Parhaat ohjelmat SES.Hospedajes-vierasilmoituksiin

Jos vuokraat lomakotia Espanjassa, sinun on rekisteröitävä jokainen vieras ja lähetettävä hänen tietonsa Espanjan sisäministeriölle SES.Hospedajes-järjestelmän kautta 24 tunnin kuluessa. Sen voi tehdä käsin ministeriön verkkosivulla, mutta useimmat omistajat, ja lähes kaikki ulkomailla asuvat omistajat, käyttävät vieraiden rekisteröintiohjelmaa, joka kerää vieraan tiedot ennen saapumista, lukee passin ja lähettää ilmoituksen automaattisesti.

Tässä oppaassa vertaillaan Espanjassa eniten käytettyjä SES.Hospedajes-työkaluja (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway ja Apartop): mitä kukin tekee, lähettääkö se automaattisesti, kerääkö se allekirjoitukset ja mitä hintoja se julkaisee. Tiedot tarkistettu kunkin yrityksen virallisilta sivuilta lokakuussa 2026.

Mitä laki sinulta vaatii

Espanjan kuninkaallinen asetus 933/2021 velvoittaa kaikki majoitusta tarjoavat:

• Keräämään kunkin vieraan tiedot: koko nimi, henkilöllisyysasiakirjan tyyppi ja numero (useimmilla ulkomaisilla vierailla passi), syntymäaika, kansalaisuus, sukupuoli, täydellinen kotiosoite, puhelin tai sähköposti sekä alaikäisten osalta suhde aikuiseen.
• Pyytämään jokaista 14 vuotta täyttänyttä vierasta allekirjoittamaan rekisteröintilomakkeen (parte de entrada) paperilla tai sähköisesti (4 artikla).
• Lähettämään tiedot välittömästi ja viimeistään 24 tunnin kuluessa varauksesta (tai sen peruutuksesta) ja vieraan saapumisesta (6.3 artikla).
• Säilyttämään tiedot 3 vuotta oleskelun päättymisestä (5.3 artikla). Ei-ammattimaisesti vuokraavat on vapautettu rekisterin pitämisestä, mutta heidänkin on ilmoitettava (5.4 artikla).

Kataloniassa ja Baskimaassa SES.Hospedajesia ei käytetä: tiedot menevät alueelliselle poliisille (Mossos d'Esquadra ja Ertzaintza).

Tämä pätee riippumatta siitä, asutko Espanjassa. Jos olet ulkomailla asuva omistaja, et voi ottaa jokaista vierasta vastaan itse, joten työkalu, joka hoitaa sisäänkirjautumisen verkossa ja lähettää ilmoitukset puolestasi, on käytännöllinen tapa noudattaa sääntöjä. Ohjelmiston kautta lähettämistä varten sinun on rekisteröidyttävä SES.Hospedajesiin (tarvitset espanjalaisen digitaalisen varmenteen tai edustajan, jolla sellainen on) ja valittava verkkopalveluvaihtoehto, jolloin saat erillisen ”WS”-käyttäjätunnuksen. Vaiheittainen SES.Hospedajes-oppaamme kertoo miten.

Mitä hyvän ohjelman pitää tehdä

• Verkkosisäänkirjautuminen: linkki, jonka vieras täyttää puhelimellaan ennen saapumista, ilman asennettavaa sovellusta.
• Asiakirjalukija: lukee passin tai henkilökortin kameralla, jottei kenenkään tarvitse kirjoittaa.
• Virallisten kenttien tarkistus: jos kenttä puuttuu tai on väärin, SES hylkää ilmoituksen.
• Vieraan allekirjoitus jokaiselta aikuiselta.
• Automaattinen lähetys SES.Hospedajesin verkkopalvelun kautta ja tarkistus, että ministeriö hyväksyy sen, tai vähintään valmis ladattava tiedosto.
• Säilytys 3 vuotta ja sen jälkeen poisto.

