❓ Hjelp for Apartop Community

Appen for resepsjonen eller administrasjonen i et ferieanlegg, en leilighetsbygning eller et sameie: ankomster og nøkler, post, kunngjøringer, avvik og hittegods, på mobil, nettbrett eller datamaskin.

1. Legg til leilighetene i anlegget under «Leiligheter». 2. Inviter eierne med koden deres eller plakaten med QR-kode. 3. Inviter dem som betjener skranken under «Team».

Førstegangsoppsettet tar deg gjennom det steg for steg.

Ja: administrasjonen kan fjerne Post, Kunngjøringer, Avvik eller Hittegods under Førstegangsoppsett › Moduler. De forsvinner fra menyen og kan legges til igjen.

I menyen for kontoen din (forbokstaven eller bildet ditt, øverst til høyre) › Språk (21 språk). Eierne får varslene på sitt eget språk.

Android (Chrome): menyen ⋮ › «Installer appen» eller «Legg til på startskjermen».

iPhone og iPad (Safari): Del-knappen › «Legg til på Hjem-skjerm».

Fra Apartop Community › Team, med navnet og (Google-)e-postadressen din.

Du får en e-post med en lenke, og i tillegg dukker invitasjonen opp helt øverst så snart du logger inn her med den e-postadressen, slik at du kan godta den med ett trykk.

Med den samme e-postadressen du ble invitert med. Logger du inn med en annen Google-konto, ser du ikke invitasjonen.

For å se hvilken e-postadresse du har logget inn med eller bytte den, trykk på sirkelen med forbokstaven din øverst til høyre › «Bytt konto».

Nei. For resepsjonspersonalet er det gratis: anlegget betaler abonnementet.

Sjekk hvilken e-postadresse du har logget inn med (øverst til høyre). Er den riktig, be administrasjonen sjekke e-postadressen din i Team eller sende tilgangen på nytt.

Du kan også åpne lenken i e-posten eller WhatsApp-meldingen du fikk.

Under «Leiligheter» › «Legg til leiligheter»: én og én (med valgfri blokk og type: bolig, garasje, næringslokale eller bod) eller ved å lime inn en liste.

Slik limer du inn en liste: én per linje, eller kopier en kolonne fra Excel. Hvis du kopierer to kolonner, er den første blokken og den andre leiligheten.

At eieren har blitt med via koden deres: resepsjonen ser ankomstene og eieren får kunngjøringene og pakkevarslene deres. «Ikke tilkoblet» betyr at eieren ikke har blitt med ennå.

Du kan koble fra en leilighet fra kortet: resepsjonen slutter å se ankomstene.

Til å filtrere resepsjonen etter bygning og til å sende en kunngjøring bare til noen blokker.

Eieren skriver inn koden deres på apartop.com/complejo eller skanner QR-koden på plakaten, logger inn med Google og velger leiligheten sin fra listen. Hvis eieren ikke bruker Apartop ennå, opprettes kontoen med en gang.

Under «Inviter eiere» har du lenken, koden, en ferdig melding du kan kopiere og sende, og plakaten som kan skrives ut i A4 og henges opp i resepsjonen eller ved inngangen.

Ingenting. Så lenge leiligheten er tilkoblet, får eieren Apartop Basis gratis: synkronisert kalender fra Airbnb, Booking og VRBO, nettinnsjekking og gjesteregistrering. Vil eieren ha mer (rengjøring, utgifter, statistikk …), kan eieren gå over til den fullstendige planen.

Gjestens navn, antall personer, ankomsttid, telefonnummer for å nå gjesten, om innsjekkingen er gjort og hvor nøklene er.

Resepsjonen ser aldri beløp, priser, inntekter, utgifter eller eierens andre leiligheter. Eieren kan koble seg fra når som helst.

Resepsjonen ser også ankomstene deres. Legg eieren til under «Eiere» (manuelt eller ved å lime inn en Excel-liste: blokk, etasje, dør, navn, e-post, telefon), og del anleggets ankomstadresse med eieren.

Ankomstene vises i resepsjonen, kontrolltårnet, startsiden, nøklene og pakkeforslagene, merket «Uten Apartop».

Eieren videresender bekreftelsen fra Airbnb, Booking eller Vrbo til anleggets adresse, eller skriver med egne ord: «Ola Nordmann kommer den 15. kl. 18, 2 personer, leilighet 3B». Eieren gjenkjennes på e-posten.

Hvis datoen og leiligheten blir forstått, registreres ankomsten automatisk, og hvis dere har det aktivert, svarer vi med det som er registrert. Hvis ikke, blir e-posten liggende i Innboksen, slik at du kan opprette ankomsten med ett klikk, svare eller arkivere.

Eieren har også en personlig lenke, uten konto, for å se og legge inn ankomster. Du finner den på eierkortet.

Den havner i Innboksen. Med «Tildel til eier/enhet» legges e-posten til hos den eieren, og de neste gjenkjennes automatisk. Ukjente avsendere får aldri svar.

Enda bedre: fra eierkortet kan du invitere eieren (gratis med Apartop Basis). Når eieren kobler til leiligheten sin, kommer de faktiske bestillingene automatisk, og ankomster som er lagt inn via e-post på de samme datoene, skjules, uten duplikater.

Dagens oppsummering: ankomster i dag og i morgen, avreiser, pakker som skal leveres ut, åpne avvik, oppbevarte gjenstander og tilkoblede eiere, med koden deres for å bli med.

Det er skranken: dagens ankomster og avreiser for de tilkoblede leilighetene, med klokkeslett, gjest, personer, netter, nettinnsjekking og nøkler.

