❓ Aide d'Apartop Community

L'application de la réception ou de la gestion d'une résidence de tourisme, d'un immeuble d'appartements ou d'une copropriété : arrivées et clés, courrier, avis, incidents et objets trouvés, sur mobile, tablette ou ordinateur.

1. Ajoutez les appartements de la résidence dans « Appartements ». 2. Invitez les propriétaires avec votre code ou l'affiche avec QR. 3. Invitez les personnes de l'accueil dans « Équipe ».

La configuration initiale vous guide pas à pas.

Oui : la gestion peut retirer Courrier, Avis, Incidents ou Objets trouvés dans Configuration initiale › Modules. Ils disparaissent du menu et peuvent être remis.

Dans le menu de votre compte (votre initiale ou votre photo, en haut à droite) › Langue (21 langues). Les propriétaires reçoivent les avis dans leur propre langue.

Android (Chrome) : menu ⋮ › « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil ».

iPhone et iPad (Safari) : bouton Partager › « Sur l'écran d'accueil ».

Depuis Apartop Community › Équipe, avec votre nom et votre e-mail (Google).

Vous recevez un e-mail avec un lien et, en plus, dès que vous vous connectez ici avec cet e-mail, l'invitation apparaît tout en haut pour que vous l'acceptiez d'un simple toucher.

Avec le même e-mail que celui de l'invitation. Si vous vous connectez avec un autre compte Google, vous ne verrez pas l'invitation.

Pour voir avec quel e-mail vous êtes connecté ou le changer, touchez le cercle avec votre initiale, en haut à droite › « Changer de compte ».

Non. C'est gratuit pour le personnel de réception : c'est la résidence qui paie l'abonnement.

Vérifiez avec quel e-mail vous êtes connecté (en haut à droite). Si c'est le bon, demandez à l'administration de vérifier votre e-mail dans Équipe ou de vous renvoyer l'accès.

Vous pouvez aussi ouvrir le lien de l'e-mail ou du WhatsApp qu'il vous a envoyé.

Dans « Appartements » › « Ajouter des appartements » : un par un (avec bâtiment facultatif et type : logement, garage, local ou cave) ou en collant une liste.

Pour coller une liste : un par ligne, ou copiez une colonne d'Excel. Si vous copiez deux colonnes, la première est le bâtiment et la seconde l'appartement.

Que son propriétaire a rejoint avec votre code : la réception voit ses arrivées et il reçoit vos avis et colis. « Non connecté » signifie que son propriétaire ne l'a pas encore rejoint.

Vous pouvez déconnecter un appartement depuis sa fiche : la réception ne voit plus ses arrivées.

À filtrer la réception par immeuble et à envoyer un avis à certains bâtiments seulement.

Il saisit votre code sur apartop.com/complejo ou scanne le QR de l'affiche, se connecte avec Google et choisit son appartement dans la liste. S'il n'utilise pas encore Apartop, son compte est créé sur-le-champ.

Dans « Inviter des propriétaires », vous avez le lien, le code, un message prêt à copier et envoyer, et l'affiche à imprimer en A4 et à mettre à la réception ou dans le hall.

Rien. Tant que son appartement est connecté, il a Apartop Basique gratuitement : calendrier synchronisé Airbnb, Booking et VRBO, check-in en ligne et enregistrement des voyageurs. S'il veut plus (ménages, dépenses, statistiques…), il peut passer à la formule complète.

Le nom du voyageur, le nombre de personnes, l'heure d'arrivée, un téléphone pour le prévenir, s'il a fait le check-in et où sont les clés.

La réception ne voit jamais les montants, prix, revenus, dépenses ni les autres appartements du propriétaire. Le propriétaire peut se déconnecter quand il le souhaite.

La réception voit aussi ses arrivées. Ajoutez-le dans « Propriétaires » (à la main ou en collant une liste Excel : bloc, étage, porte, nom, e-mail, téléphone) et communiquez-lui l'adresse des arrivées de la résidence.

