Beste software voor gastenregistratie bij SES.Hospedajes

Verhuur je een vakantiewoning in Spanje, dan moet je elke gast registreren en zijn gegevens binnen 24 uur via SES.Hospedajes naar het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken sturen. Je kunt dat met de hand doen op de website van het ministerie, maar de meeste eigenaren, en bijna alle eigenaren die in het buitenland wonen, gebruiken software voor gastenregistratie die de gegevens van de gast vóór aankomst verzamelt, zijn paspoort leest en de registratie automatisch verstuurt.

Deze gids vergelijkt de tools die in Spanje het meest worden gebruikt voor SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway en Apartop): wat elk pakket doet, of het automatisch verstuurt, of het handtekeningen verzamelt en welke prijzen het publiceert. Informatie gecontroleerd op de officiële website van elk bedrijf in oktober 2026.

Wat de wet van je vraagt

Het Spaanse Koninklijk Besluit 933/2021 verplicht iedereen die logies aanbiedt om:

• De gegevens van elke gast te verzamelen: volledige naam, soort en nummer van het identiteitsbewijs (voor de meeste buitenlandse bezoekers het paspoort), geboortedatum, nationaliteit, geslacht, volledig woonadres, telefoon of e-mail en, bij minderjarigen, hun relatie tot de volwassene.
• Elke gast van 14 jaar of ouder het inschrijvingsformulier (parte de entrada) te laten ondertekenen, op papier of digitaal (artikel 4).
• De gegevens onmiddellijk en uiterlijk binnen 24 uur na de boeking (of de annulering) en na de aankomst van de gast te versturen (artikel 6.3).
• De registraties 3 jaar te bewaren vanaf het einde van het verblijf (artikel 5.3). Verhuurders die niet beroepsmatig verhuren, zijn vrijgesteld van het bijhouden van het register, maar moeten wel melden (artikel 5.4).

In Catalonië en Baskenland wordt SES.Hospedajes niet gebruikt: de gegevens gaan naar de regionale politie (Mossos d'Esquadra en Ertzaintza).

Dit geldt of je nu in Spanje woont of niet. Ben je een niet-ingezeten eigenaar, dan kun je niet elke gast persoonlijk ontvangen, dus is een tool die online incheckt en voor jou verstuurt de praktische manier om aan de regels te voldoen. Om via software te versturen moet je je aanmelden bij SES.Hospedajes (je hebt een Spaans digitaal certificaat nodig of een vertegenwoordiger die er een heeft) en de optie voor de webservice aanvinken, waarmee je een aparte "WS"-gebruikersnaam krijgt. Onze stap-voor-stapgids voor SES.Hospedajes legt uit hoe.

Wat goede software moet doen

• Online inchecken: een link die de gast vóór aankomst op zijn telefoon invult, zonder app te installeren.
• Documentscanner: leest het paspoort of de identiteitskaart met de camera, zodat niemand hoeft te typen.
• Controle van de officiële velden: ontbreekt een veld of klopt het niet, dan weigert SES de registratie.
• Handtekening van de gast voor elke volwassene.
• Automatische verzending via de webservice van SES.Hospedajes, met controle of het ministerie haar accepteert, of op zijn minst een bestand dat klaar is om te uploaden.
• Bewaring van de registraties gedurende 3 jaar, daarna verwijdering.

Vergelijkingstabel

Chekin

Chekin is waarschijnlijk de bekendste incheckmodule onder beheerders van vakantiewoningen in Spanje. Volgens de website:

• Online inchecken via een link voor de gast en een OCR-scanner voor Spaanse identiteitskaarten, verblijfskaarten en paspoorten.
• Automatische verzending naar de juiste instantie (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra of Ertzaintza) binnen 24 uur na het inchecken.
• Digitale ondertekening van een contract als onderdeel van het inchecken, met clausules die je kunt aanpassen (volgens de blog).
• Biometrische identiteitscontrole met een selfie of video, als premiumfunctie.
• Daarnaast, afhankelijk van het abonnement, online betalingen, borg en schadeverzekering, toeristenbelasting, virtuele sleutels, een digitale gastengids en e-facturatie.
• Koppelingen: het adverteert met meer dan 35 gekoppelde PMS'en en overheidsinstanties, waaronder Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify en Avantio.

