❓ Guida di Apartop Community

L'app per la reception o l'amministrazione di un complesso turistico, un edificio di appartamenti o un condominio: arrivi e chiavi, posta, avvisi, segnalazioni e oggetti smarriti, su telefono, tablet o computer.

1. Aggiungi gli appartamenti del complesso in «Appartamenti». 2. Invita i proprietari con il vostro codice o il cartello con QR. 3. Invita chi sta al banco in «Team».

La configurazione iniziale ti guida passo passo.

Sì: l'amministrazione può togliere Posta, Avvisi, Segnalazioni od Oggetti smarriti in Configurazione iniziale › Moduli. Spariscono dal menu e si possono rimettere.

Nel menu del tuo account (la tua iniziale o la tua foto, in alto a destra) › Lingua (21 lingue). I proprietari ricevono gli avvisi nella loro lingua.

Android (Chrome): menu ⋮ › «Installa app» o «Aggiungi a schermata Home».

iPhone e iPad (Safari): pulsante Condividi › «Aggiungi alla schermata Home».

Da Apartop Community › Team, con il tuo nome e la tua email (Google).

Ricevi un'email con un link e, inoltre, appena accedi qui con quell'email l'invito ti compare in cima per accettarlo con un tocco.

Con la stessa email con cui sei stato invitato. Se accedi con un altro account Google, non vedrai l'invito.

Per vedere con quale email hai effettuato l'accesso o cambiarla, tocca il cerchio con la tua iniziale, in alto a destra › «Cambia account».

No. Per il personale della reception è gratis: l'abbonamento lo paga il complesso.

Controlla con quale email hai effettuato l'accesso (in alto a destra). Se è quella giusta, chiedi all'amministrazione di verificare la tua email in Team o di inviarti di nuovo l'accesso.

Puoi anche aprire il link dell'email o del WhatsApp che ti ha inviato.

In «Appartamenti» › «Aggiungi appartamenti»: uno per uno (con blocco facoltativo e tipo: abitazione, garage, locale commerciale o ripostiglio) o incollando un elenco.

Per incollare un elenco: uno per riga, oppure copia una colonna di Excel. Se copi due colonne, la prima è il blocco e la seconda l'appartamento.

Che il suo proprietario si è unito con il vostro codice: la reception vede i suoi arrivi e lui riceve i vostri avvisi e pacchi. «Non collegato» significa che il proprietario non si è ancora unito.

Puoi scollegare un appartamento dalla sua scheda: la reception non vede più i suoi arrivi.

Per filtrare la reception per edificio e per inviare un avviso solo ad alcuni blocchi.

Scrive il vostro codice su apartop.com/complejo o scansiona il QR del cartello, entra con Google e sceglie il suo appartamento dall'elenco. Se non usa ancora Apartop, il suo account viene creato subito.

In «Invita proprietari» hai il link, il codice, un messaggio pronto da copiare e inviare, e il cartello da stampare in A4 e mettere alla reception o all'ingresso.

Niente. Finché il suo appartamento è collegato, ha gratis Apartop Base: calendario sincronizzato di Airbnb, Booking e VRBO, check-in online e registrazione degli ospiti. Se vuole di più (pulizie, spese, statistiche…), può passare al piano completo.

Nome dell'ospite, quante persone, orario di arrivo, telefono per contattarlo, se ha fatto il check-in e dove sono le chiavi.

La reception non vede mai importi, prezzi, entrate, spese né gli altri appartamenti del proprietario. Il proprietario può scollegarsi quando vuole.

Anche la reception vede i suoi arrivi. Aggiungilo in «Proprietari» (a mano o incollando un elenco Excel: blocco, piano, porta, nome, email, telefono) e condividi con lui l'indirizzo degli arrivi del complesso.

I suoi arrivi compaiono alla reception, nella torre di controllo, nella home, nelle chiavi e nei suggerimenti dei pacchi, contrassegnati «Senza Apartop».

Inoltra la conferma di Airbnb, Booking o Vrbo all'indirizzo del complesso, oppure scrive con parole sue: «Arriva Mario Rossi il 15 alle 18, 2 persone, appartamento 3B». Viene riconosciuto dalla sua email.

Se la data e l'appartamento si capiscono, l'arrivo viene registrato da solo e, se l'avete attivato, gli rispondiamo con ciò che è stato registrato. Altrimenti l'email resta nella Posta in arrivo per creare l'arrivo con un clic, rispondere o archiviarla.

Ha anche un link personale, senza account, per vedere e segnare i suoi arrivi. Lo trovi nella sua scheda.

Finisce nella Posta in arrivo. Con «Assegna a proprietario/unità» la sua email viene aggiunta a quel proprietario e le prossime saranno riconosciute in automatico. Ai mittenti sconosciuti non si risponde mai.

Ancora meglio: dalla sua scheda puoi invitarlo (gratis con Apartop Base). Quando collega il suo appartamento, le sue prenotazioni reali arrivano da sole e gli arrivi segnalati via email nelle stesse date non si vedono più, senza duplicati.

Il riepilogo del giorno: arrivi di oggi e domani, partenze, pacchi da consegnare, segnalazioni aperte, oggetti custoditi e proprietari collegati, con il vostro codice per unirsi.

È il banco: gli arrivi e le partenze del giorno degli appartamenti collegati, con ora, ospite, persone, notti, check-in online e chiavi.

Tocca «Chiavi consegnate» quando le dai all'ospite e «Chiavi restituite» quando le lascia. Entrambi si possono annullare.

