Software registrasi tamu SES.Hospedajes terbaik

Jika Anda menyewakan rumah liburan di Spanyol, Anda wajib mendaftarkan setiap tamu dan mengirim datanya ke Kementerian Dalam Negeri Spanyol melalui SES.Hospedajes dalam 24 jam. Anda bisa melakukannya secara manual di situs web Kementerian, tetapi sebagian besar pemilik, dan hampir semua pemilik yang tinggal di luar negeri, menggunakan software registrasi tamu yang mengumpulkan data tamu sebelum kedatangan, membaca paspornya, dan mengirim catatannya secara otomatis.

Panduan ini membandingkan alat yang paling banyak digunakan di Spanyol untuk SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway, dan Apartop): apa yang dilakukan masing-masing, apakah mengirim secara otomatis, apakah mengumpulkan tanda tangan, dan harga apa yang dipublikasikan. Informasi diperiksa di situs web resmi setiap perusahaan pada Oktober 2026.

Apa yang diwajibkan hukum kepada Anda

Real Decreto 933/2021 Spanyol mewajibkan siapa pun yang menyediakan akomodasi untuk:

• Mengumpulkan data setiap tamu: nama lengkap, jenis dan nomor identitas (paspor bagi sebagian besar pengunjung asing), tanggal lahir, kewarganegaraan, jenis kelamin, alamat tempat tinggal lengkap, telepon atau email dan, untuk anak di bawah umur, hubungannya dengan orang dewasa.
• Meminta setiap tamu berusia 14 tahun ke atas menandatangani formulir registrasi (parte de entrada), di atas kertas atau secara digital (pasal 4).
• Mengirim data segera dan paling lambat dalam 24 jam setelah pemesanan (atau pembatalannya) dan kedatangan tamu (pasal 6.3).
• Menyimpan catatan selama 3 tahun sejak masa inap berakhir (pasal 5.3). Host yang menyewakan secara non-profesional dibebaskan dari kewajiban menyimpan register, tetapi tetap wajib melapor (pasal 5.4).

Di Katalonia dan Negeri Basque, SES.Hospedajes tidak digunakan: data dikirim ke polisi daerah (Mossos d'Esquadra dan Ertzaintza).

Ini berlaku baik Anda tinggal di Spanyol maupun tidak. Jika Anda pemilik non-residen, Anda tidak bisa menyambut setiap tamu, sehingga alat yang melakukan check-in online dan mengirim laporan untuk Anda adalah cara praktis untuk tetap patuh. Untuk mengirim melalui software, Anda perlu mendaftar di SES.Hospedajes (Anda memerlukan sertifikat digital Spanyol atau perwakilan yang memilikinya) dan mencentang opsi web service, yang memberi Anda nama pengguna "WS" terpisah. Panduan langkah demi langkah SES.Hospedajes kami menjelaskan caranya.

Apa yang harus dilakukan software yang baik

• Check-in online: tautan yang diisi tamu di ponselnya sebelum tiba, tanpa perlu memasang aplikasi.
• Pemindai dokumen: membaca paspor atau kartu identitas dengan kamera sehingga tidak perlu mengetik.
• Validasi kolom resmi: jika ada kolom yang kosong atau salah, SES menolak catatannya.
• Tanda tangan tamu untuk setiap orang dewasa.
• Pengiriman otomatis melalui web service SES.Hospedajes, sambil memeriksa apakah Kementerian menerimanya, atau setidaknya berkas yang siap diunggah.
• Penyimpanan catatan selama 3 tahun, lalu penghapusan.

Tabel perbandingan

Chekin

Chekin mungkin alat check-in yang paling dikenal di kalangan pengelola sewa liburan di Spanyol. Menurut situs webnya:

• Check-in online melalui tautan tamu dan pemindai OCR untuk kartu identitas Spanyol, kartu izin tinggal, dan paspor.
• Pengiriman otomatis ke otoritas yang tepat (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra, atau Ertzaintza) dalam 24 jam setelah check-in.
• Tanda tangan kontrak digital sebagai bagian dari check-in, dengan klausul yang dapat Anda sesuaikan (menurut blognya).
• Verifikasi identitas biometrik dengan swafoto atau video, sebagai fitur premium.
• Ditambah pembayaran online, deposit dan perlindungan kerusakan, pajak turis, kunci virtual, panduan digital, dan e-faktur tergantung paketnya.
• Integrasi: mengiklankan lebih dari 35 PMS dan otoritas hukum yang terintegrasi, termasuk Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify, dan Avantio.

