ลงทะเบียนแขกใน SES.HOSPEDAJES: คู่มือทีละขั้นตอน

แขกทำเช็กอินออนไลน์บนโทรศัพท์ก่อนมาถึงอพาร์ตเมนต์

ในบทความนี้

SES.HOSPEDAJES คืออะไร
ใครต้องลงทะเบียนแขก
ต้องถามอะไรจากแขกแต่ละคน
กำหนดเวลา: กฎ 24 ชั่วโมง
วิธีสมัคร
อัปโหลดเองหรือใช้เว็บเซอร์วิส
การเก็บรักษาข้อมูล
ค่าปรับ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
Apartop ทำอย่างไร
คำถามที่พบบ่อย
แหล่งที่มา

หากคุณปล่อยเช่าอพาร์ตเมนต์เพื่อการท่องเที่ยวในสเปน คุณต้องบันทึกข้อมูลแขกทุกคนและส่งให้กระทรวงมหาดไทยของสเปนผ่าน SES.HOSPEDAJES ข้อนี้ใช้บังคับไม่ว่าคุณจะอาศัยอยู่ในสเปนหรือต่างประเทศ และไม่ว่าคุณจะมีอพาร์ตเมนต์หนึ่งหรือยี่สิบแห่ง กฎนี้มาจาก พระราชกฤษฎีกา 933/2021 และกำหนดเวลาค่อนข้างกระชั้น: ต้องส่งรายงานทันทีและอย่างช้า ภายใน 24 ชั่วโมง

คู่มือนี้พาคุณไปทีละขั้นโดยอิงตัวบทกฎหมายทางการ: ใครอยู่ในขอบเขต ต้องถามอะไรจากแขกแต่ละคน วิธีสมัคร ช่องทางการส่งรายงาน ต้องเก็บข้อมูลนานเท่าไร ค่าปรับ และข้อผิดพลาดที่เราพบบ่อยที่สุด ตอนท้ายเราอธิบายว่า Apartop จัดการเรื่องนี้อย่างไร

SES.HOSPEDAJES คืออะไร

SES.HOSPEDAJES คือแพลตฟอร์มออนไลน์ของสำนักงานเลขาธิการแห่งรัฐด้านความมั่นคงของสเปน ซึ่งอยู่ภายใต้กระทรวงมหาดไทย ผู้ให้บริการที่พักทุกรายใช้แพลตฟอร์มนี้แจ้งข้อมูลแขกและการจอง เปรียบได้กับ "การแจ้งข้อมูลแขกของโรงแรมต่อตำรวจ" แบบเดิมที่หลายประเทศมี แต่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

ฐานทางกฎหมายคือ พระราชกฤษฎีกา 933/2021 (ประกาศใน BOE ราชกิจจานุเบกษาของสเปน) ซึ่งต่อยอดจากกฎหมายประกอบรัฐธรรมนูญ 4/2015 ว่าด้วยความปลอดภัยสาธารณะ หน้าที่ในการแจ้งข้อมูลมีผลตั้งแต่วันที่ 2 มกราคม 2023 (บทบัญญัติท้ายข้อที่สามของพระราชกฤษฎีกา) แต่ช่วงเปลี่ยนผ่านของแพลตฟอร์มสิ้นสุดเมื่อวันที่ 2 ธันวาคม 2024 ตามแถลงข่าวของสมาคมนายจ้างด้านการท่องเที่ยวหลังการประชุมกับกระทรวงเมื่อวันที่ 4 ตุลาคม 2024 จะไม่มีการขยายเวลาอีก มีเพียงตำรวจที่ประมวลผลข้อมูลได้ โดยศาลและพนักงานอัยการเข้าถึงได้ (มาตรา 7)

