Equipe Apartop
Neste artigo
O check-in on-line com fechadura inteligente permite que os hóspedes entrem no seu apartamento de temporada sem encontrar ninguém: eles preenchem os dados e assinam pelo celular antes de chegar e, no dia da chegada, recebem um código que abre a porta só durante a estadia. Para proprietários que moram fora da Espanha, muitas vezes é a diferença entre depender de um vizinho com uma cópia da chave e administrar o apartamento de qualquer lugar.
Este guia explica como o sistema completo funciona, quais tipos de fechadura existem, por que cada reserva deve ter seu próprio código, o que a lei espanhola exige sobre a identificação dos hóspedes e quais hábitos de segurança adotar.
Como funciona o check-in on-line com fechadura inteligente
O fluxo habitual tem quatro passos:
- Chega uma reserva pelo Airbnb, Booking.com, VRBO ou pelo seu próprio site.
- O hóspede faz o check-in on-line: recebe um link, informa os dados de todos que vão se hospedar (ou escaneia o passaporte) e todos com 14 anos ou mais assinam a ficha de entrada.
- Recebe as instruções de acesso: endereço, como entrar no prédio e o código da porta.
- Entra e sai com o código, que deixa de funcionar quando a estadia termina.
O segredo é ligar os passos 2 e 3: o código só é liberado quando o check-in está completo. Assim ninguém fica dentro do seu apartamento sem que você tenha os dados, e você consegue enviar a tempo a ficha obrigatória de hóspedes à polícia espanhola (veja o nosso guia de registro de hóspedes no SES.HOSPEDAJES).
Por que combina com o aluguel por temporada
- Chegadas a qualquer hora, sem ninguém de plantão.
- Menos custo e menos coordenação: ninguém precisa esperar na porta a cada check-in, o que faz diferença se você administra de outro país.
- Sem cópias de chave que se perdem ou acabam no bolso de um hóspede no voo de volta.
- Um código por reserva: se um hóspede compartilhar o dele, ele para de funcionar quando a estadia termina.
- Dados completos dos hóspedes antes da chegada, porque o código depende do check-in.
Também há desvantagens: você depende de pilhas e, em alguns modelos, de conexão com a internet; alguns hóspedes preferem ser recebidos por uma pessoa; e nem toda porta aceita qualquer fechadura.
Tipos de fechadura e de acesso
| Sistema | Como o hóspede entra | Código diferente por reserva | Alterações a distância |
|---|---|---|---|
| Cofre de chaves com senha | Pega a chave em uma caixa | Só se você trocar | ❌ |
| Fechadura com teclado (sem conexão) | Digita um código | Depende do modelo | ❌ |
| Fechadura inteligente conectada | Digita o código ou usa um app | ✅ | ✅ |
| Recepção ou uma pessoa | Recebe a chave em mãos | Não se aplica | Não se aplica |
Cofres de chaves
A opção mais barata, sem nada instalado na própria porta. O problema é que a senha costuma ficar igual para todos até alguém trocá-la manualmente, e a chave pode não voltar para o cofre. Funcionam bem como reserva, mas exigem disciplina: trocar a senha entre as estadias e conferir se a chave está lá.
Fechaduras inteligentes com teclado
Elas são instaladas sobre o cilindro da porta ou substituem a fechadura, e abrem com teclado, app ou os dois. Os modelos gerenciados pela internet permitem criar códigos com data e hora de início e fim, exatamente o que um aluguel por temporada precisa. Dois ecossistemas muito difundidos são:
- Nuki: fechaduras instaladas na parte de dentro da porta, sobre o cilindro, com um teclado externo (Keypad). Para gerenciá-las a distância, a fechadura precisa estar on-line: por Wi-Fi integrado (modelos Ultra, Pro e Go, segundo a Nuki), por Remote Access via Thread ou com um Bridge nos modelos sem Wi-Fi.
- TTLock: uma plataforma e um app usados por fechaduras com teclado de muitos fabricantes. Para alterar ou cancelar códigos a distância, a fechadura precisa de um gateway conectado à internet.
Sobre os preços: variam muito conforme o modelo, a necessidade de teclado ou gateway e a porta. Não os listamos aqui porque mudam com frequência; consulte o site do fabricante antes de comprar.
Códigos por reserva
Um único código para todos é prático, mas arriscado: qualquer hóspede anterior poderia voltar a entrar. O melhor é um código diferente para cada reserva, que:
- é ativado no horário de check-in do dia da chegada,
- expira no horário de check-out,
- é atualizado se as datas da reserva mudarem,
- e é apagado se a reserva for cancelada.
Dá para fazer isso manualmente no app da fechadura, mas, com várias reservas por semana, é fácil esquecer ou errar. O ideal é deixar isso com o seu software de gestão, a partir das reservas.
E a identificação dos hóspedes?
O self check-in não dispensa as regras espanholas de registro de hóspedes. O Real Decreto 933/2021 exige que você colete os dados de todos os hóspedes, que todos com 14 anos ou mais assinem a ficha de entrada, que você confira se os dados batem com o documento de identidade e que os comunique à plataforma SES.HOSPEDAJES do Ministério do Interior (na Catalunha, aos Mossos d'Esquadra; no País Basco, à Ertzaintza) em até 24 horas. Isso vale quer você more na Espanha, quer não.
O check-in on-line resolve isso antes da chegada:
- Os hóspedes digitam os dados ou escaneiam o passaporte ou documento de identidade com a câmera, o que reduz erros de digitação.
- Cada adulto assina no celular.
- O código da porta só aparece quando o check-in está completo.
