Check-in online y cerraduras inteligentes: guía práctica

El check-in online con cerradura inteligente permite que tus huéspedes entren al piso turístico sin quedar con nadie: rellenan sus datos y firman desde el móvil antes de llegar, y el día de la llegada reciben un código que abre la puerta solo durante su estancia. Tú te ahorras las esperas, los retrasos de vuelos y las llaves perdidas, y sigues cumpliendo con el registro de viajeros.

En esta guía te contamos cómo funciona el sistema completo, qué tipos de cerradura hay, por qué conviene un código distinto para cada reserva, qué pasa con la identificación del viajero y qué buenas prácticas de seguridad seguir.

Cómo funciona el check-in online con cerradura

El flujo habitual tiene cuatro pasos:

1. Entra la reserva desde Airbnb, Booking, VRBO o tu web.
2. El huésped hace el check-in online: recibe un enlace, introduce los datos de todos los viajeros (o escanea el documento) y los mayores de 14 años firman el parte de entrada.
3. Recibe sus instrucciones de acceso: dirección, cómo llegar al portal y su código de la puerta.
4. Entra y sale con el código, que deja de funcionar al terminar la estancia.

La clave está en unir los pasos 2 y 3: el código solo se entrega cuando el check-in está hecho. Así no te encuentras con huéspedes dentro del piso cuyos datos no tienes, y puedes comunicar el parte de viajeros a tiempo (te lo explicamos en registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES paso a paso).

Ventajas para un piso turístico

• Llegadas a cualquier hora, sin depender de que alguien esté disponible.
• Menos coste y menos coordinación: no hace falta una persona esperando en el portal para cada entrada.
• Nada de copias de llaves que se pierden o se quedan en el bolsillo del huésped.
• Cada reserva, su código: si un huésped comparte el suyo, deja de servir cuando termina su estancia.
• Datos completos antes de la llegada, porque el código depende del check-in.

También tiene inconvenientes que conviene conocer: dependes de baterías y, en algunos modelos, de la conexión a internet; algunos huéspedes prefieren que les reciba una persona; y la instalación no siempre es posible en todas las puertas.

Tipos de cerradura y de acceso

Cajas de llaves con código

Son la opción más barata y no necesitan instalación en la puerta. El problema es que el código suele ser el mismo para todos hasta que alguien lo cambia a mano, y la llave puede no volver a la caja. Funcionan bien como solución de respaldo, pero exigen disciplina: cambiar el código entre estancias y comprobar que la llave está.

Cerraduras inteligentes con teclado

Se colocan sobre el cilindro de la puerta o sustituyen la cerradura, y se abren con un teclado, una app o ambos. Las que se gestionan desde internet permiten crear códigos con fecha y hora de inicio y fin, que es justo lo que necesita un alquiler turístico. Dos ecosistemas muy extendidos son:

• Nuki: cerraduras que se instalan en el interior de la puerta, sobre el cilindro, con un teclado (Keypad) exterior. Para gestionarlas a distancia la cerradura tiene que estar conectada a internet: por wifi integrado (modelos Ultra, Pro y Go, según Nuki), por Acceso Remoto a través de Thread o con un puente (Bridge) en los modelos sin wifi.
• TTLock: una plataforma y una app que usan cerraduras con teclado de muchos fabricantes. Para cambiar o anular códigos a distancia la cerradura necesita una pasarela (gateway) conectada a internet.

Sobre precios: dependen mucho del modelo, de si necesitas teclado o pasarela y de la puerta. No los ponemos aquí porque cambian a menudo; consulta la web del fabricante antes de comprar.

Códigos por reserva

Un código único para todos es cómodo, pero un riesgo: cualquier huésped anterior podría volver a entrar. Lo recomendable es un código distinto para cada reserva, que:

• se active a la hora de entrada del día de llegada,
• caduque a la hora de salida,
• se actualice si cambian las fechas de la reserva,
• y se borre si la reserva se cancela.

Hacerlo a mano en la app de la cerradura es posible, pero con varias reservas por semana se olvida o se equivoca. Por eso conviene que lo haga tu programa de gestión a partir de las reservas.

Y la identificación del viajero, ¿qué?