จนกว่าจะมีกฎลำดับรอง ประกาศ INT/1922/2003 ว่าด้วยทะเบียนแขกและแบบฟอร์มเข้าพักยังคงมีผลในส่วนที่ไม่ขัดกับพระราชกฤษฎีกา (บทบัญญัติยกเลิกข้อเดียว) กระทรวงให้คำมั่นในปี 2024 ว่าจะออกประกาศกระทรวงเพื่อบังคับใช้พระราชกฤษฎีกา และได้เปิดรับฟังความเห็นต่อร่างแล้ว แต่ ณ วันที่ 11 ตุลาคม 2026 ยังไม่ได้ประกาศใน BOE: ประกาศแล้วว่าจะออก แต่ยังรอการประกาศใน BOE

ข้อยกเว้นหนึ่งข้อ: ในกาตาลุญญาและแคว้นบาสก์ ไม่ได้ส่งรายงานผ่าน SES.HOSPEDAJES แต่ส่งผ่านระบบตำรวจของแคว้น (Mossos d'Esquadra และ Ertzaintza) ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำของหน่วยงานเหล่านั้น

ใครต้องลงทะเบียนแขก

พระราชกฤษฎีกาครอบคลุมบุคคลหรือบริษัทที่ให้บริการที่พักโดยมีค่าตอบแทน ไม่ว่าจะทำเชิงอาชีพหรือไม่ รวมถึงตัวกลางอย่างแพลตฟอร์มรับจอง (มาตรา 2) อพาร์ตเมนต์ให้เช่าเพื่อการท่องเที่ยวรวมอยู่ด้วยอย่างชัดแจ้ง ดังนั้นแม้อพาร์ตเมนต์เพียงแห่งเดียวที่ให้เช่าไม่กี่สัปดาห์ต่อปีก็อยู่ในขอบเขต การอาศัยอยู่นอกสเปนไม่ได้ทำให้ข้อนี้เปลี่ยน

พระราชกฤษฎีกาแยกผู้ให้เช่าเป็นสองกลุ่ม:

	เชิงอาชีพ	ไม่ใช่เชิงอาชีพ
แจ้งการจองและข้อมูลแขก (มาตรา 6)	✅	✅
เก็บทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ 3 ปี (มาตรา 5)	✅	❌
ต้องแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์	✅	ใช้วิธีอื่นได้

หากคุณเป็นบุคคลธรรมดาที่ให้เช่าแบบไม่ใช่เชิงอาชีพ พระราชกฤษฎีกาก็ยังใช้บังคับ: คุณได้รับยกเว้นหน้าที่เก็บทะเบียน (มาตรา 5.4) แต่ไม่ได้รับยกเว้นหน้าที่แจ้งข้อมูลตามมาตรา 6 ซึ่งคุณอาจทำด้วยวิธีที่ไม่ใช่อิเล็กทรอนิกส์ได้ (มาตรา 6.4) คุณอยู่กลุ่มใดขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณดำเนินการ (เช่น ผ่านบริษัทหรือเป็นกิจกรรมทางธุรกิจ) gestor ของคุณบอกได้

ต้องถามอะไรจากแขกแต่ละคน

แบบฟอร์มเข้าพักต้อง ลงลายมือชื่อโดยแขกทุกคนที่อายุ 14 ปีขึ้นไป สำหรับเด็กอายุต่ำกว่า 14 ปี ผู้ใหญ่ที่มาด้วยเป็นผู้ให้ข้อมูล (มาตรา 4) คุณยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงกับเอกสารแสดงตัวตนของแขก

ตามภาคผนวก I ของพระราชกฤษฎีกาและคำแนะนำทางเทคนิคของกระทรวง คุณต้องมีข้อมูลของแต่ละคนดังนี้:

