Gjesteregistrering i SES.HOSPEDAJES: steg for steg

Gjest som fyller ut nettbasert innsjekking på mobilen før ankomst til leiligheten

I denne artikkelen

Hva SES.HOSPEDAJES er
Hvem som har plikten
Hvilke opplysninger du må be om fra hver gjest
Frister: 24 timer
Slik registrerer du deg
Manuell innsending eller via webtjeneste
Lagring av opplysningene
Bøter
Typiske feil
Slik gjør Apartop det
Ofte stilte spørsmål
Kilder

Leier du ut en ferieleilighet i Spania, må du registrere hver gjest og sende opplysningene til det spanske innenriksdepartementet (Ministerio del Interior) via SES.HOSPEDAJES. Det kreves av Real Decreto 933/2021, og fristen er kort: meldingen skal sendes umiddelbart og senest innen 24 timer.

I denne guiden forklarer vi, med BOE ved siden av oss, hvem som har plikten, hvilke opplysninger du må be om, hvordan du registrerer deg, hvordan du sender gjestemeldingene (webskjema, fil eller webtjeneste), hvor lenge du skal lagre dataene, hvilke bøter som gjelder og de vanligste feilene vi ser. Til slutt forteller vi hvordan vi løser det i Apartop.

Hva SES.HOSPEDAJES er

SES.HOSPEDAJES er plattformen til statssekretariatet for sikkerhet (Secretaría de Estado de Seguridad, under innenriksdepartementet), der de som tilbyr overnatting melder inn opplysninger om gjester og bestillinger. Meldeplikten har virkning fra 2. januar 2023 (tredje sluttbestemmelse i dekretet), men overgangsperioden for plattformen gikk ut 2. desember 2024: ifølge en pressemelding fra reiselivsbransjens organisasjoner etter møtet med innenriksdepartementet 4. oktober 2024 skulle det ikke bli flere utsettelser etter den datoen.

Rettsgrunnlaget er Real Decreto 933/2021, som utfyller Ley Orgánica 4/2015 om beskyttelse av offentlig sikkerhet. Dataene kan bare behandles av politiet og sikkerhetsstyrkene, med tilgang for domstolene og påtalemyndigheten (art. 7).

Inntil det kommer utfyllende regler, gjelder fortsatt Orden INT/1922/2003 om gjesteprotokoller og innsjekkingsskjemaer så langt den ikke strider mot dekretet (opphevelsesbestemmelsen). Innenriksdepartementet lovet i 2024 å vedta en utfyllende ministerordre og sendte et utkast på høring, men per 11. oktober 2026 er den ikke kunngjort i BOE: den er varslet, men ikke kunngjort i BOE.

Viktig unntak: i Catalonia og Baskerland sendes gjestemeldingene ikke via SES.HOSPEDAJES, men via plattformene til Mossos d'Esquadra og Ertzaintza; følg deres instruksjoner.

Hvem som har plikten

RD 933/2021 gjelder alle fysiske og juridiske personer som tilbyr overnatting mot betaling, profesjonelt eller ikke, og dem som opptrer som mellomledd, inkludert digitale plattformer (art. 2). Blant virksomhetene som nevnes, er leiligheter og «andre lignende turistovernattinger», så en ferieleilighet omfattes fullt ut, selv om du bare har én.

Regelverket skiller mellom to profiler:

	Profesjonell	Ikke-profesjonell
Melde inn bestillinger og gjester (art. 6)	✅	✅
Føre et elektronisk register og lagre det i 3 år (art. 5)	✅	❌
Elektronisk innmelding obligatorisk	✅	Kan bruke andre kanaler

Er du privatperson uten profesjonell virksomhet, gjelder dekretet deg likevel: du er unntatt fra registerføring og lagring (art. 5.4), men ikke fra meldingene i artikkel 6, som du kan sende på ikke-elektronisk vis (art. 6.4). Hvilken profil du har, avhenger av hvordan du driver leiligheten (for eksempel om du gjør det som næringsvirksomhet eller gjennom et selskap); er du i tvil, spør din gestor.

Hvilke opplysninger du må be om fra hver gjest

Innsjekkingsskjemaet signeres av hver person over 14 år; opplysningene om barn under 14 gis av den voksne de reiser med (art. 4). Du må også forsikre deg om at opplysningene stemmer med gjestens identitetsdokument.

Ifølge vedlegg I til dekretet og systemets offisielle instruksjoner skal du for hver gjest ha:

Fornavn, første etternavn og andre etternavn (det siste obligatorisk med spansk DNI).
Dokumenttype (DNI, NIE, pass eller annet) og nummer, obligatorisk for voksne.
Dokumentets støttenummer (número de soporte), obligatorisk med DNI eller NIE.
Fødselsdato, nasjonalitet og kjønn.
Full bostedsadresse (i Spania med kommune).
Minst ett telefonnummer eller én e-postadresse.
Slektskap med den voksne, hvis det er et barn.

