Najlepsze programy do rejestracji gości w SES.Hospedajes

Jeśli wynajmujesz dom lub mieszkanie turystyczne w Hiszpanii, musisz zarejestrować każdego gościa i w ciągu 24 godzin przekazać jego dane hiszpańskiemu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych przez SES.Hospedajes. Możesz to robić ręcznie na stronie ministerstwa, ale większość właścicieli, a niemal wszyscy mieszkający za granicą, korzysta z programu do rejestracji gości, który zbiera dane gościa przed przyjazdem, odczytuje jego paszport i automatycznie wysyła zgłoszenie.

W tym poradniku porównujemy narzędzia najczęściej używane w Hiszpanii do SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway i Apartop): co robi każde z nich, czy wysyła zgłoszenia automatycznie, czy zbiera podpisy i jakie ceny publikuje. Informacje sprawdziliśmy na oficjalnej stronie każdej firmy w październiku 2026 roku.

Czego wymaga od Ciebie prawo

Hiszpański Dekret Królewski 933/2021 zobowiązuje każdego, kto świadczy usługi zakwaterowania, do:

• Zebrania danych każdego gościa: imienia i nazwiska, rodzaju i numeru dokumentu (dla większości zagranicznych gości paszportu), daty urodzenia, obywatelstwa, płci, pełnego adresu zamieszkania, telefonu lub e-maila oraz, w przypadku osób niepełnoletnich, ich pokrewieństwa z dorosłym.
• Uzyskania podpisu karty meldunkowej (parte de entrada) od każdego gościa w wieku 14 lat lub starszego, na papierze lub cyfrowo (artykuł 4).
• Wysłania danych niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 24 godzin od rezerwacji (lub jej anulowania) i od przyjazdu gościa (artykuł 6.3).
• Przechowywania zapisów przez 3 lata od zakończenia pobytu (artykuł 5.3). Gospodarze wynajmujący niezawodowo są zwolnieni z prowadzenia rejestru, ale nadal muszą dokonywać zgłoszeń (artykuł 5.4).

W Katalonii i Kraju Basków nie korzysta się z SES.Hospedajes: dane trafiają do policji regionalnej (Mossos d'Esquadra i Ertzaintza).

Obowiązek dotyczy Cię niezależnie od tego, czy mieszkasz w Hiszpanii. Jako właściciel nierezydent nie przywitasz osobiście każdego gościa, więc narzędzie, które przeprowadza check-in online i wysyła zgłoszenia za Ciebie, to praktyczny sposób na spełnienie wymogów. Aby wysyłać zgłoszenia przez oprogramowanie, musisz zarejestrować się w SES.Hospedajes (potrzebny jest hiszpański certyfikat cyfrowy lub pełnomocnik, który go ma) i zaznaczyć opcję web service, dzięki której otrzymasz osobnego użytkownika „WS”. Wyjaśniamy to w naszym poradniku krok po kroku do SES.Hospedajes.

Co powinien robić dobry program

• Check-in online: link, który gość wypełnia na telefonie przed przyjazdem, bez instalowania aplikacji.
• Skaner dokumentów: odczytuje paszport lub dowód osobisty aparatem, więc nikt nie musi niczego przepisywać.
• Weryfikacja pól urzędowych: jeśli pola brakuje lub jest błędne, SES odrzuca zgłoszenie.
• Podpis gościa dla każdego dorosłego.
• Automatyczna wysyłka przez web service SES.Hospedajes ze sprawdzeniem, czy ministerstwo ją przyjęło, albo przynajmniej plik gotowy do przesłania.
• Przechowywanie zapisów przez 3 lata, a potem ich usunięcie.

Tabela porównawcza

Chekin

Chekin to prawdopodobnie najbardziej znane narzędzie do check-inu wśród zarządców najmu turystycznego w Hiszpanii. Według jego strony:

• Check-in online przez link dla gościa i skaner OCR hiszpańskich dowodów osobistych, kart pobytu i paszportów.
• Automatyczna wysyłka do właściwego organu (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra lub Ertzaintza) w ciągu 24 godzin od check-inu.
• Cyfrowe podpisanie umowy w ramach check-inu, z klauzulami do dostosowania (według jego bloga).
• Biometryczna weryfikacja tożsamości przez selfie lub wideo, jako funkcja premium.
• Do tego płatności online, kaucje i ochrona przed szkodami, podatki turystyczne, wirtualne klucze, cyfrowy przewodnik i e-faktury, w zależności od planu.
• Integracje: reklamuje ponad 35 zintegrowanych systemów PMS i organów, w tym Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify i Avantio.