Vertailutaulukko

Chekin

Chekin on luultavasti tunnetuin sisäänkirjautumistyökalu lomavuokrausten hoitajien keskuudessa Espanjassa. Sen verkkosivujen mukaan:

• Verkkosisäänkirjautuminen vieraslinkin kautta ja OCR-lukija espanjalaisille henkilökorteille, oleskelukorteille ja passeille.
• Automaattinen lähetys oikealle viranomaiselle (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra tai Ertzaintza) 24 tunnin kuluessa sisäänkirjautumisesta.
• Sopimuksen sähköinen allekirjoitus osana sisäänkirjautumista, muokattavin ehdoin (sen blogin mukaan).
• Biometrinen henkilöllisyyden tarkistus selfiellä tai videolla premium-ominaisuutena.
• Lisäksi verkkomaksut, takuumaksut ja vahinkosuoja, turistiverot, virtuaaliavaimet, digitaalinen opaskirja ja sähköinen laskutus paketista riippuen.
• Integraatiot: se mainostaa yli 35 integroitua PMS-järjestelmää ja viranomaista, muun muassa Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify ja Avantio.

Hinnat (kohdetta kohden kuukaudessa, ilman ALV:tä): Basic alk. 3,95 €, Premium alk. 5,95 € (yksi valitsemasi premium-ominaisuus) ja Enterprise alk. 7,95 € (kaikki). Maksuista, takuumaksuista ja vahinkosuojasta peritään erilliset maksut. Sivulla mainitaan eri vähimmäismääriä kohteita (3, 10 tai 20) selventämättä, mikä niistä pätee, joten tarkista ennen rekisteröitymistä. Espanjan-sivu mainostaa 14 päivän ilmaista kokeilua.

Vahvuudet: erittäin kattava, kattaa koko Espanjan Katalonia ja Baskimaa mukaan lukien, ja integroituu todennäköisesti PMS-järjestelmääsi, jos sinulla jo on sellainen.

Partee

Partee on espanjalainen vieraiden rekisteröintityökalu kaikenlaisille majoituksille hotelleista huoneistoihin. Sen sivuilla korostetaan:

• Verkkosisäänkirjautuminen vieraan puhelimella ja paikan päällä tehtävä sisäänkirjautuminen, joka lukee henkilökortit ja passit ja jossa vieras allekirjoittaa näytölle.
• Automaattinen lähetys SES.Hospedajesiin, Mossos d'Esquadralle ja Ertzaintzalle.
• Numeroidut vierasilmoitukset ja valinnaisesti allekirjoitettu sopimus tai sisääntuloasiakirja.
• Varaukset iCal-kalentereista, API:n kautta tai yleisellä verkkosisäänkirjautumislinkillä; vienti CSV- ja Excel-muotoon, JSON-API ja sähkölukot.
• Rajattomasti sisäänkirjautumisia, käyttäjiä ja laitteita, ei aloitusmaksua.

Hinta: ”alk. 1,69 €/kk”; lopullinen hinta riippuu huoneista ja vieraspaikoista, ja tarjous pyydetään sen sivuilta. Kuukauden ilmainen kokeilu ilman korttia.

Vahvuudet: erittäin edullinen aloitushinta ja hyvä valinta, jos otat vieraita vastaan myös henkilökohtaisesti.

Check-in Scan

Check-in Scan on sivujensa mukaan Mijasissa (Málaga) tehty työkalu. Sen ilmoittamat ominaisuudet:

• Verkkosisäänkirjautuminen, jossa vieras skannaa MRZ:n (passin tai henkilökortin alareunan koneluettavat rivit) ja allekirjoittaa sormella.
• Yhteys viranomaisiin: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra ja Ertzaintza, sekä vierasrekisteri ja kirjanpito. Tiedot tallennetaan salattuina pilveen.
• Paikan päällä tehtävä sisäänkirjautuminen, turistiveron laskenta ja PMS-integraatiot (Plus-paketti) sekä varauskohtaiset sopimukset, turistiveron perintä ja lukot (Ultimate-paketti).