Harga (per properti per bulan, belum termasuk PPN): Basic mulai €3,95, Premium mulai €5,95 (satu fitur premium pilihan Anda), dan Enterprise mulai €7,95 (semuanya). Pembayaran, deposit, dan perlindungan kerusakan dikenai biaya terpisah. Halamannya menyebut jumlah unit minimum yang berbeda (3, 10, atau 20) tanpa menjelaskan mana yang berlaku, jadi periksa sebelum mendaftar. Halaman Spanyolnya mengiklankan uji coba gratis 14 hari.

Kelebihan: sangat lengkap, mencakup seluruh Spanyol termasuk Katalonia dan Negeri Basque, dan kemungkinan besar terintegrasi dengan PMS Anda jika Anda sudah menggunakannya.

Partee

Partee adalah alat registrasi tamu asal Spanyol untuk segala jenis akomodasi, dari hotel hingga apartemen. Situs webnya menonjolkan:

• Check-in online di ponsel tamu, dan check-in tatap muka yang membaca kartu identitas dan paspor dengan tamu menandatangani di layar.
• Pengiriman otomatis ke SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra, dan Ertzaintza.
• Catatan tamu bernomor dan, secara opsional, kontrak atau dokumen penerimaan yang ditandatangani.
• Pemesanan melalui kalender iCal, API, atau tautan check-in online universal; ekspor ke CSV dan Excel, API JSON, dan kunci elektronik.
• Check-in, pengguna, dan perangkat tanpa batas, tanpa biaya penyiapan.

Harga: "mulai €1,69/bulan"; harga akhirnya bergantung pada kamar dan kapasitas tamu, dan Anda meminta penawaran di situs webnya. Uji coba gratis satu bulan, tanpa kartu.

Kelebihan: harga awal yang sangat rendah dan pilihan yang baik jika Anda juga menyambut tamu secara langsung.

Check-in Scan

Check-in Scan adalah alat buatan Mijas (Málaga), menurut situs webnya. Yang dinyatakannya:

• Check-in online di mana tamu memindai MRZ (baris yang dapat dibaca mesin di bagian bawah paspor atau kartu identitas) dan menandatangani dengan jari.
• Koneksi dengan otoritas: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra, dan Ertzaintza, ditambah register tamu dan buku catatan. Data disimpan terenkripsi di cloud.
• Check-in tatap muka, perhitungan pajak turis, dan integrasi PMS (paket Plus), serta kontrak khusus per pemesanan, penagihan pajak turis, dan kunci (paket Ultimate).

Harga (per properti per bulan, belum termasuk PPN): Essential €6,95, Plus €8,95, dan Ultimate €13,95, dengan komitmen satu tahun; tagihan bulanan tersedia mulai 10 unit. Uji coba 14 hari, tanpa kartu.

Kelebihan: pembacaan MRZ cepat, sehingga tamu tidak perlu mengetik datanya.

Hostaway (jika Anda ingin PMS lengkap)

Hostaway bukan alat check-in, melainkan platform manajemen dengan channel manager berbasis API. Kami memasukkannya karena mengiklankan integrasi native dengan SES.Hospedajes: tamu mengisi formulir check-in Hostaway dan datanya dikirim ke Kementerian; secara opsional, formulir dapat mencakup penandatanganan perjanjian sewa. Pusat bantuannya menyebut belum mencakup Katalonia atau Negeri Basque. Hostaway tidak mempublikasikan harga. Jika Anda bimbang antara platform besar dan sesuatu yang lebih sederhana, baca Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop adalah software manajemen sewa liburan buatan Andalusia, dan registrasi tamu sudah terintegrasi, bukan tambahan:

• Check-in online dengan tanda tangan di ponsel tamu: setiap tamu mengisi formulir yang memvalidasi kolom resmi SES (dewasa atau anak, kartu identitas Spanyol, kartu izin tinggal atau paspor, nomor dukungan dokumen, negara, telepon atau email) dan menentukan kode munisipalitas Spanyol dari kode pos.
• Pemindai kartu identitas dan paspor: membaca dokumen dengan kamera, dan fotonya tidak pernah keluar dari ponsel tamu.
• Paket Gratis: register tamu dalam format XML resmi, siap diunduh dan diunggah di situs web SES.Hospedajes, dengan pengingat tenggat 24 jam.
• Paket Pro: pengiriman otomatis ke SES.Hospedajes melalui web service Kementerian begitu tamu menyelesaikan check-in. Apartop memeriksa batch hingga SES memprosesnya, menyimpan kode komunikasinya, menunjukkan alasannya jika ditolak, dan mencoba ulang hingga 10 kali jika SES tidak merespons. Ada juga tombol "Kirim ke SES sekarang" di setiap pemesanan.
• Di Andalusia, dokumen masuk yang ditandatangani sesuai aturan daerah dan nomor registrasi pariwisata Anda di setiap apartemen.
• Data tamu dienkripsi di Eropa dan dihapus saat hukum mengizinkan.

