❓ Hilfe zu Apartop Community

Die App für Rezeption oder Verwaltung einer Ferienanlage, eines Apartmenthauses oder einer Eigentümergemeinschaft: Anreisen und Schlüssel, Post, Mitteilungen, Störungen und Fundsachen, auf Handy, Tablet oder Computer.

1. Fügen Sie die Apartments der Anlage unter „Apartments“ hinzu. 2. Laden Sie die Eigentümer mit Ihrem Code oder dem Aushang mit QR-Code ein. 3. Laden Sie die Rezeptionskräfte unter „Team“ ein.

Die Ersteinrichtung führt Sie Schritt für Schritt.

Ja: Die Verwaltung kann Post, Mitteilungen, Störungen oder Fundsachen unter Ersteinrichtung › Module entfernen. Sie verschwinden aus dem Menü und lassen sich wieder hinzufügen.

Im Menü Ihres Kontos (Ihre Initiale oder Ihr Foto, oben rechts) › Sprache (21 Sprachen). Die Eigentümer erhalten Mitteilungen in ihrer eigenen Sprache.

Android (Chrome): Menü ⋮ › „App installieren“ oder „Zum Startbildschirm hinzufügen“.

iPhone und iPad (Safari): Teilen › „Zum Home-Bildschirm“.

Über Apartop Community › Team, mit Ihrem Namen und Ihrer (Google-)E-Mail.

Sie erhalten eine E-Mail mit Link, und sobald Sie sich hier mit dieser E-Mail anmelden, erscheint die Einladung ganz oben zum Annehmen mit einem Tippen.

Mit derselben E-Mail, an die die Einladung ging. Melden Sie sich mit einem anderen Google-Konto an, sehen Sie die Einladung nicht.

Um zu sehen, mit welcher E-Mail Sie angemeldet sind, oder sie zu ändern, tippen Sie auf den Kreis mit Ihrer Initiale oben rechts › „Konto wechseln“.

Nein. Für das Rezeptionspersonal ist es kostenlos: Das Abo zahlt die Anlage.

Prüfen Sie, mit welcher E-Mail Sie angemeldet sind (oben rechts). Ist sie richtig, bitten Sie die Verwaltung, Ihre E-Mail unter Team zu prüfen oder Ihnen den Zugang erneut zu senden.

Sie können auch den Link aus der E-Mail oder der WhatsApp-Nachricht öffnen.

Unter „Apartments“ › „Apartments hinzufügen“: einzeln (mit optionalem Block und Art: Wohnung, Garage, Gewerbe oder Abstellraum) oder durch Einfügen einer Liste.

Zum Einfügen einer Liste: eins pro Zeile, oder kopieren Sie eine Excel-Spalte. Bei zwei Spalten ist die erste der Block und die zweite das Apartment.

Dass sein Eigentümer mit Ihrem Code beigetreten ist: Die Rezeption sieht seine Anreisen, und er erhält Ihre Mitteilungen und Pakete. „Nicht verbunden“ heißt, der Eigentümer ist noch nicht beigetreten.

Sie können ein Apartment in seiner Akte trennen: Die Rezeption sieht seine Anreisen dann nicht mehr.

Um die Rezeption nach Gebäude zu filtern und eine Mitteilung nur an bestimmte Blöcke zu senden.

Er gibt Ihren Code unter apartop.com/complejo ein oder scannt den QR-Code des Aushangs, meldet sich mit Google an und wählt sein Apartment aus der Liste. Nutzt er Apartop noch nicht, wird sein Konto sofort erstellt.

Unter „Eigentümer einladen“ finden Sie den Link, den Code, eine fertige Nachricht zum Kopieren und Senden sowie den Aushang zum Drucken in A4 für Rezeption oder Hauseingang.

Nichts. Solange sein Apartment verbunden ist, hat er Apartop Basic kostenlos: synchronisierter Kalender von Airbnb, Booking und VRBO, Online-Check-in und Gästeregistrierung. Möchte er mehr (Reinigungen, Ausgaben, Statistiken …), kann er zum vollen Tarif wechseln.

Name des Gastes, Personenzahl, Ankunftszeit, Telefon zur Benachrichtigung, ob der Check-in erledigt ist und wo die Schlüssel sind.

Die Rezeption sieht nie Beträge, Preise, Einnahmen, Ausgaben oder die anderen Apartments des Eigentümers. Der Eigentümer kann sich jederzeit trennen.

Die Rezeption sieht auch seine Anreisen. Fügen Sie ihn unter „Eigentümer“ hinzu (manuell oder per Excel-Liste: Block, Etage, Tür, Name, E-Mail, Telefon) und teilen Sie ihm die Anreiseadresse der Anlage mit.