Ses arrivées apparaissent à la réception, dans la tour de contrôle, l'accueil, les clés et les suggestions de colis, marquées « Sans Apartop ».

Il transfère la confirmation Airbnb, Booking ou Vrbo à l'adresse de la résidence, ou écrit avec ses propres mots : « Arrivée de Jean Dupont le 15 à 18 h, 2 personnes, appartement 3B ». Il est reconnu grâce à son e-mail.

Si la date et l'appartement sont compris, l'arrivée est enregistrée automatiquement et, si vous l'avez activé, nous lui répondons avec ce qui a été enregistré. Sinon, l'e-mail reste dans la boîte de réception pour créer l'arrivée en un clic, répondre ou l'archiver.

Il dispose aussi d'un lien personnel, sans compte, pour voir et noter ses arrivées. Vous le trouverez sur sa fiche.

Il va dans la boîte de réception. Avec « Attribuer à un propriétaire/logement », son e-mail est ajouté à ce propriétaire et les suivants seront reconnus automatiquement. On ne répond jamais aux inconnus.

Mieux encore : depuis sa fiche, vous pouvez l'inviter (gratuit avec Apartop Basique). Quand il connecte son appartement, ses vraies réservations arrivent automatiquement et les arrivées notées par e-mail aux mêmes dates sont masquées, sans doublons.

Le résumé du jour : arrivées d'aujourd'hui et de demain, départs, colis à remettre, incidents ouverts, objets gardés et propriétaires connectés, avec votre code pour rejoindre.

C'est le comptoir : les arrivées et départs du jour des appartements connectés, avec l'heure, le voyageur, les personnes, les nuits, le check-in en ligne et les clés.

Touchez « Clés remises » quand vous les donnez au voyageur et « Clés rendues » quand il les laisse. Les deux peuvent être annulés.

Changez de jour (hier, aujourd'hui, demain ou une autre date), cherchez par voyageur ou appartement et filtrez par immeuble ou par ce qui est en attente. L'écran s'actualise tout seul chaque minute.

Il apparaît comme « ⚠ En attente ». L'enregistrement des voyageurs est obligatoire par la loi : demandez-le-lui à son arrivée ou prévenez son propriétaire.

Dans « Courrier » › « Quelque chose est arrivé » : type (colis, lettre, recommandé ou autre), appartement, nom sur l'étiquette, transporteur ou expéditeur, notes et une photo si vous le souhaitez. Si l'appartement est connecté, son propriétaire est averti immédiatement.

Touchez « Remettre », indiquez qui le récupère et confirmez. Il passe dans « Remis » avec la date ; en cas d'erreur, « Annuler ».

Dans « Avis » › « Nouvel avis » : titre, texte, une photo ou un PDF si vous le souhaitez, et les destinataires (tous les propriétaires connectés ou seulement certains bâtiments).

Ils le reçoivent par e-mail dans leur langue et le voient dans leur application. Utile pour les coupures d'eau, les travaux, la piscine, le règlement…

Dans « Incidents » › « Nouvel incident » : zone (piscine, ascenseur, hall…) ou appartement, ce qui se passe, priorité et photos.

Changez son état avec « Passer en cours » et « Marquer comme résolu » ; un incident résolu peut être rouvert.

Les propriétaires connectés peuvent aussi signaler depuis leur application : vous verrez « signalé par le propriétaire ».

Dans « Objets trouvés » › « Un objet a été trouvé » : ce que c'est, où il était et une photo. Quand quelqu'un le réclame, cherchez-le et marquez-le comme rendu (à qui) ou jeté.

Dans « Équipe » (gestion uniquement) : nom, e-mail Google et téléphone facultatif. Son accès lui arrive par e-mail ; sinon, copiez son lien et envoyez-le-lui vous-même.

Il se connecte avec Google et voit la réception, le courrier, les avis, les incidents et les objets trouvés. Il ne voit jamais de montants ni de données de paiement.

