Gastenregistratie in SES.HOSPEDAJES: stap voor stap

Verhuur je een vakantieappartement in Spanje, dan moet je elke gast registreren en zijn gegevens via SES.HOSPEDAJES naar het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken sturen. Dat geldt of je nu in Spanje of in het buitenland woont, en of je nu één appartement hebt of twintig. De regel komt uit Koninklijk Besluit 933/2021, en de termijn is krap: de melding moet onmiddellijk worden verstuurd en uiterlijk binnen 24 uur.

Deze gids loopt het met de officiële tekst in de hand met je door: wie eronder valt, wat je elke gast moet vragen, hoe je je aanmeldt, de manieren om meldingen te versturen, hoe lang je de gegevens bewaart, de boetes en de fouten die we het vaakst zien. Aan het eind leggen we uit hoe Apartop het regelt.

Wat SES.HOSPEDAJES is

SES.HOSPEDAJES is het online platform van het Spaanse Staatssecretariaat voor Veiligheid, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Iedereen die logies aanbiedt, gebruikt het om zijn gasten en boekingen te melden. Zie het als de digitale versie van de oude "politieregistratie" van hotelgasten die veel landen kennen.

De rechtsgrond is Koninklijk Besluit 933/2021 (gepubliceerd in het BOE, het Spaanse staatsblad), dat voortbouwt op Organieke Wet 4/2015 over de openbare veiligheid. De meldplichten gingen in op 2 januari 2023 (derde slotbepaling van het besluit), maar de overgangsperiode voor het platform eindigde op 2 december 2024: volgens het persbericht van de werkgevers in het toerisme na hun overleg met het ministerie op 4 oktober 2024 zouden er geen verdere verlengingen komen. Alleen de politie mag de gegevens verwerken, met toegang voor de rechtbanken en het openbaar ministerie (art. 7).

Tot er uitvoeringsregels komen, blijft Ministeriële Regeling INT/1922/2003 over gastenregisters en inschrijvingsformulieren van kracht voor zover die niet in strijd is met het besluit (enige intrekkingsbepaling). Het ministerie zegde in 2024 een ministeriële regeling ter uitvoering van het besluit toe en legde een ontwerp ter consultatie voor, maar op 11 oktober 2026 is die niet in het BOE gepubliceerd: ze is aangekondigd, in afwachting van publicatie in het BOE.

Eén uitzondering: in Catalonië en Baskenland worden meldingen niet via SES.HOSPEDAJES verstuurd, maar via de systemen van de regionale politie (Mossos d'Esquadra en Ertzaintza); volg hun instructies.

Wie gasten moet registreren

Het besluit geldt voor elke persoon of elk bedrijf dat tegen betaling logies aanbiedt, beroepsmatig of niet, plus tussenpersonen zoals boekingsplatforms (art. 2). Vakantieappartementen worden uitdrukkelijk genoemd, dus zelfs één appartement dat een paar weken per jaar wordt verhuurd valt eronder. Of je buiten Spanje woont, verandert daar niets aan.

Het besluit onderscheidt twee profielen:

Ben je een particulier die niet beroepsmatig verhuurt, dan geldt het besluit toch: je bent vrijgesteld van de register- en bewaarplicht (art. 5.4), maar niet van de meldplichten in artikel 6, die je op niet-elektronische wijze mag nakomen (art. 6.4). Welk profiel bij je past, hangt af van hoe je het appartement exploiteert (bijvoorbeeld via een bedrijf of als bedrijfsactiviteit). Je gestor kan het je vertellen.

Wat je elke gast moet vragen

Het inschrijvingsformulier moet ondertekend worden door elke gast van 14 jaar of ouder. Voor kinderen onder de 14 geeft de begeleidende volwassene de gegevens (art. 4). Je moet ook controleren of de gegevens overeenkomen met het identiteitsdocument van de gast.

