Déclarer ses voyageurs sur SES.HOSPEDAJES : guide pas à pas

Si vous louez un logement touristique en Espagne, vous devez enregistrer chaque voyageur et transmettre ses données au ministère espagnol de l'Intérieur via SES.HOSPEDAJES. C'est le cas que vous viviez en Espagne ou à l'étranger, que vous ayez un logement ou vingt. La règle découle du Décret royal 933/2021, et le délai est court : la déclaration doit être envoyée immédiatement et dans les 24 heures au plus tard.

Ce guide vous accompagne, texte officiel en main : qui est concerné, quoi demander à chaque voyageur, comment s'inscrire, les modes d'envoi, la durée de conservation des données, les amendes et les erreurs les plus fréquentes. À la fin, nous expliquons comment Apartop s'en charge.

Ce qu'est SES.HOSPEDAJES

SES.HOSPEDAJES est la plateforme en ligne du Secrétariat d'État à la Sécurité, qui dépend du ministère espagnol de l'Intérieur. Toute personne qui fournit un hébergement l'utilise pour déclarer ses voyageurs et ses réservations. C'est l'équivalent numérique de la fiche de police que les hôtels remplissent dans de nombreux pays.

La base juridique est le Décret royal 933/2021 (publié au BOE, le journal officiel espagnol), qui s'appuie sur la Loi organique 4/2015 relative à la sécurité publique. Les obligations de déclaration sont entrées en vigueur le 2 janvier 2023 (troisième disposition finale du décret), mais la période de transition de la plateforme a pris fin le 2 décembre 2024 : selon le communiqué des organisations patronales du tourisme après leur réunion avec le ministère du 4 octobre 2024, il n'y aurait plus de report. Seule la police peut traiter ces données, avec un accès pour les tribunaux et le ministère public (art. 7).

Tant que les textes d'application ne sont pas publiés, l'Arrêté INT/1922/2003 sur les registres et fiches d'entrée des voyageurs reste en vigueur dans la mesure où il ne contredit pas le décret (disposition abrogatoire unique). Le ministère s'est engagé en 2024 à publier un arrêté ministériel d'application et a soumis un projet à consultation, mais au 11 octobre 2026 il n'a pas été publié au BOE : il est annoncé, en attente de publication au BOE.

Une exception : en Catalogne et au Pays basque, les déclarations ne passent pas par SES.HOSPEDAJES mais par les systèmes des polices régionales (Mossos d'Esquadra et Ertzaintza) ; suivez leurs instructions.

Qui doit déclarer ses voyageurs

Le décret vise toute personne ou entreprise qui fournit un hébergement contre rémunération, à titre professionnel ou non, ainsi que les intermédiaires comme les plateformes de réservation (art. 2). Les appartements touristiques sont expressément inclus : même un seul logement loué quelques semaines par an est concerné. Vivre hors d'Espagne n'y change rien.

Le décret distingue deux profils :

Si vous êtes un particulier qui loue à titre non professionnel, le décret s'applique quand même : vous êtes dispensé du registre et de l'obligation de conservation (art. 5.4), mais pas des obligations de déclaration de l'article 6, que vous pouvez remplir par des moyens non électroniques (art. 6.4). Le profil qui vous correspond dépend de la manière dont vous exploitez le logement (par exemple via une société ou comme activité économique). Votre gestor pourra vous le dire.

Quoi demander à chaque voyageur

La fiche d'enregistrement doit être signée par chaque voyageur de 14 ans ou plus. Pour les enfants de moins de 14 ans, l'adulte qui les accompagne fournit leurs données (art. 4). Vous devez aussi vous assurer que les données correspondent à la pièce d'identité du voyageur.

Selon l'annexe I du décret et les instructions techniques du ministère, il vous faut pour chaque personne :

• Prénom, premier nom de famille et second nom de famille (le second est obligatoire pour les cartes d'identité espagnoles, les noms espagnols en comportant souvent deux).
• Type de document (DNI espagnol, NIE pour les étrangers, passeport ou autre) et numéro, obligatoires pour les adultes.
• « Numéro de support » du document, obligatoire pour le DNI et le NIE espagnols.
• Date de naissance, nationalité et sexe.
• Adresse complète du domicile.
• Au moins un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
• Lien de parenté avec l'adulte, pour les mineurs.

