Programmer for gjesteregistrering i SES.Hospedajes

Leier du ut en ferieleilighet i Spania, må du registrere hver gjest og sende opplysningene til det spanske innenriksdepartementet i SES.Hospedajes innen 24 timer. Du kan gjøre det manuelt på departementets nettside, men de fleste eiere og forvaltere bruker et program for gjesteregistrering som ber gjesten om opplysningene før ankomst, leser dokumentet og sender meldingen av seg selv.

I denne sammenligningen går vi gjennom de mest brukte programmene i Spania for SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway og Apartop): hva hvert av dem gjør, om de sender automatisk, om de samler inn signatur og hvilke priser de oppgir. Opplysningene er hentet fra de offisielle nettsidene deres i oktober 2026.

Hva et godt program for gjesteregistrering må gjøre

Real Decreto 933/2021 pålegger den som tilbyr overnatting å samle inn opplysninger om gjestene og sørge for at de over 14 år signerer innsjekkingsskjemaet (artikkel 4), å sende opplysningene umiddelbart og senest innen 24 timer fra bestillingen (eller kanselleringen) og fra ankomst (artikkel 6.3), og å lagre registeret i 3 år fra oppholdet slutter (artikkel 5.3). Den som leier ut ikke-profesjonelt, er unntatt fra registerføring og lagring, men ikke fra meldeplikten (artikkel 5.4). I Catalonia og Baskerland brukes ikke SES.Hospedajes: der meldes det til Mossos d'Esquadra og Ertzaintza.

Ut fra dette bør du kreve følgende av et program:

• Nettbasert innsjekking: en lenke som gjesten fyller ut på mobilen før ankomst, uten å installere noe.
• Dokumentskanner: som leser DNI, NIE eller pass med kameraet, slik at gjesten slipper å taste og feil unngås.
• Kontroll av de offisielle opplysningene: dokumenttype, støttenummer på DNI eller NIE, nasjonalitet, kjønn, full adresse med kommune, telefon eller e-post og slektskap for barn. Mangler noe, avviser SES meldingen.
• Signatur fra hver voksen.
• Automatisk innsending via SES.Hospedajes' webtjeneste, med kontroll av at departementet godtar den, eller i det minste en fil som er klar til opplasting.
• Lagring av meldingene i 3 år og sletting etterpå.

Har du ennå ikke registrert deg i SES.Hospedajes eller fått brukeren for webtjenesten, begynn med vår guide om gjesteregistrering i SES.Hospedajes steg for steg.

Sammenligningstabell

Chekin

Chekin er trolig det mest kjente innsjekkingsprogrammet blant forvaltere av ferieleiligheter i Spania. Ifølge nettsiden:

• Nettbasert innsjekking med en lenke til gjesten og OCR-skanner for DNI, NIE eller pass, kompatibel med MiDNI.
• Automatisk innsending av gjestemeldingen til riktig myndighet: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra eller Ertzaintza, innen 24 timer etter innsjekking.
• Digital signering av kontrakten som del av innsjekkingen, med klausuler du kan tilpasse (ifølge bloggen deres).
• Biometrisk identitetskontroll med selfie eller video, som premiumfunksjon.
• I tillegg: nettbetaling, depositum og skadedekning, turistskatt, virtuelle nøkler, digital guide og e-faktura avhengig av plan.
• Integrasjoner: oppgir mer enn 35 integrerte PMS-er og myndigheter, blant dem Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify og Avantio.

Priser (per eiendom og måned, eksklusive mva): Básico fra 3,95 €, Premium fra 5,95 € (én premiumfunksjon etter eget valg) og Enterprise fra 7,95 € (alle). Betalinger, depositum og skadeforsikring har egne provisjoner. Siden nevner ulike minimumsantall enheter (3, 10 eller 20) uten å gjøre det klart hvilket som gjelder, så bekreft det før du bestiller. Den spanske siden deres oppgir en gratis prøveperiode på 14 dager.

