Bästa programmen för gästregistrering i SES.Hospedajes

Hyr du ut en semesterbostad i Spanien måste du registrera varje gäst och skicka uppgifterna till det spanska inrikesministeriet via SES.Hospedajes inom 24 timmar. Du kan göra det för hand på ministeriets webbplats, men de flesta ägare, och nästan alla ägare som bor utomlands, använder ett program för gästregistrering som samlar in gästens uppgifter före ankomsten, läser passet och lämnar in registreringen automatiskt.

Den här guiden jämför de verktyg som används mest i Spanien för SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway och Apartop): vad varje verktyg gör, om det lämnar in automatiskt, om det samlar in signaturer och vilka priser det publicerar. Informationen är kontrollerad på respektive företags officiella webbplats i oktober 2026.

Vad lagen kräver av dig

Spaniens kungliga dekret 933/2021 kräver att den som tillhandahåller boende:

• Samlar in varje gästs uppgifter: fullständigt namn, typ av id-handling och nummer (pass för de flesta utländska besökare), födelsedatum, nationalitet, kön, fullständig hemadress, telefon eller e-post och, för minderåriga, deras relation till den vuxne.
• Låter varje gäst som fyllt 14 år signera inskrivningsblanketten (parte de entrada), på papper eller digitalt (artikel 4).
• Skickar uppgifterna omedelbart och senast inom 24 timmar från bokningen (eller avbokningen) och från gästens ankomst (artikel 6.3).
• Sparar registreringarna i 3 år från vistelsens slut (artikel 5.3). Värdar som inte hyr ut yrkesmässigt är undantagna från att föra registret, men måste ändå rapportera (artikel 5.4).

I Katalonien och Baskien används inte SES.Hospedajes: uppgifterna går till den regionala polisen (Mossos d'Esquadra och Ertzaintza).

Det gäller oavsett om du bor i Spanien eller inte. Är du ägare och inte bosatt i Spanien kan du inte ta emot varje gäst, så ett verktyg som gör incheckningen digitalt och lämnar in åt dig är det praktiska sättet att följa reglerna. För att lämna in via ett program måste du registrera dig i SES.Hospedajes (du behöver ett spanskt digitalt certifikat eller ett ombud som har ett) och kryssa i alternativet för webbtjänst, vilket ger dig ett separat användarnamn för ”WS”. Vår guide till SES.Hospedajes steg för steg förklarar hur.

Vad ett bra program bör göra

• Digital incheckning: en länk som gästen fyller i i mobilen före ankomsten, utan någon app att installera.
• Dokumentskanner: läser pass eller id-kort med kameran så att ingen behöver skriva.
• Kontroll av de officiella fälten: saknas ett fält eller är det fel avvisar SES registreringen.
• Gästens signatur för varje vuxen.
• Automatisk inlämning via webbtjänsten i SES.Hospedajes, med kontroll av att ministeriet godkänner den, eller åtminstone en fil redo att ladda upp.
• Lagring av registreringarna i 3 år och därefter radering.

Jämförelsetabell

Chekin

Chekin är förmodligen det mest kända incheckningsverktyget bland förvaltare av semesterbostäder i Spanien. Enligt webbplatsen:

• Digital incheckning via en länk till gästen och en OCR-skanner för spanska id-kort, uppehållskort och pass.
• Automatisk inlämning till rätt myndighet (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra eller Ertzaintza) inom 24 timmar från incheckningen.
• Digital avtalssignering som en del av incheckningen, med klausuler som du kan anpassa (enligt bloggen).
• Biometrisk identitetskontroll med selfie eller video, som premiumfunktion.
• Dessutom onlinebetalningar, depositioner och skadeskydd, turistskatter, virtuella nycklar, en digital gästguide och e-fakturering beroende på plan.
• Integrationer: det marknadsför över 35 integrerade PMS och myndigheter, bland annat Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify och Avantio.

Priser (per boende och månad, exklusive moms): Basic från 3,95 €, Premium från 5,95 € (en premiumfunktion som du väljer) och Enterprise från 7,95 € (alla). Betalningar, depositioner och skadeskydd har separata avgifter. Sidan nämner olika minsta antal enheter (3, 10 eller 20) utan att det framgår vilket som gäller, så kontrollera innan du registrerar dig. Sidan för Spanien marknadsför 14 dagars gratis provperiod.

