Check-in en línia i panys intel·ligents: guia pràctica

El check-in en línia amb pany intel·ligent permet que els teus hostes entrin al pis turístic sense quedar amb ningú: emplenen les seves dades i signen des del mòbil abans d'arribar, i el dia de l'arribada reben un codi que obre la porta només durant la seva estada. Tu t'estalvies les esperes, els retards dels vols i les claus perdudes, i continues complint amb el registre de viatgers.

En aquesta guia t'expliquem com funciona el sistema complet, quins tipus de pany hi ha, per què convé un codi diferent per a cada reserva, què passa amb la identificació del viatger i quines bones pràctiques de seguretat cal seguir.

Com funciona el check-in en línia amb pany

El flux habitual té quatre passos:

1. Entra la reserva des d'Airbnb, Booking, VRBO o el teu web.
2. L'hoste fa el check-in en línia: rep un enllaç, introdueix les dades de tots els viatgers (o escaneja el document) i els majors de 14 anys signen el comunicat d'entrada.
3. Rep les seves instruccions d'accés: adreça, com arribar al portal i el seu codi de la porta.
4. Entra i surt amb el codi, que deixa de funcionar en acabar l'estada.

La clau és unir els passos 2 i 3: el codi només es lliura quan el check-in està fet. Així no et trobes amb hostes dins del pis de qui no tens les dades, i pots comunicar els viatgers a temps (t'ho expliquem a registre de viatgers a SES.HOSPEDAJES pas a pas).

Avantatges per a un pis turístic

• Arribades a qualsevol hora, sense dependre que algú estigui disponible.
• Menys cost i menys coordinació: no cal una persona esperant al portal per a cada entrada.
• Res de còpies de claus que es perden o es queden a la butxaca de l'hoste.
• Cada reserva, el seu codi: si un hoste comparteix el seu, deixa de servir quan acaba la seva estada.
• Dades completes abans de l'arribada, perquè el codi depèn del check-in.

També té inconvenients que convé conèixer: depens de les piles i, en alguns models, de la connexió a internet; alguns hostes prefereixen que els rebi una persona; i la instal·lació no sempre és possible a totes les portes.

Tipus de pany i d'accés

Caixes de claus amb codi

Són l'opció més barata i no necessiten instal·lació a la porta. El problema és que el codi sol ser el mateix per a tothom fins que algú el canvia a mà, i la clau pot no tornar a la caixa. Funcionen bé com a solució de reserva, però exigeixen disciplina: canviar el codi entre estades i comprovar que la clau hi és.

Panys intel·ligents amb teclat

Es col·loquen sobre el cilindre de la porta o substitueixen el pany, i s'obren amb un teclat, una app o totes dues coses. Els que es gestionen des d'internet permeten crear codis amb data i hora d'inici i de fi, que és justament el que necessita un lloguer turístic. Dos ecosistemes molt estesos són:

• Nuki: panys que s'instal·len a l'interior de la porta, sobre el cilindre, amb un teclat (Keypad) exterior. Per gestionar-los a distància el pany ha d'estar connectat a internet: per wifi integrat (models Ultra, Pro i Go, segons Nuki), per Accés Remot a través de Thread o amb un pont (Bridge) als models sense wifi.
• TTLock: una plataforma i una app que fan servir panys amb teclat de molts fabricants. Per canviar o anul·lar codis a distància el pany necessita una passarel·la (gateway) connectada a internet.

Sobre preus: depenen molt del model, de si necessites teclat o passarel·la i de la porta. No els posem aquí perquè canvien sovint; consulta el web del fabricant abans de comprar.

Codis per reserva

Un codi únic per a tothom és còmode, però és un risc: qualsevol hoste anterior podria tornar a entrar. El recomanable és un codi diferent per a cada reserva, que:

• s'activi a l'hora d'entrada del dia d'arribada,
• caduqui a l'hora de sortida,
• s'actualitzi si canvien les dates de la reserva,
• i s'esborri si la reserva es cancel·la.

Fer-ho a mà a l'app del pany és possible, però amb diverses reserves per setmana s'oblida o t'equivoques. Per això convé que ho faci el teu programa de gestió a partir de les reserves.

I la identificació del viatger, què?

Que ningú no et rebi no t'eximeix del registre de viatgers. El Reial decret 933/2021 t'obliga a recollir les dades de tots els hostes, a fer que els majors de 14 anys signin el comunicat d'entrada i a assegurar-te que les dades coincideixen amb el seu document d'identitat. Després les has de comunicar a SES.HOSPEDAJES (a Catalunya, als Mossos d'Esquadra; al País Basc, a l'Ertzaintza) en un màxim de 24 hores.