Karena merupakan software manajemen, check-in terhubung dengan semua hal lain: kalender Airbnb, Booking, dan VRBO yang disinkronkan via iCal, tugas kebersihan otomatis, pesan untuk tamu, panduan digital, pajak turis, serta kunci pintar Nuki dan TTLock. Ini berguna saat Anda mengelola dari luar negeri: petugas kebersihan dan pemegang kunci Anda melihat setiap kedatangan di aplikasi gratis Apartop Cleaning & Keys.

Harga: gratis selamanya hingga 2 apartemen. Pro: €9 per apartemen per bulan + PPN, apartemen tanpa batas dan pengiriman otomatis ke SES sudah termasuk. Akun baru mendapat 30 hari Pro. Lihat harga.

Keterbatasan: Apartop tidak mengirim ke Mossos d'Esquadra atau Ertzaintza, sehingga di Katalonia dan Negeri Basque Apartop tidak menangani pengiriman otomatis. Apartop juga tidak menawarkan verifikasi swafoto biometrik.

Pilihan lain

• Situs web SES.Hospedajes itu sendiri: gratis. Anda dapat mengetik setiap catatan secara manual atau mengunggah berkas XML. Cara ini berhasil, tetapi dengan beberapa pemesanan per minggu, dan dari zona waktu lain, tenggat mudah terlewat.
• Civitfun adalah solusi check-in online untuk hotel, jaringan hotel, dan apartemen liburan, dengan produk registrasi tamu. Situs webnya tidak mempublikasikan harga atau merinci pengiriman ke SES (diperiksa 11 Okt 2026), sehingga tidak dimasukkan ke dalam tabel.
• PMS Anda atau pengelola lokal: banyak PMS terintegrasi dengan Chekin atau memiliki pengiriman sendiri. Jika agen lokal mengelola apartemen Anda, tanyakan siapa yang bertanggung jawab atas register tamu: sebagai pemilik, Anda perlu tahu bahwa hal itu dilakukan.

Cara memilih

• Anda hanya memerlukan register tamu dan sudah menggunakan PMS: Chekin atau Partee, terhubung ke PMS Anda.
• Anda memiliki properti di Katalonia atau Negeri Basque: pilih yang mengirim ke Mossos atau Ertzaintza (Chekin, Partee, atau Check-in Scan, menurut situs web mereka).
• Anda menyambut tamu secara langsung: Partee menawarkan check-in tatap muka dengan tanda tangan di layar.
• Anda memiliki 1 atau 2 apartemen dan ingin mengeluarkan biaya seminimal mungkin: Apartop Gratis memberi Anda check-in dengan pemindai, tanda tangan, dan berkas register yang siap diunggah tanpa biaya.
• Anda ingin register dikirim otomatis serta kalender, kebersihan, dan pembukuan di satu tempat: Apartop Pro, atau platform besar seperti Hostaway jika Anda memerlukan channel manager berbasis API.

Untuk mencobanya, Anda dapat mulai gratis dengan Apartop dan mengaktifkan check-in untuk apartemen pertama Anda dalam beberapa menit.

Sumber

• Real Decreto 933/2021 tanggal 26 Oktober (BOE, teks konsolidasi): pasal 4, 5 dan 6 (diakses 11 Okt 2026)
• Kementerian Dalam Negeri: kewajiban registrasi tamu (diakses 11 Okt 2026)
• SES.Hospedajes, Kementerian Dalam Negeri
• Pemerintah Katalonia: register tamu untuk akomodasi (Mossos d'Esquadra) (diakses 11 Okt 2026)
• Pemerintah Basque: layanan komunikasi register akomodasi (Ertzaintza) (diakses 11 Okt 2026)
• Chekin, harga (diakses 11 Okt 2026)
• Chekin, registrasi tamu di Spanyol: pengiriman ke SES, Mossos dan Ertzaintza, OCR, MiDNI, verifikasi biometrik, dan uji coba 14 hari (diakses 11 Okt 2026)
• Chekin, check-in online untuk vila dan apartemen: tanda tangan kontrak (diakses 11 Okt 2026)
• Chekin, integrasi (diakses 11 Okt 2026)
• Partee (diakses 11 Okt 2026)
• Check-in Scan, check-in online (diakses 11 Okt 2026)
• Check-in Scan, harga: paket Essential, Plus, dan Ultimate (diakses 11 Okt 2026)
• Hostaway, integrasi native SES.Hospedajes (diakses 11 Okt 2026)
• Civitfun (diakses 11 Okt 2026)
• Apartop: harga