แผนกต้อนรับ พัสดุและจดหมาย ประกาศ ปัญหาที่แจ้ง และเจ้าของ อธิบายทีละขั้นตอน
Apartop Community
แผนกต้อนรับ พัสดุ ประกาศ และปัญหาที่แจ้งของโครงการของคุณ
สำหรับแผนกต้อนรับหรือฝ่ายบริหารของอาคารและโครงการที่พัก
มีข้อสงสัยเพิ่มเติม? ค้นหาหรือเปิดคำถามด้านล่าง ↓
แอปสำหรับแผนกต้อนรับหรือฝ่ายบริหารของรีสอร์ต อาคารอพาร์ตเมนต์ หรือนิติบุคคลอาคาร: การมาถึงและกุญแจ พัสดุและจดหมาย ประกาศ ปัญหาที่แจ้ง และของหาย ใช้ได้บนมือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์
1. เพิ่มอพาร์ตเมนต์ของโครงการใน «อพาร์ตเมนต์» 2. เชิญเจ้าของด้วยรหัสของคุณหรือป้ายที่มี QR 3. เชิญผู้ดูแลเคาน์เตอร์ใน «ทีมงาน»
การตั้งค่าเริ่มต้นจะพาคุณทีละขั้นตอน
เปิดการตั้งค่าเริ่มต้นได้: ฝ่ายบริหารซ่อนพัสดุและจดหมาย ประกาศ ปัญหาที่แจ้ง หรือของหายได้ในการตั้งค่าเริ่มต้น › โมดูล ส่วนเหล่านั้นจะหายไปจากเมนูและเปิดกลับมาได้
ในเมนูบัญชีของคุณ (อักษรย่อหรือรูปของคุณ มุมขวาบน) › ภาษา (21 ภาษา) เจ้าของจะได้รับประกาศเป็นภาษาของตนเอง
Android (Chrome): เมนู ⋮ › «ติดตั้งแอป» หรือ «เพิ่มไปยังหน้าจอหลัก»
iPhone และ iPad (Safari): ปุ่มแชร์ › «เพิ่มไปยังหน้าจอโฮม»
จาก Apartop Community › ทีมงาน พร้อมชื่อและอีเมล (Google) ของคุณ
คุณจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ และทันทีที่คุณเข้าที่นี่ด้วยอีเมลนั้น คำเชิญจะแสดงที่ด้านบนสุดให้ยอมรับได้ในแตะเดียว
ด้วยอีเมลเดียวกับที่ได้รับเชิญ หากเข้าด้วยบัญชี Google อื่น คุณจะไม่เห็นคำเชิญ
หากต้องการดูว่าคุณเข้าด้วยอีเมลใดหรือเปลี่ยน ให้แตะวงกลมที่มีอักษรย่อของคุณ มุมขวาบน › «สลับบัญชี»
ไม่มี ฟรีสำหรับพนักงานแผนกต้อนรับ: โครงการเป็นผู้จ่ายค่าสมัครสมาชิก
ตรวจสอบว่าคุณเข้าด้วยอีเมลใด (มุมขวาบน) หากถูกต้อง ขอให้ฝ่ายบริหารตรวจสอบอีเมลของคุณในทีมงานหรือส่งสิทธิ์เข้าใช้อีกครั้ง
หรือเปิดลิงก์จากอีเมลหรือ WhatsApp ที่เขาส่งให้
ใน «อพาร์ตเมนต์» › «เพิ่มอพาร์ตเมนต์»: ทีละรายการ (ระบุอาคารได้และประเภท: ที่อยู่อาศัย โรงรถ ร้านค้า หรือห้องเก็บของ) หรือวางรายการ
