Bedste software til gæsteregistrering i SES.Hospedajes

Udlejer du en feriebolig i Spanien, skal du registrere hver gæst og sende deres oplysninger til det spanske indenrigsministerium via SES.Hospedajes inden for 24 timer. Du kan gøre det manuelt på ministeriets hjemmeside, men de fleste ejere, og næsten alle ejere, der bor i udlandet, bruger software til gæsteregistrering, der indsamler gæstens oplysninger før ankomst, læser passet og indsender registreringen automatisk.

Denne guide sammenligner de værktøjer, der bruges mest i Spanien til SES.Hospedajes (Chekin, Partee, Check-in Scan, Hostaway og Apartop): hvad hvert af dem gør, om det indsender automatisk, om det indsamler underskrifter, og hvilke priser det offentliggør. Oplysningerne er kontrolleret på hver virksomheds officielle hjemmeside i oktober 2026.

Hvad loven kræver af dig

Spaniens kongelige dekret 933/2021 kræver, at alle, der tilbyder indkvartering:

• Indsamler hver gæsts oplysninger: fulde navn, ID-type og -nummer (pas for de fleste udenlandske besøgende), fødselsdato, nationalitet, køn, fuld bopælsadresse, telefon eller e-mail og, for mindreårige, deres relation til den voksne.
• Lader alle gæster på 14 år eller derover underskrive indskrivningsblanketten (parte de entrada), på papir eller digitalt (artikel 4).
• Sender oplysningerne straks og senest inden for 24 timer efter bookingen (eller annulleringen) og efter gæstens ankomst (artikel 6.3).
• Opbevarer registreringerne i 3 år fra opholdets afslutning (artikel 5.3). Værter, der udlejer ikke-erhvervsmæssigt, er fritaget for at føre registret, men skal stadig indberette (artikel 5.4).

I Catalonien og Baskerlandet bruges SES.Hospedajes ikke: oplysningerne går til det regionale politi (Mossos d'Esquadra og Ertzaintza).

Det gælder, uanset om du bor i Spanien eller ej. Er du ejer uden bopæl i Spanien, kan du ikke tage imod hver gæst, så et værktøj, der klarer check-in online og indsender for dig, er den praktiske måde at overholde reglerne på. For at indsende via software skal du tilmelde dig SES.Hospedajes (du skal bruge et spansk digitalt certifikat eller en repræsentant, der har et) og vælge webservice-muligheden, som giver dig et separat "WS"-brugernavn. Vores trin-for-trin-guide til SES.Hospedajes forklarer hvordan.

Hvad god software skal kunne

• Online check-in: et link, som gæsten udfylder på mobilen før ankomst, uden app at installere.
• Dokumentscanner: læser pas eller ID-kort med kameraet, så ingen behøver at taste.
• Validering af de officielle felter: mangler et felt eller er det forkert, afviser SES registreringen.
• Gæsteunderskrift for hver voksen.
• Automatisk indsendelse via SES.Hospedajes' webservice med kontrol af, at ministeriet godkender den, eller i det mindste en fil klar til upload.
• Opbevaring af registreringerne i 3 år og derefter sletning.

Sammenligningstabel

Chekin

Chekin er nok det mest kendte check-in-værktøj blandt administratorer af ferieboliger i Spanien. Ifølge hjemmesiden:

• Online check-in via et gæstelink og en OCR-scanner til spanske ID-kort, opholdskort og pas.
• Automatisk indsendelse til den rette myndighed (SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra eller Ertzaintza) inden for 24 timer efter check-in.
• Digital kontraktunderskrift som en del af check-in med klausuler, du kan tilpasse (ifølge bloggen).
• Biometrisk identitetsbekræftelse med selfie eller video som premiumfunktion.
• Derudover onlinebetalinger, depositum og skadesdækning, turistskatter, virtuelle nøgler, en digital gæsteguide og e-fakturering afhængigt af planen.
• Integrationer: virksomheden annoncerer over 35 integrerede PMS'er og myndigheder, bl.a. Hostaway, Guesty, Smoobu, Lodgify og Avantio.

