線上入住登記與智慧門鎖：實用指南

結合智慧門鎖的線上入住登記，讓房客不必與任何人碰面就能進入您的觀光短租房：他們在抵達前用手機填寫資料並簽名，抵達當天會收到一組只在住宿期間有效的開門密碼。您省去了等待、航班延誤與遺失鑰匙的麻煩，同時仍符合旅客登記的規定。

本指南說明整套系統如何運作、有哪些門鎖類型、為什麼每筆訂單都應使用不同的密碼、旅客身分查驗該怎麼處理，以及應遵循哪些安全做法。

結合門鎖的線上入住登記如何運作

一般流程分為四個步驟：

1. 收到訂單，來自 Airbnb、Booking、VRBO 或您的網站。
2. 房客完成線上入住登記：收到連結後，輸入所有旅客的資料（或掃描證件），14 歲以上者在入住登記表上簽名。
3. 收到入住說明：地址、如何進入大樓大門，以及他們的房門密碼。
4. 用密碼進出，住宿結束後密碼即失效。

關鍵在於把第 2 步和第 3 步連起來：只有完成入住登記才會提供密碼。這樣就不會出現房客已經在屋裡、您卻沒有他們資料的情況，也能及時申報旅客登記表（詳見 SES.HOSPEDAJES 旅客登記逐步教學）。

對觀光短租房的好處

• 任何時間都能入住，不必依賴有人在場。
• 成本更低、協調更少：不需要每次入住都有人在大門口等候。
• 不再需要複製鑰匙，也不怕鑰匙遺失或被房客帶走。
• 每筆訂單專屬密碼：即使房客分享了密碼，住宿結束後也就失效。
• 抵達前就取得完整資料，因為密碼取決於入住登記。

它也有一些需要了解的缺點：要依賴電池，部分機型還需要網路連線；有些房客偏好有人迎接；而且並非每扇門都能安裝。

門鎖與入住方式的類型

密碼鑰匙盒

這是最便宜的選擇，也不需要在門上安裝任何東西。問題是密碼通常對所有人都一樣，直到有人手動更改，而且鑰匙可能沒有放回盒子。它很適合當備援方案，但需要紀律：每次住宿之間更換密碼，並確認鑰匙還在。

有鍵盤的智慧門鎖

它們裝在門的鎖芯上或直接取代原本的鎖，可用鍵盤、App 或兩者開門。可透過網路管理的機型能建立有開始與結束日期時間的密碼，這正是觀光短租所需要的。兩個非常普及的生態系是：

• Nuki：裝在門內側鎖芯上的門鎖，外側搭配鍵盤（Keypad）。要遠端管理，門鎖必須連上網路：依 Nuki 說明，可透過內建 Wi-Fi（Ultra、Pro 與 Go 機型）、透過 Thread 的遠端存取，或在沒有 Wi-Fi 的機型上使用橋接器（Bridge）。
• TTLock：一個平台與 App，支援許多製造商的鍵盤門鎖。要遠端更改或取消密碼，門鎖需要一台連網的閘道器（gateway）。

關於價格：差異很大，取決於機型、是否需要鍵盤或閘道器，以及門的狀況。我們不在此列出，因為價格經常變動；購買前請查看製造商網站。

每筆訂單專屬密碼

所有人共用一組密碼雖然方便，卻有風險：任何以前的房客都可能再次進門。建議做法是每筆訂單使用不同的密碼，並且：

• 在抵達當天的入住時間啟用，
• 在退房時間失效，
• 訂單日期變更時隨之更新，
• 訂單取消時刪除。

在門鎖的 App 裡手動操作是可行的，但每週有好幾筆訂單時，很容易忘記或出錯。所以最好讓您的管理軟體根據訂單自動處理。

那旅客身分查驗呢？

沒有人迎接，並不代表可以免除旅客登記。Real Decreto 933/2021 規定您必須收集所有房客的資料、14 歲以上者須在入住登記表上簽名，並確認資料與其身分證件相符。之後，您必須在最遲 24 小時內將資料申報至 SES.HOSPEDAJES（在加泰隆尼亞申報給 Mossos d'Esquadra；在巴斯克地區申報給 Ertzaintza）。

