❓ Ayuda de Apartop Comunidad

La app de la recepción o la administración de un complejo turístico, un edificio de apartamentos o una comunidad de propietarios: llegadas y llaves, correspondencia, avisos, incidencias y objetos perdidos, en el móvil, la tableta o el ordenador.

1. Añade los apartamentos del complejo en «Apartamentos». 2. Invita a los propietarios con vuestro código o el cartel con QR. 3. Invita a quien atiende el mostrador en «Equipo».

La configuración inicial te lleva paso a paso.

Sí: la administración puede quitar Correspondencia, Avisos, Incidencias u Objetos perdidos en Configuración inicial › Módulos. Desaparecen del menú y se pueden volver a poner.

En el menú de tu cuenta (tu inicial o tu foto, arriba a la derecha) › Idioma (21 idiomas). Los avisos les llegan a los propietarios en su propio idioma.

Android (Chrome): menú ⋮ › «Instalar aplicación» o «Añadir a pantalla de inicio».

iPhone y iPad (Safari): botón Compartir › «Añadir a pantalla de inicio».

Desde Apartop Comunidad › Equipo, con tu nombre y tu email (de Google).

Te llega un email con un enlace y, además, en cuanto entras aquí con ese email te aparece la invitación arriba del todo para aceptarla con un toque.

Con el mismo email al que te invitaron. Si entras con otra cuenta de Google, no verás la invitación.

Para ver con qué email has entrado o cambiarlo, toca el círculo con tu inicial, arriba a la derecha › «Cambiar de cuenta».

No. Para el personal de recepción es gratis: la suscripción la paga el complejo.

Comprueba con qué email has entrado (arriba a la derecha). Si es el correcto, pide a la administración que revise tu email en Equipo o que te reenvíe el acceso.

También puedes abrir el enlace del email o del WhatsApp que te envió.

En «Apartamentos» › «Añadir apartamentos»: uno a uno (con bloque opcional y tipo: vivienda, garaje, local o trastero) o pegando una lista.

Para pegar una lista: uno por línea, o copia una columna de Excel. Si copias dos columnas, la primera es el bloque y la segunda el apartamento.

Que su propietario se ha unido con vuestro código: recepción ve sus llegadas y él recibe vuestros avisos y paquetes. «Sin conectar» quiere decir que su propietario aún no se ha unido.

Puedes desconectar un apartamento desde su ficha: recepción deja de ver sus llegadas.

Para filtrar la recepción por edificio y para enviar un aviso solo a algunos bloques.

Escribe vuestro código en apartop.com/complejo o escanea el QR del cartel, entra con Google y elige su apartamento de la lista. Si aún no usa Apartop, su cuenta se crea al momento.

En «Invitar propietarios» tienes el enlace, el código, un mensaje listo para copiar y enviar, y el cartel para imprimir en A4 y poner en recepción o en el portal.

Nada. Mientras su apartamento esté conectado, tiene gratis Apartop Básico: calendario sincronizado de Airbnb, Booking y VRBO, check-in online y registro de viajeros. Si quiere más (limpiezas, gastos, estadísticas…), puede pasar al plan completo.

Nombre del huésped, cuántas personas, hora de llegada, teléfono para avisarle, si ha hecho el check-in y dónde están las llaves.

Recepción nunca ve importes, precios, ingresos, gastos ni los demás apartamentos del propietario. El propietario puede desconectarse cuando quiera.

Recepción también ve sus llegadas. Añádelo en «Propietarios» (a mano o pegando una lista de Excel: bloque, planta, puerta, nombre, email, teléfono) y compártele la dirección de llegadas del complejo.

Sus llegadas salen en recepción, la torre, el inicio, las llaves y las sugerencias de paquetes, marcadas «Sin Apartop».

Reenvía la confirmación de Airbnb, Booking o Vrbo a la dirección del complejo, o escribe con sus palabras: «Llega Juan Pérez el 15 a las 18h, 2 personas, apartamento 3B». Se reconoce por su email.

Si se entiende la fecha y el apartamento, la llegada se registra sola y, si lo tenéis activado, le respondemos con lo registrado. Si no, el email queda en la Bandeja para crear la llegada con un clic, responder o archivar.

También tiene un enlace personal, sin cuenta, para ver y apuntar sus llegadas. Lo encuentras en su ficha.

Va a la Bandeja. Con «Asignar a propietario/unidad» su email se añade a ese propietario y los siguientes se reconocerán solos. A los desconocidos nunca se les responde.

Mejor aún: desde su ficha puedes invitarle (gratis con Apartop Básico). Cuando conecta su apartamento, sus reservas reales llegan solas y las llegadas apuntadas por email en las mismas fechas dejan de verse, sin duplicados.

El resumen del día: llegadas de hoy y mañana, salidas, paquetes por entregar, incidencias abiertas, objetos guardados y propietarios conectados, con vuestro código para unirse.

Es el mostrador: las llegadas y salidas del día de los apartamentos conectados, con hora, huésped, personas, noches, check-in online y llaves.

Toca «Llaves entregadas» cuando se las das al huésped y «Llaves devueltas» cuando las deja. Los dos se pueden deshacer.

