Vieraiden rekisteröinti SES.HOSPEDAJESiin vaihe vaiheelta

Vieras tekee verkkosisäänkirjautumisen puhelimella ennen saapumistaan asuntoon

Tässä artikkelissa

Mikä SES.HOSPEDAJES on
Kenen on rekisteröitävä vieraat
Mitä kultakin vieraalta kysytään
Määräajat: 24 tunnin sääntö
Miten rekisteröidyt
Käsin lataus vai verkkopalvelu
Tietojen säilyttäminen
Sakot
Yleiset virheet
Näin Apartop sen tekee
Usein kysytyt kysymykset
Lähteet

Jos vuokraat lomahuoneistoa Espanjassa, sinun on kirjattava jokainen vieras ja lähetettävä hänen tietonsa Espanjan sisäministeriölle SES.HOSPEDAJES-järjestelmän kautta. Tämä pätee riippumatta siitä, asutko Espanjassa vai ulkomailla, ja onko sinulla yksi asunto vai kaksikymmentä. Sääntö perustuu kuninkaalliseen asetukseen 933/2021, ja määräaika on tiukka: ilmoitus on lähetettävä välittömästi ja viimeistään 24 tunnin kuluessa.

Tämä opas käy asian läpi virallinen teksti kädessä: keitä se koskee, mitä kultakin vieraalta kysytään, miten rekisteröidytään, millä tavoin ilmoitukset lähetetään, kuinka kauan tietoja säilytetään, sakot ja yleisimmät virheet. Lopuksi kerromme, miten Apartop hoitaa asian.

Mikä SES.HOSPEDAJES on

SES.HOSPEDAJES on Espanjan turvallisuusasioiden valtiosihteeristön verkkoalusta; valtiosihteeristö kuuluu sisäministeriöön. Kaikki majoitusta tarjoavat ilmoittavat sen kautta vieraansa ja varauksensa. Se on digitaalinen versio vanhasta hotellivieraiden ”poliisirekisteröinnistä”, joka monissa maissa on käytössä.

Oikeudellinen perusta on kuninkaallinen asetus 933/2021 (julkaistu Espanjan virallisessa lehdessä BOE:ssa), joka perustuu yleistä turvallisuutta koskevaan orgaaniseen lakiin 4/2015. Ilmoitusvelvollisuudet tulivat voimaan 2.1.2023 (asetuksen kolmas loppusäännös), mutta alustan siirtymäaika päättyi 2.12.2024: matkailualan työnantajien tiedotteen mukaan, joka julkaistiin ministeriön kanssa 4.10.2024 pidetyn tapaamisen jälkeen, lisäaikaa ei enää myönnettäisi. Tietoja saa käsitellä vain poliisi, ja tuomioistuimilla ja syyttäjillä on niihin pääsy (7 art.).

Kunnes täytäntöönpanosäännöt annetaan, majoitusrekistereistä ja sisäänkirjautumislomakkeista annettu määräys INT/1922/2003 on voimassa siltä osin kuin se ei ole ristiriidassa asetuksen kanssa (ainoa kumoamissäännös). Ministeriö sitoutui vuonna 2024 antamaan asetusta täydentävän ministeriön määräyksen ja lähetti luonnoksen lausunnoille, mutta 11.10.2026 mennessä sitä ei ole julkaistu BOE:ssa: se on ilmoitettu, julkaisua BOE:ssa odotetaan.

Yksi poikkeus: Kataloniassa ja Baskimaassa ilmoituksia ei lähetetä SES.HOSPEDAJESin vaan alueellisten poliisien järjestelmien kautta (Mossos d'Esquadra ja Ertzaintza); noudata niiden ohjeita.

Kenen on rekisteröitävä vieraat

Asetus koskee kaikkia henkilöitä ja yrityksiä, jotka tarjoavat majoitusta maksua vastaan, ammattimaisesti tai ei, sekä välittäjiä, kuten varausalustoja (2 art.). Lomahuoneistot mainitaan erikseen, joten myös yksittäinen muutamana viikkona vuodessa vuokrattava asunto kuuluu soveltamisalaan. Ulkomailla asuminen ei muuta tätä.