Et pour le séjour : référence et date de la réservation, date et heure d'arrivée et de départ, nombre de voyageurs et données de paiement (mode de paiement : plateforme, carte, virement, espèces, etc.).

Délais : la règle des 24 heures

L'article 6.3 dispose que les données doivent être déclarées lors de la réservation ou de la conclusion du contrat, lors de son annulation et au début du séjour, « immédiatement » et au plus tard 24 heures après chaque événement.

Pour un logement touristique, cela donne deux types de déclaration :

1. Déclaration de réservation (RH en espagnol) : lors de la réservation ou de son annulation. La façon dont cela s'applique aux réservations prises via des plateformes elles-mêmes soumises à l'obligation (Airbnb, Booking.com, etc.) mérite d'être vérifiée sur le portail SES.HOSPEDAJES ou auprès de votre conseiller.
2. Déclaration des voyageurs (PV, parte de viajeros) : au début du séjour, avec les données de chaque voyageur. Les 24 heures courent à partir de l'arrivée.

Professionnel ou non, vous devez aussi déclarer vos données et chaque logement avant de commencer : dans les dix jours suivant l'accomplissement des démarches administratives de l'activité et, en tout état de cause, avant le premier séjour (art. 6.1 et 6.2).

Comment s'inscrire

L'inscription se fait une seule fois, sur le portail en ligne SES.HOSPEDAJES, avec une identification électronique espagnole :

1. Rendez-vous dans la rubrique d'enregistrement des établissements du portail.
2. Indiquez si votre activité est professionnelle ou non et saisissez vos données en tant que loueur (arrendador).
3. Ajoutez chaque logement comme établissement, avec son adresse complète.
4. Si vous comptez utiliser un logiciel qui envoie les déclarations à votre place, cochez l'envoi des communications par service web (vous pouvez aussi l'activer plus tard depuis vos données enregistrées).

Vous recevrez un code de loueur (código de arrendador), un code d'établissement pour chaque logement et, si vous avez demandé le service web, un utilisateur de service web (se terminant par « WS ») avec un mot de passe. Conservez-les précieusement : tout logiciel de check-in vous les demandera.

Si vous vivez à l'étranger : le portail repose sur une identification électronique espagnole, que beaucoup de propriétaires non-résidents n'ont pas. En pratique, nombre d'entre eux confient l'inscription à leur gestor ou à leur gestionnaire. Notez aussi que cette démarche est distincte de votre licence touristique régionale et du Registre unique des locations (NRUA) national. La licence régionale reste obligatoire, tandis que le Registre unique a été annulé par la Cour suprême en 2026 (cet article explique ce qu'il en reste).

Saisie manuelle ou service web

Il existe trois façons d'envoyer les déclarations :

Le fichier doit être au format XML selon le modèle officiel (ni tableur ni CSV). Si certaines déclarations contiennent des erreurs, le système enregistre les valides et vous pouvez corriger les autres dans « Consulta y gestión de mis comunicaciones » (consultation et gestion de mes communications).

Le service web est asynchrone : SES reçoit l'envoi, lui attribue un numéro de lot et le traite plus tard. Une déclaration ne compte qu'une fois le lot traité sans erreur ; votre logiciel doit donc vérifier le lot et renvoyer en cas d'échec.

Conservation des données

Les professionnels doivent conserver les données dans un registre électronique pendant 3 ans après la fin du séjour (art. 5.3). Les non-professionnels sont dispensés du registre et de l'obligation de conservation (art. 5.4), mais doivent quand même déclarer.

Il s'agit de données personnelles : le RGPD s'applique. Stockez-les de façon sécurisée et supprimez-les dès que vous n'êtes plus tenu de les conserver.

