Die beste Software für die Gästemeldung bei SES.Hospedajes

Wenn Sie eine Ferienwohnung in Spanien vermieten, müssen Sie jeden Gast erfassen und seine Daten innerhalb von 24 Stunden über SES.Hospedajes an das spanische Innenministerium senden. Das geht von Hand auf der Website des Ministeriums, aber die meisten Eigentümer, und fast alle, die im Ausland leben, nutzen eine Software für die Gästemeldung, die die Daten des Gastes vor der Anreise erhebt, seinen Pass ausliest und die Meldung automatisch übermittelt.

Dieser Leitfaden vergleicht die in Spanien meistgenutzten Werkzeuge für SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway und Apartop): was jedes leistet, ob es automatisch übermittelt, ob es Unterschriften erfasst und welche Preise es veröffentlicht. Die Angaben wurden im Oktober 2026 auf der offiziellen Website jedes Unternehmens geprüft.

Was das Gesetz von Ihnen verlangt

Spaniens Königliches Dekret 933/2021 verpflichtet jeden, der Unterkunft gewährt:

• Die Daten jedes Gastes zu erheben: vollständiger Name, Art und Nummer des Ausweisdokuments (für die meisten ausländischen Gäste der Reisepass), Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, vollständige Wohnanschrift, Telefon oder E-Mail und bei Minderjährigen das Verwandtschaftsverhältnis zum Erwachsenen.
• Jeden Gast ab 14 Jahren das Meldeformular (parte de entrada) unterschreiben zu lassen, auf Papier oder digital (Artikel 4).
• Die Daten unverzüglich und spätestens 24 Stunden nach der Buchung (oder ihrer Stornierung) und nach der Ankunft des Gastes zu senden (Artikel 6.3).
• Die Datensätze 3 Jahre ab dem Ende des Aufenthalts aufzubewahren (Artikel 5.3). Wer nicht gewerblich vermietet, ist vom Führen des Registers befreit, muss aber trotzdem melden (Artikel 5.4).

In Katalonien und im Baskenland wird SES.Hospedajes nicht genutzt: Die Daten gehen an die Regionalpolizei (Mossos d'Esquadra und Ertzaintza).

Das gilt unabhängig davon, ob Sie in Spanien leben. Als nicht ansässiger Eigentümer können Sie nicht jeden Gast persönlich empfangen; ein Werkzeug, das den Check-in online erledigt und für Sie übermittelt, ist daher der praktische Weg, die Pflicht zu erfüllen. Um per Software zu übermitteln, müssen Sie sich bei SES.Hospedajes anmelden (Sie brauchen ein spanisches digitales Zertifikat oder einen Vertreter, der eines hat) und die Webservice-Option ankreuzen; damit erhalten Sie einen eigenen „WS“-Benutzernamen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zu SES.Hospedajes erklärt, wie es geht.

Was gute Software können sollte

• Online-Check-in: ein Link, den der Gast vor der Anreise auf dem Handy ausfüllt, ohne App-Installation.
• Dokumentenscanner: liest Pass oder Ausweis mit der Kamera aus, damit niemand tippen muss.
• Prüfung der amtlichen Felder: Fehlt ein Feld oder ist es falsch, lehnt SES die Meldung ab.
• Unterschrift des Gastes für jeden Erwachsenen.
• Automatische Übermittlung über den Webservice von SES.Hospedajes, mit Prüfung, ob das Ministerium sie annimmt, oder zumindest eine fertige Datei zum Hochladen.
• Aufbewahrung der Datensätze für 3 Jahre und anschließende Löschung.

Vergleichstabelle

Chekin

Chekin ist unter Verwaltern von Ferienwohnungen in Spanien wohl das bekannteste Check-in-Werkzeug. Laut seiner Website:

• Online-Check-in über einen Gastlink und ein OCR-Scanner für spanische Ausweise, Aufenthaltskarten und Reisepässe.
• Automatische Übermittlung an die zuständige Behörde (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra oder Ertzaintza) innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in.
• Digitale Vertragsunterschrift als Teil des Check-ins, mit anpassbaren Klauseln (laut seinem Blog).
• Biometrische Identitätsprüfung per Selfie oder Video als Premium-Funktion.
• Je nach Tarif außerdem Online-Zahlungen, Kautionen und Schadensschutz, Touristensteuern, virtuelle Schlüssel, ein digitaler Gästeleitfaden und elektronische Rechnungen.
• Integrationen: Es wirbt mit über 35 integrierten PMS und Behörden, darunter Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify und Avantio.

Preise (pro Unterkunft und Monat, ohne MwSt.): Basic ab 3,95 €, Premium ab 5,95 € (eine Premium-Funktion nach Wahl) und Enterprise ab 7,95 € (alle). Zahlungen, Kautionen und Schadensschutz kosten gesonderte Gebühren. Die Seite nennt unterschiedliche Mindestzahlen an Einheiten (3, 10 oder 20), ohne klarzustellen, welche gilt; prüfen Sie das vor der Anmeldung. Die Spanien-Seite wirbt mit 14 Tagen kostenlosem Test.