Asetus erottaa kaksi profiilia:

	Ammattimainen	Ei-ammattimainen
Varausten ja vieraiden ilmoittaminen (6 art.)	✅	✅
Sähköisen rekisterin säilyttäminen 3 vuotta (5 art.)	✅	❌
Ilmoitettava sähköisesti	✅	Voi käyttää muita keinoja

Jos vuokraat yksityishenkilönä ei-ammattimaisesti, asetus koskee silti sinua: olet vapautettu rekisteri- ja säilytysvelvollisuudesta (5.4 art.), mutta et 6 artiklan ilmoitusvelvollisuuksista, jotka voit hoitaa muilla kuin sähköisillä keinoilla (6.4 art.). Kumpi profiili sopii sinuun, riippuu siitä, miten asuntoa hoidat (esimerkiksi yhtiön kautta tai liiketoimintana). Gestorisi osaa kertoa.

Mitä kultakin vieraalta kysytään

Sisäänkirjautumislomakkeen on allekirjoitettava jokainen 14 vuotta täyttänyt vieras. Alle 14-vuotiaiden tiedot antaa mukana oleva aikuinen (4 art.). Sinun on myös varmistettava, että tiedot vastaavat vieraan henkilöllisyysasiakirjaa.

Asetuksen liitteen I ja ministeriön teknisten ohjeiden mukaan tarvitset jokaisesta henkilöstä:

Etunimi, ensimmäinen sukunimi ja toinen sukunimi (toinen vaaditaan espanjalaisissa henkilökorteissa, sillä espanjalaisilla on yleensä kaksi sukunimeä).
Asiakirjan tyyppi (espanjalainen DNI, ulkomaalaisen NIE-numero, passi tai muu) ja numero, pakollinen aikuisilta.
Asiakirjan ”tukinumero” (número de soporte), pakollinen espanjalaisissa DNI- ja NIE-korteissa.
Syntymäaika, kansalaisuus ja sukupuoli.
Täydellinen kotiosoite.
Vähintään puhelinnumero tai sähköpostiosoite.
Alaikäisten osalta suhde aikuiseen.

Ja oleskelusta: varausviite ja -päivä, saapumis- ja lähtöpäivä ja -aika, vieraiden määrä sekä maksutiedot (maksutapa: alusta, kortti, tilisiirto, käteinen jne.).

Määräajat: 24 tunnin sääntö

Asetuksen 6.3 artiklan mukaan tiedot on ilmoitettava kun varaus tai sopimus tehdään, kun se perutaan ja kun oleskelu alkaa, ”välittömästi” ja viimeistään 24 tunnin kuluttua kustakin tapahtumasta.

Lomahuoneistossa tämä tarkoittaa kahdenlaisia ilmoituksia:

Varausilmoitus (espanjaksi RH): kun varaus tehdään tai perutaan. Miten tämä koskee varauksia, jotka tehdään itsekin velvoitettujen alustojen kautta (Airbnb, Booking.com jne.), kannattaa tarkistaa SES.HOSPEDAJES-portaalista tai neuvojaltasi.
Vierasilmoitus (PV, parte de viajeros): kun oleskelu alkaa, kaikkien vieraiden tiedoin. 24 tuntia lasketaan sisäänkirjautumisesta.

Olitpa ammattilainen tai et, sinun on myös ilmoitettava omat tietosi ja jokainen kohde ennen toiminnan aloittamista: kymmenen päivän kuluessa toiminnan hallinnollisten vaiheiden hoitamisesta ja joka tapauksessa ennen ensimmäistä oleskelua (6.1 ja 6.2 art.).

Miten rekisteröidyt

Rekisteröidyt kerran SES.HOSPEDAJES-verkkoportaalissa espanjalaisella sähköisellä tunnistautumisella:

Siirry portaalissa majoituspaikkojen rekisteröintiosioon.
Ilmoita, onko toimintasi ammattimaista vai ei, ja syötä tietosi vuokranantajana (arrendador).
Lisää jokainen asunto majoituspaikaksi täydellisine osoitteineen.
Jos käytät ohjelmistoa, joka lähettää ilmoitukset puolestasi, valitse ilmoitusten lähettäminen verkkopalvelun kautta (voit ottaa sen käyttöön myöhemminkin rekisteröidyistä tiedoistasi).

Saat vuokranantajan koodin (código de arrendador), majoituspaikan koodin jokaiselle asunnolle ja, jos pyysit verkkopalvelua, verkkopalvelun käyttäjätunnuksen (päättyy ”WS”) salasanoineen. Säilytä ne huolellisesti: mikä tahansa sisäänkirjautumisohjelmisto kysyy niitä.

