❓ Help bij Apartop Community

De app voor de receptie of het beheer van een vakantiecomplex, een appartementengebouw of een VvE: aankomsten en sleutels, post, meldingen, problemen en gevonden voorwerpen, op telefoon, tablet of computer.

1. Voeg de appartementen van het complex toe bij «Appartementen». 2. Nodig de eigenaren uit met jullie code of de poster met QR-code. 3. Nodig wie aan de balie staat uit bij «Team».

De eerste instelling leidt je er stap voor stap doorheen.

Ja: het beheer kan Post, Meldingen, Problemen of Gevonden voorwerpen weghalen in Eerste instelling › Modules. Ze verdwijnen uit het menu en kunnen weer worden aangezet.

In het menu van je account (je initiaal of foto, rechtsboven) › Taal (21 talen). Eigenaren krijgen berichten in hun eigen taal.

Android (Chrome): menu ⋮ › «App installeren» of «Toevoegen aan startscherm».

iPhone en iPad (Safari): knop Deel › «Zet op beginscherm».

Vanuit Apartop Community › Team, met je naam en je (Google-)e-mailadres.

Je krijgt een e-mail met een link en zodra je hier inlogt met dat e-mailadres, verschijnt de uitnodiging ook bovenaan om met één tik te accepteren.

Met hetzelfde e-mailadres waarmee je bent uitgenodigd. Log je in met een ander Google-account, dan zie je de uitnodiging niet.

Om te zien met welk e-mailadres je bent ingelogd of om het te wijzigen, tik je op het rondje met je initiaal, rechtsboven › «Ander account».

Nee. Voor receptiepersoneel is het gratis: het complex betaalt het abonnement.

Controleer met welk e-mailadres je bent ingelogd (rechtsboven). Klopt het, vraag het beheer dan om je e-mailadres bij Team te controleren of je toegang opnieuw te sturen.

Je kunt ook de link openen uit de e-mail of het WhatsApp-bericht dat je hebt gekregen.

Bij «Appartementen» › «Appartementen toevoegen»: één voor één (met optioneel blok en type: woning, garage, bedrijfsruimte of berging) of door een lijst te plakken.

Om een lijst te plakken: één per regel, of kopieer een kolom uit Excel. Kopieer je twee kolommen, dan is de eerste het blok en de tweede het appartement.

Dat de eigenaar met jullie code is aangesloten: de receptie ziet de aankomsten en de eigenaar krijgt jullie meldingen en pakketberichten. «Niet gekoppeld» betekent dat de eigenaar nog niet is aangesloten.

Je kunt een appartement loskoppelen vanaf de kaart: de receptie ziet de aankomsten dan niet meer.

Om de receptie per gebouw te filteren en om een melding alleen naar bepaalde blokken te sturen.

Die vult jullie code in op apartop.com/complejo of scant de QR-code op de poster, logt in met Google en kiest het appartement uit de lijst. Gebruikt die Apartop nog niet, dan wordt het account meteen aangemaakt.

Bij «Eigenaren uitnodigen» vind je de link, de code, een kant-en-klaar bericht om te kopiëren en te versturen, en de poster om op A4 af te drukken en bij de receptie of in de ingang op te hangen.

Niets. Zolang het appartement gekoppeld is, heeft de eigenaar gratis Apartop Basis: gesynchroniseerde kalender van Airbnb, Booking en VRBO, online check-in en gastenregistratie. Wil die meer (schoonmaak, uitgaven, statistieken…), dan kan die overstappen naar het volledige abonnement.

Naam van de gast, aantal personen, aankomsttijd, een telefoonnummer om contact op te nemen, of de check-in is gedaan en waar de sleutels zijn.

De receptie ziet nooit bedragen, prijzen, inkomsten, uitgaven of de andere appartementen van de eigenaar. De eigenaar kan altijd loskoppelen.

De receptie ziet ook hun aankomsten. Voeg ze toe bij «Eigenaren» (met de hand of door een Excel-lijst te plakken: blok, verdieping, deur, naam, e-mail, telefoon) en deel het adres voor aankomsten van het complex met ze.