Hinta (kohdetta kohden kuukaudessa, ilman ALV:tä): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € ja Ultimate 13,95 €, vuoden sitoumuksella; kuukausilaskutus on saatavilla 10 kohteesta alkaen. 14 päivän kokeilu ilman korttia.

Vahvuudet: MRZ-luku on nopea, joten vieraiden ei tarvitse kirjoittaa tietojaan.

Hostaway (jos haluat täyden PMS:n)

Hostaway ei ole sisäänkirjautumistyökalu vaan hallinta-alusta, jossa on API-pohjainen kanavanhallinta. Otamme sen mukaan, koska se mainostaa natiivia SES.Hospedajes-integraatiota: vieras täyttää Hostawayn sisäänkirjautumislomakkeen ja tiedot menevät ministeriölle; valinnaisesti lomakkeeseen voi sisältyä vuokrasopimuksen allekirjoitus. Sen ohjekeskuksen mukaan se ei vielä kata Kataloniaa eikä Baskimaata. Hostaway ei julkaise hintoja. Jos punnitset suuren alustan ja yksinkertaisemman ratkaisun välillä, lue Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop on Andalusiassa tehty lomavuokrauksen hallintaohjelmisto, ja vieraiden rekisteröinti on sisäänrakennettu eikä lisäosa:

• Verkkosisäänkirjautuminen allekirjoituksineen vieraan puhelimella: jokainen vieras täyttää lomakkeen, joka tarkistaa SES:n viralliset kentät (aikuinen vai alaikäinen, espanjalainen henkilökortti, oleskelukortti tai passi, asiakirjan tukinumero, maa, puhelin tai sähköposti) ja päättelee espanjalaisen kuntakoodin postinumerosta.
• Henkilökortti- ja passinlukija: lukee asiakirjan kameralla, eikä kuva koskaan lähde vieraan puhelimesta.
• Ilmainen paketti: vierasrekisteri virallisessa XML-muodossa valmiina ladattavaksi ja lähetettäväksi SES.Hospedajesin sivuilla, ja muistutus 24 tunnin määräajasta.
• Pro-paketti: automaattinen lähetys SES.Hospedajesiin ministeriön verkkopalvelun kautta heti kun vieras on tehnyt sisäänkirjautumisen. Apartop tarkistaa erän, kunnes SES on käsitellyt sen, tallentaa ilmoituskoodin, näyttää hylkäyksen syyn ja yrittää uudelleen enintään 10 kertaa, jos SES ei vastaa. Jokaisessa varauksessa on myös painike ”Lähetä SES:iin nyt”.
• Andalusiassa alueellisten sääntöjen vaatima allekirjoitettu sisääntuloasiakirja ja matkailurekisterinumerosi jokaisessa asunnossa.
• Vieraiden tiedot salattuina Euroopassa ja poistetaan, kun laki sen sallii.

Koska kyse on hallintaohjelmistosta, sisäänkirjautuminen liittyy kaikkeen muuhun: Airbnb-, Booking- ja VRBO-kalenterit synkronoituna iCalin kautta, automaattiset siivoustyöt, viestit vieraille, digitaalinen opaskirja, turistivero sekä Nuki- ja TTLock-älylukot. Tämä on hyödyllistä, kun hoidat asuntoa ulkomailta: siivoojasi ja avaintenhaltijasi näkevät jokaisen saapumisen ilmaisessa Apartop Cleaning & Keys -sovelluksessa.

Hinta: ikuisesti ilmainen enintään 2 asunnolle. Pro: 9 € asuntoa kohden kuukaudessa + ALV, rajattomasti asuntoja ja automaattinen SES-lähetys mukana. Uudet tilit saavat 30 päivää Prota. Katso hinnat.

Rajoitukset: Apartop ei lähetä ilmoituksia Mossos d'Esquadralle eikä Ertzaintzalle, joten Kataloniassa ja Baskimaassa se ei hoida automaattista lähetystä. Se ei myöskään tarjoa biometristä selfie-tarkistusta.