Jos asut ulkomailla: portaali edellyttää espanjalaista sähköistä tunnistautumista, jota monella ulkomailla asuvalla omistajalla ei ole. Käytännössä moni pyytää gestoria tai kiinteistönhoitajaa tekemään rekisteröinnin puolestaan. Huomaa myös, että tämä on eri asia kuin alueellinen matkailulupasi ja kansallinen yhtenäinen vuokrarekisteri (NRUA). Alueellinen lupa on edelleen pakollinen, kun taas korkein oikeus kumosi yhtenäisen rekisterin vuonna 2026 (artikkelissa kerrotaan, mitä siitä on jäljellä).

Käsin lataus vai verkkopalvelu

Ilmoitukset voi lähettää kolmella tavalla:

Tapa	Miten toimii	Sopii
Verkkolomake	Kirjoitat jokaisen vieraan portaaliin	Yksi asunto, vähän varauksia
XML-tiedosto (”massalataus”)	Lataat tiedoston, jossa on yksi tai useampi samantyyppinen ilmoitus	Kun ohjelmistosi luo tiedoston
Verkkopalvelu	Ohjelmistosi lähettää ilmoituksen automaattisesti	Omistajille, jotka eivät halua jahdata määräaikoja

Tiedoston on oltava virallisen mallin mukainen XML (ei taulukkolaskentaa eikä CSV:tä). Jos osassa ilmoituksista on virheitä, järjestelmä tallentaa kelvolliset ja voit korjata loput kohdassa ”Consulta y gestión de mis comunicaciones” (ilmoitusten tarkastelu ja hallinta).

Verkkopalvelu on asynkroninen: SES vastaanottaa lähetyksen, antaa sille eränumeron ja käsittelee sen myöhemmin. Ilmoitus lasketaan tehdyksi vasta, kun erä on käsitelty virheittä, joten ohjelmistosi pitäisi tarkistaa erä ja yrittää uudelleen, jos jokin epäonnistuu.

Tietojen säilyttäminen

Ammattilaisten on säilytettävä tiedot sähköisessä rekisterissä 3 vuotta oleskelun päättymisestä (5.3 art.). Ei-ammattimaiset on vapautettu rekisteri- ja säilytysvelvollisuudesta (5.4 art.), mutta heidänkin on ilmoitettava.

Kyse on henkilötiedoista, joten EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on voimassa: säilytä tiedot turvallisesti ja poista ne, kun säilytysvelvollisuus päättyy.

Jos asuntosi on Andalusiassa, sinun on lisäksi annettava vieraille asetuksen 28/2016 edellyttämä sisääntuloasiakirja ja säilytettävä sitä vuoden ajan. Katso sivumme Andalusian sisääntuloasiakirjasta.

Sakot

Asetuksen 8 artikla viittaa orgaanisen lain 4/2015 seuraamusjärjestelmään:

Rikkomus	Luokka	Sakko (39 art., LO 4/2015)
Ei rekisteriä tai vaadittuja ilmoituksia ei lähetetty	Vakava (36.20 art.)	601–30 000 €
Virheitä rekisterissä tai myöhässä lähetetyt ilmoitukset	Lievä (37.9 art.)	100–600 €

Vakavat sakot jaetaan kolmeen porrastukseen (alin ulottuu 10 400 euroon), ja pääsääntöisesti ne määrätään alimman porrastuksen mukaan, ellei ole raskauttavia seikkoja.

Yleiset virheet

Tietojen kerääminen vasta saapumispäivänä. Jos vieraat tulevat keskiyöllä täyttämättä mitään, 24 tuntia kuluu nopeasti. Kysy etukäteen.
Tukinumero puuttuu espanjalaisista DNI- tai NIE-korteista, tai toinen sukunimi puuttuu.
Ei puhelinta eikä sähköpostia. Aikuisilta tarvitaan vähintään toinen.
Tunnistamaton paikkakunta Espanjassa asuvilla vierailla: järjestelmän on tunnistettava kunta.
Henkilöiden unohtaminen: jokainen vieras lasketaan, myös lapset (aikuisen antamin tiedoin).
Oletus, että ilmoitus meni perille tarkistamatta, että erä hyväksyttiin.
Menettelyjen sekoittaminen: SES.HOSPEDAJES ei korvaa alueellista matkailulupaa eikä NRUA:ta.