Styrkor: mycket komplett, täcker hela Spanien inklusive Katalonien och Baskien, och integrerar förmodligen med ditt PMS om du redan har ett.

Partee

Partee är ett spanskt verktyg för gästregistrering för alla typer av boenden, från hotell till lägenheter. Webbplatsen lyfter fram:

• Digital incheckning i gästens mobil, och incheckning på plats som läser id-kort och pass med gästens signatur på skärmen.
• Automatisk inlämning till SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra och Ertzaintza.
• Numrerade gästregistreringar och, som tillval, ett signerat avtal eller inskrivningsdokument.
• Bokningar via iCal-kalendrar, API eller en universell länk för digital incheckning; export till CSV och Excel, ett JSON-API och elektroniska lås.
• Obegränsade incheckningar, användare och enheter, utan startavgift.

Pris: ”från 1,69 €/månad”; slutpriset beror på rum och gästplatser, och du begär en offert på webbplatsen. En månads gratis provperiod, inget kort krävs.

Styrkor: ett mycket lågt startpris och ett bra val om du också tar emot gäster personligen.

Check-in Scan

Check-in Scan är ett verktyg som tagits fram i Mijas (Málaga), enligt webbplatsen. Det här anger de:

• Digital incheckning där gästen skannar MRZ (de maskinläsbara raderna längst ned på ett pass eller id-kort) och signerar med fingret.
• Koppling till myndigheterna: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra och Ertzaintza, plus gästregistret och registerboken. Uppgifterna lagras krypterade i molnet.
• Incheckning på plats, beräkning av turistskatt och integrationer med PMS (planen Plus), samt anpassade avtal per bokning, uppbörd av turistskatt och lås (planen Ultimate).

Pris (per boende och månad, exklusive moms): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € och Ultimate 13,95 €, med ett års bindning; månadsfakturering finns från 10 enheter. 14 dagars provperiod, inget kort krävs.

Styrkor: läsningen av MRZ går snabbt, så gästerna behöver inte skriva in sina uppgifter.

Hostaway (om du vill ha ett komplett PMS)

Hostaway är inget incheckningsverktyg utan en förvaltningsplattform med channel manager via API. Vi tar med det eftersom det marknadsför en inbyggd integration med SES.Hospedajes: gästen fyller i Hostaways incheckningsformulär och uppgifterna går till ministeriet; som tillval kan formuläret omfatta signering av hyresavtalet. Hjälpcentret anger att det ännu inte täcker Katalonien eller Baskien. Hostaway publicerar inga priser. Står du och väger mellan en stor plattform och något enklare, läs Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop är ett program för förvaltning av semesterbostäder som tagits fram i Andalusien, och gästregistreringen är inbyggd i stället för ett tillägg:

• Digital incheckning med signatur i gästens mobil: varje gäst fyller i ett formulär som kontrollerar SES officiella fält (vuxen eller minderårig, spanskt id-kort, uppehållskort eller pass, dokumentets supportnummer, land, telefon eller e-post) och räknar fram den spanska kommunkoden utifrån postnumret.
• Skanner för id-kort och pass: läser dokumentet med kameran, och fotot lämnar aldrig gästens mobil.
• Gratisplanen: gästrapporten i det officiella XML-formatet, redo att ladda ner och ladda upp på webbplatsen för SES.Hospedajes, med en påminnelse om fristen på 24 timmar.
• Planen Pro: automatisk inlämning till SES.Hospedajes via ministeriets webbtjänst så snart gästen slutfört incheckningen. Apartop kontrollerar sändningen tills SES har behandlat den, sparar kommunikationskoden, visar orsaken om den avvisas och försöker igen upp till 10 gånger om SES inte svarar. Det finns också en knapp ”Skicka till SES nu” på varje bokning.
• I Andalusien det signerade inskrivningsdokument som de regionala reglerna kräver och ditt nummer i turistregistret på varje lägenhet.
• Gästuppgifterna krypteras i Europa och raderas när lagen tillåter det.