Det beste: svært komplett og dekker hele Spania, inkludert Catalonia og Baskerland. Bruker du allerede et PMS, er det sannsynlig at det integreres med det.

Partee

Partee er et spansk program for gjesteregistrering laget for alle typer overnattingssteder, fra hoteller til leiligheter. Nettsiden fremhever:

• Nettbasert innsjekking fra mobilen uten å installere noe, og fysisk innsjekking med lesing av DNI og pass og gjestens signatur på skjermen.
• Automatisk innsending av opplysningene til SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra og Ertzaintza.
• Nummererte gjestemeldinger og, om du vil, signert kontrakt eller innsjekkingsdokument.
• Bestillinger via iCal-kalendere, API eller en universell nettbasert innsjekking; eksport til CSV og Excel, JSON-API og elektroniske låser.
• Ubegrenset antall innsjekkinger, brukere og enheter, uten etableringskostnad.

Pris: «fra 1,69 €/mnd.»; endelig pris avhenger av rom og sengeplasser, og du ber om tilbud på nettsiden. Én måned gratis prøveperiode uten kort.

Det beste: svært lav inngangspris og et godt valg hvis du også tar imot gjester personlig.

Check-in Scan

Check-in Scan er et verktøy laget i Mijas (Málaga), ifølge nettsiden. Den oppgir:

• Nettbasert innsjekking der gjesten skanner MRZ-feltet (linjene nederst) på DNI eller pass og signerer med fingeren.
• Kobling til myndighetene: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra og Ertzaintza, og generering av gjestemeldingen og gjesteprotokollen. Opplysningene lagres kryptert i skyen.
• Fysisk innsjekking, beregning av turistskatt og integrasjoner med PMS (Plus-planen), og tilpassede kontrakter per bestilling, innkreving av turistskatt og låser (Ultimate-planen).

Pris (per eiendom og måned, eksklusive mva): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € og Ultimate 13,95 €, med ett års binding; månedlig betaling aktiveres fra 10 overnattingssteder. 14 dagers prøveperiode uten kort.

Det beste: MRZ-lesingen er rask, og gjesten slipper å taste inn opplysningene sine.

Hostaway (hvis du ser etter et komplett PMS)

Hostaway er ikke et innsjekkingsprogram, men en forvaltningsplattform med channel manager via API. Vi tar den med fordi den oppgir en innebygd integrasjon med SES.Hospedajes: gjesten fyller ut Hostaways innsjekkingsskjema, og opplysningene sendes til departementet; om du vil, kan skjemaet inkludere signering av leiekontrakten. Ifølge hjelpesentret dekker den ennå ikke Catalonia eller Baskerland. Hostaway oppgir ikke priser. Er du i tvil mellom en stor plattform og en enklere, les Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop er et program for forvaltning av ferieleiligheter laget i Andalucía, og gjesteregistreringen er inkludert, ikke et tillegg:

• Nettbasert innsjekking med signatur fra mobilen: hver gjest fyller inn opplysningene sine i et skjema som kontrollerer SES' offisielle felt (voksen eller barn, NIF, NIE eller pass, støttenummer, land, telefon eller e-post) og beregner kommunens INE-kode ut fra postnummeret.
• Skanner for DNI og pass: leser dokumentet med kameraet, og bildet forlater ikke gjestens mobil.
• Gratis-planen: gjestemeldingen i det offisielle XML-formatet, klar til å lastes ned og lastes opp på SES.Hospedajes' nettside, med varsel om 24-timersfristen.
• Pro-planen: automatisk innsending til SES.Hospedajes via departementets webtjeneste så snart gjesten er ferdig med innsjekkingen. Apartop sjekker partiet til SES har behandlet det, lagrer meldingskoden, viser deg årsaken hvis det avvises, og prøver på nytt opptil 10 ganger hvis SES ikke svarer. Du har også knappen «Send til SES nå» på bestillingen.
• I Andalucía det signerte innsjekkingsdokumentet som det regionale regelverket krever, og nummeret i turistregisteret for hver leilighet.
• Gjesteopplysninger kryptert i Europa og slettet når loven tillater det.