Näin Apartop sen tekee

Apartopissa vieraiden rekisteröinti on osa verkkosisäänkirjautumista:

Jokaisella varauksella on oma sisäänkirjautumislinkki, jonka vieraat täyttävät puhelimellaan ennen saapumista. Lomake kysyy kaikki SES:n vaatimat kentät ja tarkistaa ne: aikuinen vai alaikäinen, asiakirjan tyyppi ja tukinumero, maa, puhelin tai sähköposti sekä alaikäisten suhde aikuiseen.
Vieraat voivat skannata passinsa tai henkilökorttinsa kameralla kirjoittamisen sijaan; kuva ei koskaan lähde puhelimesta (passinlukija).
Jokainen aikuinen allekirjoittaa sormella näytölle.
Espanjassa asuville vieraille Apartop päättelee virallisen kuntakoodin postinumerosta ja paikkakunnasta ja varoittaa sinua, jos se ei löydä vastinetta.
Vieraspaneeli näyttää kunkin ilmoituksen tilan ja 24 tunnin määräajan sisäänkirjautumisen ajankohdasta.
Vieraiden henkilöllisyystiedot poistetaan 3 vuoden kuluttua uloskirjautumisesta.

Ilmaisessa paketissa (enintään 2 asuntoa) lataat ilmoituksen virallisena XML-tiedostona ja lähetät sen itse. Pro-paketissa (9 € asuntoa kohden kuukaudessa + ALV) Apartop lähettää sen automaattisesti verkkopalvelun kautta heti kun vieras on tehnyt sisäänkirjautumisen, tarkistaa erän ja yrittää uudelleen virheen sattuessa. Nykyään Apartop lähettää vierasilmoituksen (PV); varausilmoituksia (RH) se ei lähetä. Kaikki tiedot hintasivullamme.

Työkalujen vertailuun katso koosteemme vieraiden rekisteröintiohjelmista. Tai aloita ilmaiseksi: uudet tilit saavat 30 päivää Pro-pakettia.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö vieraat rekisteröidä, jos vuokraan asuntoa vain satunnaisesti?

Kyllä. Kuninkaallinen asetus 933/2021 koskee kaikkia majoitusta tarjoavia, ammattimaisesti tai ei. Yksityishenkilönä velvollisuutesi ovat 6 artiklan ilmoitusvelvollisuudet; jos et ole ammattilainen, sinun ei tarvitse ylläpitää sähköistä rekisteriä eikä säilyttää tietoja 3 vuotta.

Asun Espanjan ulkopuolella. Koskeeko tämä silti minua?

Kyllä. Velvollisuus riippuu siitä, missä asunto on, ei siitä, missä sinä asut. Jos sinulla ei ole espanjalaista sähköistä tunnistautumista, gestori tai kiinteistönhoitaja voi yleensä hoitaa rekisteröinnin kanssasi.

Kuinka paljon aikaa minulla on vierasilmoituksen lähettämiseen?

Se on lähetettävä välittömästi ja viimeistään 24 tunnin kuluessa oleskelun alkamisesta. Varauksilla ja peruutuksilla on sama 24 tunnin raja niiden tapahtumisesta.

Pitääkö lasten allekirjoittaa?

Ei. Kaikki 14 vuotta täyttäneet allekirjoittavat. Alle 14-vuotiaiden tiedot antaa mukana oleva aikuinen, ja suhde on ilmoitettava.

Voinko ladata taulukkotiedoston SES.HOSPEDAJESiin?

Et. Tiedostolataus hyväksyy vain ministeriön mallin mukaisen XML:n. Apartopin kaltainen ohjelmisto voi luoda sen puolestasi.

Mitä tapahtuu, jos ilmoitan myöhässä?

Myöhästyneet tai virheelliset ilmoitukset ovat orgaanisen lain 4/2015 mukaan lievä rikkomus, josta sakko on 100–600 €. Ilmoittamatta jättäminen on vakava rikkomus, josta sakko on 601–30 000 €.

Koskeeko SES.HOSPEDAJES Kataloniaa ja Baskimaata?

Ei. Siellä ilmoitukset lähetetään Mossos d'Esquadralle ja Ertzaintzalle niiden omien järjestelmien kautta.

Lähteet

Kokeile Apartopia ilmaiseksi

Ilmainen ikuisesti enintään 2 huoneistolle, ei korttia. Pro maksaa 9 € huoneistolta kuukaudessa.

Aloita maksutta Katso hinnat