Ceny (za obiekt miesięcznie, bez VAT): Basic od 3,95 €, Premium od 5,95 € (jedna wybrana funkcja premium) i Enterprise od 7,95 € (wszystkie). Płatności, kaucje i ochrona przed szkodami mają osobne opłaty. Strona wspomina o różnych minimalnych liczbach lokali (3, 10 lub 20), nie wyjaśniając, która obowiązuje, więc sprawdź to przed rejestracją. Strona dla Hiszpanii reklamuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny.

Mocne strony: bardzo kompletny, obejmuje całą Hiszpanię, łącznie z Katalonią i Krajem Basków, i prawdopodobnie integruje się z Twoim PMS, jeśli już go używasz.

Partee

Partee to hiszpańskie narzędzie do rejestracji gości dla wszelkich obiektów, od hoteli po apartamenty. Jego strona podkreśla:

• Check-in online na telefonie gościa oraz check-in na miejscu, który odczytuje dowody osobiste i paszporty, z podpisem gościa na ekranie.
• Automatyczną wysyłkę do SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra i Ertzaintzy.
• Numerowane karty meldunkowe i opcjonalnie podpisaną umowę lub dokument przyjęcia.
• Rezerwacje przez kalendarze iCal, API lub uniwersalny link do check-inu online; eksport do CSV i Excela, API w JSON i zamki elektroniczne.
• Nielimitowane check-iny, użytkowników i urządzenia, bez opłaty wdrożeniowej.

Cena: „od 1,69 €/mies.”; cena końcowa zależy od liczby pokoi i miejsc noclegowych, a wycenę zamawia się na stronie. Miesiąc bezpłatnego okresu próbnego, bez karty.

Mocne strony: bardzo niska cena na start i dobry wybór, jeśli przyjmujesz gości także osobiście.

Check-in Scan

Check-in Scan to narzędzie stworzone w Mijas (Málaga), według jego strony. Co deklaruje:

• Check-in online, w którym gość skanuje strefę MRZ (wiersze do odczytu maszynowego na dole paszportu lub dowodu) i podpisuje się palcem.
• Połączenie z organami: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra i Ertzaintza, a także rejestr gości i księga ewidencyjna. Dane są przechowywane w chmurze w formie zaszyfrowanej.
• Check-in na miejscu, obliczanie podatku turystycznego i integracje z PMS (plan Plus) oraz indywidualne umowy dla każdej rezerwacji, pobieranie podatku turystycznego i zamki (plan Ultimate).

Cena (za obiekt miesięcznie, bez VAT): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € i Ultimate 13,95 €, ze zobowiązaniem na rok; rozliczenie miesięczne jest dostępne od 10 lokali. 14 dni na próbę, bez karty.

Mocne strony: odczyt MRZ jest szybki, więc goście nie wpisują danych ręcznie.

Hostaway (jeśli chcesz pełny PMS)

Hostaway to nie narzędzie do check-inu, lecz platforma do zarządzania z channel managerem opartym na API. Uwzględniamy ją, bo reklamuje natywną integrację z SES.Hospedajes: gość wypełnia formularz check-inu w Hostaway, a dane trafiają do ministerstwa; opcjonalnie formularz może obejmować podpisanie umowy najmu. Jej centrum pomocy podaje, że nie obsługuje jeszcze Katalonii ani Kraju Basków. Hostaway nie publikuje cen. Jeśli wahasz się między dużą platformą a czymś prostszym, przeczytaj Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop to oprogramowanie do zarządzania najmem turystycznym stworzone w Andaluzji, a rejestracja gości jest w nie wbudowana, a nie dodana jako dodatek:

• Check-in online z podpisem na telefonie gościa: każdy gość wypełnia formularz, który weryfikuje urzędowe pola SES (dorosły czy niepełnoletni, hiszpański dowód, karta pobytu lub paszport, numer nośnika dokumentu, kraj, telefon lub e-mail) i ustala hiszpański kod gminy na podstawie kodu pocztowego.
• Skaner dowodów i paszportów: odczytuje dokument aparatem, a zdjęcie nigdy nie opuszcza telefonu gościa.
• Plan bezpłatny: rejestr gości w oficjalnym formacie XML, gotowy do pobrania i przesłania na stronie SES.Hospedajes, z przypomnieniem o terminie 24 godzin.
• Plan Pro: automatyczna wysyłka do SES.Hospedajes przez web service ministerstwa, gdy tylko gość zakończy check-in. Apartop sprawdza partię, dopóki SES jej nie przetworzy, zapisuje kod komunikatu, pokazuje przyczynę odrzucenia i ponawia wysyłkę do 10 razy, jeśli SES nie odpowiada. Przy każdej rezerwacji jest też przycisk „Wyślij teraz do SES”.
• W Andaluzji podpisany dokument wejścia wymagany przez przepisy regionalne oraz numer z rejestru turystycznego przy każdym apartamencie.
• Dane gości szyfrowane w Europie i usuwane, gdy pozwala na to prawo.

