Meilleurs logiciels de déclaration SES.Hospedajes

Si vous louez un logement touristique en Espagne, vous devez enregistrer chaque voyageur et transmettre ses données au ministère espagnol de l'Intérieur via SES.Hospedajes dans les 24 heures. Vous pouvez le faire à la main sur le site du ministère, mais la plupart des propriétaires, et presque tous ceux qui vivent à l'étranger, utilisent un logiciel de déclaration des voyageurs qui recueille les données du voyageur avant son arrivée, lit son passeport et envoie la déclaration automatiquement.

Ce guide compare les outils les plus utilisés en Espagne pour SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway et Apartop) : ce que fait chacun, s'il envoie automatiquement, s'il recueille la signature et quels prix il publie. Informations vérifiées sur le site officiel de chaque entreprise en octobre 2026.

Ce que la loi vous demande

Le Décret royal 933/2021 espagnol impose à toute personne qui fournit un hébergement de :

• Recueillir les données de chaque voyageur : nom complet, type et numéro de pièce d'identité (le passeport pour la plupart des visiteurs étrangers), date de naissance, nationalité, sexe, adresse complète du domicile, téléphone ou e-mail et, pour les mineurs, leur lien de parenté avec l'adulte.
• Faire signer la fiche d'enregistrement (parte de entrada) par chaque voyageur de 14 ans ou plus, sur papier ou sous forme numérique (article 4).
• Transmettre les données immédiatement et au plus tard dans les 24 heures suivant la réservation (ou son annulation) et l'arrivée du voyageur (article 6.3).
• Conserver les déclarations 3 ans à compter de la fin du séjour (article 5.3). Les hôtes qui louent à titre non professionnel sont dispensés de tenir le registre, mais doivent quand même déclarer (article 5.4).

En Catalogne et au Pays basque, SES.Hospedajes n'est pas utilisé : les données vont à la police régionale (Mossos d'Esquadra et Ertzaintza).

Cela s'applique que vous viviez en Espagne ou non. Si vous êtes un propriétaire non-résident, vous ne pouvez pas accueillir chaque voyageur : un outil qui fait le check-in en ligne et envoie la déclaration à votre place est la manière pratique de rester en règle. Pour envoyer via un logiciel, vous devez vous inscrire sur SES.Hospedajes (il vous faut un certificat électronique espagnol ou un représentant qui en a un) et cocher l'option service web, qui vous donne un identifiant « WS » distinct. Notre guide pas à pas de SES.Hospedajes explique la démarche.

Ce que doit faire un bon logiciel

• Check-in en ligne : un lien que le voyageur remplit sur son téléphone avant d'arriver, sans application à installer.
• Scanner de documents : lit le passeport ou la carte d'identité avec l'appareil photo pour que personne n'ait à saisir quoi que ce soit.
• Validation des champs officiels : si un champ manque ou est erroné, SES rejette la déclaration.
• Signature du voyageur pour chaque adulte.
• Envoi automatique via le service web de SES.Hospedajes, avec vérification de l'acceptation par le ministère, ou au moins un fichier prêt à téléverser.
• Conservation des déclarations pendant 3 ans, puis suppression.

Tableau comparatif

Chekin

Chekin est sans doute l'outil de check-in le plus connu des gestionnaires de locations touristiques en Espagne. Selon son site :

• Check-in en ligne via un lien envoyé au voyageur et scanner OCR pour les cartes d'identité espagnoles, les titres de séjour et les passeports.
• Envoi automatique à l'autorité compétente (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra ou Ertzaintza) dans les 24 heures suivant le check-in.
• Signature numérique du contrat dans le cadre du check-in, avec des clauses personnalisables (selon son blog).
• Vérification biométrique de l'identité par selfie ou vidéo, en fonctionnalité premium.
• En plus, selon le plan : paiements en ligne, cautions et protection contre les dommages, taxe de séjour, clés virtuelles, livret d'accueil numérique et facturation électronique.
• Intégrations : il annonce plus de 35 PMS et autorités intégrés, dont Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify et Avantio.

Prix (par logement et par mois, hors TVA) : Basic à partir de 3,95 €, Premium à partir de 5,95 € (une fonctionnalité premium au choix) et Enterprise à partir de 7,95 € (toutes). Les paiements, cautions et la protection contre les dommages sont facturés à part. La page mentionne différents nombres minimaux de logements (3, 10 ou 20) sans préciser lequel s'applique ; vérifiez avant de vous inscrire. Sa page Espagne annonce un essai gratuit de 14 jours.

