Gæsteregistrering i SES.HOSPEDAJES: trin for trin

Udlejer du en ferielejlighed i Spanien, skal du registrere hver gæst og sende deres oplysninger til det spanske indenrigsministerium via SES.HOSPEDAJES. Det gælder, uanset om du bor i Spanien eller i udlandet, og uanset om du har én lejlighed eller tyve. Reglen kommer fra kongeligt dekret 933/2021, og fristen er stram: indberetningen skal sendes straks og senest inden for 24 timer.

Denne guide tager dig igennem det med den officielle tekst i hånden: hvem der er omfattet, hvad du skal spørge hver gæst om, hvordan du tilmelder dig, måderne at sende indberetninger på, hvor længe dataene skal opbevares, bøderne og de fejl, vi oftest ser. Til sidst forklarer vi, hvordan Apartop klarer det.

Hvad SES.HOSPEDAJES er

SES.HOSPEDAJES er onlineplatformen fra Spaniens statssekretariat for sikkerhed under indenrigsministeriet. Alle, der tilbyder indkvartering, bruger den til at indberette deres gæster og bookinger. Tænk på den som den digitale udgave af den gamle "politiregistrering" af hotelgæster, som mange lande har.

Retsgrundlaget er kongeligt dekret 933/2021 (offentliggjort i BOE, Spaniens statstidende), som bygger på organisk lov 4/2015 om offentlig sikkerhed. Indberetningspligten fik virkning den 2. januar 2023 (dekretets tredje afsluttende bestemmelse), men overgangsperioden for platformen sluttede den 2. december 2024: ifølge turismearbejdsgivernes pressemeddelelse efter deres møde med ministeriet den 4. oktober 2024 ville der ikke komme flere forlængelser. Kun politiet må behandle dataene, med adgang for domstolene og anklagemyndigheden (art. 7).

Indtil der udstedes gennemførelsesregler, gælder bekendtgørelse INT/1922/2003 om gæsteregistre og indskrivningsblanketter fortsat, i det omfang den ikke strider mod dekretet (eneste ophævelsesbestemmelse). Ministeriet lovede i 2024 en ministeriel bekendtgørelse til gennemførelse af dekretet og sendte et udkast i høring, men pr. 11. oktober 2026 er den ikke offentliggjort i BOE: den er annonceret, men afventer offentliggørelse i BOE.

Én undtagelse: i Catalonien og Baskerlandet sendes indberetningerne ikke via SES.HOSPEDAJES, men via de regionale politisystemer (Mossos d'Esquadra og Ertzaintza); følg deres anvisninger.

Hvem skal registrere gæster

Dekretet omfatter enhver person eller virksomhed, der tilbyder indkvartering mod betaling, uanset om det sker erhvervsmæssigt eller ej, plus formidlere som bookingplatforme (art. 2). Ferielejligheder er udtrykkeligt nævnt, så selv en enkelt lejlighed, der udlejes nogle uger om året, er omfattet. At du bor uden for Spanien, ændrer ikke noget.

Dekretet skelner mellem to profiler:

Er du privatperson og udlejer ikke-erhvervsmæssigt, gælder dekretet stadig: du er fritaget for register- og opbevaringspligten (art. 5.4), men ikke for indberetningspligten i artikel 6, som du kan opfylde ad ikke-elektronisk vej (art. 6.4). Hvilken profil du har, afhænger af, hvordan du driver lejligheden (for eksempel gennem et selskab eller som erhvervsvirksomhed). Din gestor kan fortælle dig det.

Hvad du skal spørge hver gæst om

Indskrivningsblanketten skal underskrives af alle gæster på 14 år eller derover. For børn under 14 giver den ledsagende voksne deres oplysninger (art. 4). Du skal også sikre dig, at oplysningerne stemmer med gæstens identitetsdokument.