Que nadie te reciba no te libra del registro de viajeros. El Real Decreto 933/2021 te obliga a recoger los datos de todos los huéspedes, a que firmen el parte de entrada los mayores de 14 años y a asegurarte de que los datos coinciden con su documento de identidad. Después tienes que comunicarlos a SES.HOSPEDAJES (en Cataluña, a los Mossos d'Esquadra; en el País Vasco, a la Ertzaintza) en un máximo de 24 horas.

Con el check-in online eso se resuelve antes de la llegada:

• El huésped introduce sus datos o escanea el documento con la cámara, lo que reduce errores de tecleo.
• Cada adulto firma en el móvil.
• El código de la puerta solo aparece cuando el check-in está completo.

Si además quieres comprobar visualmente que quien entra es quien dice ser (por ejemplo, con una videollamada o una foto), ten en cuenta el RGPD: recoge solo lo necesario, informa al huésped y no guardes más tiempo del preciso. Una foto del documento o una selfie con reconocimiento facial son datos especialmente delicados.

Buenas prácticas y seguridad

• Nunca uses el mismo código para todos ni códigos fáciles (123456, 111111, tu año de nacimiento).
• Revisa las baterías en cada limpieza y ten una pila de repuesto en el piso. Muchas cerraduras avisan en la app cuando están bajas.
• Ten una llave física de emergencia en un lugar seguro (otra caja, un vecino de confianza, tu persona de limpieza).
• Comprueba la conexión: si la cerradura no tiene internet, no podrás cambiar ni anular códigos a distancia.
• Revisa el registro de aperturas si hay una incidencia.
• Envía el código solo por el canal del huésped (su página de la estancia o la mensajería de la plataforma), nunca en un anuncio público.
• El portal es otra puerta: si el edificio tiene portal común, piensa cómo entra el huésped. Instalar algo en elementos comunes es cosa de la comunidad de propietarios (mira nuestra guía sobre la Ley de Propiedad Horizontal y los pisos turísticos).
• Explica bien cómo se usa: un texto corto y una foto del teclado evitan muchas llamadas a medianoche.

Cómo lo hace Apartop con Nuki y TTLock

Apartop integra cerraduras Nuki y TTLock, en los planes Gratis y Pro. Conectas tu cuenta de la marca una vez, eliges la cerradura de cada apartamento y, desde ahí, Apartop gestiona los códigos solo:

• Un código de 6 cifras distinto para cada reserva, generado al azar, que se crea en la cerradura 3 días antes de la llegada (o al entrar la reserva, si es más tarde).
• Válido desde la hora de entrada del día de llegada hasta la hora de salida, en la hora local del apartamento.
• Lleva el nombre del huésped y las fechas para que lo reconozcas en la app de la cerradura.
• Si cambian las fechas, se actualiza; si se cancela la reserva o cambias de cerradura, se borra. Tras la salida se elimina de la cerradura pasadas 12 horas.
• El huésped lo ve en su página de la estancia solo con el check-in hecho y a partir del día de llegada.
• Si la marca no responde, Apartop reintenta con pausas crecientes, y tienes un botón para generar el código al momento.
• Los tokens de conexión se guardan cifrados y no salen del servidor.

Qué necesitas en cada caso:

• Nuki: un Nuki Keypad emparejado con la cerradura y un token de API de Nuki Web.
• TTLock: una aplicación de desarrollador gratuita en la plataforma abierta de TTLock y tu usuario de la app. Con pasarela, el código tiene las horas exactas y se puede cambiar o anular a distancia. Sin pasarela, la cerradura genera un código de periodo sin conexión: va por horas en punto, hay que usarlo una primera vez en las 24 horas siguientes al inicio y no se puede anular a distancia (caduca solo al final).

Si tu piso no tiene cerradura inteligente, en Apartop puedes indicar cómo entra el huésped: entrega de llaves en persona, recepción del edificio, caja con código o cerradura electrónica, con tus instrucciones y fotos.

Todo esto va unido al check-in online con firma y al escáner de DNI y pasaporte. Mira los planes en precios o empieza gratis, hasta 2 apartamentos sin pagar nada.

Fuentes

• Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre (BOE): artículos 4 y 6 (consultado el 11-oct-2026)
• Nuki: web oficial (consultado el 11-oct-2026)
• Nuki, ayuda: acceso a distancia y Acceso Remoto a través de Thread (consultado el 11-oct-2026)
• Nuki Web API: documentación para desarrolladores (consultado el 11-oct-2026)
• TTLock Open Platform (consultado el 11-oct-2026)
• Agencia Española de Protección de Datos