Check-in en ligne et serrures connectées : guide pratique

Le check-in en ligne avec une serrure connectée permet aux voyageurs d'entrer dans votre location touristique sans rencontrer personne : ils saisissent leurs données et signent sur leur téléphone avant d'arriver, et le jour de l'arrivée ils reçoivent un code qui n'ouvre la porte que pendant leur séjour. Pour les propriétaires qui vivent hors d'Espagne, c'est souvent la différence entre dépendre d'un voisin qui a un double des clés et gérer le logement de n'importe où.

Ce guide explique comment fonctionne l'ensemble, quels types de serrures existent, pourquoi chaque réservation doit avoir son propre code, ce que la loi espagnole exige pour l'identification des voyageurs et quelles habitudes de sécurité adopter.

Comment fonctionne le check-in en ligne avec serrure connectée

Le déroulement habituel compte quatre étapes :

1. Une réservation arrive depuis Airbnb, Booking.com, VRBO ou votre propre site.
2. Le voyageur fait son check-in en ligne : il reçoit un lien, saisit les données de toutes les personnes qui séjournent (ou scanne son passeport) et chaque personne de 14 ans ou plus signe la fiche d'entrée.
3. Il reçoit les instructions d'accès : adresse, comment entrer dans l'immeuble et son code de porte.
4. Il entre et sort avec le code, qui cesse de fonctionner à la fin du séjour.

L'essentiel est de relier les étapes 2 et 3 : le code n'est communiqué qu'une fois le check-in terminé. Ainsi, personne ne se trouve dans votre logement sans que vous ayez ses données, et vous pouvez envoyer à temps la déclaration obligatoire des voyageurs à la police espagnole (voir notre guide de la déclaration des voyageurs sur SES.HOSPEDAJES).

Pourquoi c'est adapté à une location touristique

• Arrivées à toute heure, sans personne d'astreinte.
• Moins de coûts et de coordination : personne n'a à attendre devant la porte à chaque arrivée, ce qui compte si vous gérez depuis un autre pays.
• Pas de doubles de clés qui se perdent ou repartent dans la poche d'un voyageur.
• Un code par réservation : si un voyageur partage le sien, il cesse de fonctionner à la fin de son séjour.
• Des données voyageurs complètes avant l'arrivée, puisque le code dépend du check-in.

Il y a aussi des inconvénients : vous dépendez des piles et, pour certains modèles, d'une connexion internet ; certains voyageurs préfèrent un accueil en personne ; et toutes les portes n'acceptent pas toutes les serrures.

Types de serrures et d'accès

Boîtes à clés

L'option la moins chère, sans rien installer sur la porte elle-même. L'inconvénient est que le code reste généralement le même pour tout le monde jusqu'à ce que quelqu'un le change à la main, et que la clé peut ne pas revenir dans la boîte. Elles fonctionnent bien en secours, mais demandent de la rigueur : changez le code entre deux séjours et vérifiez que la clé est bien là.

Serrures connectées à clavier

Elles se montent sur le cylindre de la porte ou remplacent la serrure, et s'ouvrent avec un clavier, une application ou les deux. Les modèles gérés par internet permettent de créer des codes avec une date et une heure de début et de fin, exactement ce dont une location touristique a besoin. Deux écosystèmes très répandus :

• Nuki : serrures montées à l'intérieur de la porte, sur le cylindre, avec un clavier extérieur (Keypad). Pour les gérer à distance, la serrure doit être en ligne : via le Wi-Fi intégré (modèles Ultra, Pro et Go, selon Nuki), l'accès à distance via Thread, ou un Bridge pour les modèles sans Wi-Fi.
• TTLock : une plateforme et une application utilisées par les serrures à clavier de nombreux fabricants. Pour modifier ou annuler des codes à distance, la serrure a besoin d'une passerelle (gateway) connectée à internet.

Côté prix : ils varient beaucoup selon le modèle, selon qu'il faut un clavier ou une passerelle, et selon la porte. Nous ne les indiquons pas ici car ils changent souvent ; consultez le site du fabricant avant d'acheter.

Codes par réservation

Un code unique pour tout le monde est pratique mais risqué : n'importe quel ancien voyageur pourrait revenir. La meilleure approche est un code différent pour chaque réservation, qui :

• s'active à l'heure d'arrivée le jour de l'arrivée,
• expire à l'heure de départ,
• se met à jour si les dates de la réservation changent,
• et est supprimé si la réservation est annulée.

Vous pouvez le faire à la main dans l'application de la serrure, mais avec plusieurs réservations par semaine, il est facile d'oublier ou de se tromper. Mieux vaut le confier à votre logiciel de gestion, piloté par vos réservations.

Et l'identification des voyageurs ?

L'arrivée autonome ne vous dispense pas des règles espagnoles d'enregistrement des voyageurs. Le Décret royal 933/2021 vous oblige à recueillir les données de chaque voyageur, à faire signer la fiche d'entrée par chaque personne de 14 ans ou plus, à vérifier que les données correspondent à la pièce d'identité et à les déclarer sur la plateforme SES.HOSPEDAJES du ministère de l'Intérieur (en Catalogne, aux Mossos d'Esquadra ; au Pays basque, à l'Ertzaintza) dans les 24 heures. Cela s'applique que vous viviez en Espagne ou non.