Prijzen (per woning per maand, exclusief btw): Basic vanaf € 3,95, Premium vanaf € 5,95 (één premiumfunctie naar keuze) en Enterprise vanaf € 7,95 (alle functies). Voor betalingen, borg en schadeverzekering gelden aparte kosten. De pagina noemt verschillende minimumaantallen eenheden (3, 10 of 20) zonder duidelijk te maken welk geldt, dus controleer dat voordat je je aanmeldt. De Spaanse pagina adverteert met een gratis proefperiode van 14 dagen.

Sterke punten: zeer compleet, dekt heel Spanje inclusief Catalonië en Baskenland, en koppelt waarschijnlijk met je PMS als je er al een gebruikt.

Partee

Partee is een Spaanse tool voor gastenregistratie voor allerlei accommodaties, van hotels tot appartementen. De website benadrukt:

• Online inchecken op de telefoon van de gast, en inchecken ter plaatse waarbij identiteitskaarten en paspoorten worden gelezen en de gast op het scherm tekent.
• Automatische verzending naar SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra en Ertzaintza.
• Genummerde gastenregistraties en, optioneel, een ondertekend contract of toelatingsdocument.
• Boekingen via iCal-agenda's, API of een universele link voor online inchecken; export naar CSV en Excel, een JSON-API en elektronische sloten.
• Onbeperkt aantal incheckregistraties, gebruikers en apparaten, zonder opstartkosten.

Prijs: "vanaf € 1,69/maand"; de uiteindelijke prijs hangt af van kamers en gastplaatsen, en je vraagt een offerte aan op de website. Gratis proefperiode van een maand, zonder creditcard.

Sterke punten: een zeer lage instapprijs en een goede keuze als je gasten ook persoonlijk ontvangt.

Check-in Scan

Check-in Scan is volgens de website een tool uit Mijas (Málaga). Wat ze vermelden:

• Online inchecken waarbij de gast de MRZ scant (de machineleesbare regels onderaan een paspoort of identiteitskaart) en met zijn vinger tekent.
• Verbinding met de autoriteiten: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra en Ertzaintza, plus het gastenregister en het registratieboek. De gegevens worden versleuteld in de cloud opgeslagen.
• Inchecken ter plaatse, berekening van toeristenbelasting en koppelingen met PMS'en (Plus-abonnement), en contracten op maat per boeking, inning van toeristenbelasting en sloten (Ultimate-abonnement).

Prijs (per woning per maand, exclusief btw): Essential € 6,95, Plus € 8,95 en Ultimate € 13,95, met een verbintenis van een jaar; maandelijkse betaling is mogelijk vanaf 10 eenheden. Proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard.

Sterke punten: het lezen van de MRZ gaat snel, zodat gasten hun gegevens niet hoeven in te typen.

Hostaway (als je een volledig PMS wilt)

Hostaway is geen incheckmodule maar een beheerplatform met een channel manager via API. We nemen het op omdat het adverteert met een eigen koppeling met SES.Hospedajes: de gast vult het incheckformulier van Hostaway in en de gegevens gaan naar het ministerie; optioneel kan het formulier de ondertekening van de huurovereenkomst bevatten. Volgens het helpcentrum dekt het Catalonië en Baskenland nog niet. Hostaway publiceert geen prijzen. Twijfel je tussen een groot platform en iets eenvoudigers, lees dan Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop is software voor het beheer van vakantieverhuur, gemaakt in Andalusië, en de gastenregistratie is ingebouwd in plaats van een uitbreiding:

• Online inchecken met handtekening op de telefoon van de gast: elke gast vult een formulier in dat de officiële velden van SES controleert (volwassene of minderjarige, Spaanse identiteitskaart, verblijfskaart of paspoort, documentnummer van de drager, land, telefoon of e-mail) en de Spaanse gemeentecode uit de postcode afleidt.
• Scanner voor identiteitskaart en paspoort: leest het document met de camera, en de foto verlaat nooit de telefoon van de gast.
• Gratis-abonnement: het gastenregister in het officiële XML-formaat, klaar om te downloaden en te uploaden op de website van SES.Hospedajes, met een herinnering aan de termijn van 24 uur.
• Pro-abonnement: automatische verzending naar SES.Hospedajes via de webservice van het ministerie zodra de gast het inchecken afrondt. Apartop controleert de batch tot SES haar heeft verwerkt, slaat de communicatiecode op, toont je de reden als ze wordt geweigerd en probeert het tot 10 keer opnieuw als SES niet reageert. Er is ook een knop "Nu naar SES sturen" bij elke boeking.
• In Andalusië het ondertekende incheckdocument dat de regionale regels vereisen en je toeristische registratienummer bij elk appartement.
• Gastgegevens versleuteld opgeslagen in Europa en verwijderd zodra de wet het toestaat.