Eftersom det är ett förvaltningsprogram hänger incheckningen ihop med allt annat: kalendrarna från Airbnb, Booking och VRBO synkade via iCal, automatiska städuppdrag, meddelanden till gästerna, en digital gästguide, turistskatt och smarta lås från Nuki och TTLock. Det är praktiskt när du sköter allt från utlandet: din städare och nyckelansvarige ser varje ankomst i den kostnadsfria appen Apartop Cleaning & Keys.

Pris: gratis för alltid upp till 2 lägenheter. Pro: 9 € per lägenhet och månad + moms, obegränsat antal lägenheter och automatisk inlämning till SES ingår. Nya konton får 30 dagar Pro. Se priser.

Begränsningar: Apartop lämnar inte in till Mossos d'Esquadra eller Ertzaintza, så i Katalonien och Baskien sköter det inte den automatiska inlämningen. Det erbjuder inte heller biometrisk kontroll med selfie.

Andra alternativ

• Själva webbplatsen för SES.Hospedajes: gratis. Du kan skriva in varje registrering för hand eller ladda upp en XML-fil. Det fungerar, men med flera bokningar i veckan, och från en annan tidszon, är det lätt att missa fristen.
• Civitfun är en lösning för digital incheckning för hotell, hotellkedjor och semesterlägenheter, med en produkt för gästregistrering. Webbplatsen publicerar inga priser och specificerar inte inlämningen till SES (kontrollerat 11 okt 2026), så den finns inte med i tabellen.
• Ditt PMS eller din lokala förvaltare: många PMS integrerar med Chekin eller har egen inlämning. Förvaltar en lokal byrå din lägenhet, fråga vem som ansvarar för gästregistreringen: som ägare bör du veta att det blir gjort.

Så väljer du

• Du behöver bara gästregistreringen och använder redan ett PMS: Chekin eller Partee, kopplat till ditt PMS.
• Du har bostad i Katalonien eller Baskien: välj ett som lämnar in till Mossos eller Ertzaintza (Chekin, Partee eller Check-in Scan, enligt deras webbplatser).
• Du tar emot gäster personligen: Partee erbjuder incheckning på plats med signatur på skärmen.
• Du äger 1 eller 2 lägenheter och vill lägga så lite pengar som möjligt: Apartop Gratis ger dig incheckning med skanner, signaturer och en registerfil redo att ladda upp, utan kostnad.
• Du vill att rapporten skickas automatiskt och ha kalender, städning och ekonomi på ett ställe: Apartop Pro, eller en stor plattform som Hostaway om du behöver en channel manager med API.

Vill du prova kan du börja gratis med Apartop och slå på incheckningen för din första lägenhet på några minuter.

Källor

• Kungligt dekret 933/2021 av den 26 oktober (BOE, konsoliderad text): artiklarna 4, 5 och 6 (hämtat 11 okt 2026)
• Inrikesministeriet: skyldigheter kring gästregistrering (hämtat 11 okt 2026)
• SES.Hospedajes, inrikesministeriet
• Kataloniens regering: gästregister för boenden (Mossos d'Esquadra) (hämtat 11 okt 2026)
• Baskiens regering: tjänst för rapportering till boenderegistret (Ertzaintza) (hämtat 11 okt 2026)
• Chekin, priser (hämtat 11 okt 2026)
• Chekin, gästregistrering i Spanien: inlämning till SES, Mossos och Ertzaintza, OCR, MiDNI, biometrisk kontroll och 14 dagars provperiod (hämtat 11 okt 2026)
• Chekin, digital incheckning i villor och semesterlägenheter: avtalssignering (hämtat 11 okt 2026)
• Chekin, integrationer (hämtat 11 okt 2026)
• Partee (hämtat 11 okt 2026)
• Check-in Scan, digital incheckning (hämtat 11 okt 2026)
• Check-in Scan, priser: planerna Essential, Plus och Ultimate (hämtat 11 okt 2026)
• Hostaway, inbyggd integration med SES.Hospedajes (hämtat 11 okt 2026)
• Civitfun (hämtat 11 okt 2026)
• Apartop: priser