Gästregistrering i SES.HOSPEDAJES: guide steg för steg

Hyr du ut en semesterlägenhet i Spanien måste du registrera varje gäst och skicka uppgifterna till det spanska inrikesministeriet via SES.HOSPEDAJES. Det gäller oavsett om du bor i Spanien eller utomlands, och oavsett om du har en lägenhet eller tjugo. Regeln kommer från kungligt dekret 933/2021, och fristen är snäv: rapporten ska skickas omedelbart och senast inom 24 timmar.

Den här guiden går igenom allt med den officiella texten i handen: vem som omfattas, vad du ska fråga varje gäst, hur du registrerar dig, sätten att skicka rapporterna, hur länge uppgifterna ska sparas, böterna och de misstag vi ser oftast. Till sist förklarar vi hur Apartop sköter det.

Vad SES.HOSPEDAJES är

SES.HOSPEDAJES är onlineplattformen hos Spaniens statssekretariat för säkerhet, som hör till inrikesministeriet. Alla som tillhandahåller boende använder den för att rapportera sina gäster och bokningar. Se det som den digitala versionen av den gamla ”polisregistreringen” av hotellgäster som många länder har.

Den rättsliga grunden är kungligt dekret 933/2021 (publicerat i BOE, Spaniens officiella kungörelseorgan), som bygger på organisk lag 4/2015 om allmän säkerhet. Rapporteringsskyldigheterna trädde i kraft den 2 januari 2023 (dekretets tredje slutbestämmelse), men övergångsperioden för plattformen löpte ut den 2 december 2024: enligt turistbranschens arbetsgivares pressmeddelande efter mötet med ministeriet den 4 oktober 2024 skulle det inte bli några fler förlängningar. Bara polisen får behandla uppgifterna, med åtkomst för domstolar och åklagare (art. 7).

Tills tillämpningsföreskrifter utfärdas gäller order INT/1922/2003 om gästregister och inskrivningsblanketter i den mån den inte strider mot dekretet (den enda upphävandebestämmelsen). Ministeriet åtog sig 2024 att ta fram en ministerorder som tillämpar dekretet och skickade ett utkast på remiss, men den 11 oktober 2026 har den inte publicerats i BOE: den är aviserad, i väntan på publicering i BOE.

Ett undantag: i Katalonien och Baskien skickas rapporterna inte via SES.HOSPEDAJES utan via de regionala polissystemen (Mossos d'Esquadra och Ertzaintza); följ deras instruktioner.

Vem som måste registrera gäster

Dekretet omfattar alla personer och företag som tillhandahåller boende mot betalning, yrkesmässigt eller inte, samt mellanhänder som bokningsplattformar (art. 2). Semesterlägenheter ingår uttryckligen, så även en enda lägenhet som hyrs ut några veckor om året omfattas. Att du bor utanför Spanien ändrar inte det.

Dekretet skiljer mellan två profiler:

Är du privatperson och hyr ut utan att det är yrkesmässigt gäller dekretet ändå: du är undantagen från skyldigheten att föra och spara registret (art. 5.4), men inte från rapporteringsskyldigheterna i artikel 6, som du får fullgöra på annat sätt än elektroniskt (art. 6.4). Vilken profil som passar dig beror på hur du driver lägenheten (till exempel via ett bolag eller som näringsverksamhet). Din gestor kan svara på det.

Vad du ska fråga varje gäst

Inskrivningsblanketten ska signeras av varje gäst som fyllt 14 år. För barn under 14 lämnar den medföljande vuxne deras uppgifter (art. 4). Du måste också säkerställa att uppgifterna stämmer med gästens id-handling.

