Rejestracja gości w SES.HOSPEDAJES: poradnik krok po kroku

Gość wypełnia check-in online na telefonie przed przyjazdem do mieszkania

W tym artykule

Czym jest SES.HOSPEDAJES
Kto musi rejestrować gości
O co pytać każdego gościa
Terminy: zasada 24 godzin
Jak się zarejestrować
Ręczne przesyłanie czy web service
Przechowywanie danych
Kary
Najczęstsze błędy
Jak robi to Apartop
Najczęściej zadawane pytania
Źródła

Jeśli wynajmujesz mieszkanie turystyczne w Hiszpanii, musisz rejestrować każdego gościa i przekazywać jego dane hiszpańskiemu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych przez system SES.HOSPEDAJES. Dotyczy to Ciebie niezależnie od tego, czy mieszkasz w Hiszpanii, czy za granicą, i czy masz jedno mieszkanie, czy dwadzieścia. Obowiązek wynika z Dekretu Królewskiego 933/2021, a termin jest krótki: zgłoszenie trzeba wysłać niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 24 godzin.

Ten poradnik, oparty na oficjalnym tekście, przeprowadzi Cię przez wszystko: kogo dotyczy obowiązek, o co pytać każdego gościa, jak się zarejestrować, jak wysyłać zgłoszenia, jak długo przechowywać dane, jakie grożą kary i jakie błędy widzimy najczęściej. Na końcu wyjaśniamy, jak robi to Apartop.

Czym jest SES.HOSPEDAJES

SES.HOSPEDAJES to platforma internetowa hiszpańskiego Sekretariatu Stanu ds. Bezpieczeństwa, podległego Ministerstwu Spraw Wewnętrznych. Każdy, kto świadczy usługi zakwaterowania, zgłasza przez nią gości i rezerwacje. To cyfrowa wersja dawnego „meldunku” gości hotelowych, znanego z wielu krajów.

Podstawą prawną jest Dekret Królewski 933/2021 (opublikowany w BOE, hiszpańskim dzienniku urzędowym), który rozwija Ustawę organiczną 4/2015 o bezpieczeństwie publicznym. Obowiązki zgłoszeniowe obowiązują od 2 stycznia 2023 roku (trzeci przepis końcowy dekretu), ale okres przejściowy dla platformy zakończył się 2 grudnia 2024 roku: według komunikatu organizacji pracodawców branży turystycznej po spotkaniu z ministerstwem 4 października 2024 roku kolejnych przedłużeń miało już nie być. Dane może przetwarzać wyłącznie policja, z dostępem dla sądów i prokuratury (art. 7).

Do czasu wydania przepisów wykonawczych nadal obowiązuje Rozporządzenie INT/1922/2003 w sprawie rejestrów i kart meldunkowych gości, w zakresie, w jakim nie jest sprzeczne z dekretem (jedyny przepis uchylający). Ministerstwo zobowiązało się w 2024 roku do wydania rozporządzenia wykonawczego i poddało projekt konsultacjom, ale na dzień 11 października 2026 roku nie zostało ono opublikowane w BOE: jest zapowiedziane, oczekuje na publikację w BOE.

Jeden wyjątek: w Katalonii i Kraju Basków zgłoszenia nie trafiają do SES.HOSPEDAJES, lecz do systemów policji regionalnych (Mossos d'Esquadra i Ertzaintza); postępuj zgodnie z ich instrukcjami.

Kto musi rejestrować gości

Dekret obejmuje każdą osobę lub firmę świadczącą odpłatnie usługi zakwaterowania, zawodowo lub nie, a także pośredników, takich jak platformy rezerwacyjne (art. 2). Apartamenty turystyczne są wymienione wprost, więc obowiązek dotyczy nawet jednego mieszkania wynajmowanego kilka tygodni w roku. Mieszkanie poza Hiszpanią niczego tu nie zmienia.