Volgens bijlage I van het besluit en de technische instructies van het ministerie heb je per persoon nodig:

• Voornaam, eerste achternaam en tweede achternaam (de tweede is verplicht bij Spaanse identiteitskaarten, gebruikelijk bij Spaanse namen).
• Soort document (Spaanse DNI, NIE-nummer voor buitenlanders, paspoort of ander) en nummer, verplicht voor volwassenen.
• "Documentnummer van de drager" (número de soporte), verplicht voor Spaanse DNI- en NIE-kaarten.
• Geboortedatum, nationaliteit en geslacht.
• Volledig woonadres.
• Ten minste een telefoonnummer of een e-mailadres.
• Relatie tot de volwassene, bij minderjarigen.

En voor het verblijf: boekingsreferentie en -datum, datum en tijd van aankomst en vertrek, aantal gasten en betalingsgegevens (soort betaling: platform, kaart, bankoverschrijving, contant enzovoort).

Termijnen: de 24-uursregel

Artikel 6.3 zegt dat de gegevens moeten worden gemeld wanneer een boeking of contract wordt gesloten, wanneer die wordt geannuleerd en wanneer het verblijf begint, "onmiddellijk" en uiterlijk 24 uur na elke gebeurtenis.

Voor een vakantieappartement betekent dit twee soorten meldingen:

1. Boekingsmelding (RH in het Spaans): wanneer een boeking wordt gemaakt of geannuleerd. Hoe dit geldt voor boekingen via platforms die zelf onder de regels vallen (Airbnb, Booking.com enzovoort), kun je het beste nagaan op het portaal van SES.HOSPEDAJES of bij je adviseur.
2. Gastenmelding (PV, parte de viajeros): wanneer het verblijf begint, met de gegevens van elke gast. De 24 uur lopen vanaf het inchecken.

Beroepsmatig of niet, je moet ook je gegevens en elke woning melden voordat je begint: binnen tien dagen na het afronden van de administratieve stappen voor de activiteit en in elk geval vóór het eerste verblijf (art. 6.1 en 6.2).

Hoe je je aanmeldt

Je meldt je één keer aan op het online portaal van SES.HOSPEDAJES, met Spaanse elektronische identificatie:

1. Ga naar het onderdeel voor het registreren van accommodaties op het portaal.
2. Geef aan of je activiteit beroepsmatig is of niet en vul je gegevens als verhuurder (arrendador) in.
3. Voeg elk appartement toe als accommodatie, met het volledige adres.
4. Gebruik je software die meldingen voor je verstuurt, vink dan verzending van meldingen via webservice aan (je kunt het later ook inschakelen vanuit je geregistreerde gegevens).

Je krijgt een verhuurderscode (código de arrendador), een accommodatiecode voor elk appartement en, als je om de webservice vroeg, een webservicegebruiker (eindigend op "WS") met een wachtwoord. Bewaar ze goed: elke incheckmodule zal erom vragen.

Als je in het buitenland woont: het portaal werkt met Spaanse elektronische identificatie, die veel niet-ingezeten eigenaren niet hebben. In de praktijk vragen velen hun gestor of beheerder om de aanmelding voor hen te doen. Let er ook op dat dit los staat van je regionale toeristische registratie en van het landelijke centrale huurregister (NRUA). De regionale registratie blijft verplicht, terwijl het centrale register in 2026 door het Hooggerechtshof is vernietigd (in dat artikel lees je wat er nog van over is).

Handmatig uploaden of webservice

Er zijn drie manieren om meldingen te versturen:

Het bestand moet XML zijn volgens het officiële sjabloon (geen spreadsheets of CSV). Bevatten sommige meldingen fouten, dan slaat het systeem de geldige op en kun je de rest corrigeren in "Consulta y gestión de mis comunicaciones" (mijn meldingen bekijken en beheren).

De webservice werkt asynchroon: SES ontvangt de verzending, geeft er een batchnummer aan en verwerkt haar later. Een melding telt pas als de batch zonder fouten is verwerkt, dus je software moet de batch controleren en het opnieuw proberen als er iets misgaat.

De gegevens bewaren

Beroepsmatige verhuurders moeten de gegevens 3 jaar na het einde van het verblijf in een elektronisch register bewaren (art. 5.3). Niet-beroepsmatige verhuurders zijn vrijgesteld van de register- en bewaarplicht (art. 5.4), al moeten ze wel melden.

Het gaat om persoonsgegevens, dus de Europese AVG is van toepassing: bewaar ze veilig en verwijder ze zodra je ze niet meer hoeft te bewaren.