การวางรายการ: บรรทัดละหนึ่งรายการ หรือคัดลอกคอลัมน์จาก Excel หากคัดลอกสองคอลัมน์ คอลัมน์แรกคืออาคาร คอลัมน์ที่สองคืออพาร์ตเมนต์
อพาร์ตเมนต์หมายถึงเจ้าของได้เข้าร่วมด้วยรหัสของคุณแล้ว: แผนกต้อนรับเห็นการมาถึงของแขก และเจ้าของได้รับประกาศและพัสดุของคุณ «ยังไม่เชื่อมต่อ» หมายถึงเจ้าของยังไม่ได้เข้าร่วม
คุณยกเลิกการเชื่อมต่ออพาร์ตเมนต์ได้จากข้อมูลอพาร์ตเมนต์: แผนกต้อนรับจะไม่เห็นการมาถึงของแขกอีก
ใช้กรองแผนกต้อนรับตามอาคาร และส่งประกาศถึงเฉพาะบางอาคาร
กรอกรหัสของคุณที่ apartop.com/complejo หรือสแกน QR บนป้าย เข้าสู่ระบบด้วย Google แล้วเลือกอพาร์ตเมนต์ของตนจากรายการ หากยังไม่ใช้ Apartop บัญชีจะถูกสร้างทันที
ใน «เชิญเจ้าของ» มีลิงก์ รหัส ข้อความพร้อมคัดลอกและส่ง และป้ายสำหรับพิมพ์ขนาด A4 ติดที่แผนกต้อนรับหรือทางเข้าอาคาร
เชิญเจ้าของไม่ต้องจ่าย ตราบใดที่อพาร์ตเมนต์เชื่อมต่ออยู่ เจ้าของจะได้ใช้ Apartop Basic ฟรี: ปฏิทินที่ซิงค์กับ Airbnb, Booking และ VRBO เช็กอินออนไลน์ และการลงทะเบียนนักท่องเที่ยว หากต้องการมากกว่านั้น (การทำความสะอาด ค่าใช้จ่าย สถิติ…) อัปเกรดเป็นแพ็กเกจเต็มได้
ชื่อแขก จำนวนคน เวลามาถึง โทรศัพท์สำหรับติดต่อ สถานะเช็กอิน และตำแหน่งของกุญแจ
แผนกต้อนรับจะไม่เห็นยอดเงิน ราคา รายได้ ค่าใช้จ่าย หรืออพาร์ตเมนต์อื่นของเจ้าของ เจ้าของยกเลิกการเชื่อมต่อได้ทุกเมื่อ
แผนกต้อนรับเห็นการมาถึงของแขกเขาด้วย เพิ่มเขาใน «เจ้าของ» (ด้วยตนเองหรือวางรายการจาก Excel: อาคาร ชั้น ห้อง ชื่อ อีเมล โทรศัพท์) แล้วแชร์ที่อยู่อีเมลสำหรับแจ้งการมาถึงของโครงการ
การมาถึงของแขกเขาจะแสดงในแผนกต้อนรับ หอควบคุม หน้าแรก กุญแจ และคำแนะนำพัสดุ โดยมีป้าย «ไม่ใช้ Apartop»
เจ้าของส่งต่ออีเมลยืนยันจาก Airbnb, Booking หรือ Vrbo ไปยังที่อยู่ของโครงการ หรือเขียนด้วยคำพูดของตนเอง: «Juan Pérez มาถึงวันที่ 15 เวลา 18:00 น. 2 คน อพาร์ตเมนต์ 3B» ระบบจะจดจำจากอีเมลของเขา
หากระบบเข้าใจวันที่และอพาร์ตเมนต์ การมาถึงจะบันทึกโดยอัตโนมัติ และหากเปิดใช้ไว้ เราจะตอบกลับพร้อมสิ่งที่บันทึก หากไม่เข้าใจ อีเมลจะอยู่ในกล่องข้อความเพื่อสร้างการมาถึงในคลิกเดียว ตอบกลับ หรือเก็บถาวร