Ponieważ to oprogramowanie do zarządzania, check-in łączy się z resztą: kalendarzami Airbnb, Booking i VRBO synchronizowanymi przez iCal, automatycznymi zleceniami sprzątania, wiadomościami do gości, cyfrowym przewodnikiem, podatkiem turystycznym oraz inteligentnymi zamkami Nuki i TTLock. To przydatne, gdy zarządzasz z zagranicy: osoba sprzątająca i osoba z kluczami widzą każdy przyjazd w bezpłatnej aplikacji Apartop Cleaning & Keys.

Cena: bezpłatnie na zawsze do 2 apartamentów. Pro: 9 € za apartament miesięcznie + VAT, bez limitu apartamentów, z automatyczną wysyłką do SES. Nowe konta dostają 30 dni planu Pro. Zobacz cennik.

Ograniczenia: Apartop nie wysyła zgłoszeń do Mossos d'Esquadra ani Ertzaintzy, więc w Katalonii i Kraju Basków nie zapewni automatycznej wysyłki. Nie oferuje też biometrycznej weryfikacji przez selfie.

Inne opcje

• Sama strona SES.Hospedajes: bezpłatna. Możesz wpisywać każde zgłoszenie ręcznie lub przesłać plik XML. To działa, ale przy kilku rezerwacjach w tygodniu i z innej strefy czasowej łatwo przegapić termin.
• Civitfun to rozwiązanie do check-inu online dla hoteli, sieci hotelowych i apartamentów turystycznych, z produktem do rejestracji gości. Jego strona nie publikuje cen ani szczegółów wysyłki do SES (stan na 11.10.2026), dlatego nie ma go w tabeli.
• Twój PMS lub lokalny zarządca: wiele systemów PMS integruje się z Chekin lub ma własną wysyłkę. Jeśli Twoim mieszkaniem zarządza lokalna agencja, zapytaj, kto odpowiada za rejestr gości: jako właściciel powinieneś wiedzieć, że jest prowadzony.

Jak wybrać

• Potrzebujesz tylko rejestru gości i już używasz PMS: Chekin lub Partee, podłączone do Twojego PMS.
• Masz nieruchomość w Katalonii lub Kraju Basków: wybierz narzędzie, które wysyła zgłoszenia do Mossos lub Ertzaintzy (według ich stron Chekin, Partee lub Check-in Scan).
• Przyjmujesz gości osobiście: Partee oferuje check-in na miejscu z podpisem na ekranie.
• Masz 1 lub 2 mieszkania i chcesz wydać jak najmniej: Apartop Bezpłatny daje Ci bez kosztów check-in ze skanerem, podpisy i plik rejestru gotowy do przesłania.
• Chcesz, by rejestr wysyłał się automatycznie, a kalendarz, sprzątanie i rozliczenia były w jednym miejscu: Apartop Pro albo duża platforma, taka jak Hostaway, jeśli potrzebujesz channel managera opartego na API.

Aby wypróbować, możesz zacząć za darmo z Apartop i w kilka minut włączyć check-in dla pierwszego apartamentu.

Źródła

• Dekret Królewski 933/2021 z 26 października (BOE, tekst jednolity): artykuły 4, 5 i 6 (dostęp 11.10.2026)
• Ministerstwo Spraw Wewnętrznych: obowiązki rejestracji gości (dostęp 11.10.2026)
• SES.Hospedajes, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych
• Rząd Katalonii: rejestr gości obiektów noclegowych (Mossos d'Esquadra) (dostęp 11.10.2026)
• Rząd Kraju Basków: usługa zgłoszeń z rejestru obiektów noclegowych (Ertzaintza) (dostęp 11.10.2026)
• Chekin, cennik (dostęp 11.10.2026)
• Chekin, rejestracja gości w Hiszpanii: wysyłka do SES, Mossos i Ertzaintzy, OCR, MiDNI, weryfikacja biometryczna i 14 dni próbnych (dostęp 11.10.2026)
• Chekin, check-in online w willach i apartamentach: podpisanie umowy (dostęp 11.10.2026)
• Chekin, integracje (dostęp 11.10.2026)
• Partee (dostęp 11.10.2026)
• Check-in Scan, check-in online (dostęp 11.10.2026)
• Check-in Scan, cennik: plany Essential, Plus i Ultimate (dostęp 11.10.2026)
• Hostaway, natywna integracja z SES.Hospedajes (dostęp 11.10.2026)
• Civitfun (dostęp 11.10.2026)
• Apartop: cennik