Stärken: sehr umfassend, deckt ganz Spanien einschließlich Katalonien und Baskenland ab und lässt sich vermutlich mit Ihrem PMS verbinden, falls Sie schon eines nutzen.

Partee

Partee ist ein spanisches Werkzeug für die Gästemeldung für alle Arten von Unterkünften, von Hotels bis zu Apartments. Die Website hebt hervor:

• Online-Check-in auf dem Handy des Gastes und Check-in vor Ort, der Ausweise und Pässe ausliest, mit Unterschrift des Gastes auf dem Bildschirm.
• Automatische Übermittlung an SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra und Ertzaintza.
• Nummerierte Gästemeldungen und optional ein unterschriebener Vertrag oder ein Eintrittsdokument.
• Buchungen über iCal-Kalender, API oder einen universellen Online-Check-in-Link; Export nach CSV und Excel, eine JSON-API und elektronische Schlösser.
• Unbegrenzte Check-ins, Benutzer und Geräte, ohne Einrichtungsgebühr.

Preis: „ab 1,69 €/Monat“; der Endpreis hängt von Zimmern und Gästeplätzen ab, ein Angebot fordern Sie auf der Website an. Ein Monat kostenloser Test, ohne Karte.

Stärken: sehr niedriger Einstiegspreis und eine gute Wahl, wenn Sie Gäste auch persönlich empfangen.

Check-in Scan

Check-in Scan ist laut seiner Website ein Werkzeug aus Mijas (Málaga). Seine Angaben:

• Online-Check-in, bei dem der Gast die MRZ scannt (die maschinenlesbaren Zeilen unten im Pass oder Ausweis) und mit dem Finger unterschreibt.
• Verbindung zu den Behörden: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra und Ertzaintza, dazu Gästeregister und Meldebuch. Die Daten werden verschlüsselt in der Cloud gespeichert.
• Check-in vor Ort, Berechnung der Touristensteuer und PMS-Integrationen (Plus-Tarif) sowie individuelle Verträge pro Buchung, Einzug der Touristensteuer und Schlösser (Ultimate-Tarif).

Preis (pro Unterkunft und Monat, ohne MwSt.): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € und Ultimate 13,95 €, mit einem Jahr Laufzeit; monatliche Abrechnung ist ab 10 Einheiten möglich. 14 Tage Test, ohne Karte.

Stärken: Die MRZ-Lesung geht schnell, die Gäste tippen ihre Daten nicht ein.

Hostaway (wenn Sie ein vollständiges PMS wollen)

Hostaway ist kein Check-in-Werkzeug, sondern eine Verwaltungsplattform mit API-Channel-Manager. Wir nehmen es auf, weil es mit einer nativen Integration mit SES.Hospedajes wirbt: Der Gast füllt das Check-in-Formular von Hostaway aus, und die Daten gehen an das Ministerium; optional kann das Formular die Unterschrift des Mietvertrags enthalten. Laut Hilfe-Center deckt es Katalonien und das Baskenland noch nicht ab. Hostaway veröffentlicht keine Preise. Wenn Sie zwischen einer großen Plattform und etwas Einfacherem schwanken, lesen Sie Hostaway vs. Guesty vs. Apartop.

Apartop

Apartop ist eine in Andalusien entwickelte Software zur Verwaltung von Ferienwohnungen, und die Gästemeldung ist fest eingebaut statt ein Zusatz:

• Online-Check-in mit Unterschrift auf dem Handy des Gastes: Jeder Gast füllt ein Formular aus, das die amtlichen Felder von SES prüft (Erwachsener oder Minderjähriger, spanischer Ausweis, Aufenthaltskarte oder Pass, Support-Nummer des Dokuments, Land, Telefon oder E-Mail) und den spanischen Gemeindeschlüssel aus der Postleitzahl ermittelt.
• Ausweis- und Pass-Scanner: liest das Dokument mit der Kamera aus, und das Foto verlässt nie das Handy des Gastes.
• Kostenloser Tarif: das Gästeregister im amtlichen XML-Format, fertig zum Herunterladen und Hochladen auf der Website von SES.Hospedajes, mit Erinnerung an die 24-Stunden-Frist.
• Pro-Tarif: automatische Übermittlung an SES.Hospedajes über den Webservice des Ministeriums, sobald der Gast den Check-in abschließt. Apartop prüft das Los, bis SES es verarbeitet hat, speichert den Meldecode, zeigt Ihnen bei einer Ablehnung den Grund und versucht es bis zu 10-mal erneut, wenn SES nicht antwortet. Außerdem gibt es bei jeder Buchung eine Schaltfläche „Jetzt an SES senden“.
• In Andalusien das von den regionalen Vorschriften verlangte unterschriebene Eintrittsdokument und Ihre Tourismus-Registrierungsnummer bei jedem Apartment.
• Gästedaten verschlüsselt in Europa gespeichert und gelöscht, sobald das Gesetz es erlaubt.

