❓ Hjälp för Apartop Community

Appen för receptionen eller förvaltningen av en turistanläggning, ett lägenhetshus eller en ägarförening: ankomster och nycklar, post, meddelanden, ärenden och hittegods, i mobilen, surfplattan eller datorn.

1. Lägg till anläggningens lägenheter under ”Lägenheter”. 2. Bjud in ägarna med er kod eller affischen med QR-kod. 3. Bjud in personalen i receptionen under ”Team”.

Grundinställningen guidar dig steg för steg.

Ja: förvaltningen kan ta bort Post, Meddelanden, Ärenden eller Hittegods under Grundinställning › Moduler. De försvinner från menyn och kan läggas tillbaka.

I menyn för ditt konto (din initial eller ditt foto, uppe till höger) › Språk (21 språk). Ägarna får meddelandena på sitt eget språk.

Android (Chrome): menyn ⋮ › ”Installera app” eller ”Lägg till på startskärmen”.

iPhone och iPad (Safari): knappen Dela › ”Lägg till på hemskärmen”.

Från Apartop Community › Team, med ditt namn och din e-postadress (Google).

Du får ett mejl med en länk, och så fort du loggar in här med den e-postadressen visas inbjudan högst upp så att du kan acceptera den med ett tryck.

Med samma e-postadress som du blev inbjuden med. Om du loggar in med ett annat Google-konto ser du inte inbjudan.

För att se vilken e-postadress du loggat in med eller byta den, tryck på cirkeln med din initial uppe till höger › «Byt konto».

Nej. Det är gratis för receptionspersonal: anläggningen betalar prenumerationen.

Kontrollera vilken e-postadress du loggat in med (uppe till höger). Om den stämmer, be förvaltningen kontrollera din e-postadress under Team eller skicka din åtkomst igen.

Du kan också öppna länken i mejlet eller WhatsApp-meddelandet som du fick.

Under ”Lägenheter” › ”Lägg till lägenheter”: en i taget (med valfri huskropp och typ: bostad, garage, lokal eller förråd) eller genom att klistra in en lista.

För att klistra in en lista: en per rad, eller kopiera en kolumn från Excel. Om du kopierar två kolumner är den första huskroppen och den andra lägenheten.

Att ägaren har anslutit sig med er kod: receptionen ser lägenhetens ankomster och ägaren får era meddelanden och paket. ”Inte ansluten” betyder att ägaren inte har anslutit sig än.

Du kan koppla från en lägenhet från dess kort: receptionen slutar då se dess ankomster.

För att filtrera receptionen per byggnad och för att skicka ett meddelande bara till vissa huskroppar.

Ägaren skriver in er kod på apartop.com/complejo eller skannar QR-koden på affischen, loggar in med Google och väljer sin lägenhet i listan. Om ägaren inte använder Apartop än skapas kontot direkt.

Under ”Bjud in ägare” finns länken, koden, ett färdigt meddelande att kopiera och skicka, och affischen att skriva ut i A4 och sätta upp i receptionen eller entrén.

Ingenting. Så länge lägenheten är ansluten har ägaren Apartop Bas gratis: synkroniserad kalender från Airbnb, Booking och VRBO, online-incheckning och gästregistrering. Vill ägaren ha mer (städning, kostnader, statistik…) kan hen gå över till hela planen.

Gästens namn, antal personer, ankomsttid, ett telefonnummer för att nå gästen, om incheckningen är gjord och var nycklarna finns.

Receptionen ser aldrig belopp, priser, intäkter, kostnader eller ägarens andra lägenheter. Ägaren kan koppla från när som helst.

Receptionen ser också deras ankomster. Lägg till ägaren under ”Ägare” (manuellt eller genom att klistra in en lista från Excel: huskropp, våning, dörr, namn, e-post, telefon) och dela anläggningens ankomstadress.

Ägarens ankomster visas i receptionen, tornet, startsidan, nycklarna och paketförslagen, märkta ”Utan Apartop”.

Vidarebefordra bekräftelsen från Airbnb, Booking eller Vrbo till anläggningens adress, eller skriv med egna ord: ”Juan Pérez kommer den 15:e kl. 18, 2 personer, lägenhet 3B”. Ägaren känns igen på sin e-postadress.

Om datum och lägenhet går att tolka registreras ankomsten automatiskt och, om ni har det aktiverat, svarar vi med det som registrerats. Annars hamnar e-postmeddelandet i Inkorgen så att du kan skapa ankomsten med ett klick, svara eller arkivera.

Ägaren har också en personlig länk, utan konto, för att se och registrera sina ankomster. Du hittar den på ägarens kort.

Det hamnar i Inkorgen. Med ”Koppla till ägare/enhet” läggs e-postadressen till den ägaren och nästa gång känns den igen automatiskt. Okända avsändare får aldrig något svar.

Ännu bättre: från ägarens kort kan du bjuda in hen (gratis med Apartop Bas). När ägaren ansluter sin lägenhet kommer de verkliga bokningarna automatiskt och ankomsterna som registrerats via e-post för samma datum döljs, utan dubbletter.

Dagens sammanfattning: ankomster idag och imorgon, avresor, paket att lämna ut, öppna ärenden, förvarade föremål och anslutna ägare, med er kod för att ansluta sig.

Det är disken: dagens ankomster och avresor för de anslutna lägenheterna, med tid, gäst, personer, nätter, online-incheckning och nycklar.

Tryck på ”Nycklar överlämnade” när du ger dem till gästen och ”Nycklar återlämnade” när gästen lämnar dem. Båda kan ångras.