Og om oppholdet: kontraktens referanse og dato, dato og klokkeslett for ankomst og avreise, antall personer og betalingsopplysninger (betalingsmåte: plattform, kort, overføring, kontanter …).

Frister: 24 timer

Artikkel 6.3 i RD 933/2021 sier at opplysningene skal meldes når en bestilling eller kontrakt inngås, når den kanselleres og når oppholdet begynner, «umiddelbart» og senest innen 24 timer fra hvert av disse tidspunktene.

For en ferieleilighet betyr det i praksis to typer meldinger:

Bestilling (RH): når noen bestiller eller kansellerer. Hvordan dette praktiseres når bestillingen kommer via en plattform som også har plikten (Airbnb, Booking …), bør du sjekke på SES.HOSPEDAJES-portalen eller med din gestor.
Gjestemelding (PV): når oppholdet begynner, med opplysninger om alle gjestene. 24-timersfristen løper fra ankomst.

I tillegg må du, profesjonell eller ikke, melde inn dine egne opplysninger og hver bolig før du begynner å leie ut: innen ti dager etter at de administrative formalitetene for virksomheten er fullført, og uansett før første opphold (art. 6.1 og 6.2).

Slik registrerer du deg

Registreringen gjøres én gang på SES.HOSPEDAJES-portalen, med elektronisk identifikasjon:

Gå til delen for registrering av overnattingssteder på SES.HOSPEDAJES.
Oppgi om virksomheten din er profesjonell eller ikke, og fyll inn opplysningene dine som utleier.
Legg til hver leilighet som et overnattingssted, med full adresse.
Skal du bruke et program som sender gjestemeldingene for deg, kryss av for innsending via webtjeneste (dette kan også slås på senere under dine registrerte opplysninger).

Når du er ferdig, får du en utleierkode, en kode for hvert overnattingssted og, hvis du ba om webtjenesten, en WS-bruker (slutter på «WS») med passord. Ta vare på dem: det er dette ethvert innsjekkingsprogram vil be deg om.

Merk: denne registreringen har ingenting med turistregisteret i regionen din eller med det felles utleieregisteret å gjøre. Det er forskjellige prosedyrer: turistregisteret er fortsatt obligatorisk, og fellesregisteret ble opphevet av Høyesterett i 2026 (i den artikkelen forteller vi hva som gjenstår).

Manuell innsending eller via webtjeneste

Det finnes tre måter å sende gjestemeldingene på:

Kanal	Slik fungerer det	For hvem
Webskjema	Du taster inn hver gjest på portalen	Én leilighet og få bestillinger
XML-fil («alta masiva»)	Du laster opp en fil med én eller flere meldinger av samme type	Hvis programmet ditt lager filen
Webtjeneste	Programmet ditt sender meldingen automatisk	Den som ikke vil følge med selv

Filen må være XML etter den offisielle malen (Excel eller CSV godtas ikke). Har noen meldinger feil, lagrer systemet de riktige, og du kan rette resten under «Consulta y gestión de mis comunicaciones».

Webtjenesten er asynkron: SES mottar innsendingen, gir den et partinummer og behandler den senere. En melding er ikke korrekt innsendt før partiet er behandlet uten feil, så programmet ditt bør sjekke partiet og prøve på nytt hvis noe går galt.

Lagring av opplysningene

Er du profesjonell, må du lagre opplysningene i et elektronisk register i 3 år fra oppholdet slutter (art. 5.3). Ikke-profesjonelle er unntatt fra denne plikten til registerføring og lagring (art. 5.4), men må likevel sende meldingene.

Husk at dette er personopplysninger: GDPR gjelder, så lagre dem sikkert og slett dem når du ikke lenger har plikt til å oppbevare dem.

Ligger leiligheten din i Andalucía, må du i tillegg gi gjesten innsjekkingsdokumentet eller kontrakten som Decreto 28/2016 krever, og oppbevare det i ett år. Vi forklarer det i innsjekkingsdokument i Andalucía.

Bøter

Artikkel 8 i RD 933/2021 viser til sanksjonsreglene i Ley Orgánica 4/2015:

Forhold	Type	Bot (art. 39 LO 4/2015)
Ikke føre registeret eller ikke sende de pliktige meldingene	Alvorlig (art. 36.20)	Fra 601 til 30 000 €
Feil i utfyllingen av registeret eller melding etter fristen	Mindre alvorlig (art. 37.9)	Fra 100 til 600 €

De alvorlige bøtene er delt i tre trinn (laveste trinn opptil 10 400 €) og ilegges som hovedregel i det laveste trinnet med mindre det foreligger skjerpende omstendigheter.