Cambia de día (ayer, hoy, mañana u otra fecha), busca por huésped o apartamento y filtra por edificio o por lo pendiente. Se actualiza sola cada minuto.

Aparece como «⚠ Pendiente». Registrar a los viajeros es obligatorio por ley: pídeselo al llegar o avisa a su propietario.

En «Correspondencia» › «Ha llegado algo»: tipo (paquete, carta, certificado u otro), apartamento, nombre de la etiqueta, empresa o remitente, notas y una foto si quieres. Si el apartamento está conectado, su propietario recibe un aviso al momento.

Toca «Entregar», escribe quién lo recoge y confirma. Pasa a «Entregados» con la fecha; si te equivocas, «Deshacer».

En «Avisos» › «Nuevo aviso»: título, texto, una foto o un PDF si quieres, y para quién (todos los propietarios conectados o solo algunos bloques).

Les llega por email en su idioma y lo ven en su app. Sirve para cortes de agua, obras, la piscina, normas…

En «Incidencias» › «Nueva incidencia»: zona (piscina, ascensor, portal…) o apartamento, qué pasa, prioridad y fotos.

Cambia su estado con «Pasar a en curso» y «Marcar resuelta»; una resuelta se puede reabrir.

Los propietarios conectados también pueden avisar desde su app: verás «avisada por el propietario».

En «Objetos perdidos» › «Se ha encontrado algo»: qué es, dónde estaba y una foto. Cuando alguien pregunte, búscalo y márcalo como devuelto (a quién) o desechado.

En «Equipo» (solo la administración): nombre, email de Google y teléfono opcional. Le llega su acceso por email; si no, copia su enlace y envíaselo tú.

Entra con Google y ve la recepción, la correspondencia, los avisos, las incidencias y los objetos perdidos. Nunca ve importes ni datos de pago.

Marca «Puede ver el nombre y el teléfono de los huéspedes» solo si lo necesita. «Quitar acceso» le retira la entrada al momento.

La lista de quién entra y sale de cada apartamento por día o por semana, con el número de personas, si recogió las llaves y si aceptó las normas. Sirve para la conserjería y se puede imprimir.

Por defecto solo sale el titular de la reserva; los nombres de los acompañantes, solo si el anfitrión lo permite. Nunca documentos.

Los emails que los propietarios sin Apartop envían a vuestra dirección de llegadas. Si se entienden (fecha, apartamento y remitente conocido), la llegada se registra sola; si no, quedan «Por revisar» con el motivo.

Desde cada email puedes crear la llegada con los datos ya rellenados, asignar el remitente a un propietario o archivarlo.

Si dos llegadas del mismo apartamento tienen noches en común, salen marcadas «Se solapa con otra llegada» para que anules la que sobra. El propietario también recibe el aviso.

Las escribes en «Normas de la comunidad». Los huéspedes de los apartamentos conectados las aceptan en su check-in online (casilla obligatoria) y las tienen en su guía. Queda la fecha y la hora de cada aceptación.

Puedes añadir versiones en otros idiomas. Cada huésped ve la de su idioma; si no la hay, la inglesa; si tampoco, la original con el aviso «Texto original en…». Se guarda qué versión aceptó.

Crea la zona (pádel, barbacoa, sala…) con su horario, la duración de las franjas y el máximo de reservas por semana. Los propietarios reservan con su enlace y, si lo permites, los huéspedes desde su guía durante su estancia.

El máximo semanal es por persona: el huésped tiene el suyo y no gasta el del propietario. El día de salida, el huésped solo puede reservar antes de su hora de salida. Cada uno puede cancelar sus reservas, y recepción, cualquiera.

Imprime el cartel con QR (uno por portal o bloque). El vecino lo escanea, elige el apartamento turístico y cuenta qué pasa, sin crear cuenta. Le llega al anfitrión del apartamento y a la comunidad.

Con el enlace que recibe al enviarlo, el vecino ve si el aviso está recibido, en curso o resuelto, la respuesta del anfitrión y vuestra nota.

Guarda el acuerdo de la junta (como mucho, un 20 % más, según la Ley de Propiedad Horizontal) y apunta las cuotas de un periodo para los pisos marcados como turísticos. Apartop no cobra nada: solo lleva qué está pagado.

Apartop sugiere pisos turísticos (conectados a Apartop o con al menos 2 llegadas avisadas en el último año) y enseña el motivo, pero solo se incluyen los que marcas tú.

Por año: pisos turísticos, ocupación, noches, estancias y huéspedes por mes y por apartamento, avisos de vecinos y aceptación de las normas. Se puede imprimir.

Una estancia que cruza de mes cuenta en cada mes en que tiene noches, y una sola vez en el total del año. Las estancias de más de 31 noches (alquiler de temporada) no cuentan y se listan aparte.

Lo paga el complejo, por tramos y sin permanencia: hasta 100 apartamentos, 90 €/mes; hasta 500 apartamentos, 200 €/mes; con más, te hacemos una oferta a medida.

Empiezas con 30 días de prueba gratis. Los propietarios que se conectan no pagan nada por Apartop Básico.

Si no activas la suscripción, los propietarios conectados pierden Apartop Básico. En Ajustes ves tu tramo y el estado de la suscripción.