Enligt bilaga I till dekretet och ministeriets tekniska instruktioner behöver du för varje person:

• Förnamn, första efternamn och andra efternamn (det andra krävs för spanska id-kort, eftersom spanjorer ofta har två efternamn).
• Typ av handling (spanskt DNI, NIE-nummer för utlänningar, pass eller annat) och nummer, obligatoriskt för vuxna.
• Handlingens ”supportnummer” (número de soporte), obligatoriskt för spanska DNI- och NIE-kort.
• Födelsedatum, nationalitet och kön.
• Fullständig hemadress.
• Minst ett telefonnummer eller en e-postadress.
• Relation till den vuxne, för minderåriga.

Och för vistelsen: bokningsreferens och bokningsdatum, datum och klockslag för in- och utcheckning, antal gäster och betalningsuppgifter (betalningssätt: plattform, kort, banköverföring, kontanter och så vidare).

Frister: regeln om 24 timmar

Artikel 6.3 säger att uppgifterna ska rapporteras när en bokning eller ett avtal görs, när det avbokas och när vistelsen börjar, ”omedelbart” och senast 24 timmar efter varje händelse.

För en semesterlägenhet innebär det två typer av rapporter:

1. Bokningsrapport (RH på spanska): när en bokning görs eller avbokas. Hur detta gäller bokningar som görs via plattformar som själva omfattas (Airbnb, Booking.com och så vidare) är värt att kontrollera på portalen för SES.HOSPEDAJES eller med din rådgivare.
2. Gästrapport (PV, parte de viajeros): när vistelsen börjar, med uppgifter om varje gäst. De 24 timmarna räknas från incheckningen.

Yrkesmässig eller inte måste du också rapportera dina uppgifter och varje bostad innan du börjar: inom tio dagar från att du slutfört de administrativa stegen för verksamheten och i alla händelser före den första vistelsen (art. 6.1 och 6.2).

Så registrerar du dig

Du registrerar dig en gång, på onlineportalen för SES.HOSPEDAJES, med spansk elektronisk identifiering:

1. Gå till avsnittet för registrering av anläggningar på portalen.
2. Ange om din verksamhet är yrkesmässig eller inte och fyll i dina uppgifter som värd (arrendador).
3. Lägg till varje lägenhet som en anläggning, med fullständig adress.
4. Ska du använda ett program som skickar rapporterna åt dig, kryssa i sändning av meddelanden via webbtjänst (du kan också aktivera det senare bland dina registrerade uppgifter).

Du får en värdkod (código de arrendador), en anläggningskod för varje lägenhet och, om du bad om webbtjänsten, en webbtjänstanvändare (som slutar på ”WS”) med lösenord. Förvara dem säkert: alla incheckningsprogram kommer att fråga efter dem.

Om du bor utomlands: portalen bygger på spansk elektronisk identifiering, som många ägare som inte är bosatta i Spanien saknar. I praktiken ber många sin gestor eller förvaltare att sköta registreringen åt dem. Observera också att detta är skilt från din regionala turistlicens och från det nationella gemensamma uthyrningsregistret (NRUA). Den regionala licensen är fortfarande obligatorisk, medan det gemensamma registret upphävdes av högsta domstolen 2026 (den artikeln förklarar vad som finns kvar av det).

Manuell uppladdning eller webbtjänst

Det finns tre sätt att skicka rapporterna:

Filen måste vara XML enligt den officiella mallen (inga kalkylark eller CSV). Innehåller vissa rapporter fel sparar systemet de giltiga, och du kan rätta resten under ”Consulta y gestión de mis comunicaciones” (visa och hantera mina meddelanden).

Webbtjänsten är asynkron: SES tar emot sändningen, ger den ett batchnummer och behandlar den senare. En rapport räknas först när batchen har behandlats utan fel, så ditt program bör kontrollera batchen och försöka igen om något misslyckas.

Spara uppgifterna

Den som hyr ut yrkesmässigt måste spara uppgifterna i ett elektroniskt register i 3 år efter vistelsens slut (art. 5.3). Den som inte hyr ut yrkesmässigt är undantagen från skyldigheten att föra och spara registret (art. 5.4), men måste ändå rapportera.