เขายังมีลิงก์ส่วนตัวที่ไม่ต้องมีบัญชีสำหรับดูและบันทึกการมาถึง หาได้ในข้อมูลเจ้าของ
กล่องข้อความจะไปที่กล่องข้อความ ด้วย «กำหนดให้เจ้าของ/ยูนิต» อีเมลของเขาจะถูกเพิ่มให้เจ้าของรายนั้นและอีเมลครั้งต่อไปจะจดจำได้โดยอัตโนมัติ เราจะไม่ตอบกลับผู้ส่งที่ไม่รู้จัก
ดียิ่งกว่านั้น: จากข้อมูลเจ้าของคุณเชิญเขาได้ (ฟรีด้วย Apartop Basic) เมื่อเขาเชื่อมต่ออพาร์ตเมนต์ การจองจริงจะเข้ามาโดยอัตโนมัติ และการมาถึงที่แจ้งทางอีเมลในวันเดียวกันจะไม่แสดงอีก จึงไม่ซ้ำกัน
สรุปของวันนี้: การมาถึงวันนี้และพรุ่งนี้ การออก พัสดุที่รอส่งมอบ ปัญหาที่ยังเปิดอยู่ ของที่เก็บไว้ และเจ้าของที่เชื่อมต่อแล้ว พร้อมรหัสสำหรับเข้าร่วม
เป็นเคาน์เตอร์: การมาถึงและการออกของวันนั้นในอพาร์ตเมนต์ที่เชื่อมต่อ พร้อมเวลา แขก จำนวนคน จำนวนคืน เช็กอินออนไลน์ และกุญแจ
แตะ «ส่งมอบกุญแจแล้ว» เมื่อให้กุญแจแก่แขก และ «คืนกุญแจแล้ว» เมื่อแขกคืน ทั้งสองอย่างยกเลิกได้
เปลี่ยนวัน (เมื่อวาน วันนี้ พรุ่งนี้ หรือวันอื่น) ค้นหาตามแขกหรืออพาร์ตเมนต์ และกรองตามอาคารหรือรายการที่ค้าง หน้าจออัปเดตเองทุกนาที
แผนกต้อนรับจะแสดงเป็น «⚠ รอดำเนินการ» การลงทะเบียนนักท่องเที่ยวเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย: ขอให้แขกทำเมื่อมาถึง หรือแจ้งเจ้าของ
ใน «พัสดุและจดหมาย» › «มีของมาถึง»: ประเภท (พัสดุ จดหมาย จดหมายลงทะเบียน หรืออื่น ๆ) อพาร์ตเมนต์ ชื่อบนฉลาก บริษัทหรือผู้ส่ง หมายเหตุ และรูปภาพหากต้องการ หากอพาร์ตเมนต์เชื่อมต่ออยู่ เจ้าของจะได้รับแจ้งทันที
พัสดุและจดหมายแตะ «ส่งมอบ» กรอกชื่อผู้รับ แล้วยืนยัน รายการจะย้ายไปที่ «ส่งมอบแล้ว» พร้อมวันที่ หากทำผิด กด «ยกเลิก»
ใน «ประกาศ» › «ประกาศใหม่»: หัวข้อ ข้อความ รูปภาพหรือ PDF หากต้องการ และผู้รับ (เจ้าของที่เชื่อมต่อทั้งหมดหรือเฉพาะบางอาคาร)
เจ้าของจะได้รับทางอีเมลในภาษาของตนและเห็นในแอป ใช้แจ้งเรื่องน้ำประปาหยุดไหล งานซ่อม สระว่ายน้ำ กฎระเบียบ…
ประกาศใน «ปัญหาที่แจ้ง» › «แจ้งปัญหาใหม่»: พื้นที่ (สระว่ายน้ำ ลิฟต์ ทางเข้าอาคาร…) หรืออพาร์ตเมนต์ ปัญหาที่เกิด ความสำคัญ และรูปภาพ