Points forts : très complet, couvre toute l'Espagne, Catalogne et Pays basque compris, et s'intègre probablement à votre PMS si vous en utilisez déjà un.

Partee

Partee est un outil espagnol de déclaration des voyageurs pour tous types d'hébergement, des hôtels aux appartements. Son site met en avant :

• Check-in en ligne sur le téléphone du voyageur, et check-in en personne avec lecture des cartes d'identité et passeports et signature du voyageur sur écran.
• Envoi automatique à SES.Hospedajes, aux Mossos d'Esquadra et à l'Ertzaintza.
• Fiches de voyageurs numérotées et, en option, contrat signé ou document d'entrée.
• Réservations via calendriers iCal, API ou un lien universel de check-in en ligne ; export CSV et Excel, API JSON et serrures électroniques.
• Check-ins, utilisateurs et appareils illimités, sans frais de mise en service.

Prix : « à partir de 1,69 €/mois » ; le prix final dépend du nombre de chambres et de places, et le devis se demande sur son site. Essai gratuit d'un mois, sans carte.

Points forts : un prix d'entrée très bas, et un bon choix si vous accueillez aussi vos voyageurs en personne.

Check-in Scan

Check-in Scan est un outil créé à Mijas (Malaga), selon son site. Ce qu'il indique :

• Check-in en ligne où le voyageur scanne la zone MRZ (les lignes lisibles par machine en bas d'un passeport ou d'une carte d'identité) et signe du doigt.
• Connexion avec les autorités : SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra et Ertzaintza, plus le registre des voyageurs et le livre-registre. Les données sont stockées chiffrées dans le cloud.
• Check-in en personne, calcul de la taxe de séjour et intégrations PMS (plan Plus), et contrats personnalisés par réservation, encaissement de la taxe de séjour et serrures (plan Ultimate).

Prix (par logement et par mois, hors TVA) : Essential 6,95 €, Plus 8,95 € et Ultimate 13,95 €, avec un engagement d'un an ; la facturation mensuelle est possible à partir de 10 logements. Essai de 14 jours, sans carte.

Points forts : la lecture MRZ est rapide, les voyageurs n'ont pas à saisir leurs données.

Hostaway (si vous voulez un PMS complet)

Hostaway n'est pas un outil de check-in mais une plateforme de gestion avec channel manager par API. Nous l'incluons parce qu'il annonce une intégration native avec SES.Hospedajes : le voyageur remplit le formulaire de check-in de Hostaway et les données partent au ministère ; en option, le formulaire peut inclure la signature du contrat de location. Son centre d'aide indique qu'il ne couvre pas encore la Catalogne ni le Pays basque. Hostaway ne publie pas ses prix. Si vous hésitez entre une grande plateforme et quelque chose de plus simple, lisez Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop est un logiciel de gestion de locations touristiques créé en Andalousie, et la déclaration des voyageurs y est intégrée, pas ajoutée en option :

• Check-in en ligne avec signature sur le téléphone du voyageur : chaque voyageur remplit un formulaire qui valide les champs officiels de SES (adulte ou mineur, DNI espagnol, titre de séjour ou passeport, numéro de support du document, pays, téléphone ou e-mail) et déduit le code de la commune espagnole à partir du code postal.
• Scanner de carte d'identité et de passeport : lit le document avec l'appareil photo, et la photo ne quitte jamais le téléphone du voyageur.
• Plan gratuit : la déclaration des voyageurs au format XML officiel, prête à télécharger et à téléverser sur le site de SES.Hospedajes, avec un rappel du délai de 24 heures.
• Plan Pro : envoi automatique à SES.Hospedajes via le service web du ministère dès que le voyageur termine son check-in. Apartop vérifie le lot jusqu'à ce que SES le traite, conserve le code de communication, vous indique le motif en cas de rejet et renvoie jusqu'à 10 fois si SES ne répond pas. Un bouton « Envoyer à SES maintenant » est aussi disponible sur chaque réservation.
• En Andalousie, le document d'entrée signé exigé par la réglementation régionale et votre numéro d'enregistrement touristique sur chaque appartement.
• Données des voyageurs chiffrées en Europe et supprimées dès que la loi le permet.