Dekret rozróżnia dwa profile:

	Zawodowy	Niezawodowy
Zgłaszanie rezerwacji i gości (art. 6)	✅	✅
Prowadzenie rejestru elektronicznego przez 3 lata (art. 5)	✅	❌
Obowiązek zgłoszeń elektronicznych	✅	Może korzystać z innych środków

Jeśli wynajmujesz jako osoba prywatna, niezawodowo, dekret i tak Cię dotyczy: jesteś zwolniony z prowadzenia rejestru i przechowywania danych (art. 5.4), ale nie z obowiązków zgłoszeniowych z artykułu 6, które możesz wykonywać w formie nieelektronicznej (art. 6.4). To, który profil do Ciebie pasuje, zależy od sposobu prowadzenia najmu (np. przez spółkę lub jako działalność gospodarczą). Powie Ci to Twój gestor.

O co pytać każdego gościa

Kartę meldunkową musi podpisać każdy gość w wieku 14 lat lub starszy. Dane dzieci poniżej 14 lat podaje towarzyszący im dorosły (art. 4). Musisz też upewnić się, że dane zgadzają się z dokumentem tożsamości gościa.

Zgodnie z załącznikiem I do dekretu i instrukcjami technicznymi ministerstwa dla każdej osoby potrzebujesz:

Imienia, pierwszego nazwiska i drugiego nazwiska (drugie jest wymagane przy hiszpańskich dowodach osobistych, bo Hiszpanie zwykle mają dwa nazwiska).
Rodzaju dokumentu (hiszpański DNI, NIE dla cudzoziemców, paszport lub inny) i jego numeru, wymaganego u dorosłych.
„Numeru nośnika” dokumentu (número de soporte), wymaganego przy hiszpańskich kartach DNI i NIE.
Daty urodzenia, obywatelstwa i płci.
Pełnego adresu zamieszkania.
Co najmniej numeru telefonu lub adresu e-mail.
Pokrewieństwa z dorosłym w przypadku osób niepełnoletnich.

A w odniesieniu do pobytu: numeru i daty rezerwacji, daty i godziny zameldowania i wymeldowania, liczby gości oraz danych płatności (rodzaj płatności: przez platformę, kartą, przelewem, gotówką itp.).

Terminy: zasada 24 godzin

Artykuł 6.3 stanowi, że dane należy zgłosić w momencie dokonania rezerwacji lub zawarcia umowy, jej anulowania oraz rozpoczęcia pobytu, „niezwłocznie”, a najpóźniej w ciągu 24 godzin od każdego z tych zdarzeń.

W przypadku mieszkania turystycznego oznacza to dwa rodzaje zgłoszeń:

Zgłoszenie rezerwacji (po hiszpańsku RH): przy dokonaniu lub anulowaniu rezerwacji. Jak ten obowiązek odnosi się do rezerwacji z platform, które same są nim objęte (Airbnb, Booking.com itd.), warto sprawdzić na portalu SES.HOSPEDAJES lub u doradcy.
Zgłoszenie gości (PV, parte de viajeros): przy rozpoczęciu pobytu, z danymi wszystkich gości. 24 godziny liczą się od zameldowania.

Niezależnie od profilu musisz też zgłosić swoje dane i każdy lokal przed rozpoczęciem działalności: w ciągu dziesięciu dni od dopełnienia formalności administracyjnych i w każdym razie przed pierwszym pobytem (art. 6.1 i 6.2).

Jak się zarejestrować

Rejestrujesz się raz, na portalu internetowym SES.HOSPEDAJES, przy użyciu hiszpańskiej identyfikacji elektronicznej:

Przejdź na portalu do sekcji rejestracji obiektów.
Wskaż, czy Twoja działalność jest zawodowa, czy nie, i wpisz swoje dane jako wynajmującego (arrendador).
Dodaj każde mieszkanie jako obiekt, z pełnym adresem.
Jeśli będziesz korzystać z oprogramowania, które wysyła zgłoszenia za Ciebie, zaznacz wysyłanie komunikatów przez web service (możesz to też włączyć później w swoich danych rejestracyjnych).

Otrzymasz kod wynajmującego (código de arrendador), kod obiektu dla każdego mieszkania oraz, jeśli wybrałeś web service, użytkownika web service (kończącego się na „WS”) z hasłem. Przechowuj je bezpiecznie: poprosi o nie każde oprogramowanie do check-inu.

