❓ Ajuda do Apartop Community

O app da recepção ou da administração de um complexo turístico, um prédio de apartamentos ou um condomínio: chegadas e chaves, correspondência, avisos, ocorrências e achados e perdidos, no celular, no tablet ou no computador.

1. Adicione os apartamentos do complexo em «Apartamentos». 2. Convide os proprietários com o código de vocês ou o cartaz com QR. 3. Convide quem atende o balcão em «Equipe».

A configuração inicial leva você passo a passo.

Sim: a administração pode remover Correspondência, Avisos, Ocorrências ou Achados e perdidos em Configuração inicial › Módulos. Elas desaparecem do menu e podem ser recolocadas.

No menu da sua conta (sua inicial ou sua foto, no canto superior direito) › Idioma (21 idiomas). Os proprietários recebem os avisos no próprio idioma.

Android (Chrome): menu ⋮ › «Instalar app» ou «Adicionar à tela inicial».

iPhone e iPad (Safari): botão Compartilhar › «Adicionar à Tela de Início».

Pelo Apartop Community › Equipe, com seu nome e seu e-mail (do Google).

Você recebe um e-mail com um link e, além disso, assim que entrar aqui com esse e-mail, o convite aparece bem no alto para você aceitá-lo com um toque.

Com o mesmo e-mail para o qual você foi convidado. Se entrar com outra conta do Google, não verá o convite.

Para ver com qual e-mail você entrou ou trocá-lo, toque no círculo com sua inicial, no canto superior direito › «Trocar de conta».

Não. Para os funcionários da recepção é grátis: a assinatura é paga pelo complexo.

Confira com qual e-mail você entrou (no canto superior direito). Se for o correto, peça à administração que verifique seu e-mail em Equipe ou que reenvie o acesso.

Você também pode abrir o link do e-mail ou do WhatsApp que ele enviou.

Em «Apartamentos» › «Adicionar apartamentos»: um a um (com bloco opcional e tipo: moradia, garagem, loja ou depósito) ou colando uma lista.

Para colar uma lista: um por linha, ou copie uma coluna do Excel. Se copiar duas colunas, a primeira é o bloco e a segunda, o apartamento.

Que o proprietário entrou com o código de vocês: a recepção vê as chegadas dele e ele recebe seus avisos e pacotes. «Sem conectar» quer dizer que o proprietário ainda não entrou.

Você pode desconectar um apartamento na ficha dele: a recepção deixa de ver as chegadas.

Para filtrar a recepção por prédio e para enviar um aviso só a alguns blocos.

Ele digita o código de vocês em apartop.com/complejo ou escaneia o QR do cartaz, entra com o Google e escolhe o apartamento dele na lista. Se ainda não usa o Apartop, a conta é criada na hora.

Em «Convidar proprietários» você tem o link, o código, uma mensagem pronta para copiar e enviar, e o cartaz para imprimir em A4 e colocar na recepção ou na entrada.

Nada. Enquanto o apartamento dele estiver conectado, ele tem o Apartop Básico grátis: calendário sincronizado do Airbnb, Booking e VRBO, check-in online e registro de hóspedes. Se quiser mais (limpezas, despesas, estatísticas…), pode mudar para o plano completo.

Nome do hóspede, quantas pessoas, horário de chegada, telefone para avisá-lo, se fez o check-in e onde estão as chaves.

A recepção nunca vê valores, preços, receitas, despesas nem os outros apartamentos do proprietário. O proprietário pode se desconectar quando quiser.

A recepção também vê as chegadas dele. Adicione-o em «Proprietários» (manualmente ou colando uma lista do Excel: bloco, andar, porta, nome, e-mail, telefone) e compartilhe com ele o endereço de chegadas do complexo.

As chegadas dele aparecem na recepção, na torre, no início, nas chaves e nas sugestões de pacotes, marcadas «Sem Apartop».

Ele encaminha a confirmação do Airbnb, Booking ou Vrbo para o endereço do complexo, ou escreve com as próprias palavras: «Juan Pérez chega dia 15 às 18h, 2 pessoas, apartamento 3B». É reconhecido pelo e-mail.

Se a data e o apartamento forem entendidos, a chegada é registrada sozinha e, se vocês tiverem isso ativado, respondemos com o que foi registrado. Se não, o e-mail fica na Caixa de entrada para criar a chegada com um clique, responder ou arquivar.

Ele também tem um link pessoal, sem conta, para ver e registrar as chegadas. Você o encontra na ficha dele.

Vai para a Caixa de entrada. Com «Atribuir a proprietário/unidade», o e-mail é adicionado a esse proprietário e os próximos serão reconhecidos automaticamente. Desconhecidos nunca recebem resposta.

Melhor ainda: na ficha dele você pode convidá-lo (grátis com o Apartop Básico). Quando ele conectar o apartamento, as reservas reais chegam sozinhas e as chegadas registradas por e-mail nas mesmas datas deixam de aparecer, sem duplicados.

O resumo do dia: chegadas de hoje e de amanhã, saídas, pacotes a entregar, ocorrências abertas, objetos guardados e proprietários conectados, com o código de vocês para entrar.

É o balcão: as chegadas e saídas do dia dos apartamentos conectados, com horário, hóspede, pessoas, noites, check-in online e chaves.

Toque em «Chaves entregues» quando você as der ao hóspede e em «Chaves devolvidas» quando ele as deixar. As duas coisas podem ser desfeitas.