Seine Anreisen erscheinen an der Rezeption, im Kontrollturm, auf der Startseite, bei den Schlüsseln und in den Paketvorschlägen, markiert mit „Ohne Apartop“.

Leiten Sie die Bestätigung von Airbnb, Booking oder Vrbo an die Adresse der Anlage weiter oder schreiben Sie mit eigenen Worten: „Juan Pérez kommt am 15. um 18 Uhr, 2 Personen, Apartment 3B“. Erkannt wird er an seiner E-Mail.

Werden Datum und Apartment verstanden, wird die Anreise automatisch erfasst und, falls aktiviert, antworten wir mit dem Erfassten. Andernfalls bleibt die E-Mail im Posteingang, um die Anreise mit einem Klick anzulegen, zu antworten oder zu archivieren.

Er hat außerdem einen persönlichen Link, ohne Konto, um seine Anreisen zu sehen und einzutragen. Sie finden ihn in seiner Akte.

Landet im Posteingang. Mit „Eigentümer/Einheit zuordnen“ wird seine E-Mail diesem Eigentümer hinzugefügt, und die nächsten werden automatisch erkannt. Unbekannten wird nie geantwortet.

Noch besser: In seiner Akte können Sie ihn einladen (kostenlos mit Apartop Basic). Verbindet er sein Apartment, kommen seine echten Buchungen automatisch, und per E-Mail eingetragene Anreisen zu denselben Daten werden ausgeblendet, ohne Duplikate.

Die Tagesübersicht: Anreisen heute und morgen, Abreisen, abzugebende Pakete, offene Störungen, aufbewahrte Gegenstände und verbundene Eigentümer, mit Ihrem Beitrittscode.

Das ist der Empfangstresen: An- und Abreisen des Tages der verbundenen Apartments, mit Uhrzeit, Gast, Personen, Nächten, Online-Check-in und Schlüsseln.

Tippen Sie auf „Schlüssel übergeben“, wenn Sie sie dem Gast geben, und auf „Schlüssel zurück“, wenn er sie abgibt. Beides lässt sich rückgängig machen.

Wechseln Sie den Tag (gestern, heute, morgen oder ein anderes Datum), suchen Sie nach Gast oder Apartment und filtern Sie nach Gebäude oder Offenem. Aktualisiert sich jede Minute.

Er erscheint als „⚠ Ausstehend“. Die Gästeregistrierung ist gesetzlich vorgeschrieben: Bitten Sie ihn bei der Ankunft darum oder benachrichtigen Sie seinen Eigentümer.

Unter „Post“ › „Etwas ist angekommen“: Art (Paket, Brief, Einschreiben oder Sonstiges), Apartment, Name auf dem Etikett, Firma oder Absender, Notizen und auf Wunsch ein Foto. Ist das Apartment verbunden, erhält sein Eigentümer sofort eine Benachrichtigung.

Tippen Sie auf „Ausgeben“, tragen Sie ein, wer es abholt, und bestätigen Sie. Es wechselt mit Datum zu „Ausgegeben“; bei einem Versehen „Rückgängig“.

Unter „Mitteilungen“ › „Neue Mitteilung“: Titel, Text, auf Wunsch ein Foto oder PDF, und an wen (alle verbundenen Eigentümer oder nur bestimmte Blöcke).

Sie erhalten sie per E-Mail in ihrer Sprache und sehen sie in ihrer App. Für Wasserabstellungen, Arbeiten, den Pool, Regeln …

Unter „Störungen“ › „Neue Störung“: Bereich (Pool, Aufzug, Hauseingang …) oder Apartment, was los ist, Priorität und Fotos.

Ändern Sie den Status mit „In Bearbeitung setzen“ und „Als gelöst markieren“; eine gelöste lässt sich wieder öffnen.

Verbundene Eigentümer können auch aus ihrer App melden: Sie sehen „vom Eigentümer gemeldet“.

Unter „Fundsachen“ › „Etwas wurde gefunden“: was es ist, wo es lag und ein Foto. Fragt jemand danach, suchen Sie es und markieren Sie es als zurückgegeben (an wen) oder entsorgt.

Unter „Team“ (nur Verwaltung): Name, Google-E-Mail und optional Telefon. Die Person erhält ihren Zugang per E-Mail; falls nicht, kopieren Sie den Link und senden ihn selbst.

Die Person meldet sich mit Google an und sieht Rezeption, Post, Mitteilungen, Störungen und Fundsachen. Beträge oder Zahlungsdaten sieht sie nie.