Typiske feil

Å be om opplysningene samme dag som gjesten kommer. Kommer gjesten ved midnatt uten å ha gitt dem, nærmer 24-timersfristen seg fort. Be om dem på forhånd.
Å glemme støttenummeret på DNI eller NIE, eller andre etternavn med DNI.
Manglende telefon og e-post. Minst én av dem er obligatorisk for voksne.
Feilstavet kommune for gjester bosatt i Spania: systemet må kunne identifisere den.
Å ikke registrere alle: alle gjestene teller, også barna (med opplysninger gitt av den voksne).
Å regne en melding som sendt uten å sjekke at partiet ble godtatt.
Å blande prosedyrene: SES.HOSPEDAJES erstatter ikke det regionale turistregisteret eller NRUA.

Slik gjør Apartop det

I Apartop er gjesteregistreringen knyttet til nettbasert innsjekking:

Hver bestilling har sin innsjekkingslenke, som gjesten fyller ut på mobilen før ankomst. Skjemaet ber om alle feltene SES krever, og kontrollerer dem: voksen eller barn, dokumenttype og støttenummer, land, telefon eller e-post og slektskap for barn.
Gjesten kan skanne DNI eller pass med kameraet for å slippe å taste; bildet forlater ikke mobilen (passkanner).
Hver voksen signerer innsjekkingsskjemaet med fingeren.
For gjester bosatt i Spania beregner Apartop kommunens INE-kode ut fra postnummer og sted, og varsler deg hvis den ikke gjenkjenner den.
En gjesteoversikt viser status for hver melding og 24-timersgrensen fra ankomsttidspunktet.
Gjestenes identitetsopplysninger slettes etter 3 år fra avreise.

I Gratis-planen (opptil 2 leiligheter) laster du ned meldingen i den offisielle XML-filen og laster den opp selv på portalen. I Pro (9 € per leilighet i måneden + mva.) sender Apartop den automatisk via webtjenesten så snart gjesten er ferdig med innsjekkingen, sjekker partiet og prøver på nytt ved feil. I dag sender Apartop gjestemeldingen (PV); bestillingsmeldingen (RH) sender den ikke. Detaljene finner du under priser.

Vil du sammenligne med andre verktøy, se vår sammenligning av programmer for gjesteregistrering. Og vil du heller prøve direkte, start gratis: nye kontoer får 30 dager med Pro.

Ofte stilte spørsmål

Må jeg registrere gjester hvis jeg bare leier ut en leilighet av og til?

Ja. RD 933/2021 gjelder den som tilbyr overnatting, profesjonelt eller ikke. Som privatperson har du meldepliktene i artikkel 6; det du slipper, hvis du ikke er profesjonell, er å føre det elektroniske registeret og lagre det i 3 år.

Og hvis jeg bor utenfor Spania?

Det gjelder deg likevel: plikten avhenger av hvor leiligheten ligger, ikke av hvor du bor. Har du ikke spansk elektronisk identifikasjon, kan en gestor eller forvalter gjøre registreringen sammen med deg.

Hvor lang tid har jeg på å sende gjestemeldingen?

Meldingen skal sendes umiddelbart og senest innen 24 timer fra oppholdet begynner. For bestillinger og kanselleringer er fristen den samme, regnet fra de skjer.

Må barna signere?

Nei. Alle over 14 år signerer. Opplysningene om barn under 14 gis av den voksne de reiser med, og for barn må slektskapet oppgis.

Kan jeg laste opp et Excel-ark til SES.HOSPEDAJES?

Nei. Filopplastingen («alta masiva») godtar bare XML etter departementets offisielle mal. Vil du slippe å lage den for hånd, lager et program som Apartop den for deg.

Hva skjer hvis jeg sender gjestemeldingen for sent?

Å melde etter fristen eller med feil er en mindre alvorlig overtredelse etter LO 4/2015, med bot fra 100 til 600 €. Å ikke melde er en alvorlig overtredelse, fra 601 til 30 000 €.

Gjelder SES.HOSPEDAJES i Catalonia og Baskerland?

Nei. Der sendes gjestemeldingene til Mossos d'Esquadra og Ertzaintza via deres egne plattformer.

Kilder

Prøv Apartop gratis

Gratis for alltid for opptil 2 leiligheter, uten kort. Med Pro 9 € per leilighet per måned.

Kom i gang gratis Se priser