Priser (pr. bolig pr. måned, ekskl. moms): Basic fra 3,95 €, Premium fra 5,95 € (én premiumfunktion efter eget valg) og Enterprise fra 7,95 € (dem alle). Betalinger, depositum og skadesdækning har separate gebyrer. Siden nævner forskellige minimumsantal af enheder (3, 10 eller 20) uden at gøre klart, hvilket der gælder, så tjek det, før du tilmelder dig. Siden for Spanien annoncerer en gratis prøveperiode på 14 dage.

Styrker: meget komplet, dækker hele Spanien inklusive Catalonien og Baskerlandet og integrerer sandsynligvis med dit PMS, hvis du allerede bruger et.

Partee

Partee er et spansk værktøj til gæsteregistrering for alle slags indkvartering, fra hoteller til lejligheder. Hjemmesiden fremhæver:

• Online check-in på gæstens mobil og fysisk check-in, der læser ID-kort og pas, med gæstens underskrift på skærmen.
• Automatisk indsendelse til SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra og Ertzaintza.
• Nummererede gæsteregistreringer og, som tilvalg, en underskrevet kontrakt eller et indskrivningsdokument.
• Bookinger via iCal-kalendere, API eller et universelt online check-in-link; eksport til CSV og Excel, et JSON-API og elektroniske låse.
• Ubegrænsede check-ins, brugere og enheder uden oprettelsesgebyr.

Pris: "fra 1,69 €/måned"; den endelige pris afhænger af værelser og gæstepladser, og du beder om et tilbud på hjemmesiden. Gratis prøveperiode på én måned uden kort.

Styrker: en meget lav startpris og et godt valg, hvis du også tager imod gæster personligt.

Check-in Scan

Check-in Scan er et værktøj lavet i Mijas (Málaga) ifølge hjemmesiden. Det oplyser:

• Online check-in, hvor gæsten scanner MRZ (de maskinlæsbare linjer nederst i et pas eller ID-kort) og skriver under med fingeren.
• Forbindelse til myndighederne: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra og Ertzaintza plus gæsteregister og protokol. Data opbevares krypteret i skyen.
• Fysisk check-in, beregning af turistskat og PMS-integrationer (Plus-planen) samt tilpassede kontrakter pr. booking, opkrævning af turistskat og låse (Ultimate-planen).

Pris (pr. bolig pr. måned, ekskl. moms): Essential 6,95 €, Plus 8,95 € og Ultimate 13,95 € med binding i et år; månedlig fakturering er mulig fra 10 enheder. Prøveperiode på 14 dage uden kort.

Styrker: MRZ-læsning er hurtig, så gæsterne ikke skal taste deres oplysninger.

Hostaway (hvis du vil have et komplet PMS)

Hostaway er ikke et check-in-værktøj, men en administrationsplatform med API-kanalmanager. Vi tager den med, fordi den annoncerer en indbygget SES.Hospedajes-integration: gæsten udfylder Hostaways check-in-formular, og oplysningerne går til ministeriet; som tilvalg kan formularen omfatte underskrift af lejeaftalen. Ifølge hjælpecentret dækker den endnu ikke Catalonien eller Baskerlandet. Hostaway offentliggør ikke priser. Er du i tvivl mellem en stor platform og noget enklere, så læs Hostaway vs Guesty vs Apartop.

Apartop

Apartop er software til administration af ferieudlejning lavet i Andalusien, og gæsteregistrering er bygget ind i stedet for at være et tilkøb:

• Online check-in med underskrift på gæstens mobil: hver gæst udfylder en formular, der validerer SES' officielle felter (voksen eller mindreårig, spansk ID-kort, opholdskort eller pas, dokumentets support number, land, telefon eller e-mail) og udleder den spanske kommunekode ud fra postnummeret.
• Scanner til ID-kort og pas: læser dokumentet med kameraet, og billedet forlader aldrig gæstens telefon.
• Gratis plan: gæsteregistret i det officielle XML-format, klar til at downloade og uploade på SES.Hospedajes' hjemmeside, med en påmindelse om 24-timersfristen.
• Pro-plan: automatisk indsendelse til SES.Hospedajes via ministeriets webservice, så snart gæsten har gennemført check-in. Apartop tjekker batchen, indtil SES har behandlet den, gemmer meddelelseskoden, viser dig årsagen, hvis den afvises, og prøver igen op til 10 gange, hvis SES ikke svarer. Der er også en knap "Send til SES nu" på hver booking.
• I Andalusien det underskrevne indskrivningsdokument, som de regionale regler kræver, og dit turistregistreringsnummer på hver lejlighed.
• Gæsteoplysninger krypteret i Europa og slettet, når loven tillader det.