เปลี่ยนสถานะด้วย «เปลี่ยนเป็นกำลังดำเนินการ» และ «ทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้ว» ปัญหาที่แก้ไขแล้วเปิดใหม่ได้
เจ้าของที่เชื่อมต่อแล้วแจ้งปัญหาจากแอปของตนได้ด้วย: คุณจะเห็น «แจ้งโดยเจ้าของ»
ปัญหาที่แจ้งใน «ของหาย» › «พบของ»: เป็นอะไร พบที่ไหน และรูปภาพ เมื่อมีคนมาถาม ให้ค้นหาแล้วทำเครื่องหมายว่าคืนแล้ว (ให้ใคร) หรือทิ้งแล้ว
ของหายใน «ทีมงาน» (เฉพาะฝ่ายบริหาร): ชื่อ อีเมล Google และโทรศัพท์ (ไม่บังคับ) ผู้ได้รับเชิญจะได้รับสิทธิ์เข้าใช้ทางอีเมล หากไม่ได้รับ ให้คัดลอกลิงก์แล้วส่งให้เอง
เข้าสู่ระบบด้วย Google และเห็นแผนกต้อนรับ ไปรษณีย์ ประกาศ การแจ้งซ่อม และของหาย ไม่เห็นจำนวนเงินหรือข้อมูลการชำระเงินเลย
เลือก «ดูชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของแขกได้» เฉพาะเมื่อจำเป็น «ยกเลิกสิทธิ์» จะตัดการเข้าใช้ทันที
ทีมงานรายชื่อผู้เข้าออกแต่ละห้องรายวันหรือรายสัปดาห์ พร้อมจำนวนคน การรับกุญแจ และการยอมรับระเบียบ ใช้สำหรับผู้ดูแลอาคารและพิมพ์ได้
โดยค่าเริ่มต้นแสดงเฉพาะผู้จอง ชื่อผู้ร่วมเดินทางจะแสดงเมื่อเจ้าของที่พักอนุญาตเท่านั้น ไม่แสดงเอกสารเลย
ทะเบียนผู้มาเยือนอีเมลที่เจ้าของซึ่งไม่ใช้ Apartop ส่งมายังที่อยู่แจ้งเข้าพักของคุณ ถ้าอ่านเข้าใจ (วันที่ ห้อง และผู้ส่งที่รู้จัก) การเข้าพักจะบันทึกเอง ถ้าไม่ จะค้างอยู่ใน «รอตรวจสอบ» พร้อมเหตุผล
จากอีเมลแต่ละฉบับ คุณสามารถสร้างการเข้าพักโดยกรอกข้อมูลไว้แล้ว กำหนดผู้ส่งให้กับเจ้าของ หรือเก็บเข้าคลัง
กล่องข้อความหากการเข้าพักสองรายการของห้องเดียวกันมีคืนที่ตรงกัน จะถูกทำเครื่องหมาย «ทับซ้อนกับการเข้าพักอื่น» เพื่อให้คุณยกเลิกรายการที่เกิน เจ้าของก็จะได้รับแจ้งด้วย
คุณเขียนไว้ใน «ระเบียบของนิติบุคคลอาคาร» แขกของห้องที่เชื่อมต่อจะยอมรับตอนเช็กอินออนไลน์ (ช่องบังคับ) และดูได้ในคู่มือ ระบบบันทึกวันและเวลาของการยอมรับแต่ละครั้ง
คุณเพิ่มฉบับภาษาอื่นได้ แขกแต่ละคนจะเห็นฉบับภาษาของตน ถ้าไม่มีจะเห็นฉบับภาษาอังกฤษ ถ้าไม่มีอีกจะเห็นต้นฉบับพร้อมหมายเหตุ «ต้นฉบับเป็นภาษา…» ระบบจะบันทึกว่ายอมรับฉบับใด
