❓ Apartop Community -ohjeet

Lomakompleksin, kerrostalon tai taloyhtiön vastaanoton tai hallinnon sovellus: saapumiset ja avaimet, posti, ilmoitukset, vikailmoitukset ja löytötavarat puhelimella, tabletilla tai tietokoneella.

1. Lisää kompleksin huoneistot kohdassa ”Huoneistot”. 2. Kutsu omistajat koodillanne tai QR-kyltillä. 3. Kutsu vastaanottotiskin henkilökunta kohdassa ”Tiimi”.

Alkuasetukset opastavat sinut vaihe vaiheelta.

Kyllä: hallinto voi poistaa Postin, Ilmoitukset, Vikailmoitukset tai Löytötavarat kohdassa Alkuasetukset › Moduulit. Ne katoavat valikosta, ja ne voi lisätä takaisin.

Tilisi valikossa (nimikirjaimesi tai kuvasi oikeassa yläkulmassa) › Kieli (21 kieltä). Omistajat saavat ilmoitukset omalla kielellään.

Android (Chrome): valikko ⋮ › «Asenna sovellus» tai «Lisää aloitusnäytölle».

iPhone ja iPad (Safari): Jaa-painike › ”Lisää Koti-valikkoon”.

Apartop Community -palvelun kohdasta Tiimi nimelläsi ja (Google-)sähköpostillasi.

Saat sähköpostin, jossa on linkki, ja lisäksi heti kun kirjaudut tänne sillä sähköpostilla, kutsu näkyy ylimpänä, jotta voit hyväksyä sen yhdellä napautuksella.

Samalla sähköpostilla, johon sinut kutsuttiin. Jos kirjaudut toisella Google-tilillä, et näe kutsua.

Nähdäksesi, millä sähköpostilla olet kirjautunut, tai vaihtaaksesi sen napauta oikeassa yläkulmassa olevaa ympyrää, jossa on nimikirjaimesi › «Vaihda tiliä».

Ei. Vastaanoton henkilökunnalle se on ilmainen: kompleksi maksaa tilauksen.

Tarkista, millä sähköpostilla olet kirjautunut (oikealla ylhäällä). Jos se on oikea, pyydä hallintoa tarkistamaan sähköpostisi Tiimi-kohdassa tai lähettämään pääsysi uudelleen.

Voit myös avata linkin sähköpostista tai WhatsApp-viestistä, jonka hän lähetti sinulle.

Kohdassa ”Huoneistot” › ”Lisää huoneistoja”: yksi kerrallaan (valinnaisella rapulla ja tyypillä: asunto, autotalli, liiketila tai varasto) tai liittämällä luettelo.

Luettelon liittäminen: yksi per rivi, tai kopioi sarake Excelistä. Jos kopioit kaksi saraketta, ensimmäinen on rappu ja toinen huoneisto.

Että sen omistaja on liittynyt koodillanne: vastaanotto näkee sen saapumiset, ja omistaja saa ilmoituksenne ja pakettitiedot. ”Ei yhdistetty” tarkoittaa, että omistaja ei ole vielä liittynyt.

Voit katkaista huoneiston yhteyden sen tiedoista: vastaanotto ei enää näe sen saapumisia.

Vastaanoton suodattamiseen rakennuksittain ja ilmoituksen lähettämiseen vain tietyille rapuille.

Hän kirjoittaa koodinne osoitteessa apartop.com/complejo tai skannaa kyltin QR-koodin, kirjautuu Googlella ja valitsee huoneistonsa luettelosta. Jos hän ei vielä käytä Apartopia, tili luodaan heti.

Kohdassa ”Kutsu omistajia” on linkki, koodi, valmis viesti kopioitavaksi ja lähetettäväksi sekä A4-kyltti tulostettavaksi vastaanottoon tai sisäänkäyntiin.

Ei mitään. Niin kauan kuin huoneisto on yhdistetty, hän saa Apartop Perus -paketin maksutta: synkronoitu Airbnb-, Booking- ja VRBO-kalenteri, online-check-in ja matkustajarekisteröinti. Jos hän haluaa enemmän (siivoukset, kulut, tilastot…), hän voi siirtyä täyteen pakettiin.

Vieraan nimen, henkilömäärän, saapumisajan, puhelinnumeron yhteydenottoa varten, onko check-in tehty ja missä avaimet ovat.

Vastaanotto ei koskaan näe summia, hintoja, tuloja, kuluja eikä omistajan muita huoneistoja. Omistaja voi katkaista yhteyden milloin haluaa.

Vastaanotto näkee silti hänen saapumisensa. Lisää hänet kohtaan «Omistajat» (käsin tai liittämällä Excel-listan: lohko, kerros, ovi, nimi, sähköposti, puhelin) ja jaa hänelle kompleksin saapumisosoite.

