Gästemeldung bei SES.HOSPEDAJES: Schritt für Schritt

Wenn Sie eine Ferienwohnung in Spanien vermieten, müssen Sie jeden Gast erfassen und seine Daten über SES.HOSPEDAJES an das spanische Innenministerium übermitteln. Das gilt, ob Sie in Spanien oder im Ausland leben und ob Sie eine Wohnung haben oder zwanzig. Die Pflicht beruht auf dem Königlichen Dekret 933/2021, und die Frist ist knapp: Die Meldung muss unverzüglich und spätestens innerhalb von 24 Stunden erfolgen.

Dieser Leitfaden führt Sie mit dem amtlichen Text in der Hand durch alles: wer betroffen ist, was Sie jeden Gast fragen müssen, wie Sie sich anmelden, wie Sie Meldungen senden, wie lange Sie die Daten aufbewahren, welche Bußgelder drohen und welche Fehler wir am häufigsten sehen. Am Ende erklären wir, wie Apartop das erledigt.

Was SES.HOSPEDAJES ist

SES.HOSPEDAJES ist die Online-Plattform des spanischen Staatssekretariats für Sicherheit, das zum Innenministerium gehört. Wer Unterkünfte anbietet, meldet darüber seine Gäste und Buchungen. Sie ist die digitale Fassung der „polizeilichen Meldung“ von Hotelgästen, wie es sie in vielen Ländern gibt.

Rechtsgrundlage ist das Königliche Dekret 933/2021 (veröffentlicht im BOE, dem spanischen Amtsblatt), das auf dem Organgesetz 4/2015 über die öffentliche Sicherheit aufbaut. Die Meldepflichten gelten seit dem 2. Januar 2023 (dritte Schlussbestimmung des Dekrets), die Übergangszeit für die Plattform endete aber am 2. Dezember 2024: Laut der Pressemitteilung der Tourismusverbände nach ihrem Treffen mit dem Ministerium am 4. Oktober 2024 sollte es keine weiteren Verlängerungen geben. Nur die Polizei darf die Daten verarbeiten, mit Zugriff für Gerichte und Staatsanwaltschaft (Art. 7).

Bis Durchführungsbestimmungen erlassen werden, gilt die Orden INT/1922/2003 über Gästeregister und Meldeformulare weiter, soweit sie dem Dekret nicht widerspricht (einzige Aufhebungsbestimmung). Das Ministerium hat sich 2024 zu einer Ministerialverordnung zur Durchführung des Dekrets verpflichtet und einen Entwurf zur Konsultation gestellt, doch Stand 11. Oktober 2026 ist sie nicht im BOE veröffentlicht: Sie ist angekündigt, die Veröffentlichung im BOE steht aus.

Eine Ausnahme: In Katalonien und im Baskenland werden die Meldungen nicht über SES.HOSPEDAJES gesendet, sondern über die Systeme der Regionalpolizeien (Mossos d'Esquadra und Ertzaintza); folgen Sie deren Anweisungen.

Wer Gäste melden muss

Das Dekret erfasst jede Person oder jedes Unternehmen, das gegen Entgelt Unterkunft gewährt, ob gewerblich oder nicht, sowie Vermittler wie Buchungsplattformen (Art. 2). Ferienwohnungen sind ausdrücklich eingeschlossen; auch eine einzelne Wohnung, die nur ein paar Wochen im Jahr vermietet wird, ist erfasst. Ein Wohnsitz außerhalb Spaniens ändert daran nichts.

Das Dekret unterscheidet zwei Profile:

Wenn Sie als Privatperson nicht gewerblich vermieten, gilt das Dekret trotzdem: Sie sind von der Register- und Aufbewahrungspflicht befreit (Art. 5.4), nicht aber von den Meldepflichten nach Artikel 6, die Sie auch auf nicht elektronischem Weg erfüllen dürfen (Art. 6.4). Welches Profil auf Sie passt, hängt davon ab, wie Sie die Wohnung betreiben (zum Beispiel über eine Gesellschaft oder als wirtschaftliche Tätigkeit). Ihr Gestor kann es Ihnen sagen.

Was Sie jeden Gast fragen müssen

Das Meldeformular muss von jedem Gast ab 14 Jahren unterschrieben werden. Für Kinder unter 14 Jahren macht der begleitende Erwachsene die Angaben (Art. 4). Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die Daten mit dem Ausweisdokument des Gastes übereinstimmen.

