Softwares de registro de hóspedes no SES.Hospedajes

Se você aluga um imóvel de temporada na Espanha, precisa registrar todos os hóspedes e enviar os dados deles ao Ministério do Interior espanhol pelo SES.Hospedajes em até 24 horas. Dá para fazer isso manualmente no site do Ministério, mas a maioria dos proprietários, e quase todos os que moram fora, usa um software de registro de hóspedes que coleta os dados antes da chegada, lê o passaporte e envia a ficha automaticamente.

Este guia compara as ferramentas mais usadas na Espanha para o SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway e Apartop): o que cada uma faz, se envia automaticamente, se coleta assinaturas e quais preços publica. Informações conferidas no site oficial de cada empresa em outubro de 2026.

O que a lei exige de você

O Real Decreto 933/2021 da Espanha obriga quem oferece hospedagem a:

• Coletar os dados de cada hóspede: nome completo, tipo e número do documento (o passaporte, para a maioria dos visitantes estrangeiros), data de nascimento, nacionalidade, sexo, endereço residencial completo, telefone ou e-mail e, no caso de menores, o parentesco com o adulto.
• Fazer todos os hóspedes com 14 anos ou mais assinarem a ficha de registro (parte de entrada), em papel ou digitalmente (artigo 4).
• Enviar os dados imediatamente e, no máximo, em 24 horas a partir da reserva (ou do seu cancelamento) e da chegada do hóspede (artigo 6.3).
• Guardar os registros por 3 anos a partir do fim da estadia (artigo 5.3). Quem aluga de forma não profissional está dispensado de manter o registro, mas continua obrigado a comunicar (artigo 5.4).

Na Catalunha e no País Basco, o SES.Hospedajes não é usado: os dados vão para as polícias regionais (Mossos d'Esquadra e Ertzaintza).

Isso vale quer você more na Espanha, quer não. Se você é um proprietário não residente, não tem como receber cada hóspede, então uma ferramenta que faça o check-in on-line e envie por você é a forma prática de cumprir a lei. Para enviar por software, você precisa se cadastrar no SES.Hospedajes (vai precisar de um certificado digital espanhol ou de um representante que tenha um) e marcar a opção de serviço web, que lhe dá um usuário «WS» separado. O nosso guia passo a passo do SES.Hospedajes explica como.

O que um bom software deve fazer

• Check-in on-line: um link que o hóspede preenche no celular antes de chegar, sem instalar app.
• Leitor de documentos: lê o passaporte ou o documento de identidade com a câmera, para ninguém precisar digitar.
• Validação dos campos oficiais: se um campo faltar ou estiver errado, o SES rejeita a ficha.
• Assinatura de cada adulto.
• Envio automático pelo serviço web do SES.Hospedajes, conferindo se o Ministério aceitou, ou pelo menos um arquivo pronto para enviar.
• Armazenamento das fichas por 3 anos e exclusão depois.

Tabela comparativa

Chekin

O Chekin é provavelmente a ferramenta de check-in mais conhecida entre os administradores de aluguel por temporada na Espanha. Segundo o site:

• Check-in on-line por um link para o hóspede e um leitor OCR de documentos de identidade espanhóis, cartões de residência e passaportes.
• Envio automático à autoridade correta (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra ou Ertzaintza) em até 24 horas após o check-in.
• Assinatura digital do contrato dentro do check-in, com cláusulas personalizáveis (segundo o blog).
• Verificação biométrica de identidade com selfie ou vídeo, como função premium.
• Além disso, pagamentos on-line, cauções e proteção contra danos, taxas turísticas, chaves virtuais, guia digital e fatura eletrônica, conforme o plano.
• Integrações: anuncia mais de 35 PMS e autoridades integrados, entre eles Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify e Avantio.