Det rör sig om personuppgifter, så EU:s dataskyddsförordning (GDPR) gäller: förvara dem säkert och radera dem när du inte längre är skyldig att spara dem.

Ligger din lägenhet i Andalusien måste du också ge gästerna det inskrivningsdokument som krävs enligt dekret 28/2016 och spara det i ett år. Se vår sida om det andalusiska inskrivningsdokumentet.

Böter

Artikel 8 i dekretet hänvisar till sanktionssystemet i organisk lag 4/2015:

Böter för allvarliga överträdelser delas in i tre nivåer (den lägsta går upp till 10 400 €) och döms som regel ut i den lägsta nivån om det inte finns försvårande omständigheter.

Vanliga misstag

• Att samla in uppgifterna på ankomstdagen. Kommer gästerna vid midnatt utan att ha fyllt i något går de 24 timmarna fort. Fråga i förväg.
• Att supportnumret saknas på spanska DNI- eller NIE-kort, eller det andra efternamnet.
• Varken telefon eller e-post. Vuxna behöver minst det ena.
• Ort som inte känns igen för gäster som bor i Spanien: systemet måste kunna identifiera kommunen.
• Att utelämna personer: alla gäster räknas, även barn (med uppgifter från den vuxne).
• Att anta att en rapport gått igenom utan att kontrollera att batchen godkänts.
• Att blanda ihop förfaranden: SES.HOSPEDAJES ersätter inte den regionala turistlicensen eller NRUA.

Så gör Apartop

I Apartop är gästregistreringen inbyggd i den digitala incheckningen:

• Varje bokning har sin egen incheckningslänk, som gästerna fyller i i mobilen före ankomsten. Formuläret frågar efter alla fält som SES kräver och kontrollerar dem: vuxen eller minderårig, typ av handling och supportnummer, land, telefon eller e-post och minderårigas relation.
• Gästerna kan skanna pass eller id-kort med kameran i stället för att skriva; fotot lämnar aldrig mobilen (passkanner).
• Varje vuxen signerar med fingret på skärmen.
• För gäster som bor i Spanien räknar Apartop fram den officiella kommunkoden utifrån postnummer och ort, och varnar dig om den inte kan matchas.
• En gästpanel visar status för varje rapport och fristen på 24 timmar räknat från incheckningstiden.
• Gästernas identitetsuppgifter raderas 3 år efter utcheckningen.

Med planen Gratis (upp till 2 lägenheter) laddar du ner rapporten som officiell XML och laddar upp den själv. Med Pro (9 € per lägenhet och månad + moms) skickar Apartop den automatiskt via webbtjänsten så snart gästen slutfört incheckningen, kontrollerar batchen och försöker igen vid fel. I dag skickar Apartop gästrapporten (PV); det skickar inte bokningsrapporter (RH). Alla detaljer på vår prissida.

För att jämföra verktyg, se vår genomgång av program för gästregistrering. Eller börja gratis: nya konton får 30 dagar Pro.

Källor

• BOE: kungligt dekret 933/2021 av den 26 oktober, konsoliderad text (art. 2 till 8, upphävandebestämmelsen, tredje slutbestämmelsen och bilaga I), på spanska; hämtat 11 okt 2026
• BOE: organisk lag 4/2015 om allmän säkerhet (art. 33, 36.20, 37.9 och 39), på spanska; hämtat 11 okt 2026
• BOE: order INT/1922/2003 av den 3 juli om gästregister och inskrivningsblanketter, på spanska; hämtat 11 okt 2026
• Portalen för SES.HOSPEDAJES (inrikesministeriet); hämtat 11 okt 2026
• Inrikesministeriet: instruktioner för massuppladdning, version 1.1.0 (PDF, på spanska); hämtat 11 okt 2026
• CEHAT: pressmeddelande av den 4 oktober 2024 om övergångsperiodens slut (PDF, på spanska, branschkälla); hämtat 11 okt 2026