Hänen saapumisensa näkyvät vastaanotossa, lennonjohtotornissa, etusivulla, avaimissa ja pakettiehdotuksissa merkinnällä «Ei Apartopia».

Hän lähettää Airbnb:n, Bookingin tai Vrbon vahvistuksen edelleen kompleksin osoitteeseen tai kirjoittaa omin sanoin: «Juan Pérez saapuu 15. päivä klo 18, 2 henkilöä, huoneisto 3B». Hänet tunnistetaan sähköpostista.

Jos päivämäärä ja huoneisto ymmärretään, saapuminen kirjataan automaattisesti, ja jos olette ottaneet sen käyttöön, vastaamme kirjatuilla tiedoilla. Muuten sähköposti jää Saapuneisiin, jotta voit luoda saapumisen yhdellä klikkauksella, vastata tai arkistoida sen.

Hänellä on myös henkilökohtainen linkki ilman tiliä saapumistensa katsomiseen ja merkitsemiseen. Löydät sen hänen tiedoistaan.

Se menee Saapuneisiin. Toiminnolla «Liitä omistajaan/huoneistoon» lähettäjän sähköposti lisätään kyseiselle omistajalle, ja seuraavat tunnistetaan automaattisesti. Tuntemattomille ei koskaan vastata.

Vielä parempi: voit kutsua hänet hänen tiedoistaan (ilmainen Apartop Perus -paketilla). Kun hän yhdistää huoneistonsa, hänen todelliset varauksensa tulevat automaattisesti, ja samoille päiville sähköpostitse merkityt saapumiset piilotetaan, ilman päällekkäisyyksiä.

Päivän yhteenvedon: tämän päivän ja huomisen saapumiset, lähdöt, luovutettavat paketit, avoimet vikailmoitukset, säilytetyt esineet ja yhdistetyt omistajat sekä liittymiskoodinne.

Se on vastaanottotiski: yhdistettyjen huoneistojen päivän saapumiset ja lähdöt kellonaikoineen, vieraineen, henkilömäärineen, öineen, online-check-ineineen ja avaimineen.

Napauta ”Avaimet luovutettu”, kun annat ne vieraalle, ja ”Avaimet palautettu”, kun hän jättää ne. Molemmat voi kumota.

Vaihda päivää (eilen, tänään, huomenna tai muu päivä), hae vieraan tai huoneiston mukaan ja suodata rakennuksen tai odottavien mukaan. Päivittyy itsestään minuutin välein.

Se näkyy tilassa ”⚠ Odottaa”. Matkustajien rekisteröinti on lakisääteistä: pyydä sitä vieraalta saapuessa tai ilmoita omistajalle.

Kohdassa ”Posti” › ”Jotain on saapunut”: tyyppi (paketti, kirje, kirjattu kirje tai muu), huoneisto, osoitelapun nimi, kuljetusyhtiö tai lähettäjä, huomautukset ja halutessasi kuva. Jos huoneisto on yhdistetty, omistaja saa ilmoituksen heti.

Napauta ”Luovuta”, kirjoita noutajan nimi ja vahvista. Se siirtyy kohtaan ”Luovutetut” päivämäärineen; jos teet virheen, ”Kumoa”.

Kohdassa ”Ilmoitukset” › ”Uusi ilmoitus”: otsikko, teksti, halutessasi kuva tai PDF, ja vastaanottajat (kaikki yhdistetyt omistajat tai vain tietyt rapat).

He saavat sen sähköpostilla omalla kielellään ja näkevät sen sovelluksessaan. Käytä sitä vesikatkoista, rakennustöistä, uima-altaasta, säännöistä…

Kohdassa ”Vikailmoitukset” › ”Uusi vikailmoitus”: alue (uima-allas, hissi, sisäänkäynti…) tai huoneisto, mikä on vialla, prioriteetti ja kuvat.

Muuta tilaa painikkeilla ”Siirrä käsittelyyn” ja ”Merkitse ratkaistuksi”; ratkaistun voi avata uudelleen.

Yhdistetyt omistajat voivat myös ilmoittaa sovelluksestaan: näet merkinnän ”omistajan ilmoittama”.

Kohdassa ”Löytötavarat” › ”Jotain on löytynyt”: mikä se on, missä se oli ja kuva. Kun joku kysyy, hae se ja merkitse palautetuksi (kenelle) tai hävitetyksi.

Kohdassa ”Tiimi” (vain hallinto): nimi, Google-sähköposti ja valinnainen puhelin. Hän saa pääsynsä sähköpostilla; muuten kopioi hänen linkkinsä ja lähetä se itse.