Cochez « Peut voir le nom et le téléphone des voyageurs » uniquement si c'est nécessaire. « Retirer l'accès » lui retire l'entrée immédiatement.

La liste de qui entre et sort de chaque appartement par jour ou par semaine, avec le nombre de personnes, s'ils ont retiré les clés et s'ils ont accepté le règlement. Utile pour la conciergerie et imprimable.

Par défaut, seul le titulaire de la réservation apparaît ; les noms des accompagnants, seulement si l'hôte l'autorise. Jamais de documents.

Les e-mails que les propriétaires sans Apartop envoient à votre adresse d'arrivées. S'ils sont compris (date, appartement et expéditeur connu), l'arrivée est enregistrée automatiquement ; sinon, ils restent « À vérifier » avec le motif.

Depuis chaque e-mail, vous pouvez créer l'arrivée avec les données déjà remplies, attribuer l'expéditeur à un propriétaire ou l'archiver.

Si deux arrivées du même appartement ont des nuits en commun, elles sont marquées « Chevauche une autre arrivée » pour que vous annuliez celle en trop. Le propriétaire est aussi prévenu.

Vous le rédigez dans « Règlement de la copropriété ». Les voyageurs des appartements connectés l'acceptent lors de leur enregistrement en ligne (case obligatoire) et l'ont dans leur guide. La date et l'heure de chaque acceptation sont conservées.

Vous pouvez ajouter des versions dans d'autres langues. Chaque voyageur voit celle de sa langue ; à défaut, l'anglaise ; à défaut, l'originale avec la mention « Texte original en… ». La version acceptée est enregistrée.

Créez l'espace (padel, barbecue, salle…) avec ses horaires, la durée des créneaux et le maximum de réservations par semaine. Les propriétaires réservent avec leur lien et, si vous l'autorisez, les voyageurs depuis leur guide pendant leur séjour.

Le maximum hebdomadaire est par personne : le voyageur a le sien et n'utilise pas celui du propriétaire. Le jour du départ, le voyageur ne peut réserver qu'avant son heure de départ. Chacun peut annuler ses réservations, et la réception n'importe laquelle.

Imprimez l'affiche avec QR code (une par entrée ou bâtiment). Le voisin la scanne, choisit l'appartement touristique et explique ce qui se passe, sans créer de compte. Le signalement arrive à l'hôte de l'appartement et à la copropriété.

Avec le lien reçu après l'envoi, le voisin voit si le signalement est reçu, en cours ou résolu, la réponse de l'hôte et votre note.

Enregistrez la décision de l'assemblée (20 % de plus au maximum, selon la loi espagnole sur la copropriété) et notez les charges d'une période pour les logements marqués comme touristiques. Apartop ne prélève rien : il suit seulement ce qui est payé.

Apartop suggère des logements touristiques (connectés à Apartop ou avec au moins 2 arrivées annoncées au cours de la dernière année) et indique pourquoi, mais seuls ceux que vous cochez sont inclus.

Par année : logements touristiques, occupation, nuits, séjours et voyageurs par mois et par appartement, signalements de voisins et acceptation du règlement. Imprimable.

Un séjour à cheval sur deux mois compte dans chaque mois où il a des nuits, et une seule fois dans le total de l'année. Les séjours de plus de 31 nuits (location saisonnière) ne sont pas comptés et sont listés à part.

C'est la résidence qui paie, par paliers et sans engagement : jusqu'à 100 appartements, 90 €/mois ; jusqu'à 500 appartements, 200 €/mois ; au-delà, nous vous faisons une offre sur mesure.

Vous commencez avec 30 jours d'essai gratuit. Les propriétaires qui se connectent ne paient rien pour Apartop Basique.

Si vous n'activez pas l'abonnement, les propriétaires connectés perdent Apartop Basique. Dans Paramètres, vous voyez votre palier et l'état de l'abonnement.