Online-Check-in und Smart Locks: ein Praxisleitfaden

Online-Check-in mit Smart Lock lässt Gäste in Ihre Ferienwohnung, ohne dass sie jemanden treffen müssen: Sie geben vor der Anreise ihre Daten ein und unterschreiben auf dem Handy, und am Anreisetag erhalten sie einen Code, der die Tür nur für die Dauer ihres Aufenthalts öffnet. Für Eigentümer, die außerhalb Spaniens leben, ist das oft der Unterschied zwischen der Abhängigkeit von einem Nachbarn mit Ersatzschlüssel und der Verwaltung von überall aus.

Dieser Leitfaden erklärt, wie das Ganze funktioniert, welche Schlossarten es gibt, warum jede Buchung ihren eigenen Code haben sollte, was das spanische Recht bei der Identifizierung der Gäste verlangt und welche Sicherheitsgewohnheiten sinnvoll sind.

So funktioniert Online-Check-in mit Smart Lock

Der übliche Ablauf hat vier Schritte:

1. Eine Buchung geht ein, über Airbnb, Booking.com, VRBO oder Ihre eigene Website.
2. Der Gast checkt online ein: Er erhält einen Link, gibt die Daten aller Mitreisenden ein (oder scannt den Pass), und alle ab 14 Jahren unterschreiben das Meldeformular.
3. Er erhält die Zugangsanweisungen: Adresse, wie er ins Gebäude kommt, und seinen Türcode.
4. Er kommt und geht mit dem Code, der mit dem Ende des Aufenthalts ungültig wird.

Entscheidend ist die Verknüpfung von Schritt 2 und 3: Der Code wird erst freigegeben, wenn der Check-in abgeschlossen ist. So ist niemand in Ihrer Wohnung, dessen Daten Sie nicht haben, und Sie können die vorgeschriebene Gästemeldung rechtzeitig an die spanische Polizei senden (siehe unseren Leitfaden zur Gästemeldung bei SES.HOSPEDAJES).

Warum es zu einer Ferienwohnung passt

• Ankünfte zu jeder Uhrzeit, ohne dass jemand Bereitschaft haben muss.
• Weniger Kosten und weniger Abstimmung: Niemand muss bei jedem Check-in an der Tür warten, was zählt, wenn Sie aus einem anderen Land verwalten.
• Keine Ersatzschlüssel, die verloren gehen oder in der Tasche eines Gastes mit nach Hause fliegen.
• Ein Code pro Buchung: Gibt ein Gast seinen weiter, funktioniert er nach dem Ende seines Aufenthalts nicht mehr.
• Vollständige Gästedaten vor der Ankunft, weil der Code vom Check-in abhängt.

Es gibt auch Nachteile: Sie sind von Batterien und bei manchen Modellen von einer Internetverbindung abhängig, manche Gäste bevorzugen einen persönlichen Empfang, und nicht jede Tür eignet sich für jedes Schloss.

Arten von Schlössern und Zugang

Schlüsselsafes

Die günstigste Option, ohne Eingriff an der Tür selbst. Der Nachteil: Der Code bleibt meist für alle gleich, bis ihn jemand von Hand ändert, und der Schlüssel landet nicht immer wieder in der Box. Als Reserve funktionieren sie gut, verlangen aber Disziplin: Ändern Sie den Code zwischen den Aufenthalten und prüfen Sie, ob der Schlüssel da ist.

Smart Locks mit Tastatur

Sie werden über dem Schließzylinder montiert oder ersetzen das Schloss und öffnen per Tastatur, App oder beidem. Modelle, die über das Internet verwaltet werden, erlauben Codes mit Start- und Enddatum samt Uhrzeit, genau das, was eine Ferienwohnung braucht. Zwei verbreitete Systeme sind:

• Nuki: Schlösser, die innen an der Tür über dem Zylinder montiert werden, mit externer Tastatur (Keypad). Für die Fernverwaltung muss das Schloss online sein: über eingebautes WLAN (laut Nuki die Modelle Ultra, Pro und Go), Remote Access über Thread oder eine Bridge bei Modellen ohne WLAN.
• TTLock: eine Plattform und App, die von Codeschlössern vieler Hersteller genutzt wird. Um Codes aus der Ferne zu ändern oder zu löschen, braucht das Schloss ein mit dem Internet verbundenes Gateway.

Zu den Preisen: Sie schwanken stark je nach Modell, danach, ob Sie Tastatur oder Gateway brauchen, und nach der Tür. Wir nennen sie hier nicht, weil sie sich oft ändern; prüfen Sie vor dem Kauf die Website des Herstellers.

Codes pro Buchung

Ein einziger Code für alle ist bequem, aber riskant: Jeder frühere Gast könnte wieder hinein. Besser ist ein eigener Code für jede Buchung, der:

• am Anreisetag zur Check-in-Zeit aktiv wird,
• zur Check-out-Zeit abläuft,
• sich anpasst, wenn sich die Buchungsdaten ändern,
• und gelöscht wird, wenn die Buchung storniert wird.

Das können Sie von Hand in der App des Schlosses erledigen, aber bei mehreren Buchungen pro Woche wird schnell etwas vergessen oder falsch gemacht. Besser überlassen Sie das Ihrer Verwaltungssoftware, gesteuert von Ihren Buchungen.

Und die Identifizierung der Gäste?

Self-Check-in befreit Sie nicht von den spanischen Regeln zur Gästemeldung. Das Königliche Dekret 933/2021 verlangt, die Daten jedes Gastes zu erheben, alle ab 14 Jahren das Meldeformular unterschreiben zu lassen, sicherzustellen, dass die Daten mit dem Ausweisdokument übereinstimmen, und sie innerhalb von 24 Stunden an die Plattform SES.HOSPEDAJES des Innenministeriums zu melden (in Katalonien an die Mossos d'Esquadra, im Baskenland an die Ertzaintza). Das gilt unabhängig davon, ob Sie in Spanien leben.