Hun aankomsten verschijnen bij de receptie, de verkeerstoren, de startpagina, de sleutels en de pakketsuggesties, gemarkeerd als «Zonder Apartop».

Ze sturen de bevestiging van Airbnb, Booking of Vrbo door naar het adres van het complex, of schrijven in hun eigen woorden: «Juan Pérez komt op de 15e om 18 uur, 2 personen, appartement 3B». Ze worden herkend aan hun e-mailadres.

Worden de datum en het appartement begrepen, dan wordt de aankomst vanzelf geregistreerd en, als jullie dat hebben aangezet, antwoorden we met wat er is geregistreerd. Zo niet, dan blijft de e-mail in de Inbox om met één klik de aankomst aan te maken, te antwoorden of te archiveren.

Er is ook een persoonlijke link, zonder account, om aankomsten te bekijken en te noteren. Je vindt hem op de kaart van de eigenaar.

Gaat naar de Inbox. Met «Toewijzen aan eigenaar/eenheid» wordt het e-mailadres aan die eigenaar toegevoegd en worden de volgende vanzelf herkend. Onbekende afzenders krijgen nooit antwoord.

Nog beter: vanaf de kaart van de eigenaar kun je diegene uitnodigen (gratis met Apartop Basis). Zodra die het appartement koppelt, komen de echte boekingen vanzelf binnen en worden per e-mail genoteerde aankomsten op dezelfde datums verborgen, zonder dubbele.

Het overzicht van de dag: aankomsten van vandaag en morgen, vertrekken, af te geven pakketten, open problemen, bewaarde voorwerpen en gekoppelde eigenaren, met jullie code om aan te sluiten.

Het is de balie: de aankomsten en vertrekken van de dag van de gekoppelde appartementen, met tijd, gast, personen, nachten, online check-in en sleutels.

Tik op «Sleutels overhandigd» als je ze aan de gast geeft en op «Sleutels teruggegeven» als de gast ze inlevert. Beide kunnen ongedaan worden gemaakt.

Wissel van dag (gisteren, vandaag, morgen of een andere datum), zoek op gast of appartement en filter op gebouw of op wat openstaat. Wordt elke minuut vanzelf bijgewerkt.

Dan staat er «⚠ Openstaand». Reizigers registreren is wettelijk verplicht: vraag erom bij aankomst of waarschuw de eigenaar.

Bij «Post» › «Er is iets binnengekomen»: type (pakket, brief, aangetekend of anders), appartement, naam op het etiket, bezorger of afzender, notities en eventueel een foto. Is het appartement gekoppeld, dan krijgt de eigenaar meteen een melding.

Tik op «Afgeven», vul in wie het ophaalt en bevestig. Het gaat naar «Afgegeven» met de datum; vergist, dan «Ongedaan maken».

Bij «Meldingen» › «Nieuwe melding»: titel, tekst, eventueel een foto of pdf, en voor wie (alle gekoppelde eigenaren of alleen bepaalde blokken).

Ze krijgen hem per e-mail in hun taal en zien hem in hun app. Handig voor wateronderbrekingen, werkzaamheden, het zwembad, huisregels…

Bij «Problemen» › «Nieuw probleem»: plek (zwembad, lift, ingang…) of appartement, wat er aan de hand is, prioriteit en foto's.

Wijzig de status met «Op bezig zetten» en «Markeren als opgelost»; een opgelost probleem kan weer worden geopend.

Gekoppelde eigenaren kunnen ook melden vanuit hun app: dan zie je «gemeld door de eigenaar».

Bij «Gevonden voorwerpen» › «Er is iets gevonden»: wat het is, waar het lag en een foto. Als iemand ernaar vraagt, zoek je het op en markeer je het als teruggegeven (aan wie) of weggegooid.

Bij «Team» (alleen het beheer): naam, Google-e-mailadres en eventueel telefoon. Diegene krijgt de toegang per e-mail; lukt dat niet, kopieer dan de link en stuur hem zelf.