Preços (por imóvel por mês, sem IVA): Básico a partir de € 3,95, Premium a partir de € 5,95 (uma função premium à escolha) e Enterprise a partir de € 7,95 (todas). Pagamentos, cauções e proteção contra danos têm taxas à parte. A página menciona números mínimos de unidades diferentes (3, 10 ou 20) sem deixar claro qual se aplica, então confirme antes de contratar. A página da Espanha anuncia um teste grátis de 14 dias.

Pontos fortes: muito completo, cobre toda a Espanha, incluindo a Catalunha e o País Basco, e provavelmente se integra ao seu PMS, se você já usa um.

Partee

O Partee é uma ferramenta espanhola de registro de hóspedes para todo tipo de hospedagem, de hotéis a apartamentos. O site destaca:

• Check-in on-line no celular do hóspede e check-in presencial com leitura de documentos de identidade e passaportes e assinatura do hóspede na tela.
• Envio automático ao SES.Hospedajes, aos Mossos d'Esquadra e à Ertzaintza.
• Fichas de hóspedes numeradas e, opcionalmente, contrato ou documento de admissão assinado.
• Reservas por calendários iCal, API ou um link universal de check-in on-line; exportação para CSV e Excel, API JSON e fechaduras eletrônicas.
• Check-ins, usuários e dispositivos ilimitados, sem taxa de adesão.

Preço: «a partir de € 1,69/mês»; o preço final depende dos quartos e das vagas, e você pede orçamento no site. Um mês de teste grátis, sem cartão.

Pontos fortes: preço de entrada muito baixo e uma boa escolha se você também recebe hóspedes pessoalmente.

Check-in Scan

O Check-in Scan é uma ferramenta feita em Mijas (Málaga), segundo o site. O que ele informa:

• Check-in on-line em que o hóspede escaneia a MRZ (as linhas de leitura automática na parte de baixo do passaporte ou do documento) e assina com o dedo.
• Conexão com as autoridades: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra e Ertzaintza, além da ficha de hóspedes e do livro de registros. Os dados ficam guardados criptografados na nuvem.
• Check-in presencial, cálculo da taxa turística e integrações com PMS (plano Plus), e contratos personalizados por reserva, cobrança da taxa turística e fechaduras (plano Ultimate).

Preço (por imóvel por mês, sem IVA): Essential € 6,95, Plus € 8,95 e Ultimate € 13,95, com fidelidade de um ano; o pagamento mensal está disponível a partir de 10 unidades. Teste de 14 dias, sem cartão.

Pontos fortes: a leitura da MRZ é rápida, então os hóspedes não digitam os dados.

Hostaway (se você quer um PMS completo)

O Hostaway não é uma ferramenta de check-in, e sim uma plataforma de gestão com channel manager por API. Nós o incluímos porque ele anuncia uma integração nativa com o SES.Hospedajes: o hóspede preenche o formulário de check-in do Hostaway e os dados vão para o Ministério; opcionalmente, o formulário pode incluir a assinatura do contrato de locação. A central de ajuda diz que ainda não cobre a Catalunha nem o País Basco. O Hostaway não publica preços. Se você está em dúvida entre uma plataforma grande e algo mais simples, leia Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

O Apartop é um software de gestão de aluguel por temporada feito na Andaluzia, e o registro de hóspedes vem incluído, não é um complemento:

• Check-in on-line com assinatura no celular do hóspede: cada hóspede preenche um formulário que valida os campos oficiais do SES (adulto ou menor, documento de identidade espanhol, cartão de residência ou passaporte, número de suporte do documento, país, telefone ou e-mail) e calcula o código do município espanhol a partir do código postal.
• Leitor de documento de identidade e passaporte: lê o documento com a câmera, e a foto nunca sai do celular do hóspede.
• Plano Grátis: a ficha de hóspedes no formato XML oficial, pronta para baixar e enviar no site do SES.Hospedajes, com lembrete do prazo de 24 horas.
• Plano Pro: envio automático ao SES.Hospedajes pelo serviço web do Ministério assim que o hóspede conclui o check-in. O Apartop consulta o lote até o SES processá-lo, guarda o código de comunicação, mostra o motivo se for rejeitado e tenta de novo até 10 vezes se o SES não responder. Há também um botão «Enviar ao SES agora» em cada reserva.
• Na Andaluzia, o documento de entrada assinado exigido pelas regras regionais e o número do registro de turismo em cada apartamento.
• Dados dos hóspedes criptografados na Europa e apagados quando a lei permite.

