❓ Hjælp til Apartop Community

Appen til receptionen eller administrationen af et ferieanlæg, en lejlighedsbygning eller en ejerforening: ankomster og nøgler, post, beskeder, problemer og glemte genstande på mobil, tablet eller computer.

1. Tilføj kompleksets lejligheder under »Lejligheder«. 2. Invitér ejerne med jeres kode eller opslaget med QR-kode. 3. Invitér dem, der passer skranken, under »Team«.

Opsætningen fører dig trin for trin.

Ja: Administrationen kan fjerne Post, Beskeder, Problemer eller Glemte genstande under Opsætning › Moduler. De forsvinder fra menuen og kan tilføjes igen.

I menuen for din konto (dit forbogstav eller dit foto, øverst til højre) › Sprog (21 sprog). Ejerne får meddelelserne på deres eget sprog.

Android (Chrome): menu ⋮ › »Installér app« eller »Føj til startskærm«.

iPhone og iPad (Safari): knappen Del › »Føj til hjemmeskærm«.

Fra Apartop Community › Team med dit navn og din e-mail (Google).

Du får en e-mail med et link, og så snart du logger ind her med den e-mail, vises invitationen også øverst, så du kan acceptere den med ét tryk.

Med den samme e-mail, du blev inviteret med. Hvis du logger ind med en anden Google-konto, ser du ikke invitationen.

For at se, hvilken e-mail du er logget ind med, eller skifte den, så tryk på cirklen med dit forbogstav øverst til højre › »Skift konto«.

Nej. Det er gratis for receptionspersonalet: Komplekset betaler abonnementet.

Tjek, hvilken e-mail du er logget ind med (øverst til højre). Hvis det er den rigtige, så bed administrationen om at tjekke din e-mail under Team eller sende din adgang igen.

Du kan også åbne linket i den e-mail eller WhatsApp-besked, du har fået.

Under »Lejligheder« › »Tilføj lejligheder«: én ad gangen (med valgfri blok og type: bolig, garage, erhvervslokale eller depotrum) eller ved at indsætte en liste.

For at indsætte en liste: én pr. linje, eller kopiér en kolonne fra Excel. Kopierer du to kolonner, er den første blokken og den anden lejligheden.

At ejeren har tilsluttet sig med jeres kode: Receptionen ser lejlighedens ankomster, og ejeren modtager jeres beskeder og pakkemeddelelser. »Ikke forbundet« betyder, at ejeren endnu ikke har tilsluttet sig.

Du kan afbryde forbindelsen til en lejlighed fra dens kort: Receptionen ser så ikke længere dens ankomster.

Til at filtrere receptionen efter bygning og til at sende en besked til kun nogle blokke.

Ejeren indtaster jeres kode på apartop.com/complejo eller scanner QR-koden på opslaget, logger ind med Google og vælger sin lejlighed på listen. Bruger ejeren endnu ikke Apartop, oprettes kontoen med det samme.

Under »Invitér ejere« finder du linket, koden, en færdig besked til at kopiere og sende samt opslaget til udskrivning i A4, som kan hænges op i receptionen eller ved indgangen.

Ingenting. Så længe lejligheden er forbundet, får ejeren Apartop Basis gratis: synkroniseret kalender med Airbnb, Booking og VRBO, online check-in og gæsteregistrering. Vil ejeren have mere (rengøringer, udgifter, statistik…), kan vedkommende skifte til det fulde abonnement.

Gæstens navn, antal personer, ankomsttid, telefonnummer til kontakt, om gæsten har lavet check-in, og hvor nøglerne er.

Receptionen ser aldrig beløb, priser, indtægter, udgifter eller ejerens andre lejligheder. Ejeren kan afbryde forbindelsen, når som helst.

Receptionen ser stadig ejerens ankomster. Tilføj ejeren under »Ejere« (manuelt eller ved at indsætte en Excel-liste: blok, etage, dør, navn, e-mail, telefon), og del kompleksets ankomstadresse.

Ejerens ankomster vises i receptionen, kontroltårnet, forsiden, nøglerne og pakkeforslagene, markeret »Uden Apartop«.

Ejeren videresender bekræftelsen fra Airbnb, Booking eller Vrbo til kompleksets adresse eller skriver med egne ord: »Juan Pérez ankommer den 15. kl. 18, 2 personer, lejlighed 3B«. Ejeren genkendes på sin e-mail.

Hvis datoen og lejligheden forstås, registreres ankomsten automatisk, og hvis I har det slået til, svarer vi med det registrerede. Hvis ikke, bliver e-mailen i Indbakken, så du kan oprette ankomsten med ét klik, svare eller arkivere.

Ejeren har også et personligt link, uden konto, til at se og notere sine ankomster. Du finder det på ejerens kort.

Den havner i Indbakken. Med »Tildel til ejer/enhed« tilføjes afsenderens e-mail til den ejer, og de næste genkendes automatisk. Ukendte afsendere får aldrig svar.

Endnu bedre: Fra ejerens kort kan du invitere ejeren (gratis med Apartop Basis). Når lejligheden er forbundet, kommer de rigtige bookinger automatisk, og ankomster noteret via e-mail på de samme datoer skjules, uden dubletter.

Dagens oversigt: ankomster i dag og i morgen, afrejser, pakker til udlevering, åbne problemer, opbevarede genstande og forbundne ejere med jeres kode til at tilslutte sig.

Det er skranken: dagens ankomster og afrejser for de forbundne lejligheder med tidspunkt, gæst, personer, nætter, online check-in og nøgler.

Tryk på »Nøgler afleveret«, når du giver dem til gæsten, og »Nøgler returneret«, når gæsten afleverer dem. Begge dele kan fortrydes.