Muut vaihtoehdot

• SES.Hospedajesin oma verkkosivu: ilmainen. Voit kirjoittaa jokaisen ilmoituksen käsin tai ladata XML-tiedoston. Se toimii, mutta kun varauksia on useita viikossa ja olet eri aikavyöhykkeellä, määräajan ohittaminen käy helposti.
• Civitfun on verkkosisäänkirjautumisratkaisu hotelleille, hotelliketjuille ja lomahuoneistoille, ja sillä on vieraiden rekisteröintituote. Sen sivuilla ei julkaista hintoja eikä kerrota SES-lähetyksestä (tarkistettu 11.10.2026), joten se ei ole taulukossa.
• PMS-järjestelmäsi tai paikallinen hoitaja: monet PMS:t integroituvat Chekiniin tai niillä on oma lähetys. Jos paikallinen toimisto hoitaa asuntoasi, kysy, kuka vastaa vierasrekisteristä: omistajana sinun pitää tietää, että se tehdään.

Miten valita

• Tarvitset vain vierasrekisterin ja käytät jo PMS:ää: Chekin tai Partee yhdistettynä PMS:ääsi.
• Sinulla on kiinteistö Kataloniassa tai Baskimaassa: valitse sellainen, joka lähettää Mossosille tai Ertzaintzalle (Chekin, Partee tai Check-in Scan sivujensa mukaan).
• Otat vieraat vastaan henkilökohtaisesti: Partee tarjoaa paikan päällä tehtävän sisäänkirjautumisen näytölle allekirjoituksineen.
• Omistat 1 tai 2 asuntoa ja haluat kuluttaa mahdollisimman vähän: Apartopin ilmainen paketti antaa maksutta sisäänkirjautumisen lukijoineen, allekirjoitukset ja valmiin rekisteritiedoston ladattavaksi.
• Haluat rekisterin lähtevän automaattisesti ja kalenterin, siivoukset ja kirjanpidon yhteen paikkaan: Apartop Pro, tai suuri alusta kuten Hostaway, jos tarvitset API-pohjaisen kanavanhallinnan.

Kokeillaksesi voit aloittaa ilmaiseksi Apartopilla ja ottaa sisäänkirjautumisen käyttöön ensimmäiselle asunnollesi muutamassa minuutissa.

Lähteet

• Kuninkaallinen asetus 933/2021, 26.10. (BOE, ajantasaistettu teksti): artiklat 4, 5 ja 6 (luettu 11.10.2026)
• Sisäministeriö: vieraiden rekisteröintivelvollisuudet (luettu 11.10.2026)
• SES.Hospedajes, sisäministeriö
• Katalonian aluehallitus: majoitusliikkeiden vierasrekisteri (Mossos d'Esquadra) (luettu 11.10.2026)
• Baskimaan aluehallitus: majoitusrekisterin ilmoituspalvelu (Ertzaintza) (luettu 11.10.2026)
• Chekin, hinnat (luettu 11.10.2026)
• Chekin, vieraiden rekisteröinti Espanjassa: lähetys SES:iin, Mossosille ja Ertzaintzalle, OCR, MiDNI, biometrinen tarkistus ja 14 päivän kokeilu (luettu 11.10.2026)
• Chekin, verkkosisäänkirjautuminen huviloissa ja huoneistoissa: sopimuksen allekirjoitus (luettu 11.10.2026)
• Chekin, integraatiot (luettu 11.10.2026)
• Partee (luettu 11.10.2026)
• Check-in Scan, verkkosisäänkirjautuminen (luettu 11.10.2026)
• Check-in Scan, hinnat: Essential-, Plus- ja Ultimate-paketit (luettu 11.10.2026)
• Hostaway, natiivi SES.Hospedajes-integraatio (luettu 11.10.2026)
• Civitfun (luettu 11.10.2026)
• Apartop: hinnat