Se você também quiser verificar visualmente que quem chega é quem diz ser (por exemplo, com uma videochamada ou uma foto), lembre-se de que se aplica o RGPD da União Europeia: colete só o necessário, informe o hóspede e não guarde os dados por mais tempo que o preciso. Uma foto do documento ou uma selfie com reconhecimento facial são dados especialmente sensíveis.
Boas práticas e segurança
- Nunca use o mesmo código para todos, nem códigos óbvios (123456, 111111, um ano de nascimento).
- Confira as pilhas a cada limpeza e deixe pilhas de reserva no apartamento. Muitas fechaduras avisam no app quando estão fracas.
- Tenha uma chave física de emergência em um lugar seguro (outro cofre de chaves, um vizinho de confiança, a sua faxineira).
- Verifique a conexão: se a fechadura estiver off-line, você não consegue alterar nem cancelar códigos a distância.
- Consulte o histórico de aberturas se algo der errado.
- Envie o código só pelo canal do próprio hóspede (a página da estadia ou o chat da plataforma), nunca em um anúncio público.
- A entrada do prédio é outra porta: se o seu prédio tem uma portaria ou porta comum, pense em como os hóspedes vão entrar. Instalar qualquer coisa nas áreas comuns é assunto do condomínio (comunidad de propietarios); veja o nosso guia sobre a Lei de Propriedade Horizontal e os aluguéis turísticos.
- Explique bem como funciona: um texto curto e uma foto do teclado evitam muitas ligações à meia-noite.
Como o Apartop faz com Nuki e TTLock
O Apartop integra fechaduras Nuki e TTLock nos planos Grátis e Pro. Você conecta a sua conta da marca uma vez, escolhe a fechadura de cada apartamento e, a partir daí, o Apartop cuida dos códigos sozinho:
- Um código aleatório de 6 dígitos diferente para cada reserva, criado na fechadura 3 dias antes da chegada (ou quando a reserva entra, se for depois).
- Válido do horário de check-in do dia da chegada até o horário de check-out, no horário local do apartamento.
- Leva o nome do hóspede e as datas, para você reconhecê-lo no app da fechadura.
- Se as datas mudarem, ele é atualizado; se a reserva for cancelada ou você trocar de fechadura, ele é apagado. Depois do check-out, é removido da fechadura em até 12 horas.
- O hóspede o vê na página da estadia só com o check-in completo e a partir do dia da chegada.
- Se a marca da fechadura não responder, o Apartop tenta de novo com pausas crescentes, e você tem um botão para gerar o código na hora.
- Os tokens de conexão são guardados criptografados e nunca saem do servidor.
O que você precisa para cada marca:
- Nuki: um Nuki Keypad pareado com a fechadura e um token de API do Nuki Web.
- TTLock: um aplicativo de desenvolvedor gratuito na plataforma aberta da TTLock e o seu login do app TTLock. Com gateway, o código tem horários exatos e pode ser alterado ou cancelado a distância. Sem gateway, a fechadura gera um código de período off-line: funciona em horas cheias, precisa ser usado pela primeira vez nas 24 horas seguintes ao início e não pode ser cancelado a distância (simplesmente expira no fim).
Se o seu apartamento não tem fechadura inteligente, o Apartop permite registrar como os hóspedes entram: entrega de chaves em pessoa, recepção do prédio, cofre de chaves ou fechadura com teclado, com as suas instruções e fotos.
Tudo isso funciona junto com o check-in on-line com assinatura e o leitor de passaporte e documento de identidade. Veja os planos na nossa página de preços ou comece grátis, com até 2 apartamentos sem custo.
Perguntas frequentes
É legal os hóspedes entrarem sozinhos?
Sim, desde que você cumpra o registro de hóspedes: coletar os dados de todos, fazer os maiores de 14 anos assinarem, conferir se os dados batem com os documentos e comunicá-los ao SES.HOSPEDAJES em até 24 horas. O check-in on-line existe justamente para isso.
Moro fora da Espanha. Consigo administrar o self check-in a distância?
Sim. Com uma fechadura inteligente conectada e check-in on-line, os códigos são criados e removidos sem que você esteja lá. Mesmo assim, é prudente ter alguém local para emergências, como uma pilha descarregada ou um hóspede trancado do lado de fora.
E se a pilha da fechadura acabar?
Depende do modelo: muitas avisam com antecedência e algumas podem ser alimentadas por fora em uma emergência. Por precaução, mantenha sempre uma chave física de reserva em um lugar seguro e troque as pilhas nas limpezas.
Preciso de internet no apartamento?
Para criar, alterar ou cancelar códigos a distância, sim: a fechadura precisa estar on-line (Wi-Fi, Thread, Bridge ou gateway, conforme a marca e o modelo). Com TTLock sem gateway, o Apartop pode usar códigos de período off-line, embora eles não possam ser cancelados a distância.
E se o hóspede não fizer o check-in on-line?
No Apartop, ele não vê o código da porta até completá-lo. Assim ninguém entra sem que você tenha os dados.
Quando o hóspede recebe o código?
No Apartop, na página da estadia, a partir do dia da chegada e só com o check-in completo. O código funciona do horário de check-in até o horário de check-out.
Fontes
- Real Decreto 933/2021, de 26 de outubro (BOE, em espanhol): artigos 4 e 6 (consultado em 11 de outubro de 2026)
- Nuki: site oficial (consultado em 11 de outubro de 2026)
- Ajuda da Nuki: acesso remoto e Remote Access via Thread (consultado em 11 de outubro de 2026)
- Nuki Web API: documentação para desenvolvedores (consultado em 11 de outubro de 2026)
- TTLock Open Platform (consultado em 11 de outubro de 2026)
- Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD)
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