Ifølge dekretets bilag I og ministeriets tekniske vejledning skal du for hver person bruge:

• Fornavn, første efternavn og andet efternavn (det andet kræves for spanske ID-kort, almindeligt i spanske navne).
• Dokumenttype (spansk DNI, NIE-udlændingenummer, pas eller andet) og nummer, påkrævet for voksne.
• Dokumentets "support number" (número de soporte), påkrævet for spanske DNI- og NIE-kort.
• Fødselsdato, nationalitet og køn.
• Fuld bopælsadresse.
• Mindst et telefonnummer eller en e-mailadresse.
• Relation til den voksne, for mindreårige.

Og for opholdet: bookingreference og -dato, dato og tidspunkt for ankomst og afrejse, antal gæster og betalingsoplysninger (betalingsform: platform, kort, bankoverførsel, kontant osv.).

Frister: 24-timersreglen

Artikel 6.3 siger, at oplysningerne skal indberettes, når en booking eller kontrakt indgås, når den annulleres, og når opholdet begynder, "straks" og senest 24 timer efter hver hændelse.

For en ferielejlighed betyder det to slags indberetninger:

1. Bookingindberetning (RH på spansk): når en booking oprettes eller annulleres. Hvordan det gælder for bookinger via platforme, der selv er omfattet (Airbnb, Booking.com osv.), er værd at tjekke på SES.HOSPEDAJES-portalen eller med din rådgiver.
2. Gæsteindberetning (PV, parte de viajeros): når opholdet begynder, med alle gæsters oplysninger. De 24 timer løber fra check-in.

Erhvervsmæssig eller ej skal du også indberette dine oplysninger og hver bolig, før du starter: inden for ti dage efter at have afsluttet de administrative trin for virksomheden og under alle omstændigheder før det første ophold (art. 6.1 og 6.2).

Sådan tilmelder du dig

Du tilmelder dig én gang på SES.HOSPEDAJES-portalen med spansk elektronisk identifikation:

1. Gå til afsnittet for registrering af etablissementer på portalen.
2. Angiv, om din virksomhed er erhvervsmæssig eller ej, og indtast dine oplysninger som udlejer (arrendador).
3. Tilføj hver lejlighed som et etablissement med fuld adresse.
4. Vil du bruge software, der sender indberetninger for dig, så sæt kryds ved afsendelse af meddelelser via webservice (du kan også slå det til senere under dine registrerede oplysninger).

Du får en udlejerkode (código de arrendador), en etablissementskode for hver lejlighed og, hvis du bad om webservicen, en webservicebruger (der ender på "WS") med en adgangskode. Opbevar dem sikkert: al check-in-software vil bede om dem.

Hvis du bor i udlandet: portalen kræver spansk elektronisk identifikation, som mange ejere uden bopæl i Spanien ikke har. I praksis beder mange deres gestor eller ejendomsadministrator om at gennemføre tilmeldingen for dem. Bemærk også, at dette er adskilt fra din regionale turistlicens og fra det nationale fælles lejeregister (NRUA). Den regionale licens er stadig obligatorisk, mens det fælles register blev annulleret af Højesteret i 2026 (den artikel forklarer, hvad der er tilbage af det).

Manuel upload eller webservice

Der er tre måder at sende indberetninger på:

Filen skal være XML efter den officielle skabelon (ingen regneark eller CSV). Indeholder nogle indberetninger fejl, gemmer systemet de gyldige, og du kan rette resten under "Consulta y gestión de mis comunicaciones" (se og administrer mine meddelelser).

Webservicen er asynkron: SES modtager afsendelsen, tildeler den et batchnummer og behandler den senere. En indberetning tæller først, når batchen er behandlet uden fejl, så din software bør tjekke batchen og prøve igen, hvis noget går galt.

Opbevaring af data

Erhvervsdrivende skal opbevare dataene i et elektronisk register i 3 år efter opholdets afslutning (art. 5.3). Ikke-erhvervsdrivende er fritaget for register- og opbevaringspligten (art. 5.4), men skal stadig indberette.