Si votre logement se trouve en Andalousie, vous devez aussi remettre aux voyageurs le document d'entrée exigé par le Décret 28/2016 et le conserver un an. Voir notre page sur le document d'entrée andalou.

Amendes

L'article 8 du décret renvoie au régime de sanctions de la Loi organique 4/2015 :

Les amendes graves se divisent en trois tranches (la plus basse va jusqu'à 10 400 €) et sont en principe infligées dans la tranche inférieure, sauf circonstances aggravantes.

Erreurs fréquentes

• Recueillir les données le jour de l'arrivée. Si les voyageurs arrivent à minuit sans avoir rien rempli, les 24 heures passent vite. Demandez-les à l'avance.
• Oublier le numéro de support du DNI ou du NIE espagnol, ou le second nom de famille.
• Ni téléphone ni e-mail. Les adultes doivent en fournir au moins un.
• Commune non reconnue pour les voyageurs domiciliés en Espagne : le système doit pouvoir identifier la commune.
• Oublier des personnes : chaque voyageur compte, enfants compris (avec les données fournies par l'adulte).
• Croire qu'une déclaration est passée sans vérifier que le lot a été accepté.
• Confondre les démarches : SES.HOSPEDAJES ne remplace ni la licence touristique régionale ni le NRUA.

Comment Apartop s'en charge

Dans Apartop, la déclaration des voyageurs est intégrée au check-in en ligne :

• Chaque réservation a son propre lien de check-in, que les voyageurs remplissent sur leur téléphone avant d'arriver. Le formulaire demande tous les champs exigés par SES et les valide : adulte ou mineur, type de document et numéro de support, pays, téléphone ou e-mail et lien de parenté des mineurs.
• Les voyageurs peuvent scanner leur passeport ou leur carte d'identité avec l'appareil photo au lieu de tout saisir ; la photo ne quitte jamais le téléphone (scanner de passeport).
• Chaque adulte signe du doigt sur l'écran.
• Pour les voyageurs domiciliés en Espagne, Apartop déduit le code officiel de la commune à partir du code postal et de la ville, et vous prévient s'il ne parvient pas à l'identifier.
• Un tableau de bord des voyageurs affiche l'état de chaque déclaration et le délai de 24 heures à partir de l'heure d'arrivée.
• Les données d'identité des voyageurs sont supprimées 3 ans après le départ.

Avec le plan Gratuit (jusqu'à 2 logements), vous téléchargez la déclaration au format XML officiel et la téléversez vous-même. Avec Pro (9 € par logement et par mois + TVA), Apartop l'envoie automatiquement par service web dès que le voyageur termine son check-in, vérifie le lot et renvoie en cas d'erreur. Aujourd'hui, Apartop envoie la déclaration des voyageurs (PV) ; il n'envoie pas les déclarations de réservation (RH). Tous les détails sur notre page de tarifs.

Pour comparer les outils, consultez notre sélection de logiciels de déclaration des voyageurs. Ou commencez gratuitement : les nouveaux comptes bénéficient de 30 jours de Pro.

Sources

• BOE : Décret royal 933/2021 du 26 octobre, texte consolidé (art. 2 à 8, disposition abrogatoire, troisième disposition finale et annexe I), en espagnol ; consulté le 11 octobre 2026
• BOE : Loi organique 4/2015 relative à la sécurité publique (art. 33, 36.20, 37.9 et 39), en espagnol ; consulté le 11 octobre 2026
• BOE : Arrêté INT/1922/2003 du 3 juillet sur les registres et fiches d'entrée des voyageurs, en espagnol ; consulté le 11 octobre 2026
• Portail SES.HOSPEDAJES (ministère de l'Intérieur) ; consulté le 11 octobre 2026
• Ministère de l'Intérieur : instructions de chargement en masse, version 1.1.0 (PDF, en espagnol) ; consulté le 11 octobre 2026
• CEHAT : communiqué du 4 octobre 2024 sur la fin de la période de transition (PDF, en espagnol, source sectorielle) ; consulté le 11 octobre 2026