Jeśli mieszkasz za granicą: portal wymaga hiszpańskiej identyfikacji elektronicznej, której wielu właścicieli nierezydentów nie ma. W praktyce wielu z nich zleca rejestrację swojemu gestorowi lub firmie zarządzającej najmem. Pamiętaj też, że to coś innego niż regionalna licencja turystyczna i krajowy Jednolity Rejestr Najmu (NRUA). Licencja regionalna nadal jest obowiązkowa, a Jednolity Rejestr uchylił Sąd Najwyższy w 2026 roku (w tamtym artykule wyjaśniamy, co z niego zostało).

Ręczne przesyłanie czy web service

Zgłoszenia można wysyłać na trzy sposoby:

Sposób	Jak działa	Dla kogo
Formularz internetowy	Wpisujesz każdego gościa na portalu	Jedno mieszkanie, mało rezerwacji
Plik XML („carga masiva”)	Przesyłasz plik z jednym lub kilkoma zgłoszeniami tego samego typu	Gdy plik tworzy Twoje oprogramowanie
Web service	Oprogramowanie wysyła zgłoszenie automatycznie	Właściciele, którzy nie chcą pilnować terminów

Plik musi być w formacie XML zgodnym z oficjalnym wzorem (bez arkuszy kalkulacyjnych ani CSV). Jeśli część zgłoszeń zawiera błędy, system zapisuje poprawne, a pozostałe możesz poprawić w sekcji „Consulta y gestión de mis comunicaciones” (przeglądanie i zarządzanie moimi komunikatami).

Web service działa asynchronicznie: SES przyjmuje przesyłkę, nadaje jej numer partii (lote) i przetwarza ją później. Zgłoszenie liczy się dopiero wtedy, gdy partia zostanie przetworzona bez błędów, więc Twoje oprogramowanie powinno sprawdzać partię i ponawiać wysyłkę w razie błędu.

Przechowywanie danych

Podmioty zawodowe muszą przechowywać dane w rejestrze elektronicznym przez 3 lata od zakończenia pobytu (art. 5.3). Podmioty niezawodowe są zwolnione z obowiązku prowadzenia rejestru i przechowywania danych (art. 5.4), choć nadal muszą dokonywać zgłoszeń.

To dane osobowe, więc obowiązuje unijne RODO: przechowuj je bezpiecznie i usuń, gdy nie musisz ich już mieć.

Jeśli Twoje mieszkanie znajduje się w Andaluzji, musisz też wręczyć gościom dokument wejścia wymagany przez Dekret 28/2016 i przechowywać go przez rok. Zobacz naszą stronę o andaluzyjskim dokumencie wejścia.

Kary

Artykuł 8 dekretu odsyła do systemu kar z Ustawy organicznej 4/2015:

Naruszenie	Kategoria	Kara (art. 39 LO 4/2015)
Brak rejestru lub niewysłanie wymaganych zgłoszeń	Poważne (art. 36.20)	od 601 € do 30 000 €
Błędy w rejestrze lub zgłoszenia wysłane po terminie	Lekkie (art. 37.9)	od 100 € do 600 €

Kary za naruszenia poważne dzielą się na trzy przedziały (najniższy sięga 10 400 €) i co do zasady nakłada się je w najniższym przedziale, chyba że występują okoliczności obciążające.

Najczęstsze błędy

Zbieranie danych w dniu przyjazdu. Jeśli goście pojawią się o północy, niczego wcześniej nie wypełniwszy, 24 godziny miną błyskawicznie. Poproś o dane z wyprzedzeniem.
Brak numeru nośnika przy hiszpańskich kartach DNI lub NIE albo brak drugiego nazwiska.
Brak telefonu i e-maila. Dorośli muszą podać co najmniej jedno z nich.
Nierozpoznana miejscowość u gości mieszkających w Hiszpanii: system musi zidentyfikować gminę.
Pomijanie osób: liczy się każdy gość, także dzieci (z danymi podanymi przez dorosłego).
Zakładanie, że zgłoszenie doszło, bez sprawdzenia, czy partia została przyjęta.
Mylenie procedur: SES.HOSPEDAJES nie zastępuje regionalnej licencji turystycznej ani NRUA.