Aktivieren Sie „Darf Namen und Telefon der Gäste sehen“ nur, wenn nötig. „Zugang entziehen“ sperrt den Zugang sofort.

Die Liste, wer an welchem Tag oder in welcher Woche in jede Wohnung ein- und auszieht, mit Personenzahl, ob die Schlüssel abgeholt und die Hausordnung akzeptiert wurde. Für den Concierge, druckbar.

Standardmäßig erscheint nur der Buchende; die Namen der Mitreisenden nur, wenn der Gastgeber es erlaubt. Nie Ausweisdokumente.

Die E-Mails, die Eigentümer ohne Apartop an Ihre Anreise-Adresse senden. Werden sie verstanden (Datum, Wohnung und bekannter Absender), wird die Anreise automatisch erfasst; sonst bleiben sie „Zu prüfen“ mit dem Grund.

Aus jeder E-Mail können Sie die Anreise mit bereits ausgefüllten Daten anlegen, den Absender einem Eigentümer zuordnen oder sie archivieren.

Haben zwei Anreisen derselben Wohnung gemeinsame Nächte, werden sie mit „Überschneidet sich mit einer anderen Anreise“ markiert, damit Sie die überzählige stornieren. Auch der Eigentümer wird benachrichtigt.

Sie verfassen sie unter „Hausordnung der Eigentümergemeinschaft“. Gäste verbundener Wohnungen akzeptieren sie beim Online-Check-in (Pflichtfeld) und finden sie in ihrem Gästeguide. Datum und Uhrzeit jeder Annahme werden gespeichert.

Sie können Versionen in anderen Sprachen hinzufügen. Jeder Gast sieht die in seiner Sprache; gibt es keine, die englische; gibt es auch die nicht, das Original mit dem Hinweis „Originaltext auf …“. Gespeichert wird, welche Version akzeptiert wurde.

Legen Sie den Bereich an (Padel, Grill, Raum …) mit Öffnungszeiten, Länge der Zeitfenster und maximalen Buchungen pro Woche. Eigentümer buchen über ihren Link und, wenn Sie es erlauben, Gäste während ihres Aufenthalts über ihren Gästeguide.

Das Wochenmaximum gilt pro Person: Der Gast hat sein eigenes und verbraucht nicht das des Eigentümers. Am Abreisetag kann der Gast nur vor seiner Abreisezeit buchen. Jeder kann seine eigenen Buchungen stornieren, die Rezeption alle.

Drucken Sie das Plakat mit QR-Code (eines pro Eingang oder Block). Der Nachbar scannt es, wählt die Ferienwohnung und beschreibt, was los ist, ohne Konto. Die Meldung geht an den Gastgeber der Wohnung und an die Gemeinschaft.

Mit dem Link, den der Nachbar nach dem Absenden erhält, sieht er, ob die Meldung eingegangen, in Bearbeitung oder erledigt ist, die Antwort des Gastgebers und Ihre Notiz.

Speichern Sie den Beschluss der Eigentümerversammlung (höchstens 20 % mehr, nach dem spanischen Wohnungseigentumsgesetz) und tragen Sie die Umlagen eines Zeitraums für die als Ferienwohnung markierten Wohnungen ein. Apartop kassiert nichts: Es hält nur fest, was bezahlt ist.

Apartop schlägt Ferienwohnungen vor (mit Apartop verbunden oder mit mindestens 2 angekündigten Anreisen im letzten Jahr) und zeigt den Grund, aber berücksichtigt werden nur die, die Sie markieren.

Pro Jahr: Ferienwohnungen, Auslastung, Nächte, Aufenthalte und Gäste pro Monat und Wohnung, Nachbarmeldungen und Annahme der Hausordnung. Druckbar.

Ein Aufenthalt über einen Monatswechsel zählt in jedem Monat, in dem er Nächte hat, und nur einmal in der Jahressumme. Aufenthalte mit mehr als 31 Nächten (Langzeitvermietung) zählen nicht und werden separat aufgeführt.

Die Anlage zahlt, gestaffelt und ohne Mindestlaufzeit: bis 100 Apartments 90 €/Monat; bis 500 Apartments 200 €/Monat; bei mehr erstellen wir ein individuelles Angebot.

Sie starten mit 30 Tagen kostenlosem Test. Verbundene Eigentümer zahlen nichts für Apartop Basic.

Aktivieren Sie das Abo nicht, verlieren die verbundenen Eigentümer Apartop Basic. In den Einstellungen sehen Sie Ihre Staffel und den Abo-Status.