Da es eine Verwaltungssoftware ist, ist der Check-in mit allem anderen verbunden: per iCal synchronisierte Kalender von Airbnb, Booking und VRBO, automatische Reinigungsaufträge, Gästenachrichten, ein digitaler Gästeleitfaden, Touristensteuer und die Smart Locks von Nuki und TTLock. Das ist nützlich, wenn Sie aus dem Ausland verwalten: Ihre Reinigungskraft und Ihr Schlüsselverwalter sehen jede Ankunft in der kostenlosen App Apartop Cleaning & Keys.

Preis: dauerhaft kostenlos für bis zu 2 Apartments. Pro: 9 € pro Apartment und Monat zzgl. MwSt., unbegrenzte Apartments und automatische Übermittlung an SES inklusive. Neue Konten erhalten 30 Tage Pro. Siehe Preise.

Einschränkungen: Apartop übermittelt nicht an die Mossos d'Esquadra oder die Ertzaintza; in Katalonien und im Baskenland übernimmt es also nicht die automatische Übermittlung. Eine biometrische Prüfung per Selfie bietet es ebenfalls nicht.

Weitere Optionen

• Die Website von SES.Hospedajes selbst: kostenlos. Sie können jede Meldung von Hand eintippen oder eine XML-Datei hochladen. Das funktioniert, aber bei mehreren Buchungen pro Woche, und aus einer anderen Zeitzone, ist die Frist schnell verpasst.
• Civitfun ist eine Online-Check-in-Lösung für Hotels, Hotelketten und Ferienapartments mit einem Produkt für die Gästemeldung. Die Website veröffentlicht weder Preise noch Details zur Übermittlung an SES (geprüft am 11.10.2026); deshalb steht es nicht in der Tabelle.
• Ihr PMS oder Ihr örtlicher Verwalter: Viele PMS sind mit Chekin verbunden oder übermitteln selbst. Verwaltet eine örtliche Agentur Ihre Wohnung, fragen Sie, wer für die Gästemeldung zuständig ist: Als Eigentümer sollten Sie wissen, dass sie erledigt wird.

So wählen Sie

• Sie brauchen nur die Gästemeldung und nutzen bereits ein PMS: Chekin oder Partee, verbunden mit Ihrem PMS.
• Sie haben eine Immobilie in Katalonien oder im Baskenland: Wählen Sie eine Lösung, die an die Mossos oder die Ertzaintza übermittelt (laut ihren Websites Chekin, Partee oder Check-in Scan).
• Sie empfangen Gäste persönlich: Partee bietet Check-in vor Ort mit Unterschrift auf dem Bildschirm.
• Sie besitzen 1 oder 2 Wohnungen und wollen möglichst wenig ausgeben: Apartop Kostenlos bietet Check-in mit Scanner, Unterschriften und eine fertige Registerdatei zum Hochladen, ohne Kosten.
• Sie wollen die Meldung automatisch senden und Kalender, Reinigung und Buchhaltung an einem Ort haben: Apartop Pro oder eine große Plattform wie Hostaway, wenn Sie einen API-Channel-Manager brauchen.

Zum Ausprobieren können Sie kostenlos mit Apartop starten und den Check-in für Ihr erstes Apartment in wenigen Minuten aktivieren.

Quellen

• Königliches Dekret 933/2021 vom 26. Oktober (BOE, konsolidierter Text): Artikel 4, 5 und 6 (abgerufen am 11.10.2026)
• Innenministerium: Pflichten zur Gästemeldung (abgerufen am 11.10.2026)
• SES.Hospedajes, Innenministerium
• Regierung Kataloniens: Gästeregister für Beherbergungsbetriebe (Mossos d'Esquadra) (abgerufen am 11.10.2026)
• Baskische Regierung: Meldedienst für Beherbergungsbetriebe (Ertzaintza) (abgerufen am 11.10.2026)
• Chekin, Preise (abgerufen am 11.10.2026)
• Chekin, Gästemeldung in Spanien: Übermittlung an SES, Mossos und Ertzaintza, OCR, MiDNI, biometrische Prüfung und 14 Tage Test (abgerufen am 11.10.2026)
• Chekin, Online-Check-in für Villen und Apartments: Vertragsunterschrift (abgerufen am 11.10.2026)
• Chekin, Integrationen (abgerufen am 11.10.2026)
• Partee (abgerufen am 11.10.2026)
• Check-in Scan, Online-Check-in (abgerufen am 11.10.2026)
• Check-in Scan, Preise: Tarife Essential, Plus und Ultimate (abgerufen am 11.10.2026)
• Hostaway, native Integration mit SES.Hospedajes (abgerufen am 11.10.2026)
• Civitfun (abgerufen am 11.10.2026)
• Apartop: Preise