Jak robi to Apartop

W Apartop rejestracja gości jest częścią check-inu online:

Każda rezerwacja ma własny link do check-inu, który goście wypełniają na telefonie przed przyjazdem. Formularz pyta o wszystkie pola wymagane przez SES i je weryfikuje: dorosły czy niepełnoletni, rodzaj dokumentu i numer nośnika, kraj, telefon lub e-mail oraz pokrewieństwo osób niepełnoletnich.
Goście mogą zeskanować paszport lub dowód osobisty aparatem zamiast przepisywać dane; zdjęcie nigdy nie opuszcza telefonu (skaner paszportów).
Każdy dorosły podpisuje się palcem na ekranie.
W przypadku gości mieszkających w Hiszpanii Apartop ustala oficjalny kod gminy na podstawie kodu pocztowego i miejscowości i ostrzega Cię, jeśli nie może go dopasować.
Panel gości pokazuje status każdego zgłoszenia i termin 24 godzin od godziny zameldowania.
Dane identyfikacyjne gości są usuwane po 3 latach od wymeldowania.

W planie Bezpłatnym (do 2 mieszkań) pobierasz zgłoszenie jako oficjalny plik XML i przesyłasz je samodzielnie. W planie Pro (9 € za mieszkanie miesięcznie + VAT) Apartop wysyła je automatycznie przez web service, gdy tylko gość zakończy check-in, sprawdza partię i ponawia wysyłkę w razie błędu. Obecnie Apartop wysyła zgłoszenie gości (PV); nie wysyła zgłoszeń rezerwacji (RH). Szczegóły znajdziesz w cenniku.

Aby porównać narzędzia, zobacz nasze zestawienie programów do rejestracji gości. Albo zacznij za darmo: nowe konta dostają 30 dni planu Pro.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę rejestrować gości, jeśli wynajmuję mieszkanie tylko okazjonalnie?

Tak. Dekret Królewski 933/2021 obejmuje każdego, kto świadczy usługi zakwaterowania, zawodowo lub nie. Jako osoba prywatna masz obowiązki zgłoszeniowe z artykułu 6; jeśli nie działasz zawodowo, nie musisz prowadzić rejestru elektronicznego ani przechowywać danych przez 3 lata.

Mieszkam poza Hiszpanią. Czy to mnie też dotyczy?

Tak. Obowiązek zależy od tego, gdzie jest mieszkanie, a nie gdzie mieszkasz. Jeśli nie masz hiszpańskiej identyfikacji elektronicznej, rejestrację zwykle może z Tobą przeprowadzić gestor lub firma zarządzająca najmem.

Ile mam czasu na wysłanie zgłoszenia gości?

Należy je wysłać niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 24 godzin od rozpoczęcia pobytu. Rezerwacje i anulacje mają ten sam limit 24 godzin od momentu ich dokonania.

Czy dzieci muszą się podpisywać?

Nie. Podpisuje się każdy w wieku 14 lat lub starszy. Dane dzieci poniżej 14 lat podaje towarzyszący im dorosły, a Ty musisz wskazać pokrewieństwo.

Czy mogę przesłać do SES.HOSPEDAJES arkusz kalkulacyjny?

Nie. Przesyłanie plików przyjmuje tylko XML według wzoru ministerstwa. Oprogramowanie takie jak Apartop może go za Ciebie przygotować.

Co się stanie, jeśli zgłoszę gości po terminie?

Zgłoszenia spóźnione lub błędne to naruszenie lekkie według Ustawy organicznej 4/2015, zagrożone karą od 100 € do 600 €. Brak zgłoszenia to naruszenie poważne, z karą od 601 € do 30 000 €.

Czy SES.HOSPEDAJES obowiązuje w Katalonii i Kraju Basków?

Nie. Tam zgłoszenia wysyła się do Mossos d'Esquadra i Ertzaintzy przez ich własne systemy.

Źródła

Wypróbuj Apartop za darmo

Bezpłatnie na zawsze do 2 apartamentów, bez karty. W planie Pro 9 € za apartament miesięcznie.

Zacznij za darmo Zobacz ceny