Le check-in en ligne s'en charge avant l'arrivée :

• Les voyageurs saisissent leurs données ou scannent leur passeport ou leur carte d'identité avec l'appareil photo, ce qui limite les erreurs de saisie.
• Chaque adulte signe sur son téléphone.
• Le code de la porte n'apparaît qu'une fois le check-in terminé.

Si vous voulez aussi vérifier visuellement que la personne qui arrive est bien celle qu'elle prétend être (par exemple par appel vidéo ou photo), rappelez-vous que le RGPD s'applique : ne recueillez que le nécessaire, informez le voyageur et ne conservez rien plus longtemps que nécessaire. Une photo de pièce d'identité ou un selfie avec reconnaissance faciale sont des données particulièrement sensibles.

Bonnes pratiques et sécurité

• N'utilisez jamais le même code pour tout le monde, ni des codes évidents (123456, 111111, une année de naissance).
• Vérifiez les piles à chaque ménage et gardez-en de rechange dans le logement. Beaucoup de serrures préviennent dans l'application quand elles faiblissent.
• Gardez une clé physique de secours en lieu sûr (une autre boîte à clés, un voisin de confiance, votre agent de ménage).
• Vérifiez la connexion : si la serrure est hors ligne, vous ne pouvez pas modifier ni annuler les codes à distance.
• Consultez l'historique d'accès en cas de problème.
• N'envoyez le code que par le canal propre au voyageur (sa page de séjour ou la messagerie de la plateforme), jamais dans une annonce publique.
• L'entrée de l'immeuble est une autre porte : si votre immeuble a une porte d'entrée commune, pensez à la façon dont les voyageurs y accèdent. Toute installation dans les parties communes relève de la copropriété (comunidad de propietarios) ; voir notre guide sur la loi sur la copropriété et la location touristique.
• Expliquez clairement le fonctionnement : un court texte et une photo du clavier évitent bien des appels à minuit.

Comment Apartop le fait avec Nuki et TTLock

Apartop intègre les serrures Nuki et TTLock avec les plans Gratuit et Pro. Vous connectez une fois votre compte de la marque, choisissez la serrure de chaque logement, et à partir de là Apartop gère lui-même les codes :

• Un code aléatoire différent de 6 chiffres pour chaque réservation, créé sur la serrure 3 jours avant l'arrivée (ou à l'arrivée de la réservation, si elle est plus tardive).
• Valable de l'heure d'arrivée le jour de l'arrivée jusqu'à l'heure de départ, à l'heure locale du logement.
• Il porte le nom et les dates du voyageur, pour que vous le reconnaissiez dans l'application de la serrure.
• Si les dates changent, il est mis à jour ; si la réservation est annulée ou si vous changez de serrure, il est supprimé. Après le départ, il est retiré de la serrure dans les 12 heures.
• Les voyageurs le voient sur leur page de séjour seulement une fois le check-in terminé et à partir du jour d'arrivée.
• Si le fournisseur de la serrure ne répond pas, Apartop réessaie avec des pauses croissantes, et vous disposez d'un bouton pour générer le code immédiatement.
• Les jetons de connexion sont stockés chiffrés et ne quittent jamais le serveur.

Ce qu'il vous faut pour chaque marque :

• Nuki : un Nuki Keypad appairé à la serrure et un jeton d'API de Nuki Web.
• TTLock : une application développeur gratuite sur la plateforme ouverte de TTLock et vos identifiants de l'application TTLock. Avec une passerelle, le code a des horaires exacts et peut être modifié ou annulé à distance. Sans passerelle, la serrure génère un code de période hors ligne : il fonctionne par heures entières, doit être utilisé une première fois dans les 24 heures suivant le début et ne peut pas être annulé à distance (il expire simplement à la fin).

Si votre logement n'a pas de serrure connectée, Apartop vous permet d'indiquer comment entrent les voyageurs : remise des clés en personne, réception de l'immeuble, boîte à clés ou serrure à clavier, avec vos propres instructions et photos.

Tout cela fonctionne avec le check-in en ligne avec signature et le scanner de passeport et de carte d'identité. Consultez les plans sur notre page de tarifs ou commencez gratuitement, avec jusqu'à 2 logements sans frais.

Sources

• Décret royal 933/2021 du 26 octobre (BOE, en espagnol) : articles 4 et 6 (consulté le 11 octobre 2026)
• Nuki : site officiel (consulté le 11 octobre 2026)
• Aide Nuki : accès à distance et accès à distance via Thread (consulté le 11 octobre 2026)
• Nuki Web API : documentation développeurs (consulté le 11 octobre 2026)
• Plateforme ouverte TTLock (consulté le 11 octobre 2026)
• Agence espagnole de protection des données (AEPD)