Der Online-Check-in erledigt das vor der Ankunft:

• Die Gäste tippen ihre Daten ein oder scannen ihren Pass oder Ausweis mit der Kamera, was Tippfehler verringert.
• Jeder Erwachsene unterschreibt auf seinem Handy.
• Der Türcode erscheint erst, wenn der Check-in abgeschlossen ist.

Wenn Sie zusätzlich visuell prüfen möchten, ob die ankommende Person die ist, die sie vorgibt zu sein (etwa per Videoanruf oder Foto), denken Sie an die DSGVO der EU: Erheben Sie nur, was Sie brauchen, informieren Sie den Gast und bewahren Sie es nicht länger als nötig auf. Ein Foto eines Ausweisdokuments oder ein Selfie mit Gesichtserkennung sind besonders sensible Daten.

Bewährte Praxis und Sicherheit

• Nie denselben Code für alle verwenden und keine naheliegenden Codes (123456, 111111, ein Geburtsjahr).
• Prüfen Sie die Batterien bei jeder Reinigung und halten Sie Ersatz in der Wohnung bereit. Viele Schlösser warnen in der App, wenn sie schwach werden.
• Bewahren Sie einen physischen Notschlüssel an einem sicheren Ort auf (ein weiterer Schlüsselsafe, ein vertrauenswürdiger Nachbar, Ihre Reinigungskraft).
• Prüfen Sie die Verbindung: Ist das Schloss offline, können Sie Codes nicht aus der Ferne ändern oder löschen.
• Sehen Sie sich das Zugangsprotokoll an, wenn etwas schiefgeht.
• Senden Sie den Code nur über den Kanal des Gastes (seine Aufenthaltsseite oder die Nachrichtenfunktion der Plattform), nie in einem öffentlichen Inserat.
• Der Hauseingang ist eine weitere Tür: Hat Ihr Gebäude eine gemeinsame Haustür, überlegen Sie, wie die Gäste hineinkommen. Alles, was an Gemeinschaftsflächen montiert wird, ist Sache der Eigentümergemeinschaft (comunidad de propietarios); siehe unseren Leitfaden zum Wohnungseigentumsgesetz und Ferienvermietung.
• Erklären Sie klar, wie es funktioniert: Ein kurzer Text und ein Foto der Tastatur ersparen viele Anrufe um Mitternacht.

So macht es Apartop mit Nuki und TTLock

Apartop bindet Nuki- und TTLock-Schlösser im kostenlosen und im Pro-Tarif ein. Sie verbinden einmal Ihr Konto bei der Marke, wählen für jede Wohnung das Schloss, und von da an kümmert sich Apartop selbst um die Codes:

• Ein eigener, zufälliger 6-stelliger Code für jede Buchung, der 3 Tage vor der Anreise im Schloss angelegt wird (oder beim Eingang der Buchung, wenn das später ist).
• Gültig ab der Check-in-Zeit am Anreisetag bis zur Check-out-Zeit, in der Ortszeit der Wohnung.
• Er trägt Namen und Daten des Gastes, damit Sie ihn in der App des Schlosses wiedererkennen.
• Ändern sich die Daten, wird er angepasst; wird die Buchung storniert oder wechseln Sie das Schloss, wird er gelöscht. Nach dem Check-out wird er innerhalb von 12 Stunden aus dem Schloss entfernt.
• Die Gäste sehen ihn auf ihrer Aufenthaltsseite erst nach abgeschlossenem Check-in und ab dem Anreisetag.
• Antwortet der Schlossanbieter nicht, versucht es Apartop erneut, mit wachsenden Pausen, und Sie haben eine Schaltfläche, um den Code sofort zu erzeugen.
• Die Verbindungstoken werden verschlüsselt gespeichert und verlassen nie den Server.

Was Sie je Marke brauchen:

• Nuki: ein mit dem Schloss gekoppeltes Nuki Keypad und ein API-Token aus Nuki Web.
• TTLock: eine kostenlose Entwickleranwendung auf der offenen TTLock-Plattform und Ihre Zugangsdaten der TTLock-App. Mit Gateway hat der Code exakte Uhrzeiten und lässt sich aus der Ferne ändern oder löschen. Ohne Gateway erzeugt das Schloss einen Offline-Zeitraumcode: Er arbeitet in vollen Stunden, muss innerhalb von 24 Stunden nach Beginn erstmals benutzt werden und lässt sich nicht aus der Ferne löschen (er läuft einfach am Ende ab).

Hat Ihre Wohnung kein Smart Lock, können Sie in Apartop festhalten, wie die Gäste hineinkommen: persönliche Schlüsselübergabe, Rezeption im Gebäude, Schlüsselsafe oder Codeschloss, mit Ihren eigenen Anweisungen und Fotos.

All das arbeitet zusammen mit dem Online-Check-in mit Unterschrift und dem Pass- und Ausweis-Scanner. Die Tarife finden Sie auf unserer Preisseite, oder Sie starten kostenlos, mit bis zu 2 Wohnungen ohne Kosten.

Quellen

• Königliches Dekret 933/2021 vom 26. Oktober (BOE, auf Spanisch): Artikel 4 und 6 (abgerufen am 11.10.2026)
• Nuki: offizielle Website (abgerufen am 11.10.2026)
• Nuki-Hilfe: Fernzugriff und Remote Access über Thread (abgerufen am 11.10.2026)
• Nuki Web API: Entwicklerdokumentation (abgerufen am 11.10.2026)
• TTLock Open Platform (abgerufen am 11.10.2026)
• Spanische Datenschutzbehörde (AEPD)