Registrasi tamu SES.HOSPEDAJES: panduan langkah demi langkah

Jika Anda menyewakan apartemen liburan di Spanyol, Anda wajib mencatat setiap tamu dan mengirimkan datanya ke Kementerian Dalam Negeri Spanyol melalui SES.HOSPEDAJES. Ini berlaku baik Anda tinggal di Spanyol maupun di luar negeri, dan baik Anda memiliki satu apartemen maupun dua puluh. Aturannya berasal dari Real Decreto 933/2021, dan tenggatnya ketat: laporan harus dikirim segera dan paling lambat dalam 24 jam.

Panduan ini membahasnya dengan berpegang pada teks resmi: siapa yang tercakup, apa yang harus ditanyakan kepada setiap tamu, cara mendaftar, cara mengirim laporan, berapa lama data disimpan, denda, dan kesalahan yang paling sering kami jumpai. Di bagian akhir kami jelaskan bagaimana Apartop menanganinya.

Apa itu SES.HOSPEDAJES

SES.HOSPEDAJES adalah platform online Sekretariat Negara untuk Keamanan Spanyol, bagian dari Kementerian Dalam Negeri. Siapa pun yang menyediakan akomodasi menggunakannya untuk melaporkan tamu dan pemesanannya. Anggap saja ini versi digital dari "lapor tamu ke polisi" untuk tamu hotel yang dikenal di banyak negara.

Dasar hukumnya adalah Real Decreto 933/2021 (diterbitkan di BOE, lembaran negara resmi Spanyol), yang bertumpu pada Ley Orgánica 4/2015 tentang keamanan publik. Kewajiban pelaporan mulai berlaku pada 2 Januari 2023 (ketentuan penutup ketiga dekret tersebut), tetapi masa transisi untuk platform berakhir pada 2 Desember 2024: menurut siaran pers asosiasi pengusaha pariwisata setelah pertemuan mereka dengan Kementerian pada 4 Oktober 2024, tidak akan ada perpanjangan lagi. Hanya polisi yang boleh memproses data tersebut, dengan akses bagi pengadilan dan kejaksaan (pasal 7).

Sampai aturan pelaksananya terbit, Orden INT/1922/2003 tentang buku tamu dan formulir check-in tetap berlaku sejauh tidak bertentangan dengan dekret tersebut (ketentuan pencabutan tunggal). Pada 2024 Kementerian berkomitmen menerbitkan peraturan menteri pelaksana dekret ini dan membuka konsultasi atas rancangannya, tetapi per 11 Oktober 2026 peraturan itu belum diterbitkan di BOE: statusnya diumumkan, menunggu terbit di BOE.

Satu pengecualian: di Katalonia dan Negeri Basque, laporan tidak dikirim melalui SES.HOSPEDAJES, melainkan melalui sistem kepolisian daerah (Mossos d'Esquadra dan Ertzaintza); ikuti petunjuk mereka.

Siapa yang wajib mendaftarkan tamu

Dekret ini mencakup setiap orang atau perusahaan yang menyediakan akomodasi berbayar, baik secara profesional maupun tidak, ditambah perantara seperti platform pemesanan (pasal 2). Apartemen liburan disebut secara tegas, sehingga satu apartemen yang disewakan beberapa minggu dalam setahun pun tercakup. Tinggal di luar Spanyol tidak mengubah hal ini.

Dekret ini membedakan dua profil:

Jika Anda perorangan yang menyewakan secara non-profesional, dekret ini tetap berlaku: Anda dibebaskan dari kewajiban register dan penyimpanan (pasal 5.4), tetapi tidak dari kewajiban pelaporan dalam pasal 6, yang boleh Anda lakukan dengan cara non-elektronik (pasal 6.4). Profil mana yang sesuai bergantung pada cara Anda mengelola apartemen (misalnya, melalui perusahaan atau sebagai kegiatan usaha). Gestor Anda dapat memberi tahu Anda.

Apa yang harus ditanyakan kepada setiap tamu

Formulir check-in harus ditandatangani oleh setiap tamu berusia 14 tahun ke atas. Untuk anak di bawah 14 tahun, orang dewasa yang mendampingi memberikan datanya (pasal 4). Anda juga harus memastikan data tersebut cocok dengan dokumen identitas tamu.