Nach Anhang I des Dekrets und den technischen Anweisungen des Ministeriums brauchen Sie für jede Person:

• Vorname, ersten Nachnamen und zweiten Nachnamen (der zweite ist bei spanischen Ausweisen Pflicht, da spanische Namen meist zwei Nachnamen haben).
• Dokumentart (spanischer DNI, NIE-Ausländernummer, Reisepass oder anderes) und Nummer, bei Erwachsenen Pflicht.
• „Support-Nummer“ des Dokuments (número de soporte), Pflicht bei spanischen DNI- und NIE-Karten.
• Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Geschlecht.
• Vollständige Wohnanschrift.
• Mindestens eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse.
• Verwandtschaftsverhältnis zum Erwachsenen, bei Minderjährigen.

Und zum Aufenthalt: Buchungsreferenz und -datum, Datum und Uhrzeit von Check-in und Check-out, Zahl der Gäste und Zahlungsdaten (Zahlungsart: Plattform, Karte, Überweisung, bar usw.).

Fristen: die 24-Stunden-Regel

Artikel 6.3 schreibt vor, dass die Daten bei Abschluss einer Buchung oder eines Vertrags, bei ihrer Stornierung und bei Beginn des Aufenthalts gemeldet werden, „unverzüglich“ und spätestens 24 Stunden nach jedem dieser Ereignisse.

Für eine Ferienwohnung bedeutet das zwei Arten von Meldungen:

1. Buchungsmeldung (auf Spanisch RH): wenn eine Buchung zustande kommt oder storniert wird. Wie das bei Buchungen über Plattformen gilt, die selbst meldepflichtig sind (Airbnb, Booking.com usw.), sollten Sie im Portal von SES.HOSPEDAJES oder mit Ihrem Berater klären.
2. Gästemeldung (PV, parte de viajeros): bei Beginn des Aufenthalts, mit den Daten aller Gäste. Die 24 Stunden laufen ab dem Check-in.

Ob gewerblich oder nicht, Sie müssen außerdem Ihre Daten und jede Unterkunft vor dem Start melden: innerhalb von zehn Tagen nach Abschluss der behördlichen Schritte für die Tätigkeit und in jedem Fall vor dem ersten Aufenthalt (Art. 6.1 und 6.2).

So melden Sie sich an

Die Anmeldung erfolgt einmalig im Online-Portal von SES.HOSPEDAJES mit spanischer elektronischer Identifizierung:

1. Öffnen Sie im Portal den Bereich für die Anmeldung von Unterkünften.
2. Geben Sie an, ob Ihre Tätigkeit gewerblich ist oder nicht, und tragen Sie Ihre Daten als Vermieter (arrendador) ein.
3. Legen Sie jede Wohnung als Unterkunft mit vollständiger Adresse an.
4. Wenn Sie eine Software nutzen werden, die die Meldungen für Sie sendet, kreuzen Sie Versand der Meldungen per Webservice an (das lässt sich auch später in Ihren gemeldeten Daten aktivieren).

Sie erhalten einen Vermietercode (código de arrendador), für jede Wohnung einen Unterkunftscode und, wenn Sie den Webservice beantragt haben, einen Webservice-Benutzer (endet auf „WS“) mit Passwort. Bewahren Sie diese sicher auf: Jede Check-in-Software wird danach fragen.

Wenn Sie im Ausland leben: Das Portal setzt eine spanische elektronische Identifizierung voraus, die viele nicht ansässige Eigentümer nicht haben. In der Praxis lassen viele die Anmeldung von ihrem Gestor oder ihrer Verwaltungsfirma erledigen. Beachten Sie außerdem, dass dies getrennt ist von Ihrer regionalen Tourismuslizenz und vom staatlichen Einheitlichen Mietregister (NRUA). Die regionale Lizenz bleibt Pflicht, während das Einheitliche Register 2026 vom Obersten Gerichtshof aufgehoben wurde (der Artikel erklärt, was davon übrig ist).

Manuelles Hochladen oder Webservice

Es gibt drei Wege, Meldungen zu senden:

Die Datei muss XML nach der amtlichen Vorlage sein (keine Tabellen und kein CSV). Enthalten einige Meldungen Fehler, speichert das System die gültigen, und Sie können die übrigen unter „Consulta y gestión de mis comunicaciones“ (Meine Meldungen ansehen und verwalten) korrigieren.

Der Webservice arbeitet asynchron: SES nimmt die Sendung an, vergibt eine Losnummer und verarbeitet sie später. Eine Meldung gilt erst, wenn das Los fehlerfrei verarbeitet wurde; Ihre Software sollte daher das Los prüfen und bei einem Fehler erneut senden.

Aufbewahrung der Daten

Gewerbliche Vermieter müssen die Daten nach dem Ende des Aufenthalts 3 Jahre in einem elektronischen Register aufbewahren (Art. 5.3). Nicht gewerbliche Vermieter sind von Register und Aufbewahrung befreit (Art. 5.4), müssen aber trotzdem melden.