Como é um software de gestão, o check-in se conecta a todo o resto: calendários do Airbnb, Booking e VRBO sincronizados por iCal, limpezas automáticas, mensagens aos hóspedes, guia digital, taxa turística e fechaduras inteligentes Nuki e TTLock. Isso é útil quando você administra de fora: a sua faxineira e quem cuida das chaves veem cada chegada no app grátis Apartop Cleaning & Keys.

Preço: grátis para sempre até 2 apartamentos. Pro: € 9 por apartamento por mês + IVA, apartamentos ilimitados e envio automático ao SES incluído. Contas novas ganham 30 dias de Pro. Veja os preços.

Limitações: o Apartop não envia aos Mossos d'Esquadra nem à Ertzaintza, então na Catalunha e no País Basco ele não faz o envio automático. Também não oferece verificação biométrica por selfie.

Outras opções

• O próprio site do SES.Hospedajes: grátis. Você pode digitar cada ficha manualmente ou enviar um arquivo XML. Funciona, mas, com várias reservas por semana, e a partir de outro fuso horário, é fácil perder o prazo.
• O Civitfun é uma solução de check-in on-line para hotéis, redes hoteleiras e apartamentos de temporada, com um produto de registro de hóspedes. O site não publica preços nem detalha o envio ao SES (consultado em 11 de outubro de 2026), por isso não está na tabela.
• O seu PMS ou administrador local: muitos PMS se integram ao Chekin ou têm envio próprio. Se uma imobiliária local administra o seu apartamento, pergunte quem é responsável pelo registro de hóspedes: como proprietário, você deve saber que isso está sendo feito.

Como escolher

• Você só precisa do registro de hóspedes e já usa um PMS: Chekin ou Partee, conectados ao seu PMS.
• Você tem imóvel na Catalunha ou no País Basco: escolha um que envie aos Mossos ou à Ertzaintza (Chekin, Partee ou Check-in Scan, segundo os sites).
• Você recebe os hóspedes pessoalmente: o Partee oferece check-in presencial com assinatura na tela.
• Você tem 1 ou 2 apartamentos e quer gastar o mínimo possível: o Apartop Grátis oferece check-in com leitor, assinaturas e um arquivo de registro pronto para enviar, sem custo.
• Você quer que o registro seja enviado automaticamente e ter calendário, limpeza e contas no mesmo lugar: Apartop Pro, ou uma plataforma grande como o Hostaway, se precisar de um channel manager por API.

Para testar, você pode começar grátis no Apartop e ativar o check-in do seu primeiro apartamento em poucos minutos.

Fontes

• Real Decreto 933/2021, de 26 de outubro (BOE, texto consolidado): artigos 4, 5 e 6 (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Ministério do Interior: obrigações de registro de hóspedes (consultado em 11 de outubro de 2026)
• SES.Hospedajes, Ministério do Interior
• Governo da Catalunha: registro de hóspedes dos estabelecimentos de hospedagem (Mossos d'Esquadra) (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Governo Basco: serviço de comunicações do registro de hospedagem (Ertzaintza) (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Chekin, preços (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Chekin, registro de hóspedes na Espanha: envio ao SES, Mossos e Ertzaintza, OCR, MiDNI, verificação biométrica e teste de 14 dias (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Chekin, check-in on-line em casas e apartamentos: assinatura do contrato (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Chekin, integrações (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Partee (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Check-in Scan, check-in on-line (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Check-in Scan, preços: planos Essential, Plus e Ultimate (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Hostaway, integração nativa com o SES.Hospedajes (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Civitfun (consultado em 11 de outubro de 2026)
• Apartop: preços