Skift dag (i går, i dag, i morgen eller en anden dato), søg efter gæst eller lejlighed, og filtrér efter bygning eller efter det, der mangler. Den opdateres automatisk hvert minut.

Det vises som »⚠ Afventer«. Registrering af gæster er lovpligtigt: Bed gæsten om det ved ankomsten, eller giv ejeren besked.

Under »Post« › »Der er kommet noget«: type (pakke, brev, anbefalet brev eller andet), lejlighed, navn på etiketten, fragtfirma eller afsender, noter og eventuelt et foto. Er lejligheden forbundet, får ejeren besked med det samme.

Tryk på »Udlevér«, skriv, hvem der henter den, og bekræft. Den flyttes til »Udleveret« med datoen; laver du en fejl, så brug »Fortryd«.

Under »Beskeder« › »Ny besked«: titel, tekst, eventuelt et foto eller en PDF, og hvem den er til (alle forbundne ejere eller kun nogle blokke).

Ejerne får den pr. e-mail på deres sprog og ser den i deres app. Bruges til vandafbrydelser, byggearbejder, poolen, regler…

Under »Problemer« › »Nyt problem«: område (pool, elevator, indgang…) eller lejlighed, hvad der er galt, prioritet og fotos.

Skift status med »Sæt i gang« og »Markér som løst«; et løst problem kan genåbnes.

Forbundne ejere kan også melde problemer fra deres app: Du ser »meldt af ejeren«.

Under »Glemte genstande« › »Der er fundet noget«: hvad det er, hvor det lå, og et foto. Når nogen spørger, så find det, og markér det som returneret (til hvem) eller kasseret.

Under »Team« (kun administrationen): navn, Google-e-mail og eventuelt telefon. Vedkommende får adgang pr. e-mail; ellers kan du kopiere linket og selv sende det.

Personen logger ind med Google og ser receptionen, posten, meddelelserne, fejlmeldingerne og hittegodset. Aldrig beløb eller betalingsoplysninger.

Markér kun »Kan se gæsternes navn og telefonnummer«, hvis vedkommende har brug for det. »Fjern adgang« fjerner adgangen med det samme.

Listen over, hvem der kommer og går i hver lejlighed pr. dag eller uge, med antal personer, om nøglerne blev hentet, og om reglerne blev accepteret. Til viceværten og kan printes.

Som standard vises kun den, der har booket; medrejsendes navne kun, hvis værten tillader det. Aldrig id-dokumenter.

E-mails, som ejere uden Apartop sender til jeres ankomstadresse. Hvis de forstås (dato, lejlighed og kendt afsender), registreres ankomsten automatisk; ellers bliver de under »Skal tjekkes« med årsagen.

Fra hver e-mail kan du oprette ankomsten med oplysningerne udfyldt, knytte afsenderen til en ejer eller arkivere den.

Hvis to ankomster til samme lejlighed har nætter til fælles, markeres de »Overlapper en anden ankomst«, så du kan aflyse den overskydende. Ejeren får også besked.

Du skriver dem under »Ejerforeningens regler«. Gæsterne i forbundne lejligheder accepterer dem ved online check-in (obligatorisk afkrydsning) og har dem i deres guide. Dato og tidspunkt for hver accept gemmes.

Du kan tilføje versioner på andre sprog. Hver gæst ser den på sit sprog; findes den ikke, den engelske; findes den heller ikke, originalen med meddelelsen »Originaltekst på …«. Det gemmes, hvilken version der blev accepteret.

Opret faciliteten (padel, grill, lokale …) med åbningstider, tidsrummenes længde og maks. bookinger pr. uge. Ejerne booker med deres link og, hvis du tillader det, gæsterne fra deres guide under opholdet.

Ugens maksimum gælder pr. person: gæsten har sit eget og bruger ikke ejerens. På afrejsedagen kan gæsten kun booke før sin udtjekningstid. Alle kan aflyse deres egne bookinger, og receptionen alle.

Print plakaten med QR-kode (én pr. opgang eller blok). Naboen scanner den, vælger ferieboligen og fortæller, hvad der sker, uden at oprette en konto. Meldingen går til lejlighedens vært og til foreningen.

Med linket, som naboen får efter afsendelse, kan naboen se, om meldingen er modtaget, i gang eller løst, værtens svar og jeres note.

Gem generalforsamlingens beslutning (højst 20 % mere efter den spanske lov om ejerlejligheder) og registrér bidragene for en periode for de lejligheder, der er markeret som ferieboliger. Apartop opkræver intet: den holder kun styr på, hvad der er betalt.

Apartop foreslår ferieboliger (forbundet til Apartop eller med mindst 2 varslede ankomster det seneste år) og viser hvorfor, men kun dem, du markerer, kommer med.

Pr. år: ferieboliger, belægning, nætter, ophold og gæster pr. måned og lejlighed, nabomeldinger og accept af reglerne. Kan printes.

Et ophold hen over et månedsskifte tæller i hver måned, hvor det har nætter, og kun én gang i årets total. Ophold på over 31 nætter (langtidsudlejning) tæller ikke og vises særskilt.

Komplekset betaler efter trin og uden binding: op til 100 lejligheder 90 €/md.; op til 500 lejligheder 200 €/md.; ved flere giver vi dig et skræddersyet tilbud.

Du starter med 30 dages gratis prøveperiode. Ejere, der forbinder sig, betaler intet for Apartop Basis.

Hvis du ikke aktiverer abonnementet, mister de tilknyttede ejere Apartop Basis. Under Indstillinger kan du se dit trin og abonnementets status.