Amb el check-in en línia això es resol abans de l'arribada:

• L'hoste introdueix les seves dades o escaneja el document amb la càmera, cosa que redueix els errors de teclejat.
• Cada adult signa al mòbil.
• El codi de la porta només apareix quan el check-in està complet.

Si a més vols comprovar visualment que qui entra és qui diu que és (per exemple, amb una videotrucada o una foto), tingues en compte el RGPD: recull només el que calgui, informa l'hoste i no ho guardis més temps del necessari. Una foto del document o una selfie amb reconeixement facial són dades especialment delicades.

Bones pràctiques i seguretat

• No facis servir mai el mateix codi per a tothom ni codis fàcils (123456, 111111, el teu any de naixement).
• Revisa les piles a cada neteja i tingues una pila de recanvi al pis. Molts panys avisen a l'app quan estan baixes.
• Tingues una clau física d'emergència en un lloc segur (una altra caixa, un veí de confiança, la teva persona de neteja).
• Comprova la connexió: si el pany no té internet, no podràs canviar ni anul·lar codis a distància.
• Revisa el registre d'obertures si hi ha una incidència.
• Envia el codi només pel canal de l'hoste (la seva pàgina de l'estada o la missatgeria de la plataforma), mai en un anunci públic.
• El portal és una altra porta: si l'edifici té portal comú, pensa com hi entra l'hoste. Instal·lar alguna cosa en elements comuns és cosa de la comunitat de propietaris (mira la nostra guia sobre la Llei de propietat horitzontal i els pisos turístics).
• Explica bé com es fa servir: un text curt i una foto del teclat eviten moltes trucades a mitjanit.

Com ho fa Apartop amb Nuki i TTLock

Apartop integra panys Nuki i TTLock, als plans Gratuït i Pro. Connectes el teu compte de la marca una vegada, tries el pany de cada apartament i, a partir d'aquí, Apartop gestiona els codis tot sol:

• Un codi de 6 xifres diferent per a cada reserva, generat a l'atzar, que es crea al pany 3 dies abans de l'arribada (o en entrar la reserva, si és més tard).
• Vàlid des de l'hora d'entrada del dia d'arribada fins a l'hora de sortida, en l'hora local de l'apartament.
• Porta el nom de l'hoste i les dates perquè el reconeguis a l'app del pany.
• Si canvien les dates, s'actualitza; si es cancel·la la reserva o canvies de pany, s'esborra. Després de la sortida s'elimina del pany passades 12 hores.
• L'hoste el veu a la seva pàgina de l'estada només amb el check-in fet i a partir del dia d'arribada.
• Si la marca no respon, Apartop ho torna a intentar amb pauses creixents, i tens un botó per generar el codi a l'instant.
• Els tokens de connexió es guarden xifrats i no surten del servidor.

Què necessites en cada cas:

• Nuki: un Nuki Keypad aparellat amb el pany i un token d'API de Nuki Web.
• TTLock: una aplicació de desenvolupador gratuïta a la plataforma oberta de TTLock i el teu usuari de l'app. Amb passarel·la, el codi té les hores exactes i es pot canviar o anul·lar a distància. Sense passarel·la, el pany genera un codi de període sense connexió: va per hores en punt, s'ha de fer servir una primera vegada dins les 24 hores següents a l'inici i no es pot anul·lar a distància (caduca sol al final).

Si el teu pis no té pany intel·ligent, a Apartop pots indicar com entra l'hoste: lliurament de claus en persona, recepció de l'edifici, caixa amb codi o pany electrònic, amb les teves instruccions i fotos.

Tot això va unit al check-in en línia amb signatura i a l'escàner de DNI i passaport. Mira els plans a preus o comença gratis, fins a 2 apartaments sense pagar res.

Fonts

• Reial decret 933/2021, de 26 d'octubre (BOE): articles 4 i 6 (consultat l'11-oct-2026)
• Nuki: web oficial (consultat l'11-oct-2026)
• Nuki, ajuda: accés a distància i Accés Remot a través de Thread (consultat l'11-oct-2026)
• Nuki Web API: documentació per a desenvolupadors (consultat l'11-oct-2026)
• TTLock Open Platform (consultat l'11-oct-2026)
• Agència Espanyola de Protecció de Dades