Hän kirjautuu Googlella ja näkee vastaanoton, postin, ilmoitukset, vikailmoitukset ja löytötavarat. Ei koskaan summia eikä maksutietoja.

Valitse ”Voi nähdä vieraiden nimet ja puhelinnumerot” vain, jos hän tarvitsee niitä. ”Poista pääsy” peruu käyttöoikeuden heti.

Luettelo siitä, kuka tulee ja lähtee kustakin huoneistosta päivittäin tai viikoittain, henkilömäärä, onko avaimet noudettu ja onko säännöt hyväksytty. Talonmiehen avuksi, tulostettavissa.

Oletuksena näkyy vain varauksen tekijä; seurueen nimet vain, jos majoittaja sallii. Ei koskaan asiakirjoja.

Sähköpostit, joita omistajat ilman Apartopia lähettävät saapumisosoitteeseenne. Jos ne ymmärretään (päivä, huoneisto ja tunnettu lähettäjä), saapuminen kirjautuu itsestään; muuten ne jäävät kohtaan ”Tarkistettavat” syineen.

Jokaisesta sähköpostista voit luoda saapumisen valmiiksi täytetyin tiedoin, liittää lähettäjän omistajaan tai arkistoida viestin.

Jos kahdella saman huoneiston saapumisella on yhteisiä öitä, ne merkitään ”Menee päällekkäin toisen saapumisen kanssa”, jotta voit perua ylimääräisen. Myös omistaja saa ilmoituksen.

Kirjoitat ne kohtaan ”Taloyhtiön säännöt”. Yhdistettyjen huoneistojen vieraat hyväksyvät ne verkkosisäänkirjautumisessa (pakollinen valintaruutu), ja ne ovat heidän oppaassaan. Jokaisen hyväksynnän päivä ja kellonaika tallentuvat.

Voit lisätä versioita muilla kielillä. Jokainen vieras näkee version omalla kielellään; jos sitä ei ole, englanninkielisen; jos sitäkään ei ole, alkuperäisen ja huomautuksen ”Alkuperäinen teksti: …”. Hyväksytty versio tallentuu.

Luo tila (padel, grilli, sali…) aukioloaikoineen, varausjakson pituuksineen ja viikoittaisine enimmäisvarauksineen. Omistajat varaavat linkillään ja, jos sallit, vieraat oppaastaan oleskelunsa aikana.

Viikkokiintiö on henkilökohtainen: vieraalla on omansa, eikä hän kuluta omistajan kiintiötä. Lähtöpäivänä vieras voi varata vain ennen uloskirjautumisaikaansa. Jokainen voi perua omat varauksensa, ja vastaanotto minkä tahansa.

Tulosta QR-koodijuliste (yksi porrasta tai rakennusta kohden). Naapuri skannaa sen, valitsee lomahuoneiston ja kertoo, mitä tapahtuu, luomatta tiliä. Ilmoitus menee huoneiston majoittajalle ja taloyhtiölle.

Lähettämisen jälkeen saamallaan linkillä naapuri näkee, onko ilmoitus vastaanotettu, käsittelyssä vai ratkaistu, sekä majoittajan vastauksen ja teidän muistiinpanonne.

Tallenna yhtiökokouksen päätös (enintään 20 % enemmän Espanjan asunto-osakeyhtiölain mukaan) ja kirjaa jakson maksut lomahuoneistoiksi merkityille asunnoille. Apartop ei peri mitään: se vain pitää kirjaa siitä, mitä on maksettu.

Apartop ehdottaa lomahuoneistoja (yhdistetty Apartopiin tai vähintään 2 ilmoitettua saapumista viimeisen vuoden aikana) ja näyttää syyn, mutta mukaan otetaan vain merkitsemäsi.

Vuosittain: lomahuoneistot, käyttöaste, yöt, oleskelut ja vieraat kuukausittain ja huoneistoittain, naapureiden ilmoitukset ja sääntöjen hyväksyntä. Tulostettavissa.

Kuukauden vaihteen yli jatkuva oleskelu lasketaan jokaiseen kuukauteen, jolla sillä on öitä, ja vain kerran vuoden summaan. Yli 31 yön oleskeluja (pitkäaikainen vuokraus) ei lasketa, ja ne luetellaan erikseen.

Kompleksi maksaa porrastetusti ja ilman sitoutumista: enintään 100 huoneistoa 90 €/kk; enintään 500 huoneistoa 200 €/kk; sitä suuremmille teemme räätälöidyn tarjouksen.

Aloitat 30 päivän maksuttomalla kokeilulla. Liittyvät omistajat eivät maksa Apartop Perus -paketista mitään.

Jos et aktivoi tilausta, yhdistetyt omistajat menettävät Apartop Perus -paketin. Asetuksissa näet hintaluokkasi ja tilauksen tilan.