Comme il s'agit d'un logiciel de gestion, le check-in est relié à tout le reste : calendriers Airbnb, Booking et VRBO synchronisés par iCal, ménages automatiques, messages aux voyageurs, livret d'accueil numérique, taxe de séjour et serrures connectées Nuki et TTLock. C'est utile quand vous gérez depuis l'étranger : votre agent de ménage et la personne qui remet les clés voient chaque arrivée dans l'application gratuite Apartop Cleaning & Keys.

Prix : gratuit pour toujours jusqu'à 2 appartements. Pro : 9 € par appartement et par mois + TVA, appartements illimités et envoi automatique à SES inclus. Les nouveaux comptes bénéficient de 30 jours de Pro. Voir les tarifs.

Limites : Apartop n'envoie pas aux Mossos d'Esquadra ni à l'Ertzaintza ; en Catalogne et au Pays basque, il ne prend donc pas en charge l'envoi automatique. Il ne propose pas non plus de vérification biométrique par selfie.

Autres options

• Le site de SES.Hospedajes lui-même : gratuit. Vous pouvez saisir chaque déclaration à la main ou téléverser un fichier XML. Cela fonctionne, mais avec plusieurs réservations par semaine, et depuis un autre fuseau horaire, il est facile de dépasser le délai.
• Civitfun est une solution de check-in en ligne pour hôtels, chaînes hôtelières et appartements touristiques, avec un produit de déclaration des voyageurs. Son site ne publie pas de prix et ne détaille pas l'envoi à SES (vérifié le 11 octobre 2026) ; il ne figure donc pas dans le tableau.
• Votre PMS ou votre gestionnaire local : beaucoup de PMS s'intègrent à Chekin ou ont leur propre envoi. Si une agence locale gère votre logement, demandez qui est responsable de la déclaration des voyageurs : en tant que propriétaire, vous devez savoir qu'elle est faite.

Comment choisir

• Vous n'avez besoin que de la déclaration des voyageurs et utilisez déjà un PMS : Chekin ou Partee, connecté à votre PMS.
• Vous avez un bien en Catalogne ou au Pays basque : choisissez un outil qui envoie aux Mossos ou à l'Ertzaintza (Chekin, Partee ou Check-in Scan, selon leurs sites).
• Vous accueillez vos voyageurs en personne : Partee propose le check-in en personne avec signature sur écran.
• Vous possédez 1 ou 2 logements et voulez dépenser le moins possible : Apartop Gratuit vous donne le check-in avec scanner, les signatures et un fichier de déclaration prêt à téléverser, sans frais.
• Vous voulez l'envoi automatique et votre calendrier, vos ménages et vos comptes au même endroit : Apartop Pro, ou une grande plateforme comme Hostaway si vous avez besoin d'un channel manager par API.

Pour essayer, vous pouvez commencer gratuitement avec Apartop et activer le check-in de votre premier appartement en quelques minutes.

Sources

• Décret royal 933/2021 du 26 octobre (BOE, texte consolidé) : articles 4, 5 et 6 (consulté le 11 octobre 2026)
• Ministère de l'Intérieur : obligations d'enregistrement des voyageurs (consulté le 11 octobre 2026)
• SES.Hospedajes, ministère de l'Intérieur
• Generalitat de Catalogne : registre des voyageurs des établissements d'hébergement (Mossos d'Esquadra) (consulté le 11 octobre 2026)
• Gouvernement basque : service de communication du registre hôtelier (Ertzaintza) (consulté le 11 octobre 2026)
• Chekin, tarifs (consulté le 11 octobre 2026)
• Chekin, déclaration des voyageurs en Espagne : envoi à SES, aux Mossos et à l'Ertzaintza, OCR, MiDNI, vérification biométrique et essai de 14 jours (consulté le 11 octobre 2026)
• Chekin, check-in en ligne pour villas et appartements : signature du contrat (consulté le 11 octobre 2026)
• Chekin, intégrations (consulté le 11 octobre 2026)
• Partee (consulté le 11 octobre 2026)
• Check-in Scan, check-in en ligne (consulté le 11 octobre 2026)
• Check-in Scan, tarifs : plans Essential, Plus et Ultimate (consulté le 11 octobre 2026)
• Hostaway, intégration native SES.Hospedajes (consulté le 11 octobre 2026)
• Civitfun (consulté le 11 octobre 2026)
• Apartop : tarifs