有了線上入住登記，這些在抵達前就能完成：

• 房客輸入資料，或用相機掃描證件，減少打字錯誤。
• 每位成人在手機上簽名。
• 房門密碼只有在入住登記完成後才會出現。

如果您還想以目視確認進門的人就是本人（例如透過視訊通話或照片），請留意 GDPR（RGPD，歐盟一般資料保護規則）：只收集必要的資料、告知房客，且保存時間不超過必要期限。證件照片或帶臉部辨識的自拍照屬於特別敏感的資料。

最佳做法與安全

• 絕不要讓所有人使用同一組密碼，也不要用容易猜的密碼（123456、111111、您的出生年份）。
• 每次清潔時檢查電池，並在屋內放一顆備用電池。許多門鎖會在電量低時透過 App 通知。
• 準備一把緊急用實體鑰匙，放在安全的地方（另一個鑰匙盒、信得過的鄰居、您的清潔人員）。
• 確認網路連線：門鎖沒有網路的話，您就無法遠端更改或取消密碼。
• 發生狀況時，查看開門紀錄。
• 只透過房客專屬管道傳送密碼（他們的住宿頁面或平台訊息），絕不放在公開刊登中。
• 大樓大門也是一道門：如果大樓有共用大門，想想房客要如何進入。在公共區域安裝任何設備須由住戶管理委員會決定（請參閱我們關於《水平所有權法》與觀光短租的指南）。
• 清楚說明使用方式：一段簡短文字和一張鍵盤照片，可以避免許多半夜打來的電話。

Apartop 如何搭配 Nuki 與 TTLock

Apartop 整合 Nuki 與 TTLock 門鎖，免費方案與 Pro 方案皆可使用。您只需連結一次品牌帳號，為每間公寓選擇門鎖，之後 Apartop 就會自動管理密碼：

• 每筆訂單一組隨機產生的 6 位數密碼，在抵達前 3 天（若訂單較晚成立，則在成立時）於門鎖中建立。
• 有效期間從抵達當天的入住時間到退房時間，以公寓所在地的當地時間計算。
• 密碼附有房客姓名與日期，方便您在門鎖 App 中辨識。
• 日期變更時自動更新；訂單取消或更換門鎖時自動刪除。退房 12 小時後會從門鎖中移除。
• 房客只有在完成入住登記後、且從抵達當天起，才能在住宿頁面看到密碼。
• 若品牌系統沒有回應，Apartop 會以逐漸拉長的間隔重試，您也可以按按鈕立即產生密碼。
• 連線權杖（token）以加密方式儲存，且不會離開伺服器。

各情況所需的設備：

• Nuki：已與門鎖配對的 Nuki Keypad，以及一組 Nuki Web 的 API 權杖。
• TTLock：在 TTLock 開放平台上建立一個免費的開發者應用程式，以及您的 App 帳號。有閘道器時，密碼的時間精確，並可遠端更改或取消。沒有閘道器時，門鎖會產生離線時段密碼：以整點計時，必須在開始後 24 小時內首次使用，且無法遠端取消（只會在結束時自動失效）。

如果您的房子沒有智慧門鎖，可以在 Apartop 中說明房客如何入住：親自交鑰匙、大樓櫃檯、密碼鑰匙盒或電子鎖，並附上您的說明與照片。

這一切都與附簽名的線上入住登記以及身分證與護照掃描相連。請在價格查看各方案，或免費開始，2 間公寓以內完全免費。

資料來源

• Real Decreto 933/2021，10 月 26 日（BOE）：第 4 條與第 6 條（2026 年 10 月 11 日查詢）
• Nuki：官方網站（2026 年 10 月 11 日查詢）
• Nuki 說明：遠端存取與透過 Thread 的遠端存取（2026 年 10 月 11 日查詢）
• Nuki Web API：開發者文件（2026 年 10 月 11 日查詢）
• TTLock Open Platform（2026 年 10 月 11 日查詢）
• 西班牙資料保護局（Agencia Española de Protección de Datos）