Omdat het beheersoftware is, is het inchecken met al het andere verbonden: agenda's van Airbnb, Booking en VRBO gesynchroniseerd via iCal, automatische schoonmaakklussen, berichten aan gasten, een digitale gastengids, toeristenbelasting en slimme sloten van Nuki en TTLock. Dat is handig als je vanuit het buitenland beheert: je schoonmaker en sleutelbeheerder zien elke aankomst in de gratis app Apartop Cleaning & Keys.

Prijs: voor altijd gratis tot 2 appartementen. Pro: € 9 per appartement per maand + btw, onbeperkt veel appartementen en automatische verzending naar SES inbegrepen. Nieuwe accounts krijgen 30 dagen Pro. Zie de prijzen.

Beperkingen: Apartop verstuurt niets naar de Mossos d'Esquadra of de Ertzaintza, dus in Catalonië en Baskenland regelt het geen automatische verzending. Het biedt ook geen biometrische controle met een selfie.

Andere opties

• De website van SES.Hospedajes zelf: gratis. Je kunt elke registratie met de hand invoeren of een XML-bestand uploaden. Het werkt, maar met meerdere boekingen per week, en vanuit een andere tijdzone, mis je makkelijk de termijn.
• Civitfun is een oplossing voor online inchecken voor hotels, hotelketens en vakantieappartementen, met een product voor gastenregistratie. De website publiceert geen prijzen en geeft geen details over verzending naar SES (gecontroleerd op 11 okt 2026), dus het staat niet in de tabel.
• Je PMS of lokale beheerder: veel PMS'en koppelen met Chekin of hebben een eigen verzending. Beheert een lokaal bureau je appartement, vraag dan wie verantwoordelijk is voor de gastenregistratie: als eigenaar moet je weten dat het gebeurt.

Hoe kies je

• Je hebt alleen de gastenregistratie nodig en gebruikt al een PMS: Chekin of Partee, gekoppeld aan je PMS.
• Je hebt een woning in Catalonië of Baskenland: kies er een die naar de Mossos of de Ertzaintza verstuurt (Chekin, Partee of Check-in Scan, volgens hun websites).
• Je ontvangt gasten persoonlijk: Partee biedt inchecken ter plaatse met handtekening op het scherm.
• Je hebt 1 of 2 appartementen en wilt zo min mogelijk uitgeven: Apartop Gratis geeft je kosteloos inchecken met scanner, handtekeningen en een registratiebestand dat klaar is om te uploaden.
• Je wilt dat de registratie automatisch wordt verstuurd en je agenda, schoonmaak en boekhouding op één plek hebben: Apartop Pro, of een groot platform zoals Hostaway als je een channel manager met API nodig hebt.

Wil je het proberen, dan kun je gratis beginnen met Apartop en het inchecken voor je eerste appartement in een paar minuten aanzetten.

Bronnen

• Koninklijk Besluit 933/2021 van 26 oktober (BOE, geconsolideerde tekst): artikelen 4, 5 en 6 (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Spaans ministerie van Binnenlandse Zaken: verplichtingen voor gastenregistratie (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• SES.Hospedajes, Spaans ministerie van Binnenlandse Zaken
• Regering van Catalonië: gastenregister voor accommodaties (Mossos d'Esquadra) (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Baskische regering: meldingsdienst voor het accommodatieregister (Ertzaintza) (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Chekin, prijzen (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Chekin, gastenregistratie in Spanje: verzending naar SES, Mossos en Ertzaintza, OCR, MiDNI, biometrische controle en proefperiode van 14 dagen (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Chekin, online inchecken voor villa's en appartementen: ondertekening van contracten (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Chekin, koppelingen (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Partee (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Check-in Scan, online inchecken (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Check-in Scan, prijzen: abonnementen Essential, Plus en Ultimate (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Hostaway, eigen koppeling met SES.Hospedajes (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Civitfun (geraadpleegd op 11 okt 2026)
• Apartop: prijzen