ชื่อ นามสกุลแรก และนามสกุลที่สอง (นามสกุลที่สองจำเป็นสำหรับบัตรประชาชนสเปน ซึ่งพบบ่อยในชื่อชาวสเปน)
ประเภทเอกสาร (บัตรประชาชนสเปน DNI, เลขชาวต่างชาติ NIE, หนังสือเดินทาง หรืออื่น ๆ) และเลขที่ จำเป็นสำหรับผู้ใหญ่
"เลขกำกับเอกสาร" (número de soporte) จำเป็นสำหรับบัตร DNI และ NIE ของสเปน
วันเกิด สัญชาติ และเพศ
ที่อยู่บ้านเต็ม
อย่างน้อยเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลหนึ่งอย่าง
ความสัมพันธ์กับผู้ใหญ่ สำหรับผู้เยาว์

และสำหรับการเข้าพัก: เลขอ้างอิงและวันที่จอง วันและเวลาเช็กอินและเช็กเอาต์ จำนวนแขก และ ข้อมูลการชำระเงิน (ประเภทการชำระ: แพลตฟอร์ม บัตร โอนเงิน เงินสด ฯลฯ)

กำหนดเวลา: กฎ 24 ชั่วโมง

มาตรา 6.3 ระบุว่าต้องแจ้งข้อมูล เมื่อมีการจองหรือทำสัญญา เมื่อมีการยกเลิก และเมื่อการเข้าพักเริ่มต้น "ทันที" และไม่เกิน 24 ชั่วโมงหลังเหตุการณ์แต่ละครั้ง

สำหรับอพาร์ตเมนต์ให้เช่าเพื่อการท่องเที่ยว หมายถึงรายงานสองประเภท:

รายงานการจอง (RH ในภาษาสเปน): เมื่อมีการจองหรือยกเลิก กรณีการจองผ่านแพลตฟอร์มที่อยู่ในขอบเขตเองด้วย (Airbnb, Booking.com ฯลฯ) จะใช้กฎนี้อย่างไร ควรตรวจสอบบนพอร์ทัล SES.HOSPEDAJES หรือกับที่ปรึกษาของคุณ
รายงานผู้เข้าพัก (PV, parte de viajeros): เมื่อการเข้าพักเริ่มต้น พร้อมข้อมูลของแขกทุกคน 24 ชั่วโมงนับจากเช็กอิน

ไม่ว่าจะเป็นเชิงอาชีพหรือไม่ คุณต้อง แจ้งข้อมูลของคุณและที่พักแต่ละแห่งก่อนเริ่มดำเนินการ ด้วย ภายในสิบวันหลังดำเนินขั้นตอนทางปกครองสำหรับกิจกรรมเสร็จสิ้น และในทุกกรณีก่อนการเข้าพักครั้งแรก (มาตรา 6.1 และ 6.2)

วิธีสมัคร

คุณสมัครเพียงครั้งเดียวบน พอร์ทัลออนไลน์ SES.HOSPEDAJES โดยใช้การยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ของสเปน:

ไปที่ส่วนลงทะเบียนสถานประกอบการบนพอร์ทัล
ระบุว่ากิจกรรมของคุณเป็นเชิงอาชีพหรือไม่ และกรอกข้อมูลของคุณในฐานะผู้ให้เช่า (arrendador)
เพิ่มอพาร์ตเมนต์แต่ละแห่งเป็นสถานประกอบการ พร้อมที่อยู่เต็ม
หากคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ที่ส่งรายงานแทนคุณ ให้เลือก ส่งการแจ้งผ่านเว็บเซอร์วิส (เปิดใช้ภายหลังจากข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้ได้เช่นกัน)

คุณจะได้รับ รหัสผู้ให้เช่า (código de arrendador) รหัสสถานประกอบการ สำหรับแต่ละอพาร์ตเมนต์ และหากขอเว็บเซอร์วิส จะได้ ผู้ใช้เว็บเซอร์วิส (ลงท้ายด้วย "WS") พร้อมรหัสผ่าน เก็บไว้ให้ปลอดภัย ซอฟต์แวร์เช็กอินทุกตัวจะขอข้อมูลเหล่านี้