Cambia giorno (ieri, oggi, domani o un'altra data), cerca per ospite o appartamento e filtra per edificio o per ciò che è in sospeso. Si aggiorna da sola ogni minuto.

Compare come «⚠ In sospeso». Registrare gli ospiti è obbligatorio per legge: chiediglielo all'arrivo o avvisa il proprietario.

In «Posta» › «È arrivato qualcosa»: tipo (pacco, lettera, raccomandata o altro), appartamento, nome sull'etichetta, corriere o mittente, note e una foto se vuoi. Se l'appartamento è collegato, il proprietario riceve subito un avviso.

Tocca «Consegna», scrivi chi lo ritira e conferma. Passa a «Consegnati» con la data; se sbagli, «Annulla».

In «Avvisi» › «Nuovo avviso»: titolo, testo, una foto o un PDF se vuoi, e a chi (tutti i proprietari collegati o solo alcuni blocchi).

Arriva loro via email nella loro lingua e lo vedono nella loro app. Serve per interruzioni dell'acqua, lavori, la piscina, regole…

In «Segnalazioni» › «Nuova segnalazione»: zona (piscina, ascensore, ingresso…) o appartamento, cosa succede, priorità e foto.

Cambia il suo stato con «Passa a in corso» e «Segna come risolta»; una segnalazione risolta si può riaprire.

Anche i proprietari collegati possono segnalare dalla loro app: vedrai «segnalata dal proprietario».

In «Oggetti smarriti» › «È stato trovato qualcosa»: cos'è, dove si trovava e una foto. Quando qualcuno chiede, cercalo e segnalo come restituito (a chi) o eliminato.

In «Team» (solo l'amministrazione): nome, email Google e telefono facoltativo. Riceve l'accesso via email; altrimenti copia il suo link e mandaglielo tu.

Accede con Google e vede la reception, la posta, gli avvisi, le segnalazioni e gli oggetti smarriti. Non vede mai importi né dati di pagamento.

Spunta «Può vedere il nome e il telefono degli ospiti» solo se ne ha bisogno. «Rimuovi accesso» gli toglie l'accesso immediatamente.

L'elenco di chi entra ed esce da ogni appartamento per giorno o per settimana, con il numero di persone, se ha ritirato le chiavi e se ha accettato il regolamento. Utile per la portineria e stampabile.

Di default compare solo il titolare della prenotazione; i nomi degli accompagnatori, solo se l'host lo consente. Mai documenti.

Le email che i proprietari senza Apartop inviano al vostro indirizzo degli arrivi. Se vengono capite (data, appartamento e mittente noto), l'arrivo si registra da solo; altrimenti restano «Da controllare» con il motivo.

Da ogni email puoi creare l'arrivo con i dati già compilati, assegnare il mittente a un proprietario o archiviarla.

Se due arrivi dello stesso appartamento hanno notti in comune, vengono segnati «Si sovrappone a un altro arrivo» perché tu annulli quello in più. Viene avvisato anche il proprietario.

Lo scrivi in «Regolamento condominiale». Gli ospiti degli appartamenti collegati lo accettano nel check-in online (casella obbligatoria) e lo trovano nella loro guida. Restano data e ora di ogni accettazione.

Puoi aggiungere versioni in altre lingue. Ogni ospite vede quella della sua lingua; se non c'è, quella inglese; se manca anche questa, l'originale con l'avviso «Testo originale in…». Viene salvata la versione accettata.

Crea lo spazio (padel, barbecue, sala…) con i suoi orari, la durata delle fasce e il massimo di prenotazioni a settimana. I proprietari prenotano con il loro link e, se lo permetti, gli ospiti dalla loro guida durante il soggiorno.

Il massimo settimanale è per persona: l'ospite ha il suo e non consuma quello del proprietario. Il giorno della partenza, l'ospite può prenotare solo prima del suo orario di partenza. Ognuno può annullare le proprie prenotazioni, e la reception qualsiasi.

Stampa il cartello con QR (uno per ingresso o palazzina). Il vicino lo scansiona, sceglie l'appartamento turistico e racconta cosa succede, senza creare un account. La segnalazione arriva all'host dell'appartamento e al condominio.

Con il link che riceve dopo l'invio, il vicino vede se la segnalazione è ricevuta, in corso o risolta, la risposta dell'host e la vostra nota.

Salva la delibera dell'assemblea (al massimo il 20 % in più, secondo la legge spagnola sulla proprietà orizzontale) e registra le quote di un periodo per gli appartamenti segnati come turistici. Apartop non incassa nulla: tiene solo traccia di ciò che è pagato.

Apartop suggerisce gli appartamenti turistici (collegati ad Apartop o con almeno 2 arrivi annunciati nell'ultimo anno) e mostra il motivo, ma sono inclusi solo quelli che segni tu.

Per anno: appartamenti turistici, occupazione, notti, soggiorni e ospiti per mese e per appartamento, segnalazioni dei vicini e accettazione del regolamento. Stampabile.

Un soggiorno a cavallo tra due mesi conta in ogni mese in cui ha notti, e una sola volta nel totale dell'anno. I soggiorni di oltre 31 notti (affitto stagionale) non contano e sono elencati a parte.

Lo paga il complesso, a fasce e senza vincoli: fino a 100 appartamenti, 90 €/mese; fino a 500 appartamenti, 200 €/mese; oltre, ti facciamo un'offerta su misura.

Inizi con 30 giorni di prova gratuita. I proprietari che si collegano non pagano nulla per Apartop Base.

Se non attivi l'abbonamento, i proprietari collegati perdono Apartop Base. In Impostazioni vedi la tua fascia e lo stato dell'abbonamento.