Byt dag (igår, idag, imorgon eller annat datum), sök på gäst eller lägenhet och filtrera på byggnad eller det som väntar. Uppdateras automatiskt varje minut.

Den visas som ”⚠ Väntar”. Gästregistrering är lagstadgad: be gästen om den vid ankomst eller meddela ägaren.

Under ”Post” › ”Något har kommit”: typ (paket, brev, rekommenderat eller annat), lägenhet, namn på etiketten, företag eller avsändare, anteckningar och ett foto om du vill. Om lägenheten är ansluten får ägaren en avisering direkt.

Tryck på ”Lämna ut”, skriv vem som hämtar och bekräfta. Det flyttas till ”Utlämnade” med datum; om du gör fel: ”Ångra”.

Under ”Meddelanden” › ”Nytt meddelande”: rubrik, text, ett foto eller en PDF om du vill, och mottagare (alla anslutna ägare eller bara vissa huskroppar).

De får det via e-post på sitt språk och ser det i sin app. Används för vattenavstängningar, arbeten, poolen, regler…

Under ”Ärenden” › ”Nytt ärende”: område (pool, hiss, entré…) eller lägenhet, vad som har hänt, prioritet och foton.

Ändra status med ”Sätt som pågående” och ”Markera som löst”; ett löst ärende kan öppnas igen.

Anslutna ägare kan också rapportera från sin app: då ser du ”rapporterat av ägaren”.

Under ”Hittegods” › ”Något har hittats”: vad det är, var det låg och ett foto. När någon frågar, sök upp det och markera det som återlämnat (till vem) eller kasserat.

Under ”Team” (bara förvaltningen): namn, Google-e-post och valfritt telefonnummer. Personen får sin åtkomst via e-post; annars kopierar du länken och skickar den själv.

Personen loggar in med Google och ser receptionen, posten, meddelandena, felanmälningarna och hittegodset. Aldrig belopp eller betaluppgifter.

Markera ”Kan se gästernas namn och telefon” bara om det behövs. ”Ta bort åtkomst” spärrar inloggningen direkt.

Listan över vem som kommer och går i varje lägenhet per dag eller vecka, med antal personer, om nycklarna hämtades och om reglerna godkändes. För vaktmästeriet, kan skrivas ut.

Som standard visas bara den som bokat; medresenärernas namn bara om värden tillåter det. Aldrig id-handlingar.

E-postmeddelanden som ägare utan Apartop skickar till er ankomstadress. Om de förstås (datum, lägenhet och känd avsändare) registreras ankomsten automatiskt; annars ligger de kvar under ”Att granska” med orsaken.

Från varje e-postmeddelande kan du skapa ankomsten med uppgifterna ifyllda, koppla avsändaren till en ägare eller arkivera det.

Om två ankomster till samma lägenhet har nätter gemensamt markeras de ”Överlappar en annan ankomst” så att du kan avboka den som är för mycket. Ägaren får också ett meddelande.

Du skriver dem under ”Ägarföreningens regler”. Gästerna i anslutna lägenheter godkänner dem vid onlineincheckningen (obligatorisk ruta) och har dem i sin guide. Datum och tid för varje godkännande sparas.

Du kan lägga till versioner på andra språk. Varje gäst ser den på sitt språk; finns den inte, den engelska; finns inte den heller, originalet med meddelandet ”Originaltext på …”. Det sparas vilken version som godkändes.

Skapa utrymmet (padel, grill, lokal …) med öppettider, passens längd och högsta antal bokningar per vecka. Ägarna bokar med sin länk och, om du tillåter det, gästerna från sin guide under vistelsen.

Veckomaxet gäller per person: gästen har sitt eget och använder inte ägarens. På avresedagen kan gästen bara boka före sin utcheckningstid. Var och en kan avboka sina egna bokningar, och receptionen alla.

Skriv ut affischen med QR-kod (en per entré eller block). Grannen skannar den, väljer semesterlägenheten och berättar vad som händer, utan konto. Anmälan går till lägenhetens värd och till föreningen.

Med länken grannen får när anmälan skickats ser hen om den är mottagen, pågår eller är löst, värdens svar och er anteckning.

Spara stämmans beslut (högst 20 % mer, enligt den spanska lagen om bostadsrätt i flerbostadshus) och registrera avgifterna för en period för lägenheterna som är markerade som semesterlägenheter. Apartop tar inte betalt för något: det håller bara reda på vad som är betalt.

Apartop föreslår semesterlägenheter (anslutna till Apartop eller med minst 2 aviserade ankomster det senaste året) och visar varför, men bara de du markerar tas med.

Per år: semesterlägenheter, beläggning, nätter, vistelser och gäster per månad och lägenhet, grannanmälningar och godkännande av reglerna. Kan skrivas ut.

En vistelse över ett månadsskifte räknas i varje månad där den har nätter, och bara en gång i årets total. Vistelser på mer än 31 nätter (långtidsuthyrning) räknas inte och listas separat.

Anläggningen betalar, i nivåer och utan bindningstid: upp till 100 lägenheter, 90 €/mån; upp till 500 lägenheter, 200 €/mån; för fler gör vi ett skräddarsytt erbjudande.

Du börjar med 30 dagars gratis provperiod. Ägare som ansluter sig betalar ingenting för Apartop Bas.

Om du inte aktiverar prenumerationen förlorar de anslutna ägarna Apartop Bas. Under Inställningar ser du din nivå och prenumerationens status.