Menurut Lampiran I dekret dan petunjuk teknis Kementerian, Anda memerlukan untuk setiap orang:

• Nama depan, nama keluarga pertama, dan nama keluarga kedua (yang kedua wajib untuk kartu identitas Spanyol, karena umum dalam nama Spanyol).
• Jenis dokumen (DNI Spanyol, NIE nomor warga asing, paspor, atau lainnya) dan nomornya, wajib untuk orang dewasa.
• "Nomor dukungan" (número de soporte) dokumen, wajib untuk kartu DNI dan NIE Spanyol.
• Tanggal lahir, kewarganegaraan, dan jenis kelamin.
• Alamat tempat tinggal lengkap.
• Setidaknya nomor telepon atau alamat email.
• Hubungan dengan orang dewasa, untuk anak di bawah umur.

Dan untuk masa inapnya: referensi dan tanggal pemesanan, tanggal dan jam check-in serta check-out, jumlah tamu, dan data pembayaran (jenis pembayaran: platform, kartu, transfer bank, tunai, dan sebagainya).

Tenggat: aturan 24 jam

Pasal 6.3 menyatakan data harus dilaporkan saat pemesanan atau kontrak dibuat, saat dibatalkan, dan saat masa inap dimulai, "segera" dan paling lambat 24 jam setelah setiap peristiwa.

Untuk apartemen liburan, ini berarti dua jenis laporan:

1. Laporan pemesanan (RH dalam bahasa Spanyol): saat pemesanan dibuat atau dibatalkan. Cara penerapannya untuk pemesanan melalui platform yang juga tercakup (Airbnb, Booking.com, dan sebagainya) sebaiknya dicek di portal SES.HOSPEDAJES atau dengan konsultan Anda.
2. Laporan tamu (PV, parte de viajeros): saat masa inap dimulai, dengan data setiap tamu. Batas 24 jam dihitung sejak check-in.

Profesional atau bukan, Anda juga harus melaporkan data Anda dan setiap properti sebelum mulai: dalam sepuluh hari setelah menyelesaikan langkah administratif untuk kegiatan tersebut dan, bagaimanapun juga, sebelum masa inap pertama (pasal 6.1 dan 6.2).

Cara mendaftar

Anda mendaftar sekali saja, di portal online SES.HOSPEDAJES, menggunakan identifikasi elektronik Spanyol:

1. Buka bagian pendaftaran establishment di portal.
2. Nyatakan apakah kegiatan Anda profesional atau tidak, lalu masukkan data Anda sebagai pemilik sewa (arrendador).
3. Tambahkan setiap apartemen sebagai establishment, dengan alamat lengkapnya.
4. Jika Anda akan menggunakan perangkat lunak yang mengirim laporan untuk Anda, centang pengiriman komunikasi melalui web service (Anda juga dapat mengaktifkannya nanti dari data terdaftar Anda).

Anda akan menerima kode pemilik sewa (código de arrendador), kode establishment untuk setiap apartemen, dan, jika Anda meminta web service, pengguna web service (berakhiran "WS") beserta kata sandinya. Simpan baik-baik: perangkat lunak check-in apa pun akan memintanya.

Jika Anda tinggal di luar negeri: portal ini mengandalkan identifikasi elektronik Spanyol, yang tidak dimiliki banyak pemilik non-residen. Dalam praktiknya, banyak yang meminta gestor atau pengelola properti mereka untuk menyelesaikan pendaftaran. Perhatikan juga bahwa ini terpisah dari izin pariwisata daerah Anda dan dari Registro Único de Arrendamientos (NRUA) nasional. Izin daerah tetap wajib, sedangkan Registro Único dibatalkan oleh Mahkamah Agung pada 2026 (artikel tersebut menjelaskan apa yang tersisa darinya).

Unggah manual atau web service

Ada tiga cara mengirim laporan:

Berkasnya harus XML sesuai templat resmi (bukan spreadsheet atau CSV). Jika sebagian laporan mengandung kesalahan, sistem menyimpan yang valid dan Anda dapat memperbaiki sisanya di "Consulta y gestión de mis comunicaciones" (lihat dan kelola komunikasi saya).

Web service bersifat asinkron: SES menerima kiriman, memberinya nomor batch, dan memprosesnya kemudian. Laporan baru dianggap terkirim setelah batch diproses tanpa kesalahan, jadi perangkat lunak Anda sebaiknya memeriksa batch dan mencoba ulang jika ada yang gagal.

Penyimpanan data

Pelaku profesional wajib menyimpan data dalam register elektronik selama 3 tahun setelah masa inap berakhir (pasal 5.3). Pelaku non-profesional dibebaskan dari kewajiban register dan penyimpanan (pasal 5.4), meskipun tetap wajib melapor.