หากคุณอาศัยอยู่ต่างประเทศ: พอร์ทัลอาศัยการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ของสเปน ซึ่งเจ้าของที่ไม่มีถิ่นที่อยู่ในสเปนจำนวนมากไม่มี ในทางปฏิบัติ หลายคนให้ gestor หรือผู้จัดการทรัพย์สินดำเนินการลงทะเบียนแทน โปรดทราบด้วยว่าเรื่องนี้แยกจากใบอนุญาตท่องเที่ยวของแคว้นและจาก ทะเบียนเช่าเดียว (NRUA) ระดับประเทศ ใบอนุญาตของแคว้นยังเป็นข้อบังคับ ส่วนทะเบียนเดียวถูกศาลฎีกาเพิกถอนในปี 2026 (บทความนั้นอธิบายว่ายังเหลืออะไรอยู่)

อัปโหลดเองหรือใช้เว็บเซอร์วิส

การส่งรายงานทำได้สามวิธี:

วิธี	ทำงานอย่างไร	เหมาะกับ
แบบฟอร์มบนเว็บ	คุณพิมพ์ข้อมูลแขกแต่ละคนลงในพอร์ทัล	อพาร์ตเมนต์เดียว จองไม่บ่อย
ไฟล์ XML ("อัปโหลดจำนวนมาก")	คุณอัปโหลดไฟล์ที่มีรายงานประเภทเดียวกันหนึ่งรายการขึ้นไป	เมื่อซอฟต์แวร์ของคุณสร้างไฟล์ให้
เว็บเซอร์วิส	ซอฟต์แวร์ของคุณส่งรายงานโดยอัตโนมัติ	เจ้าของที่ไม่อยากคอยไล่ตามกำหนดเวลา

ไฟล์ต้องเป็น XML ตามแม่แบบทางการ (ไม่รับสเปรดชีตหรือ CSV) หากรายงานบางรายการมีข้อผิดพลาด ระบบจะบันทึกรายการที่ถูกต้องไว้ และคุณแก้ไขส่วนที่เหลือได้ใน "Consulta y gestión de mis comunicaciones" (ดูและจัดการการแจ้งของฉัน)

เว็บเซอร์วิสทำงานแบบอะซิงโครนัส: SES รับข้อมูลที่ส่ง กำหนดเลขชุดข้อมูล และประมวลผลภายหลัง รายงานจะนับว่าส่งแล้วก็ต่อเมื่อชุดข้อมูลถูกประมวลผลโดยไม่มีข้อผิดพลาด ซอฟต์แวร์ของคุณจึงควรตรวจสอบชุดข้อมูลและส่งซ้ำหากมีข้อผิดพลาด

การเก็บรักษาข้อมูล

ผู้ให้เช่าเชิงอาชีพต้องเก็บข้อมูลไว้ในทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ 3 ปี หลังสิ้นสุดการเข้าพัก (มาตรา 5.3) ผู้ที่ไม่ใช่เชิงอาชีพได้รับยกเว้นหน้าที่เก็บทะเบียน (มาตรา 5.4) แต่ยังต้องแจ้งข้อมูล

ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลส่วนบุคคล GDPR ของสหภาพยุโรปจึงมีผล ให้จัดเก็บอย่างปลอดภัยและลบเมื่อไม่มีหน้าที่ต้องเก็บแล้ว

หากอพาร์ตเมนต์ของคุณอยู่ในอันดาลูเซีย คุณต้องให้เอกสารเข้าพักตามที่กฤษฎีกา 28/2016 กำหนดแก่แขก และเก็บไว้หนึ่งปีด้วย ดูหน้า เอกสารเข้าพักของอันดาลูเซีย

ค่าปรับ

มาตรา 8 ของพระราชกฤษฎีกาอ้างถึงบทลงโทษของ กฎหมายประกอบรัฐธรรมนูญ 4/2015:

การฝ่าฝืน	ระดับ	ค่าปรับ (มาตรา 39, LO 4/2015)
ไม่มีทะเบียน หรือไม่ส่งรายงานที่กำหนด	ร้ายแรง (มาตรา 36.20)	601 ถึง 30,000 ยูโร
ทะเบียนมีข้อผิดพลาด หรือส่งรายงานล่าช้า	เล็กน้อย (มาตรา 37.9)	100 ถึง 600 ยูโร

ค่าปรับระดับร้ายแรงแบ่งเป็นสามขั้น (ขั้นต่ำสุดไม่เกิน 10,400 ยูโร) และตามหลักทั่วไปจะลงโทษในขั้นต่ำสุด เว้นแต่มีเหตุฉกรรจ์

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

เก็บข้อมูลในวันที่แขกมาถึง หากแขกมาถึงตอนเที่ยงคืนโดยยังไม่ได้กรอกอะไรเลย 24 ชั่วโมงจะผ่านไปอย่างรวดเร็ว ให้ขอข้อมูลล่วงหน้า
ขาดเลขกำกับเอกสาร ในบัตร DNI หรือ NIE ของสเปน หรือขาดนามสกุลที่สอง
ไม่มีทั้งโทรศัพท์และอีเมล ผู้ใหญ่ต้องมีอย่างน้อยหนึ่งอย่าง
ระบุเมืองที่ระบบไม่รู้จัก สำหรับแขกที่อาศัยอยู่ในสเปน: ระบบต้องระบุเทศบาลได้
ตกหล่นบางคน: แขกทุกคนต้องนับ รวมถึงเด็ก (โดยผู้ใหญ่ให้ข้อมูล)
คิดว่ารายงานส่งสำเร็จแล้ว โดยไม่ตรวจสอบว่าชุดข้อมูลได้รับการยอมรับ
สับสนขั้นตอน: SES.HOSPEDAJES ไม่ได้ใช้แทนใบอนุญาตท่องเที่ยวของแคว้นหรือ NRUA

Apartop ทำอย่างไร

ใน Apartop การลงทะเบียนแขกอยู่ใน เช็กอินออนไลน์:

แต่ละการจองมี ลิงก์เช็กอิน ของตัวเอง ที่แขกกรอกบนโทรศัพท์ก่อนมาถึง แบบฟอร์มขอทุกช่องที่ SES กำหนดและตรวจสอบความถูกต้อง: ผู้ใหญ่หรือผู้เยาว์ ประเภทเอกสารและเลขกำกับ ประเทศ โทรศัพท์หรืออีเมล และความสัมพันธ์ของผู้เยาว์
แขก สแกนหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชน ด้วยกล้องแทนการพิมพ์ได้ รูปถ่ายไม่ออกจากโทรศัพท์ (เครื่องสแกนหนังสือเดินทาง)
ผู้ใหญ่ทุกคน ลงลายมือชื่อด้วยนิ้ว บนหน้าจอ
สำหรับแขกที่อาศัยอยู่ในสเปน Apartop หา รหัสเทศบาลทางการ จากรหัสไปรษณีย์และชื่อเมือง และเตือนคุณหากจับคู่ไม่ได้
แผงข้อมูลแขกแสดงสถานะของแต่ละรายงานและ กำหนดเวลา 24 ชั่วโมง นับจากเวลาเช็กอิน
ข้อมูลระบุตัวตนของแขก ถูกลบเมื่อครบ 3 ปี หลังเช็กเอาต์

ในแพ็กเกจฟรี (สูงสุด 2 อพาร์ตเมนต์) คุณดาวน์โหลดรายงานเป็น XML ทางการแล้วอัปโหลดเอง ใน Pro (9 ยูโรต่ออพาร์ตเมนต์ต่อเดือน + VAT) Apartop ส่งอัตโนมัติผ่านเว็บเซอร์วิส ทันทีที่แขกเช็กอินเสร็จ ตรวจสอบชุดข้อมูล และส่งซ้ำหากมีข้อผิดพลาด ปัจจุบัน Apartop ส่ง รายงานผู้เข้าพัก (PV) แต่ไม่ได้ส่งรายงานการจอง (RH) รายละเอียดทั้งหมดอยู่ใน หน้าราคา