ระเบียบของนิติบุคคลอาคารสร้างพื้นที่ (พาเดล บาร์บีคิว ห้องประชุม…) พร้อมเวลาเปิด ความยาวช่วงเวลา และจำนวนจองสูงสุดต่อสัปดาห์ เจ้าของจองผ่านลิงก์ของตน และถ้าคุณอนุญาต แขกก็จองจากคู่มือได้ระหว่างเข้าพัก
จำนวนสูงสุดต่อสัปดาห์นับต่อคน: แขกมีโควตาของตนเองและไม่ใช้โควตาของเจ้าของ ในวันเช็กเอาต์ แขกจองได้เฉพาะก่อนเวลาเช็กเอาต์ ทุกคนยกเลิกการจองของตนเองได้ และแผนกต้อนรับยกเลิกได้ทั้งหมด
พื้นที่ส่วนกลางพิมพ์โปสเตอร์ QR (หนึ่งแผ่นต่อทางเข้าหรือต่ออาคาร) เพื่อนบ้านสแกน เลือกห้องที่ปล่อยเช่ารายวัน และเล่าว่าเกิดอะไรขึ้นโดยไม่ต้องสร้างบัญชี เรื่องที่แจ้งจะส่งถึงเจ้าของที่พักและนิติบุคคล
ด้วยลิงก์ที่ได้รับหลังส่ง เพื่อนบ้านจะเห็นว่าเรื่องที่แจ้งได้รับแล้ว กำลังดำเนินการ หรือแก้ไขแล้ว พร้อมคำตอบของเจ้าของที่พักและบันทึกของคุณ
การแจ้งเรื่องจากผู้พักอาศัยบันทึกมติที่ประชุม (เพิ่มได้ไม่เกิน 20% ตามกฎหมายอาคารชุดของสเปน) และบันทึกค่าส่วนกลางของรอบนั้นสำหรับห้องที่ทำเครื่องหมายว่าปล่อยเช่ารายวัน Apartop ไม่เรียกเก็บเงินใด ๆ แค่ติดตามว่าจ่ายอะไรแล้ว
Apartop แนะนำห้องปล่อยเช่ารายวัน (ที่เชื่อมต่อกับ Apartop หรือมีการแจ้งเข้าพักอย่างน้อย 2 ครั้งในปีที่ผ่านมา) และแสดงเหตุผล แต่จะรวมเฉพาะห้องที่คุณเลือกเท่านั้น
ค่าส่วนกลางของห้องพักเพื่อการท่องเที่ยวรายปี: ห้องปล่อยเช่ารายวัน อัตราการเข้าพัก จำนวนคืน การเข้าพัก และแขก แยกตามเดือนและห้อง เรื่องที่เพื่อนบ้านแจ้ง และการยอมรับระเบียบ พิมพ์ได้
การเข้าพักที่คร่อมเดือนจะนับในทุกเดือนที่มีคืนพัก และนับเพียงครั้งเดียวในยอดรวมรายปี การเข้าพักที่เกิน 31 คืน (เช่าระยะยาว) จะไม่นับและแสดงแยกไว้
รายงานสำหรับการประชุมใหญ่โครงการที่พักเป็นผู้จ่าย ตามขั้นและไม่มีสัญญาผูกมัด: ไม่เกิน 100 อพาร์ตเมนต์ 90 €/เดือน; ไม่เกิน 500 อพาร์ตเมนต์ 200 €/เดือน; หากมากกว่านั้น เราจะเสนอราคาเฉพาะให้
เริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วัน เจ้าของที่เชื่อมต่อไม่ต้องจ่ายค่า Apartop Basic
การตั้งค่าหากคุณไม่เปิดใช้การสมัครสมาชิก เจ้าของที่เชื่อมต่ออยู่จะเสียสิทธิ์ Apartop Basic ในการตั้งค่าคุณจะเห็นขั้นราคาและสถานะการสมัครสมาชิก
ติดต่อเราแล้วเราจะช่วยให้เริ่มใช้งานในโครงการของคุณ