Trykk «Nøkler overlevert» når du gir dem til gjesten, og «Nøkler levert tilbake» når gjesten leverer dem. Begge kan angres.

Bytt dag (i går, i dag, i morgen eller en annen dato), søk etter gjest eller leilighet, og filtrer etter bygning eller det som venter. Den oppdateres automatisk hvert minutt.

Det vises som «⚠ Venter». Gjesteregistrering er lovpålagt: be gjesten om det ved ankomst, eller gi beskjed til eieren.

Under «Post» › «Noe har kommet»: type (pakke, brev, rekommandert eller annet), leilighet, navn på etiketten, transportør eller avsender, notater og et bilde om du vil. Hvis leiligheten er tilkoblet, får eieren et varsel med en gang.

Trykk «Lever ut», skriv hvem som henter det, og bekreft. Det flyttes til «Levert» med dato; hvis du gjør en feil: «Angre».

Under «Kunngjøringer» › «Ny kunngjøring»: tittel, tekst, et bilde eller en PDF om du vil, og hvem den gjelder (alle tilkoblede eiere eller bare noen blokker).

De får den på e-post på sitt språk og ser den i appen sin. Brukes til vannavstengning, arbeider, bassenget, regler …

Under «Avvik» › «Nytt avvik»: område (basseng, heis, inngang …) eller leilighet, hva som er galt, prioritet og bilder.

Endre status med «Sett som pågår» og «Merk som løst»; et løst avvik kan åpnes igjen.

Tilkoblede eiere kan også melde fra fra appen sin: da ser du «meldt av eieren».

Under «Hittegods» › «Noe er funnet»: hva det er, hvor det lå og et bilde. Når noen spør, søker du det opp og markerer det som levert tilbake (til hvem) eller kastet.

Under «Team» (bare administrasjonen): navn, Google-e-post og valgfritt telefonnummer. Personen får tilgangen på e-post; hvis ikke, kopierer du lenken og sender den selv.

Personen logger inn med Google og ser resepsjonen, posten, varslene, avvikene og hittegodset. Aldri beløp eller betalingsopplysninger.

Kryss av for «Kan se gjestenes navn og telefonnummer» bare hvis personen trenger det. «Fjern tilgang» trekker tilbake tilgangen med en gang.

Listen over hvem som kommer og går i hver leilighet per dag eller uke, med antall personer, om nøklene ble hentet og om reglene ble godtatt. Til vaktmesteren, og kan skrives ut.

Som standard vises bare den som har bestilt; navnene på medreisende bare hvis verten tillater det. Aldri ID-dokumenter.

E-poster som eiere uten Apartop sender til ankomstadressen deres. Hvis de forstås (dato, leilighet og kjent avsender), registreres ankomsten automatisk; ellers blir de liggende under «Til gjennomgang» med årsaken.

Fra hver e-post kan du opprette ankomsten med opplysningene utfylt, knytte avsenderen til en eier eller arkivere den.

Hvis to ankomster til samme leilighet har netter felles, markeres de «Overlapper med en annen ankomst» så du kan avbestille den som er til overs. Eieren får også beskjed.

Du skriver dem under «Husordensregler for sameiet». Gjestene i tilkoblede leiligheter godtar dem ved innsjekking på nett (obligatorisk avkrysning) og har dem i guiden sin. Dato og klokkeslett for hver godkjenning lagres.

Du kan legge til versjoner på andre språk. Hver gjest ser den på sitt språk; finnes den ikke, den engelske; finnes heller ikke den, originalen med merknaden «Originaltekst på …». Det lagres hvilken versjon som ble godtatt.

Opprett fellesområdet (padel, grill, lokale …) med åpningstider, lengden på tidsrommene og maks antall bestillinger per uke. Eierne bestiller med lenken sin og, hvis du tillater det, gjestene fra guiden sin under oppholdet.

Ukemaksimumet gjelder per person: gjesten har sitt eget og bruker ikke opp eierens. På avreisedagen kan gjesten bare bestille før utsjekkingstiden. Alle kan avbestille sine egne bestillinger, og resepsjonen alle.

Skriv ut plakaten med QR-kode (én per inngang eller blokk). Naboen skanner den, velger ferieleiligheten og forteller hva som skjer, uten å opprette konto. Meldingen går til verten for leiligheten og til sameiet.

Med lenken naboen får etter innsending, ser hen om meldingen er mottatt, under behandling eller løst, vertens svar og deres notat.

Lagre årsmøtets vedtak (maks 20 % mer, etter den spanske loven om eierseksjoner) og registrer avgiftene for en periode for leilighetene som er markert som ferieleiligheter. Apartop krever ikke inn noe: den holder bare oversikt over hva som er betalt.

Apartop foreslår ferieleiligheter (koblet til Apartop eller med minst 2 varslede ankomster det siste året) og viser hvorfor, men bare de du markerer, tas med.

Per år: ferieleiligheter, belegg, netter, opphold og gjester per måned og leilighet, nabomeldinger og godkjenning av reglene. Kan skrives ut.

Et opphold over et månedsskifte teller i hver måned det har netter, og bare én gang i årstotalen. Opphold på over 31 netter (langtidsutleie) teller ikke og listes separat.

Anlegget betaler, etter trinn og uten bindingstid: opptil 100 leiligheter 90 €/mnd; opptil 500 leiligheter 200 €/mnd; med flere lager vi et skreddersydd tilbud.

Du starter med 30 dagers gratis prøveperiode. Eierne som kobler seg til, betaler ingenting for Apartop Basis.

Hvis du ikke aktiverer abonnementet, mister de tilkoblede eierne Apartop Basis. Under Innstillinger ser du trinnet ditt og abonnementsstatusen.