หากต้องการเปรียบเทียบเครื่องมือ ดูบทความรวม โปรแกรมลงทะเบียนแขก หรือ เริ่มใช้ฟรี: บัญชีใหม่ได้ใช้ Pro 30 วัน

คำถามที่พบบ่อย

ฉันต้องลงทะเบียนแขกหรือไม่ หากปล่อยเช่าอพาร์ตเมนต์เป็นครั้งคราวเท่านั้น?

ต้อง พระราชกฤษฎีกา 933/2021 ครอบคลุมผู้ให้บริการที่พักทุกราย ไม่ว่าจะเชิงอาชีพหรือไม่ ในฐานะบุคคลธรรมดา หน้าที่ของคุณคือหน้าที่แจ้งข้อมูลตามมาตรา 6 หากไม่ใช่เชิงอาชีพ คุณได้รับยกเว้นทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์และหน้าที่เก็บรักษา 3 ปี

ฉันอาศัยอยู่นอกสเปน กฎนี้ยังใช้กับฉันหรือไม่?

ใช่ หน้าที่นี้ขึ้นอยู่กับที่ตั้งของอพาร์ตเมนต์ ไม่ใช่ที่ที่คุณอาศัยอยู่ หากคุณไม่มีการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ของสเปน โดยทั่วไป gestor หรือผู้จัดการทรัพย์สินช่วยดำเนินการลงทะเบียนกับคุณได้

ฉันมีเวลาส่งรายงานผู้เข้าพักนานเท่าไร?

ต้องส่งทันที และอย่างช้าภายใน 24 ชั่วโมงหลังการเข้าพักเริ่มต้น การจองและการยกเลิกก็มีกำหนด 24 ชั่วโมงเช่นกันนับจากเวลาที่เกิดขึ้น

เด็กต้องลงลายมือชื่อหรือไม่?

ไม่ต้อง ทุกคนที่อายุ 14 ปีขึ้นไปลงลายมือชื่อ สำหรับเด็กอายุต่ำกว่า 14 ปี ผู้ใหญ่ที่มาด้วยเป็นผู้ให้ข้อมูล และคุณต้องระบุความสัมพันธ์

ฉันอัปโหลดสเปรดชีตไปที่ SES.HOSPEDAJES ได้หรือไม่?

ไม่ได้ การอัปโหลดไฟล์รับเฉพาะ XML ตามแม่แบบของกระทรวง ซอฟต์แวร์อย่าง Apartop สร้างไฟล์ให้คุณได้

ถ้าฉันแจ้งล่าช้าจะเกิดอะไรขึ้น?

การแจ้งล่าช้าหรือไม่ถูกต้องเป็นความผิดเล็กน้อยตามกฎหมายประกอบรัฐธรรมนูญ 4/2015 มีค่าปรับ 100 ถึง 600 ยูโร การไม่แจ้งเลยเป็นความผิดร้ายแรง มีค่าปรับ 601 ถึง 30,000 ยูโร

SES.HOSPEDAJES ใช้ในกาตาลุญญาและแคว้นบาสก์หรือไม่?

ไม่ใช้ ที่นั่นรายงานจะส่งไปยัง Mossos d'Esquadra และ Ertzaintza ผ่านระบบของตนเอง

แหล่งที่มา

ลองใช้ Apartop ฟรี

ฟรีตลอดไปสูงสุด 2 อพาร์ตเมนต์ ไม่ต้องใช้บัตร แพ็กเกจ Pro ราคา 9 € ต่ออพาร์ตเมนต์ต่อเดือน

เริ่มต้นฟรี ดูราคา