Es handelt sich um personenbezogene Daten, also gilt die DSGVO der EU: Speichern Sie sie sicher und löschen Sie sie, sobald Sie sie nicht mehr aufbewahren müssen.

Liegt Ihre Wohnung in Andalusien, müssen Sie den Gästen außerdem das nach dem Dekret 28/2016 vorgeschriebene Eintrittsdokument aushändigen und es ein Jahr aufbewahren. Siehe unsere Seite zum andalusischen Eintrittsdokument.

Bußgelder

Artikel 8 des Dekrets verweist auf das Sanktionsregime des Organgesetzes 4/2015:

Schwere Bußgelder sind in drei Stufen unterteilt (die unterste reicht bis 10.400 €) und werden in der Regel in der untersten Stufe verhängt, sofern keine erschwerenden Umstände vorliegen.

Häufige Fehler

• Daten erst am Anreisetag erheben. Kommen Gäste um Mitternacht an, ohne etwas ausgefüllt zu haben, sind die 24 Stunden schnell vorbei. Fragen Sie vorher.
• Fehlende Support-Nummer bei spanischen DNI- oder NIE-Karten oder fehlender zweiter Nachname.
• Weder Telefon noch E-Mail. Erwachsene brauchen mindestens eines davon.
• Nicht erkennbarer Ort bei Gästen mit Wohnsitz in Spanien: Das System muss die Gemeinde zuordnen können.
• Personen auslassen: Jeder Gast zählt, auch Kinder (mit Angaben durch den Erwachsenen).
• Annehmen, dass eine Meldung durchgegangen ist, ohne zu prüfen, ob das Los angenommen wurde.
• Verfahren verwechseln: SES.HOSPEDAJES ersetzt weder die regionale Tourismuslizenz noch die NRUA.

So macht es Apartop

In Apartop ist die Gästemeldung Teil des Online-Check-ins:

• Jede Buchung hat einen eigenen Check-in-Link, den die Gäste vor der Anreise auf dem Handy ausfüllen. Das Formular fragt jedes von SES verlangte Feld ab und prüft es: Erwachsener oder Minderjähriger, Dokumentart und Support-Nummer, Land, Telefon oder E-Mail und das Verwandtschaftsverhältnis Minderjähriger.
• Gäste können ihren Pass oder Ausweis mit der Kamera scannen, statt zu tippen; das Foto verlässt nie das Handy (Pass-Scanner).
• Jeder Erwachsene unterschreibt mit dem Finger auf dem Bildschirm.
• Für Gäste mit Wohnsitz in Spanien ermittelt Apartop den amtlichen Gemeindeschlüssel aus Postleitzahl und Ort und warnt Sie, wenn die Zuordnung nicht gelingt.
• Eine Gästeübersicht zeigt den Status jeder Meldung und die 24-Stunden-Frist ab dem Check-in-Zeitpunkt.
• Die Identitätsdaten der Gäste werden 3 Jahre nach dem Check-out gelöscht.

Im kostenlosen Tarif (bis zu 2 Wohnungen) laden Sie die Meldung als amtliches XML herunter und laden sie selbst hoch. In Pro (9 € pro Wohnung und Monat zzgl. MwSt.) sendet Apartop sie automatisch per Webservice, sobald der Gast den Check-in abschließt, prüft das Los und sendet bei einem Fehler erneut. Derzeit sendet Apartop die Gästemeldung (PV); Buchungsmeldungen (RH) sendet es nicht. Alle Einzelheiten auf unserer Preisseite.

Zum Vergleich der Werkzeuge siehe unsere Übersicht über Software für die Gästemeldung. Oder starten Sie kostenlos: Neue Konten erhalten 30 Tage Pro.

Quellen

• BOE: Königliches Dekret 933/2021 vom 26. Oktober, konsolidierter Text (Art. 2 bis 8, Aufhebungsbestimmung, dritte Schlussbestimmung und Anhang I), auf Spanisch; abgerufen am 11.10.2026
• BOE: Organgesetz 4/2015 über die öffentliche Sicherheit (Art. 33, 36.20, 37.9 und 39), auf Spanisch; abgerufen am 11.10.2026
• BOE: Orden INT/1922/2003 vom 3. Juli über Gästeregister und Meldeformulare, auf Spanisch; abgerufen am 11.10.2026
• Portal SES.HOSPEDAJES (Innenministerium); abgerufen am 11.10.2026
• Innenministerium: Anleitung zum Massen-Upload, Version 1.1.0 (PDF, auf Spanisch); abgerufen am 11.10.2026
• CEHAT: Pressemitteilung vom 4. Oktober 2024 zum Ende der Übergangszeit (PDF, auf Spanisch, Branchenquelle); abgerufen am 11.10.2026