Der er tale om personoplysninger, så EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) gælder: opbevar dem sikkert, og slet dem, når du ikke længere skal gemme dem.

Ligger din lejlighed i Andalusien, skal du også give gæsterne det indskrivningsdokument, som dekret 28/2016 kræver, og opbevare det i et år. Se vores side om det andalusiske indskrivningsdokument.

Bøder

Dekretets artikel 8 henviser til sanktionsordningen i organisk lov 4/2015:

Alvorlige bøder er delt i tre trin (det laveste går op til 10.400 €) og pålægges som hovedregel i det laveste trin, medmindre der er skærpende omstændigheder.

Almindelige fejl

• At indsamle oplysningerne på ankomstdagen. Dukker gæsterne op ved midnat uden at have udfyldt noget, flyver de 24 timer af sted. Spørg på forhånd.
• Manglende support number på spanske DNI- eller NIE-kort, eller manglende andet efternavn.
• Hverken telefon eller e-mail. Voksne skal have mindst én af delene.
• By, der ikke kan genkendes for gæster bosat i Spanien: systemet skal kunne identificere kommunen.
• At udelade personer: hver gæst tæller, også børn (med oplysninger givet af den voksne).
• At gå ud fra, at en indberetning gik igennem uden at tjekke, at batchen blev godkendt.
• At blande procedurer sammen: SES.HOSPEDAJES erstatter ikke den regionale turistlicens eller NRUA.

Sådan gør Apartop

I Apartop er gæsteregistrering bygget ind i online check-in:

• Hver booking har sit eget check-in-link, som gæsterne udfylder på mobilen før ankomst. Formularen spørger om alle de felter, SES kræver, og validerer dem: voksen eller mindreårig, dokumenttype og support number, land, telefon eller e-mail og de mindreåriges relation.
• Gæsterne kan scanne deres pas eller ID-kort med kameraet i stedet for at taste; billedet forlader aldrig telefonen (passcanner).
• Hver voksen skriver under med fingeren på skærmen.
• For gæster bosat i Spanien udleder Apartop den officielle kommunekode ud fra postnummer og by og advarer dig, hvis det ikke kan matches.
• Et gæstepanel viser status for hver indberetning og 24-timersfristen fra check-in-tidspunktet.
• Gæsternes identitetsoplysninger slettes 3 år efter check-out.

På Gratis-planen (op til 2 lejligheder) downloader du indberetningen som den officielle XML og uploader den selv. På Pro (9 € pr. lejlighed pr. måned + moms) sender Apartop den automatisk via webservicen, så snart gæsten har gennemført check-in, tjekker batchen og prøver igen ved fejl. I dag sender Apartop gæsteindberetningen (PV); det sender ikke bookingindberetninger (RH). Alle detaljer på vores prisside.

For at sammenligne værktøjer kan du se vores oversigt over software til gæsteregistrering. Eller start gratis: nye konti får 30 dage med Pro.

Kilder

• BOE: kongeligt dekret 933/2021 af 26. oktober, konsolideret tekst (art. 2 til 8, ophævelsesbestemmelse, tredje afsluttende bestemmelse og bilag I), på spansk; besøgt 11. okt. 2026
• BOE: organisk lov 4/2015 om offentlig sikkerhed (art. 33, 36.20, 37.9 og 39), på spansk; besøgt 11. okt. 2026
• BOE: bekendtgørelse INT/1922/2003 af 3. juli om gæsteregistre og indskrivningsblanketter, på spansk; besøgt 11. okt. 2026
• SES.HOSPEDAJES-portalen (indenrigsministeriet); besøgt 11. okt. 2026
• Indenrigsministeriet: vejledning i masseupload, version 1.1.0 (PDF, på spansk); besøgt 11. okt. 2026
• CEHAT: pressemeddelelse af 4. oktober 2024 om afslutningen af overgangsperioden (PDF, på spansk, branchekilde); besøgt 11. okt. 2026