Og fordi det er et forvaltningsprogram, henger innsjekkingen sammen med resten: kalendere synkronisert med Airbnb, Booking og VRBO via iCal, automatisk rengjøring, meldinger til gjesten, digital guide, turistskatt og låser fra Nuki og TTLock.

Pris: Gratis for alltid opptil 2 leiligheter. Pro: 9 € per leilighet i måneden + mva, ubegrenset antall leiligheter og automatisk innsending til SES inkludert. Nye kontoer får 30 dager med Pro. Se prisene.

Begrensninger: Apartop sender ikke gjestemeldinger til Mossos d'Esquadra eller Ertzaintza, så i Catalonia og Baskerland kan du ikke bruke den til automatisk innsending. Den har heller ikke biometrisk kontroll med selfie.

Andre alternativer

• SES.Hospedajes' egen nettside: den er gratis. Du kan legge inn hver melding manuelt eller laste opp en XML-fil. Det fungerer, men med flere bestillinger i uken er det lett å gå glipp av fristen.
• Civitfun er en løsning for nettbasert innsjekking for hoteller, hotellkjeder og ferieleiligheter, med et produkt for gjesteregistrering. Nettsiden oppgir ikke priser og beskriver ikke innsendingen til SES (lest 11. okt. 2026), så vi tar den ikke med i tabellen.
• Ditt PMS: mange PMS-er integreres med Chekin eller har sin egen innsending. Spør før du betaler to ganger for det samme.

Slik velger du

• Du vil bare oppfylle meldeplikten og har allerede et PMS: Chekin eller Partee, koblet til PMS-et ditt.
• Du har leiligheter i Catalonia eller Baskerland: velg et som sender til Mossos eller Ertzaintza (Chekin, Partee eller Check-in Scan, ifølge nettsidene deres).
• Du tar imot gjester personlig: Partee har fysisk innsjekking med signatur på skjermen.
• Du er eier med 1 eller 2 leiligheter og vil bruke minst mulig penger: Apartop Gratis gir deg innsjekking med skanner, signatur og gjestemeldingen klar til opplasting uten å betale noe.
• Du vil at meldingen sendes automatisk og samtidig styre kalender, rengjøring og regnskap på ett sted: Apartop Pro, eller en stor plattform som Hostaway hvis du trenger channel manager via API.

Vil du prøve, kan du starte gratis med Apartop og aktivere innsjekkingen i din første leilighet på noen minutter.

Kilder

• Real Decreto 933/2021 av 26. oktober (BOE, konsolidert tekst): artikkel 4, 5 og 6 (lest 11. okt. 2026)
• Ministerio del Interior: innsjekkingsskjemaer og plikter til dokumentregistrering (lest 11. okt. 2026)
• SES.Hospedajes, innenriksdepartementets portal
• Generalitat de Catalunya: gjesteregistrering for overnattingssteder (Mossos d'Esquadra) (lest 11. okt. 2026)
• Den baskiske regjeringen: meldetjeneste for gjesteregistrering (Ertzaintza) (lest 11. okt. 2026)
• Chekin, priser (lest 11. okt. 2026)
• Chekin, gjesteregistrering i Spania: innsending til SES, Mossos og Ertzaintza, OCR, MiDNI, biometrisk kontroll og 14 dagers prøveperiode (lest 11. okt. 2026)
• Chekin, nettbasert innsjekking i villaer og leiligheter: signering av kontrakten (lest 11. okt. 2026)
• Chekin, integrasjoner (lest 11. okt. 2026)
• Partee (lest 11. okt. 2026)
• Check-in Scan, nettbasert innsjekking (lest 11. okt. 2026)
• Check-in Scan, priser: planene Essential, Plus og Ultimate (lest 11. okt. 2026)
• Hostaway, integrasjon med SES.Hospedajes (lest 11. okt. 2026)
• Civitfun (lest 11. okt. 2026)
• Apartop: priser