Staat je appartement in Andalusië, dan moet je gasten ook het incheckdocument geven dat Decreet 28/2016 vereist en dat een jaar bewaren. Zie onze pagina over het Andalusische incheckdocument.

Boetes

Artikel 8 van het besluit verwijst naar het sanctieregime van Organieke Wet 4/2015:

Zware boetes zijn verdeeld in drie schalen (de laagste gaat tot € 10.400) en worden in de regel in de laagste schaal opgelegd, tenzij er verzwarende omstandigheden zijn.

Veelgemaakte fouten

• Gegevens pas op de aankomstdag verzamelen. Komen gasten om middernacht aan zonder iets te hebben ingevuld, dan vliegen de 24 uur voorbij. Vraag het van tevoren.
• Het documentnummer van de drager vergeten bij Spaanse DNI- of NIE-kaarten, of de tweede achternaam.
• Geen telefoon en geen e-mail. Volwassenen hebben er minstens één nodig.
• Onherkenbare woonplaats bij gasten die in Spanje wonen: het systeem moet de gemeente kunnen identificeren.
• Mensen overslaan: elke gast telt, ook kinderen (met gegevens van de volwassene).
• Aannemen dat een melding is aangekomen zonder te controleren of de batch is geaccepteerd.
• Procedures door elkaar halen: SES.HOSPEDAJES vervangt niet de regionale toeristische registratie of het NRUA.

Hoe Apartop het doet

In Apartop zit de gastenregistratie ingebouwd in het online inchecken:

• Elke boeking heeft een eigen incheck-link, die gasten vóór aankomst op hun telefoon invullen. Het formulier vraagt om elk veld dat SES vereist en controleert het: volwassene of minderjarige, soort document en documentnummer van de drager, land, telefoon of e-mail en de relatie van minderjarigen.
• Gasten kunnen hun paspoort of identiteitskaart scannen met de camera in plaats van te typen; de foto verlaat nooit de telefoon (paspoortscanner).
• Elke volwassene tekent met zijn vinger op het scherm.
• Voor gasten die in Spanje wonen, leidt Apartop de officiële gemeentecode af uit de postcode en woonplaats, en waarschuwt het je als het die niet kan koppelen.
• Een gastenpaneel toont de status van elke melding en de termijn van 24 uur vanaf het incheckmoment.
• De identiteitsgegevens van gasten worden 3 jaar na de check-out verwijderd.

In het Gratis-abonnement (tot 2 appartementen) download je de melding als officieel XML-bestand en upload je die zelf. In Pro (€ 9 per appartement per maand + btw) verstuurt Apartop haar automatisch via de webservice zodra de gast het inchecken afrondt, controleert het de batch en probeert het opnieuw bij een fout. Op dit moment verstuurt Apartop de gastenmelding (PV); boekingsmeldingen (RH) verstuurt het niet. Alle details op onze prijspagina.

Wil je tools vergelijken, bekijk dan ons overzicht van software voor gastenregistratie. Of begin gratis: nieuwe accounts krijgen 30 dagen Pro.

Bronnen

• BOE: Koninklijk Besluit 933/2021 van 26 oktober, geconsolideerde tekst (art. 2 tot en met 8, intrekkingsbepaling, derde slotbepaling en bijlage I), in het Spaans; geraadpleegd op 11 okt 2026
• BOE: Organieke Wet 4/2015 over de openbare veiligheid (art. 33, 36.20, 37.9 en 39), in het Spaans; geraadpleegd op 11 okt 2026
• BOE: Ministeriële Regeling INT/1922/2003 van 3 juli over gastenregisters en inschrijvingsformulieren, in het Spaans; geraadpleegd op 11 okt 2026
• Portaal van SES.HOSPEDAJES (ministerie van Binnenlandse Zaken); geraadpleegd op 11 okt 2026
• Ministerie van Binnenlandse Zaken: instructies voor bulkupload, versie 1.1.0 (pdf, in het Spaans); geraadpleegd op 11 okt 2026
• CEHAT: persbericht van 4 oktober 2024 over het einde van de overgangsperiode (pdf, in het Spaans, bron uit de sector); geraadpleegd op 11 okt 2026