Mude de dia (ontem, hoje, amanhã ou outra data), busque por hóspede ou apartamento e filtre por prédio ou pelo que está pendente. Atualiza sozinha a cada minuto.

Aparece como «⚠ Pendente». Registrar os hóspedes é obrigatório por lei: peça ao chegar ou avise o proprietário.

Em «Correspondência» › «Chegou algo»: tipo (pacote, carta, registrada ou outro), apartamento, nome da etiqueta, empresa ou remetente, notas e uma foto se quiser. Se o apartamento estiver conectado, o proprietário recebe um aviso na hora.

Toque em «Entregar», digite quem retira e confirme. Passa para «Entregues» com a data; se errar, «Desfazer».

Em «Avisos» › «Novo aviso»: título, texto, uma foto ou um PDF se quiser, e para quem (todos os proprietários conectados ou só alguns blocos).

Chega por e-mail no idioma de cada um e eles veem no app. Serve para cortes de água, obras, a piscina, regras…

Em «Ocorrências» › «Nova ocorrência»: área (piscina, elevador, entrada…) ou apartamento, o que acontece, prioridade e fotos.

Mude o status com «Passar para em andamento» e «Marcar como resolvida»; uma resolvida pode ser reaberta.

Os proprietários conectados também podem avisar pelo app: você verá «avisada pelo proprietário».

Em «Achados e perdidos» › «Foi encontrado algo»: o que é, onde estava e uma foto. Quando alguém perguntar, busque e marque como devolvido (a quem) ou descartado.

Em «Equipe» (só a administração): nome, e-mail do Google e telefone opcional. A pessoa recebe o acesso por e-mail; se não, copie o link dela e envie você mesmo.

Entra com o Google e vê a recepção, a correspondência, os avisos, as ocorrências e os achados e perdidos. Nunca vê valores nem dados de pagamento.

Marque «Pode ver o nome e o telefone dos hóspedes» só se ela precisar. «Remover acesso» retira a entrada na hora.

A lista de quem entra e sai de cada apartamento por dia ou por semana, com o número de pessoas, se retirou as chaves e se aceitou as regras. Serve para a portaria e pode ser impressa.

Por padrão só aparece o titular da reserva; os nomes dos acompanhantes, só se o anfitrião permitir. Nunca documentos.

Os e-mails que os proprietários sem Apartop enviam ao seu endereço de chegadas. Se forem entendidos (data, apartamento e remetente conhecido), a chegada é registrada sozinha; se não, ficam «Para revisar» com o motivo.

De cada e-mail você pode criar a chegada com os dados já preenchidos, atribuir o remetente a um proprietário ou arquivá-lo.

Se duas chegadas do mesmo apartamento têm noites em comum, aparecem marcadas «Sobrepõe-se a outra chegada» para você cancelar a que sobra. O proprietário também recebe o aviso.

Você as escreve em «Regras do condomínio». Os hóspedes dos apartamentos conectados as aceitam no check-in online (caixa obrigatória) e as têm no guia. Ficam registradas a data e a hora de cada aceite.

Você pode adicionar versões em outros idiomas. Cada hóspede vê a do seu idioma; se não houver, a inglesa; se também não houver, a original com o aviso «Texto original em…». Fica registrado qual versão foi aceita.

Crie a área (padel, churrasqueira, salão…) com horário, duração dos horários e máximo de reservas por semana. Os proprietários reservam com o seu link e, se você permitir, os hóspedes pelo guia durante a estadia.

O máximo semanal é por pessoa: o hóspede tem o seu e não gasta o do proprietário. No dia da saída, o hóspede só pode reservar antes do horário de saída. Cada um pode cancelar as próprias reservas, e a recepção, qualquer uma.

Imprima o cartaz com QR (um por portaria ou bloco). O vizinho escaneia, escolhe o apartamento de temporada e conta o que está acontecendo, sem criar conta. O aviso chega ao anfitrião do apartamento e ao condomínio.

Com o link que recebe ao enviar, o vizinho vê se o aviso foi recebido, está em andamento ou resolvido, a resposta do anfitrião e a sua nota.

Salve a decisão da assembleia (no máximo 20 % a mais, segundo a lei espanhola de propriedade horizontal) e registre as cotas de um período para os imóveis marcados como de temporada. O Apartop não cobra nada: só acompanha o que está pago.

O Apartop sugere imóveis de temporada (conectados ao Apartop ou com pelo menos 2 chegadas avisadas no último ano) e mostra o motivo, mas só entram os que você marcar.

Por ano: imóveis de temporada, ocupação, noites, estadias e hóspedes por mês e por apartamento, avisos de vizinhos e aceite das regras. Pode ser impresso.

Uma estadia que passa de um mês para outro conta em cada mês em que tem noites, e uma só vez no total do ano. As estadias de mais de 31 noites (aluguel longo) não contam e são listadas à parte.

Quem paga é o complexo, por faixas e sem fidelidade: até 100 apartamentos, 90 €/mês; até 500 apartamentos, 200 €/mês; acima disso, fazemos uma proposta sob medida.

Você começa com 30 dias de teste grátis. Os proprietários que se conectam não pagam nada pelo Apartop Básico.

Se você não ativar a assinatura, os proprietários conectados perdem o Apartop Básico. Em Configurações você vê sua faixa e o status da assinatura.