o Apartop a envia automaticamente pelo serviço web assim que o hóspede conclui o check-in, consulta o lote e tenta de novo se houver erro. Hoje o Apartop envia a ficha de hóspedes (PV); não envia as comunicações de reserva (RH). Todos os detalhes na nossa página de preços.

Para comparar ferramentas, veja o nosso comparativo de softwares de registro de hóspedes. Ou comece grátis: contas novas ganham 30 dias de Pro.

Fontes

• BOE: Real Decreto 933/2021, de 26 de outubro, texto consolidado (arts. 2 a 8, disposição derrogatória, terceira disposição final e Anexo I), em espanhol; consultado em 11 de outubro de 2026
• BOE: Lei Orgânica 4/2015 de segurança pública (arts. 33, 36.20, 37.9 e 39), em espanhol; consultado em 11 de outubro de 2026
• BOE: Orden INT/1922/2003, de 3 de julho, sobre livros de registro e fichas de entrada de hóspedes, em espanhol; consultado em 11 de outubro de 2026
• Portal do SES.HOSPEDAJES (Ministério do Interior); consultado em 11 de outubro de 2026
• Ministério do Interior: instruções de envio em massa, versão 1.1.0 (PDF, em espanhol); consultado em 11 de outubro de 2026
• CEHAT: nota de imprensa de 4 de outubro de 2024 sobre o fim do período de adaptação (PDF, em espanhol, fonte setorial); consultado em 11 de outubro de 2026