Diegene logt in met Google en ziet de receptie, post, mededelingen, meldingen en gevonden voorwerpen. Nooit bedragen of betaalgegevens.

Vink «Mag de naam en het telefoonnummer van gasten zien» alleen aan als het nodig is. «Toegang intrekken» trekt de toegang meteen in.

De lijst van wie per dag of per week elk appartement in- en uitgaat, met het aantal personen, of de sleutels zijn opgehaald en of de huisregels zijn geaccepteerd. Handig voor de conciërge en af te drukken.

Standaard staat alleen de hoofdboeker erin; de namen van medereizigers alleen als de host dat toestaat. Nooit documenten.

De e-mails die eigenaren zonder Apartop naar jullie aankomstadres sturen. Worden ze begrepen (datum, appartement en bekende afzender), dan wordt de aankomst vanzelf geregistreerd; zo niet, dan blijven ze ‘Te controleren’ met de reden.

Vanuit elke e-mail kun je de aankomst aanmaken met de gegevens al ingevuld, de afzender aan een eigenaar koppelen of hem archiveren.

Als twee aankomsten in hetzelfde appartement nachten gemeen hebben, worden ze gemarkeerd met ‘Overlapt met een andere aankomst’, zodat je de overbodige annuleert. Ook de eigenaar krijgt een melding.

Je schrijft ze in ‘Huisregels van de VvE’. Gasten van gekoppelde appartementen accepteren ze bij hun online check-in (verplicht vakje) en hebben ze in hun gids. Datum en tijd van elke acceptatie worden bewaard.

Je kunt versies in andere talen toevoegen. Elke gast ziet die in zijn taal; is die er niet, dan de Engelse; is die er ook niet, dan het origineel met de vermelding ‘Originele tekst in…’. Opgeslagen wordt welke versie is geaccepteerd.

Maak de ruimte aan (padel, barbecue, zaal…) met openingstijden, de duur van de tijdvakken en het maximale aantal reserveringen per week. Eigenaren reserveren met hun link en, als je dat toestaat, gasten vanuit hun gids tijdens hun verblijf.

Het weekmaximum geldt per persoon: de gast heeft zijn eigen maximum en gebruikt dat van de eigenaar niet op. Op de vertrekdag kan de gast alleen vóór zijn vertrektijd reserveren. Iedereen kan zijn eigen reserveringen annuleren, en de receptie alle.

Print de poster met QR-code (één per ingang of blok). De buur scant hem, kiest de vakantiewoning en vertelt wat er aan de hand is, zonder account. De melding gaat naar de host van het appartement en naar de VvE.

Met de link die de buur na het versturen krijgt, ziet hij of de melding ontvangen, in behandeling of opgelost is, het antwoord van de host en jullie notitie.

Sla het besluit van de vergadering op (maximaal 20 % meer, volgens de Spaanse wet op de horizontale eigendom) en noteer de bijdragen van een periode voor de woningen die als vakantiewoning zijn aangevinkt. Apartop int niets: het houdt alleen bij wat betaald is.

Apartop stelt vakantiewoningen voor (gekoppeld aan Apartop of met minstens 2 aangekondigde aankomsten in het afgelopen jaar) en toont waarom, maar alleen de woningen die jij aanvinkt tellen mee.

Per jaar: vakantiewoningen, bezetting, nachten, verblijven en gasten per maand en per appartement, meldingen van buren en acceptatie van de huisregels. Af te drukken.

Een verblijf over twee maanden telt mee in elke maand waarin het nachten heeft, en maar één keer in het jaartotaal. Verblijven van meer dan 31 nachten (verhuur voor langere tijd) tellen niet mee en worden apart vermeld.

Het complex betaalt, per staffel en zonder vaste looptijd: tot 100 appartementen € 90/maand; tot 500 appartementen € 200/maand; daarboven doen we je een aanbod op maat.

Je begint met 30 dagen gratis proefperiode. Eigenaren die koppelen betalen niets voor Apartop Basis.

Activeer je het abonnement niet, dan verliezen de gekoppelde eigenaren Apartop Basis. In Instellingen zie je je staffel en de status van het abonnement.