Ini adalah data pribadi, sehingga GDPR UE berlaku: simpan dengan aman dan hapus setelah Anda tidak lagi wajib menyimpannya.

Jika apartemen Anda berada di Andalusia, Anda juga wajib memberikan kepada tamu dokumen masuk yang diwajibkan Decreto 28/2016 dan menyimpannya selama satu tahun. Lihat halaman kami tentang dokumen masuk Andalusia.

Denda

Pasal 8 dekret ini merujuk pada rezim sanksi Ley Orgánica 4/2015:

Denda berat dibagi menjadi tiga tingkat (yang terendah hingga €10.400) dan, pada umumnya, dijatuhkan pada tingkat terendah kecuali ada faktor yang memberatkan.

Kesalahan umum

• Mengumpulkan data pada hari kedatangan. Jika tamu datang tengah malam tanpa mengisi apa pun, 24 jam berlalu dengan cepat. Mintalah sebelumnya.
• Tidak mengisi nomor dukungan pada kartu DNI atau NIE Spanyol, atau nama keluarga kedua.
• Tidak ada telepon dan email. Orang dewasa memerlukan setidaknya salah satunya.
• Kota yang tidak dikenali untuk tamu yang tinggal di Spanyol: sistem perlu mengidentifikasi munisipalitasnya.
• Melewatkan orang: setiap tamu dihitung, termasuk anak-anak (dengan data yang diberikan orang dewasa).
• Menganggap laporan sudah masuk tanpa memeriksa apakah batch diterima.
• Mencampuradukkan prosedur: SES.HOSPEDAJES tidak menggantikan izin pariwisata daerah atau NRUA.

Bagaimana Apartop melakukannya

Di Apartop, registrasi tamu sudah terintegrasi dalam check-in online:

• Setiap pemesanan memiliki tautan check-in sendiri, yang diisi tamu di ponsel mereka sebelum tiba. Formulirnya meminta setiap kolom yang diwajibkan SES dan memvalidasinya: dewasa atau anak, jenis dokumen dan nomor dukungan, negara, telepon atau email, serta hubungan anak di bawah umur.
• Tamu dapat memindai paspor atau kartu identitas dengan kamera alih-alih mengetik; fotonya tidak pernah keluar dari ponsel (pemindai paspor).
• Setiap orang dewasa menandatangani dengan jari di layar.
• Untuk tamu yang tinggal di Spanyol, Apartop menentukan kode munisipalitas resmi dari kode pos dan kota, dan memperingatkan Anda jika tidak dapat mencocokkannya.
• Panel tamu menampilkan status setiap laporan dan tenggat 24 jam sejak jam check-in.
• Data identitas tamu dihapus 3 tahun setelah check-out.

Pada paket Gratis (hingga 2 apartemen) Anda mengunduh laporan sebagai XML resmi dan mengunggahnya sendiri. Pada paket Pro (€9 per apartemen per bulan + PPN) Apartop mengirimnya otomatis melalui web service begitu tamu menyelesaikan check-in, memeriksa batch, dan mencoba ulang jika ada kesalahan. Saat ini Apartop mengirim laporan tamu (PV); Apartop tidak mengirim laporan pemesanan (RH). Detail lengkap ada di halaman harga kami.

Untuk membandingkan alat, lihat ulasan kami tentang perangkat lunak registrasi tamu. Atau mulai gratis: akun baru mendapat 30 hari Pro.

Sumber

• BOE: Real Decreto 933/2021 tanggal 26 Oktober, teks konsolidasi (pasal 2 sampai 8, ketentuan pencabutan, ketentuan penutup ketiga, dan Lampiran I), dalam bahasa Spanyol; diakses 11 Okt 2026
• BOE: Ley Orgánica 4/2015 tentang keamanan publik (pasal 33, 36.20, 37.9 dan 39), dalam bahasa Spanyol; diakses 11 Okt 2026
• BOE: Orden INT/1922/2003 tanggal 3 Juli tentang buku tamu dan formulir check-in, dalam bahasa Spanyol; diakses 11 Okt 2026
• Portal SES.HOSPEDAJES (Kementerian Dalam Negeri); diakses 11 Okt 2026
• Kementerian Dalam Negeri: petunjuk unggah massal, versi 1.1.0 (PDF, dalam bahasa Spanyol); diakses 11 Okt 2026
• CEHAT: siaran pers 4 Oktober 2024 tentang berakhirnya masa transisi (PDF, dalam bahasa Spanyol, sumber industri); diakses 11 Okt 2026