Fordi det er administrationssoftware, hænger check-in sammen med alt det andet: kalendere fra Airbnb, Booking og VRBO synkroniseret via iCal, automatiske rengøringsopgaver, beskeder til gæster, en digital gæsteguide, turistskat og smartlåse fra Nuki og TTLock. Det er praktisk, når du administrerer fra udlandet: din rengøringshjælp og din nøgleperson ser hver ankomst i den gratis app Apartop Cleaning & Keys.

Pris: gratis for altid for op til 2 lejligheder. Pro: 9 € pr. lejlighed pr. måned + moms, ubegrænsede lejligheder og automatisk SES-indsendelse inkluderet. Nye konti får 30 dage med Pro. Se priser.

Begrænsninger: Apartop indsender ikke til Mossos d'Esquadra eller Ertzaintza, så i Catalonien og Baskerlandet klarer det ikke automatisk indsendelse. Det tilbyder heller ikke biometrisk selfiebekræftelse.

Andre muligheder

• SES.Hospedajes' egen hjemmeside: gratis. Du kan taste hver registrering manuelt eller uploade en XML-fil. Det virker, men med flere bookinger om ugen, og fra en anden tidszone, er det let at overskride fristen.
• Civitfun er en online check-in-løsning til hoteller, hotelkæder og ferielejligheder med et produkt til gæsteregistrering. Hjemmesiden offentliggør ikke priser og beskriver ikke SES-indsendelse nærmere (tjekket 11. okt. 2026), så den er ikke med i tabellen.
• Dit PMS eller din lokale administrator: mange PMS'er integrerer med Chekin eller har deres egen indsendelse. Administrerer et lokalt bureau din lejlighed, så spørg, hvem der har ansvaret for gæsteregistret: som ejer bør du vide, at det bliver gjort.

Sådan vælger du

• Du skal kun bruge gæsteregistret og har allerede et PMS: Chekin eller Partee, koblet til dit PMS.
• Du har bolig i Catalonien eller Baskerlandet: vælg en, der indsender til Mossos eller Ertzaintza (Chekin, Partee eller Check-in Scan ifølge deres hjemmesider).
• Du tager imod gæster personligt: Partee tilbyder fysisk check-in med underskrift på skærmen.
• Du ejer 1 eller 2 lejligheder og vil bruge så lidt som muligt: Apartop Gratis giver dig check-in med scanner, underskrifter og en registerfil klar til upload uden omkostninger.
• Du vil have registret sendt automatisk og din kalender, rengøring og økonomi samlet ét sted: Apartop Pro eller en stor platform som Hostaway, hvis du har brug for en API-kanalmanager.

Vil du prøve det, kan du starte gratis med Apartop og slå check-in til for din første lejlighed på få minutter.

Kilder

• Kongeligt dekret 933/2021 af 26. oktober (BOE, konsolideret tekst): artikel 4, 5 og 6 (besøgt 11. okt. 2026)
• Indenrigsministeriet: pligter ved gæsteregistrering (besøgt 11. okt. 2026)
• SES.Hospedajes, indenrigsministeriet
• Cataloniens regering: gæsteregister for indkvartering (Mossos d'Esquadra) (besøgt 11. okt. 2026)
• Baskerlandets regering: tjeneste til indberetning af gæsteregister (Ertzaintza) (besøgt 11. okt. 2026)
• Chekin, priser (besøgt 11. okt. 2026)
• Chekin, gæsteregistrering i Spanien: indsendelse til SES, Mossos og Ertzaintza, OCR, MiDNI, biometrisk bekræftelse og 14 dages prøveperiode (besøgt 11. okt. 2026)
• Chekin, online check-in for villaer og lejligheder: kontraktunderskrift (besøgt 11. okt. 2026)
• Chekin, integrationer (besøgt 11. okt. 2026)
• Partee (besøgt 11. okt. 2026)
• Check-in Scan, online check-in (besøgt 11. okt. 2026)
• Check-in Scan, priser: planerne Essential, Plus og Ultimate (besøgt 11. okt. 2026)
• Hostaway, indbygget SES.Hospedajes-integration (besøgt 11. okt. 2026)
• Civitfun (besøgt 11. okt. 2026)
• Apartop: priser